Auf dieser Registerkarte können zum Kunden erweiterte Optionen für den Druck von Rechnungen und Gutschriften verwaltet werden.
So kann z.B. die Rechnung zusätzlich an eine hier angegebene E-Mail-Adresse als PDF versandt, in einem FTP-Verzeichnis als openTRANS-Datei abgelegt oder die Daten für den Versand als XRechnung übergeben werden. Der Benutzer, der die Rechnung/Gutschrift erzeugt, muss für das Speichern der Dateien die Zugriffsberechtigung für die hinterlegten Verzeichnisse besitzen.
nicht drucken
Mit Aktivierung wird der standardmäßige Ausdruck von Rechnungen bzw. Gutschriften inkl. Werkstatt-RG/GS für den Kunden unterbunden. Im Fenster Drucken Beleg ist die Option Drucken dann nur aktiv, soweit zur Rechnung ein Lieferschein gedruckt werden soll (mit Angabe der voreingestellten Anzahl).
Für Werkstatt-RG/GS wird mit aktivierter Verkauf-Voreinstellung Kunden-Druckoptionen gelten nicht für Werkstatt-Rechnungen (Registerkarte Drucken 2) die Verwendung des Hakens 'nicht drucken' unterbunden und der Haken für den Transportweg 1 nicht voreingestellt.
Achtung: Wenn Sie die Option nicht drucken aktivieren, darf der Zwang zum Druck von Rechnungen und Gutschriften nicht aktiviert sein (ebd., Registerkarte Drucken).
Kopie statt Original
Aktivieren Sie die Option anstelle nicht drucken, wenn mit dem RG/GS-Versand der Druck der Belegkopie erfolgen soll (gilt auch für Werkstatt-RG/GS). Auf Registerkarte Weitere geben Sie für den Kunden die abweichende Anzahl RG-Exempl. an (z.B. 1 für den Druck einer RG-Kopie). Für den Druck der Kopien wird zum einen eine abweichende Druckeransteuerung sowie im Formulardesigner eine im RG/GS-Formular gesetzte Kennzeichnung (z.B. Text 'Kopie') bzw. separate Formulare für Kopien berücksichtigt.
Die Option wird auch bei eigenen Druckoptionen zu abweichenden Rechnungsanschriften verwendet, soweit im Kundenstamm auf Registerkarte Anschriften zur Rechnungsanschrift mit Haken 'Eigene' die Option 'nicht drucken' nicht gesetzt ist.
Kurzform
Mit gesetztem Haken wird für den Kunden für Rechnungen und Gutschriften (gilt nicht für Werkstatt-RG/GS) automatisch die Kurzform (ohne Zusatztexte und erweiterte Benennung zur Position) gedruckt, soweit das nicht bereits für die Belegarten in den Verkaufsvoreinstellungen (Registerkarte Drucken) kundenübergreifend aktiviert ist.
E-Mail; Kopie; Original
Mit aktivierter Option wird im Fenster Drucken Beleg die Option E-Mail voreingestellt zum Versand von Rechnungen bzw. Gutschriften an dem zum Beleg gespeicherten Ansprechpartner. Mit dem Haken für Kopie oder Original legen Sie fest, ob der Beleg als Kopie oder Original versandt werden soll. Aktivieren Sie den Haken E-Mail nicht, wenn der Versand nur über den/die folgenden Transportweg(e) erfolgen soll.
Zusätzlich zum 'normalen' Druck oder E-Mail-Versand des Beleges bzw. dem Belegversand mit @mention (siehe Registerkarte
Weitere) können hier bis zu zwei weitere Transportwege für den Belegexport hinterlegt werden. Die Festlegungen werden in der Druckmaske bereits voreingestellt (können dort geändert werden) bzw. verwendet beim Rechnungsdruck in der Stapelarbeit Verkauf,
der Sammelabwicklung und in der Funktion Wartungsrechnungen erstellen.
Bei der Druckwiederholung von Rechnungen/Gutschriften werden im Verkauf in der Druckmaske die Festlegungen zum Transportweg 1 zwar
voreingestellt, aber nicht automatisch aktiviert. Für Werkstatt-RG/GS können Transportweg 1 und der Haken nicht drucken (siehe oben) per Verkauf-Voreinstellung unberücksichtigt bleiben.
Transportweg
Als Transportwege stehen zur Auswahl: E-Mail mit PDF(Druckertreiber), E-Mail mit PDF(Mailer), E-Mail mit Anhang, Datei, FTP, SOAP, PREDI.
Format
Abhängig vom Transportweg werden als Formate unterstützt
PDF (nicht bei E-Mail mit Anhang)
sowie die folgenden Formate für E-Mail mit Anhang, Datei und FTP:
openTRANS 1.0 (nur für Rechnungen, soweit zum Kunden für Gutschriften nicht aktiviert)
EANCOM D96A (TXT-Datei, nur für Rechnungen)
XimantiX
openTRANS 2.1 (nur für Rechnungen, soweit zum Kunden für Gutschriften nicht aktiviert)
XRechnung (diese Auswahl fixiert automatisch den Transportweg auf PREDI)
Adresse
Abhängig vom Transportweg geben Sie hier die Adresse an:
für alle E-Mail-Transportwege: E-Mail-Adresse des Empfängers
für Datei: Pfadangabe (und Dateinamen im folgenden Feld) oder Dateinamen mit dem vollständigen Pfad
für FTP: vollständiger FTP-Link mit Benutzername und Kennwort, Dateiname und Endung
z.B. ftp://benutzername:kennwort@xxxx.de/rechnungen/{BELTYP}{BELNR}.pdf (siehe auch Dateiname)
wenn nicht Port 21 verwendet wird, muss die Port-Nr. mit angegeben werden (im Beispiel anstelle 'port'):
ftp://benutzername:kennwort@xxxx.de:port/rechnungen/{BELTYP}{BELNR}.pdf
Dateiname
Für die Transportwege 'E-Mail-Versand mit Anhang' und - soweit noch nicht im Feld Adresse eingetragen - für 'Datei' sowie 'FTP' muss hier der Name der Datei (inkl. Dateityp - abhängig vom Format) angegeben werden. Für den Dateinamen können folgende Platzhalter verwendet werden:
{YYYYMMDD} für das Datum
{BELTYP} für den Belegtyp
{BELNR} für die Beleg-Nr.
