Dieses Fenster öffnet sich über alle Funktionen des Menüs Einkauf /
Bearbeitung
beenden bzw.
Verkauf / Bearbeitung beenden, die einen Belegdruck einschließen, bei ausgewähltem Einzeldruck von Rechnungen unter
Stapelarbeit im Verkauf bzw. über die Symbol-Schaltflächen 
, 
oder 
aus dem Einkaufs- bzw. Verkaufsfenster. Über die Symbol-Schaltflächen ist die jeweilige Funktion für Druck, Fax
oder E-Mail bereits vorgewählt. Mit aktivierter Option
E-Mail statt Drucken für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen (Registerkarte
Drucken unter
Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) ist die Funktion
E-Mail im Verkauf für die jeweilige Belegart voreingestellt.
Unabhängig voneinander kann ein Druck, der Versand als Fax, der Versand als E-Mail, das Speichern in eine Text-, CSV- oder PDF-Datei und der Versand für den Belegtausch (@mention) gewählt werden. Dazu sind die entsprechenden Kontrollkästchen zu markieren, sie sind bereits voreingestellt u.a. gemäß Druck-Voreinstellungen Verkauf bzw. Einkauf, Einstellungen im Kunden bzw. Lieferanten oder im Beleg. Darüber hinaus kann auch eine Wiedervorlage zu diesem Beleg erzeugt werden.
Druckeransteuerung
Die Druckeransteuerung wird unter Arbeitsplatz / Druckeransteuerung bzw. unter Voreinstellungen / Global / Druckeransteuerung entweder je Benutzer oder je Workstation für die einzelnen Belegarten bzw. Original/Kopien festgelegt. Ist zur Belegart in der Druckeransteuerung der Haken Editierbar gesetzt, kann in der Druckmaske vor dem Druck der Drucker manuell ausgewählt werden.
Ist der in mention zur Belegart hinterlegte Drucker nicht erreichbar, verwendet mention automatisch den Windows-Standarddrucker (soweit verfügbar). Für den Verkauf kann bei fehlendem Druckerzugriff (Meldung W1615) berechtigten Benutzern eine manuelle Druckerauswahl aktiviert werden (Registerkarte Drucken 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf: für Rechnungen/Gutschriften oder für Alle Belege).
Für den Faxversand ist ein am Windows-Arbeitsplatz installierter Fax-Druckertreiber zuzuordnen. Die erforderlichen Fax-Konstanten müssen hinterlegt sein (Registerkarte Fax unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines). Für den E-Mail-Versand der Belege als PDF wird ein PDF-Druckertreiber oder PDF-Mail Druckertreiber benötigt (siehe Registerkarte PDF in der Druckeransteuerung).
Als Drucker steht zusätzlich '[EPOSTBOX]' zur Verfügung, soweit unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte PDF das Verzeichnis für EPOSTBOX Dateien hinterlegt wurde. Über die Funktion Drucken wird der Beleg als PDF in das E-POST-Verzeichnis gespeichert (PDF-Druckertreiber erforderlich).
Anzahl Exemplare
Die Anzahl der Druckexemplare für die einzelnen Belegarten sind für den Benutzer auf Registerkarte Anzahl Exemplare unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer zu hinterlegen. Für Rechnungen (inkl. bezahlte Rechnungen) kann in Tabelle Länderkennzeichen je Land bzw. im Kundenstamm (Registerkarte Weitere) eine Anzahl Exemplare festgelegt werden, wobei die Angabe im Kundenstamm Vorrang hat (ist der Wert im Kunden 0, wird die Anzahl aus Tabelle Länderkennzeichen verwendet; ist dort auch 0 gespeichert, dann die Anzahl aus den Arbeitsplatz-Einstellungen).
