XRechnung ist ein in Deutschland entwickeltes Format für E-Rechnungen gemäß der europäischen Normenreihe EN 16931 unter Berücksichtigung nationaler Besonderheiten. Nach der verpflichtenden Rechnungsstellung im XRechnung-Format an öffentliche Auftraggeber sind mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) auch zwischen inländischen Unternehmen für Umsätze ab 2025 nur noch E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format zulässig (mit Ausnahmen und Übergangsfristen bis Ende 2027).
Die in mention erzeugten Rechnungen/Gutschriften können Sie im XRechnung-Format an Ihre Kunden versenden. Zur Übergabe im aktuellen XRechnung-Format 3.0.1 (ab 01.02.2024 gültig) ist mind. die mention-Version V2024 erforderlich (siehe unten Version V2024: Einrichtung über Kunden-Druckoptionen). In dieser Version ist der XRechnung-Versand ausschließlich über das mention TransferInterface möglich.
Empfohlen wird eine mention-Version ab V2025, die umfangreiche Änderungen für XRechnungen enthalten, z.B. werden die erzeugten XRechnungen damit in der Datenbank gespeichert, der Versand ist auch direkt aus dem Verkauf möglich (siehe unten XRechnung ab Version V2025 bzw. PDF mit den XRechnung-Änderungen zum Download: XRechnungen (Version V2025 / V2025.1)).
Für den XRechnung-Versand (inkl. Erzeugen der XML-Rechnung) sind Zusatzlizenzen erforderlich:
Lizenz für mention TransferInterface inkl. 'XRechnung' für den SMTP-Versand
DSMAIN-Lizenz inkl. 'XRechnung E-Mail'
für den Versand über den Verkauf (ab V2025)
DSMAIN-Lizenz inkl. 'Freie XRechnung-Felder' für die Anpassung der Datenübergabe in die XRechnung (ab V2025.1)
Neben aktuellen Programmdateien muss zum XRechnung-Versand per SMTP das mention TransferInterface installiert und eingerichtet sein (siehe unten XRechnung-Versand per SMTP: Einrichtung im mention TransferInterface) bzw. MentionTools für den XRechnung-Versand über den E-Mail-Client des angemeldeten Benutzers an den jeweiligen Arbeitsplätzen installiert sein.
Für die Bereitstellung aktueller Programmdateien wenden Sie sich bitte an den Kundensupport bzw. zum Lizenzerwerb an den Vertrieb.
Hinweis: Bei Einsatz von gotomaxx PDFMAILER können Sie mit den Rechnungen auch Daten zum Erzeugen einer ZUGFeRD-Rechnung nach gotomaxx übergeben (entsprechende Lizenz/Version von gotomaxx erforderlich). Die von gotomaxx vorgegebenen Konstanten sind dazu verknüpft mit den zugehörigen internen mention-Feldern bzw. fixen Angaben in mention voreinzustellen und das verwendete RG/GS-Formular im Formulardesigner anzupassen (siehe Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Drucken 3).
Soweit noch die mention-Version V2024 im Einsatz ist, ist zum Versand von XRechnungen neben aktuellen Programmdateien eine aktuelle Version des mention TransferInterface (mind. Version 2.0.99, Stand 09.12.2024, inkl. XRechnung-Zusatzlizenz) erforderlich.
In Version V2024 sind die Kunden zum XRechnung-Versand in den Stammdaten auf Registerkarte Druckoptionen, Bereich 'Beleg exportieren' einzurichten:
Format: XRechnung (der Transportweg wird damit automatisch auf 'PREDI' fixiert)
Adresse: E-Mail-Adresse für den Empfang der XRechnung
Dateiname: bleibt leer
Key: die vom Kunden mitgeteilte Leitweg-ID (Pflichtangabe in der XRechnung)
Ohne Angabe im Feld Key erfolgt kein Versand über das TransferInterface. Handelt es sich beim Empfänger der XRechnung um keine Behörde und Ihr Kunde benötigt keine 'BuyerReference', können Sie als Key z.B. seine Kunden-Nr. eintragen.
