Zum Versand von XRechnungen aus mention sind eine mention-Version ab V2024 und die aktuelle Version des mention TransferInterface (ab Version 2.0.99, Stand 09.12.2024; gemäß der ab 01.02.2024 gültigen XRechnung-Version 3.0.1 ) inklusive Zusatzlizenz erforderlich. Für die Bereitstellung der Programmdateien wenden Sie sich bitte an den Kundensupport bzw. zum Lizenzerwerb an den Vertrieb.
Für die Übergabe der Daten zum Versand von XRechnungen ist in der Warenwirtschaft einzurichten:
Kundenstammdaten
Registerkarte Druckoptionen, Bereich 'Beleg exportieren'
Format: XRechnung (der Transportweg wird damit automatisch auf 'PREDI' fixiert)
Adresse: E-Mail-Adresse für den Empfang der XRechnung
Dateiname: bleibt leer
Key: die vom Kunden mitgeteilte Leitweg-ID (Pflichtangabe in der XRechnung)
Ohne Angabe im Feld Key erfolgt kein Versand über das TransferInterface. Handelt es sich beim Empfänger der XRechnung um keine Behörde und Ihr Kunde benötigt keine 'BuyerReference', können Sie als Key z.B. seine Kunden-Nr. eintragen.
Registerkarte Anschriften
Eigene Druckoptionen stehen hier auch für abweichende Rechnungsanschriften zur Verfügung.
Registerkarte Seite 2
Geben Sie hier im Feld Lieferanten-Nr. die vom Kunden mitgeteilte Lieferanten-Nr. an.
Verkauf: Wartungsvertrag
Im Wartungsvertrag können auf Registerkarte Wartung eigene Druckoptionen für die daraus erzeugten Wartungsrechnungen zum Versand als XRechnung aktiviert werden.
Druckeransteuerung
Beim Benutzer, der beim Druckvorgang die Daten für den Versand der XRechnung speichert, muss in der mention- Druckeransteuerung der PDF-Druckertreiber eingerichtet sein. Der Beleg wird zusätzlich zur XML-Datei als PDF mit versandt. Der Versand der PDF-Belege kann im TransferInterface für ausgewählte Empfänger-Domänen ausgeschlossen werden.
Weitere Angaben zur Übernahme in die XRechnung
Als Belegwährung sind nur 3-stellige alphanumerische Kürzel gemäß ISO 4217 zulässig.
Als Maßeinheit zur Belegposition wird der UN/ECE-Code benötigt, die Angaben sind in Tabelle Mengeneinheiten je Mengeneinheit im Feld UN/ECE einzutragen (z.B. C62 für Stück). Ist zur Position in den Stammdaten keine Mengeneinheit zugeordnet, wird C62 übergeben.
Es dürfen nur Einträge gemäß Codes for Units of Measure Used in International Trade (UN/ECE Recommendation N°20) verwendet werden, siehe z.B.
https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:kosit:codeliste:rec20_2#version
oder
https://unece.org/trade/uncefact/cl-recommendations (Download unter 'Rec21' als XLS, PDF)
In die XRechnung wird als Verkäufer der Mandant mit dem in den Stammdaten des Mandanten hinterlegten Namen und seiner Adresse sowie die im Beleg gespeicherte Mandanten-Umsatzsteuer-ID übernommen.
Bei Filialverwaltung muss in Tabelle Filialen (Voreinstellungen / Global) die Adresse der Filiale (unter Stammdaten Adressen zuvor angelegt) zugeordnet sein und die Umsatzsteuer-ID der Filiale im Mandantenstamm über Registerkarte Weitere, Schaltfläche Umsatzsteuer-ID eingetragen sein.
Für die Zahlart 'Überweisung' wird Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC) aus den Mandanten-Stammdaten von Registerkarte Banken übergeben, für die der Haken 'Überweisung' gesetzt ist; bei Filialverwaltung muss die Bankverbindung in der Adresse der Filiale gespeichert sein.