@mention-Belegversand
Ist im Beleg auf Registerkarte Detail der Haken @Ausgang gesetzt, wird der Beleg gemäß Einstellung im Kunden/Lieferanten (Registerkarte Weitere, Bereich @mention) als Datei im festgelegten Format (ggf. Zusatzlizenz erforderlich) gemäß Transportweg/Adresse versandt bzw. gespeichert.
erweiterte Druckoptionen für Rechnungen/Gutschriften
Im Kundenstamm können zusätzlich für den Export von Rechnungen und Gutschriften bis zu 2 weitere Transportwege hinterlegt werden (Registerkarte Druckoptionen), die hier voreingestellt werden. Der Haken für Transportweg 1 wird bei Druckwiederholung bzw. für Werkstatt-RG/GS mit aktivierter Verkauf-Voreinstellung (Registerkarte Drucken 2) Kunden-Druckoptionen gelten nicht für Werkstatt-Rechnungen nicht automatisch aktiviert. Der zusätzliche Ausdruck kann bereits im Kundenstamm deaktiviert werden.
Formularanpassung
Die Gestaltung der Belegformulare für den Druck, den Fax-Versand, das Erzeugen als PDF-Datei und das Versenden per E-Mail als Text erfolgt im Formulardesigner von mention. Bei Verwaltung mehrerer Mandanten können eigene Formulare je Mandant eingerichtet werden. Für Kunden und Lieferanten mit abweichender Sprache können Sie eigene Formulare anpassen, die Standardtexte im Wörterbuch verwalten und je Sprache eigene Belegtexte und Artikelbezeichnungen hinterlegen.
Voreinstellungen Einkauf/Verkauf
Weitere Festlegungen zum Belegdruck sind für Verkaufsbelege unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf auf den Registerkarten Funktionen 1, Drucken und Drucken 2 sowie für Einkaufsbelege unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf auf den Registerkarten Drucken, Drucken 2 und Drucken 3 vorzunehmen.
Druck des Ansprechpartners
Mit aktivierter Option Belege: Ansprechpartner drucken für den Einkauf bzw. für ausgewählte Belegarten im Verkauf (ggf. abweichend für einzelne Kunden in den Kundenstammdaten, Registerkarte Seite 2) wird der mit der Belegerfassung ausgewählte Ansprechpartner im Beleg gespeichert und mitgedruckt. Im Verkauf erfolgt auch der Druck des jeweils zu den Versand-, Rechnungs- und Auftragsbestätigungsanschriften im Beleg zugeordneten Ansprechpartners. Soll für eine Anschrift kein Ansprechpartner mitgedruckt werden, wählen Sie bei der Zuordnung des Ansprechpartners Keine Angabe.
Um beim Druck einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Bestellung zur Abholung eine Ausfuhrbestätigung (PDF-Dokument, wird nicht von mention bereitgestellt) mit auszudrucken, ist der Link unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Drucken 2 zu hinterlegen. Es muss abgesichert sein, dass das Dokument dort vorliegt und der Benutzer Zugriff hat.
Wird unter Verkauf / Abwicklung eine steuerfreie innergemeinschaftliche Bestellung mit Versandart 'Abholung' als Auftragsbestätigung gespeichert, wird die Meldung 'W1631: Ausfuhrbestätigung des Kunden erforderlich !' angezeigt, die mit OK zu bestätigen ist. Hier im Fenster ist die Option 'Ausfuhrbestätigung' automatisch aktiviert und kann bei Bedarf deaktiviert werden. Wenn aktiviert, wird sowohl beim Druck als auch beim Belegversand per E-Mail die Ausfuhrbestätigung mit gedruckt bzw. versandt. Der Druck der PDF-Datei erfolgt über Windows, es wird der beim Benutzer unter Windows festgelegte Standarddrucker verwendet.
Verkauf: Gelangenbestätigung
Ist der Druck der Gelangenbestätigung aktiviert (Angabe Gelangenbestätigung für innergem. Lieferung, Anzahl > 0 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Drucken 2), erhalten Sie zur Information mit dem Speichern und Drucken des Lieferscheins oder der Rechnung (nicht bei Rest/Endrechnung) für eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (mit Versandart, keine Abholung) die Meldung 'W1843: Gelangenbestätigung des Kunden erforderlich !', die mit OK zu bestätigen ist. Im Druckfenster ist die Option 'Gelangenbestätigung' bereits aktiviert und die Beschriftung fett und rot hervorgehoben. Der Haken kann bei Bedarf deaktiviert werden. Der Ausdruck erfolgt gemäß der voreingestellten Anzahl Exemplare auf dem in der Druckeransteuerung für 'Gelangenbestätigung' hinterlegten Drucker. Das Formular kann im Formulardesigner angepasst werden.