Eigene Druckoptionen stehen für abweichende Rechnungsanschriften im Kunden auf Registerkarte Anschriften
zur Verfügung.
Mit dem Druckvorgang werden für den Umsatzbeleg gemäß Druckoptionen (in der
Druckmaske mit Format 'XRechnung' im Bereich Beleg exportieren)
die internen Belegdaten für den späteren XRechnung-Versand in Tabelle PREDI gespeichert, die XRechnung-Datei wird im TransferInterface (siehe unten XRechnung-Versand per SMTP: Einrichtung im mention TransferInterface)
erzeugt.
XRechnungen zu Werkstattbelegen, Umsatzbelege mit Belegbetrag 0,00 sowie Belege mit Belegrabatt können über die Druckoptionen nicht versandt werden.
Beim Benutzer, der beim Druckvorgang die Daten für den Versand der XRechnung speichert, muss für den standardmäßigen Versand von XRechnung und PDF-Beleg in der mention- Druckeransteuerung der PDF-Druckertreiber eingerichtet sein.
Mit dem Update auf die Version V2025 werden die neuen Felder XRechnung: E-Mail und Leitweg-ID zum Kunden bzw. zur Kundenanschrift aus den Druckoptionen gefüllt und in den Druckoptionen entfernt.
Bei Neueinrichtung verwenden Sie statt der Druckoptionen die neuen Felder für die XRechnung-Mailadresse und die Leitweg-ID im Kundenstamm auf Registerkarte Weitere (V2025; ab V2025.1 auf Registerkarte Druckopt./Export im Bereich XRechnung) bzw. abweichende zu Rechnungsanschriften auf Registerkarte Anschriften. Zum Kunden bzw. zur Anschrift kann der zusätzliche Versand des Beleges als PDF mit der XRechnung ausgeschlossen werden.
Die Angaben aus dem Kunden werden bei Neuanlage von Belegen im Verkauf automatisch in die neuen Felder E-Mail-Adresse und Leitweg-ID (Registerkarte Detail) übernommen. Mit Änderung der Angaben im Kundenstamm können optional die beiden Felder in laufenden Belegen aktualisiert werden, soweit dort die vorherigen Angaben gespeichert waren. Eine nachträgliche Änderung ist in den Umsatzbelegen im Verkauf möglich.
In der Druckmaske steht für Umsatzbelege die neue Option XRechnung zum Speichern der Belegdaten für den XRechnung-Versand zur Verfügung.
XRechnung-Versand
Der XRechnung-Versand erfolgt in zwei Schritten:
Schritt 1
Speichern der Belegdaten in einer internen XML-Datei in die Protokolltabelle RECHKELRG beim Druckvorgang (soweit XRechnung-Mailadresse und Leitweg-ID vorhanden)
z.B. beim Druck im Verkauf (Haken 'XRechnung'
in der Druckmaske), in der Verkauf-Stapelarbeit über die Schaltflächen Rechnung drucken und Originaldruck (Druck/E-Mail), für die in der Funktion Verkauf / Wartungsrechnungen / Wartungsrechnungen über Schaltfläche Drucken erzeugten Wartungsrechnungen, über das Zusatzmodul mention Automail (für Schema mit Auswahl 'Nur XRechnungen generieren')
Beim Benutzer, der beim Druckvorgang die Daten für den Versand der XRechnung speichert, muss für den standardmäßigen Versand von XRechnung und PDF-Beleg
in der mention-Druckeransteuerung der PDF-Druckertreiber eingerichtet sein. Der zusätzliche Versand des PDF-Beleges kann in der Warenwirtschaft zum Kunden/zur Kundenanschrift bzw.
im XRechnung-Schema im TransferInterface für ausgewählte Empfänger-Mail-Adressen ausgeschlossen werden.