{KUNDENNR} für die Kunden-Nr.
Beispiel: {BELTYP}{BELNR}_{YYYYMMDD}.xml für eine openTRANS-Datei
Kopie; Original
Für den Versand als PDF wird der entweder für Kopie oder für Original gesetzt Haken berücksichtigt. Für Kopien werden eine im Formulardesigner im verwendeten RG/GS-Formular gesetzte Kennzeichnung (z.B. Text 'Kopie') bzw. separate Formulare für Kopien berücksichtigt.
Key
Für den Versand von XRechnungen tragen Sie hier die vom Kunden mitgeteilte Leitweg-ID ein (Pflichtangabe in der XRechnung). Ohne Angabe erfolgt kein Versand über das TransferInterface.
E-Mail - Text
Beim E-Mail-Versand von Rechnungen/Gutschriften gemäß der oben angegebenen Druckoptionen wird der hier hinterlegte E-Mail-Text für die abweichenden Transportwege im Fenster Drucken Beleg bereits voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle E-Mail-Texte.
Gutschriften als RG mit negativen Position-Mengen in openTRANS-Format erstellen
Ein Versand von Gutschriften im openTRANS-Format ist nur möglich, wenn die Option aktiv ist. Die Dateien werden dann als Invoice mit negativen Positionsmengen und Beträgen erzeugt. Nutzen Sie die Option nur dann, wenn vom Empfänger die Datei korrekt eingelesen werden kann.
kein TANSS-PDF drucken/senden
Die Option steht nur mit aktivierter TANSS-Schnittstelle zur Verfügung. Mit aktivierte Option wird für den Kunden zur Rechnung nicht der zugehörige TANSS-Bericht mit gedruckt bzw. versandt.
Ausgabe Hersteller-Nr.
Die Option Ausgabe Hersteller-Nr. auf der Registerkarte Zusatztext Beleg kann für neue Angebote und Bestellungen des Kunden hier bereits voreingestellt werden. Damit können Sie die Hersteller-Nr. der Positionen nur für ausgewählte Kunden drucken, in dem Sie im Formulardesigner für das Feld die folgende Bedingung 'Nur drucken, wenn' verwenden:
tmpDruKopf.bsausgherstnr
Transferinterface: Seriennummer XLS übergeben
Mit aktivierter Option wird zu jedem Beleg des Kunden zusätzlich eine XLS-Datei mit den Seriennummern beim SMTP-Versand angefügt (über das Zusatzmodul mention Automailer und TransferInterface). Die Datei enthält je Seriennummer folgende Angaben: Belegdatum, Name 2 des Kunden, Belegtyp, Beleg-Nr., Artikel-Bezeichnung, Artikel-Nummer und Seriennummer. Unabhängig von der Aktivierung der Option im Kunden kann die Seriennummern-XLS zu allen in der Infoauswertung enthaltenen Verkaufsbelegen versandt werden, wenn im zugehörigen Automailer-Schema die Option Nur SN-XLS gesetzt ist.
Logo 1, Logo 2
Für den Belegdruck zum Kunden können hier zwei Bilddateien zugeordnet werden. Die Bilder werden in der Datenbank gespeichert (im Eingabefeld mit #TMP# ausgewiesen) und sind damit an allen Arbeitsplätzen sichtbar. Das Vorschaubild für die erste Abbildung wird im Kundenstamm auf Registerkarte Stammdaten rechts oben und im Verkauf links vor der Kundenadresse angezeigt. Im Formulardesigner sind zum Druck als Feld - Intern (über Format / Neu / Abbildung) einzufügen
für Logo 1: tmpDruBild.xLogo1
für Logo 2: tmpDruBild.xLogo2
Setzen Sie in den Feldeigenschaften die Bedingung Nur drucken, wenn
für Logo 1: !empty(tmpDruBild.xLogo1)
für Logo 2: !empty(tmpDruBild.xLogo2)
Falls Logo 1 nur auf Direktversand-Belegen gedruckt werden soll:
!empty(_rp_DirektVersand) and !empty(tmpDruBild.xLogo1)
Das hier hinterlegte Kennzeichen wird für die jeweilige Belegart im Verkauf im Fenster Drucken Beleg im Feld Text für den Versand per E-Mail voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle E-Mail-Texte. Die Kennzeichen können auch allgemeingültig je Belegart unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Drucken 3 hinterlegt werden. Das im Kunden gespeicherte Kennzeichen hat Vorrang. Für die abweichenden Transportwege wird der im Feld E-Mail - Text (siehe oben) hinterlegte Text verwendet.