Drucken mit ... Exemplar(en)
Das Kontrollkästchen ist für den Druck zu aktivieren. Voreingestellt wird die am Arbeitsplatz für die Belegart hinterlegte Anzahl Exemplare. Der für die entsprechende Belegart hinterlegte Drucker für Original und Kopien wird angezeigt. Für Verkauf-Rechnungen mit Haken 'Lieferschein' werden separat unterhalb der Anzahl Exemplare und Drucker für die Rechnung die Daten für den Lieferscheindruck voreingestellt. Wird bei Druckwiederholung nur der Lieferschein benötigt, kann die Anzahl Exemplare für die Rechnung auf 0 gesetzt werden.
Original
Im Verkauf muss bei der Druckwiederholung für Rechnungen und Gutschriften zur Druckeransteuerung für den Originalbeleg diese Option manuell aktiviert werden. Andernfalls wird der Drucker und - falls eingerichtet - das Formular für Kopien verwendet.
Kurzform
Mit aktivierter Option werden die im Beleg gespeicherten Zusatztexte und die erweiterten Benennungen aus den Stammdaten (aktiviert unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Funktionen) zu den Positionen nicht mitgedruckt (siehe auch Ohne Erw. Benennung). Der Haken ist standardmäßig für die in den Verkauf-Voreinstellungen (Registerkarte Drucken) festgelegten Belegarten bzw. kundenspezifisch für Rechnungen und Gutschriften (Stammdaten, Registerkarte Druckoptionen) gesetzt. Zum Ausdruck der Texte für den aktuellen Beleg deaktivieren Sie die Option.
Sammelauftrag; Als Auftragsbestätigung
Die Option Sammelauftrag ist im Verkauf für Bestellungen mit Sammelstatus zum Druck des Sammelauftrages voreingestellt. Für Auftragsbestätigungen kann gemäß Aktivierung/Deaktivierung des jeweiligen Kontrollkästchens der Sammelauftrag oder der Beleg Als Auftragsbestätigung oder beides gedruckt werden. Für die anderen Belege (z. B. Bestell-Status P - Proforma-Rechnung, Bestell-Status V - Voraustausch) steht nur die Option Sammelauftrag zur Verfügung. Mit Deaktivierung erfolgt dann der Druck der Bestellung mit dem jeweiligen Bestell-Status.
Lieferschein mit allen Positionen
Zu vorfakturierten Rechnungen werden mit aktivierter Option auf dem Lieferschein, soweit mitgedruckt, alle Positionen gedruckt.
Ohne Erw. Benennung
Mit aktivierter Option werden auf VK-Belegen die erweiterten Benennungen aus den Stammdaten (aktiviert unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Funktionen) zu den Positionen nicht mitgedruckt (siehe auch Kurzform). Der Haken ist standardmäßig für die in den Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Drucken, festgelegten Belegarten gesetzt. Zum Ausdruck der Texte für den aktuellen Beleg deaktivieren Sie die Option, die Deaktivierung kann über eine Funktionen-Berechtigung auf berechtigte Benutzer beschränkt sein. Die Option wird für den Druck und den Versand als PDF verwendet.
Ohne Abbildungen
Mit aktivierter Option werden in VK-Belegen die im Belegformular eingefügten Artikelbilder beim Druck und Versand als PDF nicht mitgedruckt sowie Abbildungen aus dem Artikelstamm, für die auf Registerkarte Bilder der Haken Anhang autom. für die automatische Übernahme in Angebote und Auftragsbestätigungen gesetzt ist, nicht in die E-Mail übernommen. Die Option darf hier nicht aktiviert sein, wenn Sie in Angeboten manuell ausgewählte Dokumente und Abbildungen zum Artikel (über Spalte A in der Positionsliste markiert) mit versenden möchten.