Schritt 2
Erzeugen der XML-XRechnung anhand der internen XML mit Übernahme in die Protokolltabelle RECHKELRG und Versand
Der Versand erfolgt gemäß Einrichtung/Lizenz entweder per SMTP über das mention TransferInterface oder per
E-Mail-Client aus der Warenwirtschaft (siehe Verkauf-Voreinstellung, Registerkarte Buchhaltung 1 'XRechnung: Versenden mit E-Mail-Client').
XRechnung-Protokolldaten
Die Protokolldaten können im Verkauf (siehe XRechnung (Verkauf)) bzw. zum Beleg (siehe Fenster XRechnungen) eingesehen werden.
Voreinstellungen zu XRechnung-E-Mail und Leitweg-ID
Aktivierung der Pflichtangabe für Leitweg-ID und/oder XRechnung: E-Mail Adresse für alle Kunden beim Speichern der Stammdaten: Voreinstellungen / Mandanten / Pflichtfelder Stammdaten, Typ Kunden, Bereich Weitere
Aktivierung der Pflichtangabe für die Leitweg-ID für Öffentliche Auftraggeber (Kunde mit entsprechender Angabe im Feld Ausrichtung, Registerkarte Merkmale) beim Speichern von Belegen als Sammelauftrag/Lieferschein/Rechnung: Verkauf-Voreinstellung, Registerkarte Funktionen 2 "Öffentlicher Auftraggeber: Pflichteingabe 'Leitweg-ID'"
Automatische Verwendung der Kunden-Nr. oder eines voreingestellten Textes bei fehlender Leitweg-ID: Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Buchhaltung 1 im Bereich Stammdaten Kunden - Leitweg-ID ist nicht eingetragen - verwenden (entweder Haken Kunden-Nr. aktivieren oder Text eintragen)
Aktivierung des XRechnung-Versandes für alle Kunden, wobei bei fehlender Angabe der Leitweg-ID automatisch die Kunden-Nr. und als XRechnung-E-Mail-Adresse die Mail-Adresse aus dem Beleg-Ansprechpartner bzw. Hauptansprechpartner bzw. soweit voreingestellt die Mail-Adresse eines Ansprechpartners mit ausgewählter Funktion verwendet wird: Verkauf-Voreinstellung, Registerkarte Buchhaltung 1 'XRechnung für alle Kunden (E-Mail aus Ansprechpartner)' und ggf. 'Mit Ansprechpartner-Funktion'
Einkauf
Zur Einkauf-Rechnung/-Gutschrift kann die vom Lieferanten übermittelte XRechnung (auch Cross Industry Invoice gemäß EN 16931 möglich) importiert werden.
Soweit nicht anders vermerkt, gelten die Angaben für Version V2025/V2025.1 inkl. aktueller MentionTools-Version (Stand Juni 2025).
Verkäufer
In die XRechnung wird als Verkäufer der Mandant mit dem in den Stammdaten des Mandanten hinterlegten Namen und seiner Adresse inkl. ILN, die im Kundenstamm hinterlegte Lieferanten-Nr. (Registerkarte Seite 2) sowie die im Beleg gespeicherte Mandanten-Umsatzsteuer-ID übernommen.
Bei Filialverwaltung muss in Tabelle Filialen (Voreinstellungen / Global) die Adresse der Filiale (unter Stammdaten Adressen zuvor angelegt) zugeordnet sein und die Umsatzsteuer-ID der Filiale im Mandantenstamm über Registerkarte Weitere, Schaltfläche Umsatzsteuer-ID eingetragen
sein.
Als Kontaktdaten des Rechnungsstellers werden Name, E-Mail-Adresse, Tel.Nr. des Belegbearbeiters verwendet (wie standardmäßig auch auf dem Beleg gedruckt; ggf. passen Sie die Daten in Ihrer Tabelle Bearbeiter an).