Gewählte Abbildungen:
Angezeigt wird die Anzahl Abbildungen, die für die automatische Übernahme als E-Mail-Anhang in Angeboten und Auftragsbestätigungen in den Stammdaten, Registerkarte Bilder, markiert sind, bzw. Abbildungen und Dokumente, die manuell im Beleg über Spalte A auf der Positionenliste übernommen wurden.
Mit aktiviertem Kontrollkästchen wird der Beleg per E-Mail versandt. Im folgenden Listenfeld ist bereits die hinterlegte Art des Belegversandes voreingestellt (Voreinstellungen Verkauf: Registerkarte Drucken 2, Voreinstellungen Einkauf: Registerkarte Drucken 2). Zur Auswahl stehen: TXT im Nachrichtenfeld, TXT im Anhang (jeweils unter Verwendung des Formulars für E-Mail-Belege), PDF mit PDF-Druckertreiber, PDF mit PDFmail-Treiber. Über den installierten E-Mail-Client wird dann eine neues E-Mail-Formular geöffnet. Es kann vor dem Versand manuell bearbeitet werden, soweit die E-Mail nicht ohne Vorschau erzeugt wird (siehe Option E-Mail ohne Vorschau). Unabhängig von der Voreinstellung Belege: Ansprechpartner drucken wird die E-Mail-Adresse des zum Beleg gespeicherten Ansprechpartners oder, falls ohne Zuordnung, die E-Mail-Adresse des zur Anschrift gespeicherten Hauptansprechpartners (Lfd.Nr. 1) übernommen.
Tipp : Ist bei Einsatz Ihres PDF-Mail-Programms die automatische Übergabe der E-Mail-Adresse nicht möglich, aktivieren Sie die Option E-Mail Adresse in Zwischenablage speichern (Registerkarte PDF unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines) . Nach dem Öffnen Ihres E-Mail-Programms fügen Sie dann die Adresse mit Strg+C in das Adressfeld ein.
Zu einem Verkaufsbeleg, den Sie per E-Mail im Anhang versenden, kann ein zusätzliches Dokument (z. B. AGBs als PDF-Datei) angehängt werden. Hinterlegen Sie die Datei unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf (Registerkarte Drucken 2, Feld E-Mail: Datei-Anhang).
Text
Voreingestellt wird ein Eintrag aus Tabelle E-Mail-Texte , soweit zum Lieferanten (Stammdaten, Registerkarte Weitere, für alle Belegarten), Kunden (Stammdaten, Registerkarte Druckoptionen, je Belegart) bzw. in den Verkauf-Voreinstellungen (Registerkarte Drucken 3, je Belegart; Eintrag im Kunden hat Vorrang) hinterlegt ist. Andernfalls können Sie mit Eingabe des Kennzeichens oder über die Auswahl-Schaltfläche den gewünschten Text übernehmen bzw. den voreingestellten wechseln.
Wird kein E-Mail-Text angegeben, wird der in Voreinstellungen Belegtexte hinterlegte Text in die E-Mail übernommen: im Einkauf 'Email-Text Einkauf' EEK bzw. im Verkauf 'Email-Text Verkauf' EVK (falls leer: Standard 'Email-Text' EMB). Für Werkstattaufträge im Verkauf wird (soweit kein Text eingestellt ist) stattdessen standardmäßig 'Email-Text-Werkstatt 1' EW1 aus Voreinstellungen Belegtexte mit Auswahl 'Text 1' im folgenden Listenfeld verwendet. Zur Verwendung von 'Email-Text-Werkstatt 2' EW2 wählen Sie 'Text 2'.
Kopie; Original
Die Optionen stehen nur im Verkauf für Rechnungen und Gutschriften (inkl. Werkstatt-RG/GS) zur Verfügung. Voreingestellt ist der Haken gemäß Einstellung im Kunden auf Registerkarte Druckoptionen zur Option E-Mail (2. Zeile im Bereich 'Druckoptionen für Rechnungen/Gutschriften'). Bei Druckwiederholung ist immer Kopie aktiviert. Gemäß Aktivierung wird beim PDF-Versand der Beleg als Original oder Kopie übermittelt (soweit für PDF-Belege im Formulardesigner entsprechende Anpassungen vorgenommen wurde, z.B. Druck des Textes 'Kopie' für Belegkopien).
Schaltfläche Dokumente
Über die Schaltfläche können für den E-Mail-Versand zum Beleg gespeicherte Dokumente markiert werden, es öffnet sich das Fenster Dokumente zum Beleg. Die Anzahl übernommener Dokumente wird hinter der Schaltfläche in Klammern angezeigt.
Nur Lieferschein
Um für eine bereits gespeicherte Rechnung den Lieferschein per E-Mail zu versenden, aktivieren Sie bei Druckwiederholung zusätzlich zur Option E-Mail diese Option.
Hinweis: Beim E-Mail-Versand einer Verkaufsrechnung wird kein Lieferschein erzeugt.
@Beleg
Mit markierter Option wird der Beleg gemäß Einstellung im Kunden/Lieferanten (Registerkarte Weitere, Bereich @mention) als Datei im festgelegten Format gemäß Transportweg/Adresse versandt bzw. gespeichert.
E-Mail ohne Vorschau
Mit aktivierter Option wird die E-Mail direkt versandt. Der Haken kann beim Benutzer unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer, Registerkarte Allgemein voreingestellt und bei Bedarf zum Öffnen des Mailprogramms vor dem Versand im Fenster Drucken Beleg deaktiviert werden.
Kurz- und Langform
Mit aktivierter Option wird beim E-Mail-Versand der Verkaufsbeleg im Anhang sowohl in Kurz- als auch in Langform (=normal) übernommen. Der Haken ist standardmäßig für die in den Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Drucken, festgelegten Belegarten gesetzt (nur optional zu 'Kurzform' möglich).
TANSS-Ticket; Zusatztickets; Vorschau
Mit aktivierter Option TANSS-Ticket (nur mit Anbindung an TANSS verfügbar) wird eine E-Mail mit Beleg an den Kunden erzeugt, mit der Sie über die auf Registerkarte Detail, Schaltfläche TANSS, hinterlegte TANSS-ID informieren können. Über die Schaltfläche Zusatztickets kann zum gewählten E-Mail-Text zusätzlich zur Übergabe eine Bemerkung eingetragen werden. Zum Versand der Zusatztickets kann die Option Vorschau aktiviert werden, um die Mails bei Bedarf anzupassen. Für den Versand der TANSS- und Zusatztickets sind E-Mail-Texte zu hinterlegen, deren Kennzeichen mit 'TA' beginnen und die die Platzhalter enthalten (siehe Tabelle E-Mail-Texte).
Faxen
Mit aktiviertem Kontrollkästchen wird der Beleg per Fax versandt.
Fax-Nr. drucken
Dieses Kontrollkästchen ist zu aktivieren, wenn die Fax-Nr. des Ansprechpartners auf dem Beleg mit ausgedruckt werden soll. Die Option kann für folgende Belegarten voreingestellt werden:
Einkauf: Anfrage, Bestellung, Andere (Registerkarte
Drucken in den Einkauf-Voreinstellungen)
Verkauf: Angebot, Auftragsbestätigung, Andere (Registerkarte
Drucken in den Verkauf-Voreinstellungen)
Nur Lieferschein
Um für eine bereits gespeicherte Rechnung den Lieferschein per Fax zu versenden, aktivieren Sie bei Druckwiederholung zusätzlich zur Option Faxen diese Option.
Datei
Mit aktiviertem Kontrollkästchen kann der Beleg als Text-, CSV- oder PDF-Datei gespeichert werden.
Nur Lieferschein
Um für eine bereits gespeicherte Rechnung den Lieferschein als Datei zu speichern, aktivieren Sie bei Druckwiederholung zusätzlich zur Option Datei diese Option.