Käufer
Zum Rechnungsempfänger werden als CONTACT Name (1-3), Telefon-Nr. 1 und E-Mail-Adresse übergeben. Die Daten werden in folgender Reihenfolge aus den Ansprechpartner-Angaben ermittelt: bei abweichender Rechnungsanschrift aus dem zur Anschrift im Beleg gespeicherten Ansprechpartner, andernfalls aus deren Hauptansprechpartner, bei fehlenden Angaben zur Rechnungsanschrift bzw. ohne abweichende Rechnungsanschrift aus dem im Beleg gespeicherten Ansprechpartner, andernfalls aus dem Hauptansprechpartner des Kunden. Name und E-Mail-Adresse sind dabei Pflichtfelder in der XRechnung. Fehlen E-Mail-Adresse und/oder Name, wird die XRechnung-E-Mail-Adresse bzw. als Name der Local Part (Zeichenfolge vor dem @) aus dieser Mail-Adresse übernommen.
Bezugnahme/Kunden-Bestell-Nr.
Aus den Bezugnahme-Feldern im Beleg (Registerkarte Detail) werden der Text aus der 1. und der 2. Zeile Bezugnahme jeweils als Note übergeben.
Ist eine Kunden-Bestell-Nr. (2. Feld in der 1. Zeile Bezugnahme) gespeichert, wird diese als OrderReference in die XRechnung übernommen. Nur bei fehlender Angabe wird die Urbeleg-Nr. verwendet.
Belegwährung
Als Belegwährung sind nur 3-stellige alphanumerische Kürzel gemäß ISO 4217 zulässig. Verwenden Sie in Ihren in Stammdaten / Währungen abweichende Währungskürzel (Feld Währung), muss der Code im Feld ISO-Code hinterlegt sein.
Zahlungsbedingung
Als Zahlungsbedingung wird in V2024 der Neutrale Text übergeben, soweit gefüllt (bei Verwendung von Platzhaltern im Feld 'Text' ist zur Zahlungsbedingung auch der Neutrale Text - ohne Platzhalter - anzugeben). Ab V2025 wird der ZB-Text wie auf dem RG-Ausdruck (mit ersetzten Platzhaltern z.B. für das Fälligkeitsdatum), für Zahlungsbedingungen mit Skonto stattdessen die Angabe der Skonto-Tage und des Skonto-Prozentsatzes in strukturierter Form (z.B. #SKONTO#TAGE=5#PROZENT=2#) übernommen.
Bankverbindung für Überweisungen durch den Kunden
Für Überweisungen durch den Kunden wird Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC, Inhaber) aus den Mandanten-Stammdaten von Registerkarte Banken übergeben, für die der Haken 'Überweisung' gesetzt ist; bei Filialverwaltung muss die Bankverbindung in der Adresse der Filiale gespeichert sein.
Eine abweichende Übergabe der Mandanten-Bank ist ab V2025.1 möglich: zur Zahlungsbedingung (z.B. auch für Factor-Bank), zum Kunden bzw. abweichend im Mandantenstamm.
Lastschrift-Bank des Kunden
Für Lastschriftbelege wird die Bank aus den Kunden-Stammdaten mit Haken 'Lastschrift' übergeben (IBAN, Mandat) sowie Ihre Gläubiger-ID aus den Mandanten-Stammdaten (Registerkarte Weitere). Ist im Beleg eine abweichende Kunden-Bank auf Registerkarte Detail gespeichert, wird diese verwendet.
Positionsdaten: Übergabe von Gruppen
Sind im Beleg Gruppen enthalten, erfolgt nur die Übergabe der Gruppenköpfe.
Maßeinheit zur Belegposition
Als Maßeinheit zur Belegposition wird der UN/ECE-Code benötigt, die Angaben sind in Tabelle Mengeneinheiten je Mengeneinheit im Feld UN/ECE einzutragen (z.B. C62 für Stück). Ist zur Position in den Stammdaten keine Mengeneinheit zugeordnet, wird C62 übergeben.
Freie XRechnung-Felder
Eigene Textkonstanten, die Sie in Ihren Rechnungs-/Gutschrifts-Formularen verwenden, werden nicht in die XRechnung übernommen. Ab Version V2025.1 können mit der Add-on-Lizenz 'Freie XRechnung-Felder' abweichende oder zusätzliche Angaben für ausgewählte XRechnung-Felder festgelegt und übergeben werden (im Kunden: XRechnung-Felder, in den Voreinstellungen: Tabelle XRechnung - Formel für Felder).
Die XRechnung-Felder zum Kunden, zur Kundenanschrift und ab V2025 im Verkaufsbeleg können über das Infosystem ausgewertet und für Kunden im Importmodul (Typ Kunden) zu den Kunden-Stammdaten und abweichenden Rechnungsanschriften importiert werden. Hinweise zu den Feldern finden Sie in den Online-Hilfen zum Infosystem und Importmodul.
Der XRechnung-Versand erfolgt per SMTP (E-Mail mit Anhang: XML-Rechnung/Gutschrift im Format XRechnung und, soweit nicht ausgeschlossen, Beleg als PDF) anhand der in Tabelle PREDI (bei Verwendung der Kunden-Druckoptionen) und Tabelle RECHKELRG (ab V2025) gespeicherten internen Belegdaten. Soweit das Tool mention TransferInterface noch nicht für den Mail-Versand verwendet wird, sind zunächst die allgemeinen Einstellungen vorzunehmen:
- Datenbankeinstellungen: Zugriff auf mention-Datenbank einrichten und speichern
- Globale Einstellungen: SMTP einrichten und speichern
- Account MAIL_NOTIFICATION
- Mandant auswählen und speichern
Lizenz
Die Lizenz für das TransferInterface inkl. Freischaltung für XRechnungen (Lizenz.XML) muss sich im Installationsverzeichnis des mention TransferInterface befinden. Im Account MAIL_NOTIFICATION werden die Lizenzinformationen im Feld Lizenztest angezeigt (ohne Lizenz.XML: 'Für XRechnung ist eine Lizenz erforderlich.'; andernfalls: 'Lizenz für XRechnung gültig.' bzw. 'Lizenz für XRechnung ungültig!').
Schema XRechnung
In der Erweiterten Konfiguration zum Account MAIL_NOTIFICATION ist ein neues Schema mit dem Namen XRechnung anzulegen mit Sender-E-Mail und -Name, Betreff, E-Mail-Text (HTML/Text), ggf. BCC-E-Mail-Adresse und Angabe der Nummer des Beleg-Mandanten. Werden Belege für mehrere Mandanten versandt, ist je Mandantennummer ein Schema mit dem selben Namen XRechnung einzurichten.
Bei Filialverwaltung ist je Filiale ein eigenes Schema mit dem selben Namen XRechnung, der Angabe der Mandantennummer und dem Kennzeichen der Filiale einzurichten. Ist zur Filiale kein Schema vorhanden, wird das Schema zum Beleg-Mandanten ohne Filialzuordnung verwendet.
Zusätzlichen PDF-Beleg ausschließen
Der zusätzliche RG-Versand als PDF kann im Schema für die XRechnung mit Angaben im Feld Domäne(n) mit nur XML-Anhang (ohne PDF) unterbunden werden (mehrere Domänen/Hostnamen mit Komma getrennt angeben; ab TransferInterface Version 3.2.0 Eintrag je Adresse - auch mit Verwendung des Platzhalters * möglich). Ab V2025 kann der PDF-Versand auch kundenbezogen in der Warenwirtschaft ausgeschlossen werden.
Windows-Dienst 'mention TransferInterface'
Der Versand per SMTP erfolgt über den zugehörigen Windows Dienst 'mention TransferInterface'.
Das mention TransferInterface verwendet für das Erzeugen der XRechnungen MentionTools. Eine Installation von MentionTools ist nicht zusätzlich erforderlich (soweit es nicht für andere Funktionen wie z.B. für die DHL-Anbindung benötigt wird). Die MentionTools-Version wird im TransferInterface auf Registerkarte Info und im XRechnung-Schema angezeigt.
Nach einer Aktualisierung des mention TransferInterface bzw. der Lizenzdatei ist der Windows-Dienst jeweils neu zu starten.