@mention
Der Haken ist vorbelegt, soweit im Beleg auf Registerkarte Detail '@Ausgang' aktiviert ist und die @mention-Einstellungen in den Stammdaten des Lieferanten bzw. Kunden (Transportweg, Format, Adresse) für den elektronischen Belegtausch gespeichert sind. Die in den Stammdaten hinterlegte Adresse wird angezeigt. Der Beleg wird gemäß der @mention-Einstellungen automatisch im Hintergrund gespeichert bzw. versandt. Bei Druckwiederholung wird der Haken @mention nicht voreingestellt.
Lieferschein
Ist im Beleg die Option Lieferschein aktiv (Registerkarte Detail), wird beim Rechnungsversand im Verkauf die Option hier automatisch aktiviert. Der Lieferschein wird nur erzeugt, soweit diese Belegart für das verwendete Format verfügbar ist.
Die im Kunden auf der Registerkarte Druckoptionen vorgenommenen Festlegungen werden hier für den Druck von Rechnungen und Gutschriften voreingestellt. Die Formate openTRANS und EANCOM D96A sind nur für Verkaufsrechnungen möglich. Ist in den Druckoptionen des Kunden die Option Gutschriften erstellen (in openTRANS mit negativen Position-Mengen) aktiv, werden auch die Gutschriften im openTRANS-Format versandt. Die Daten für den Transportweg 2 werden aus den Verkauf-Voreinstellungen übernommen, soweit im Kunden der 2. Transportweg nicht belegt ist.
Hinweis: Bei Druckwiederholung bzw. für Storno-Rechnungen/Gutschriften wird der Haken für Transportweg 1 nicht voreingestellt. Soll der Belegversand gemäß Druckoptionen in diesem Fall trotzdem erfolgen, muss er manuell aktiviert werden.
Zusätzliche Datei drucken
Soweit für Verkaufsbelege eine zusätzliche Datei zum Druck hinterlegt und für die Belegart aktiviert ist (Registerkarte Drucken und Drucken 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf), wird die Datei mit dem vollständigen Pfad angezeigt und auf dem Windows-Standarddrucker mitgedruckt.
ZB
Zur Information wird der Text zur im Verkaufsbeleg gespeicherten Zahlungsbedingung angezeigt.
Ausfuhrbestätigung
Wurde eine steuerfreie innergemeinschaftliche Bestellungen mit Versandart 'Abholung' als Auftragsbestätigung gespeichert, wird die Beschriftung hier rot angezeigt und die Option ist bereits zum zusätzlichen Druck des hinterlegten PDF-Dokumentes aktiviert (siehe oben: Verkauf: Ausfuhrbestätigung).
Bei Einsatz von ELO wird mit dem Druck von Einkaufs- und Verkaufsbelegen automatisch eine Kopie in ELO abgelegt. Die Einstellungen nehmen Sie unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines auf Registerkarte ELO/Varial bzw. in der Druckeransteuerung auf Registerkarte Sonstiges (im Feld ELO der ELO-Druckertreiber und im Feld Etiketten Eingangsbeleg der Drucker zum Druck der Etiketten für Lieferantenbelege (z. B. Lieferscheine) vor. Die Lieferantenbelege sind dann mit dem Etikett versehen in ELO einzulesen.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
W-Vorlage
öffnet das Fenster Wiedervorlage zum Erzeugen einer Wiedervorlage zum Beleg (siehe Wiedervorlage mit Beleg).
OK
startet die gewählte Druckfunktion.
Abbrechen
schließt das Fenster ohne Druck. Das Schließen über diese Schaltfläche und damit ein Abbruch des Vorgangs ist nur möglich, wenn das jeweilige Kästchen für den Belegtyp im Feld Zwang zum Drucken (siehe oben, Voreinstellungen Einkauf/Verkauf) deaktiviert ist. Mit dem Abbruch wird der Beleg (z. B. die Rechnung) nicht ausgedruckt, er wurde aber bereits vor dem Öffnen des Fensters gespeichert.