Als Kontaktdaten des Rechnungsstellers werden Name, E-Mail-Adresse, Tel.Nr. des Belegbearbeiters verwendet (wie standardmäßig auch auf dem Beleg gedruckt; ggf. passen Sie die Daten in Ihrer Tabelle Bearbeiter an).
Zum Rechnungsempfänger werden als CONTACT Name (1-3), Telefon-Nr. 1 und E-Mail-Adresse des im Beleg gespeicherten Ansprechpartners übergeben. Falls zu diesem Ansprechpartner eine Angabe fehlt, wird diese vom Kunden-Hauptansprechpartner verwendet. Bei unvollständigen Kontaktdaten kann die XRechnung nicht erzeugt werden.
Aus den Bezugnahmefeldern im Beleg (Registerkarte Detail) werden der Bezugnahmetext 1. Zeile und die Kunden-Bestell-Nr. (2. Feld in der ersten Zeile Bezugnahme) übergeben.
Für Lastschriftbelege wird die Bank aus den Kundenstammdaten mit Haken 'Lastschrift' übergeben (IBAN, Mandat).
Als Zahlungsbedingung wird der Neutrale Text übergeben, soweit gefüllt. Verwenden Sie in Tabelle Zahlungsbedingungen im 'Text' Platzhalter, ist auch der Neutrale Text anzugeben (ohne Platzhalter).
Sind im Beleg Gruppen enthalten, erfolgt nur die Übergabe der Gruppenköpfe.
Hinweis: Es werden keine eigenen Textkonstanten in die XRechnung übertragen, die im Rechnungs-/Gutschrifts-Formular verwendet werden!
Mit dem Rechnungsdruck im Format XRechnung werden die Daten zunächst in die mention-Tabelle PREDI übernommen. Die benötigten Angaben müssen zum Zeitpunkt des Speicherns in Tabelle PREDI bereits in mention gespeichert (wie z.B. die Leitweg-ID im Kundenstamm). Die XRechnung selbst wird erst im TransferInterface aus den PREDI-Daten erzeugt.
Infosystem/Importmodul
Das Feld Key (für die Leitweg-ID) kann im Infosystem (Kunden bzw. Kundenanschriften) ausgewertet und im Importmodul (Typ Kunden) zu den Kunden-Druckoptionen bzw. abweichenden Rechnungsanschriften importiert werden.
Falls Sie die Leitweg-ID importieren möchten, sind die Daten wie folgt zuzuordnen:
Transportweg = 7 und Format = 5
E-Mail-Adresse in zugehöriges Feld Adresse (1 oder 2)
Leitweg-ID in das zugehörige Feld Key (1 oder 2)
bei abweichender Anschrift: Eigene: Ja=1
E-Mail-Adresse in Feld Adresse
Leitweg-ID in Feld Key
Die Werte für die anderen Felder können Sie der Online-Hilfe des Infosystems bzw. Importmoduls entnehmen.
Rechnungsdruck in mention
Daten für die XRechnung werden nur mit einem Druckvorgang erzeugt. Gemäß Druckoptionen wird im Verkauf in der Druckmaske das Format 'XRechnung' voreingestellt. Das erfolgt auch beim RG-Druck von Wartungsrechnungen, in der Stapelarbeit und über die Sammelabwicklung.
XRechnungen werden für Rechnungen und Gutschriften erzeugt (nicht für Werkstatt-Rechnungen/Gutschriften, keine 0,00-Belege). Mit der aktuellen Version des TransferInterface (siehe oben) können auch steuerfreie Belege (innergem. Lieferungen, Drittland) übergeben werden.
Für Belege mit Belegrabatt können keine XRechnungen erzeugt werden.
Für Werkstatt-Rechnungen/Gutschriften wird in der Druckmaske der Transportweg automatisch deaktiviert, falls in den Druckoptionen 'XRechnung' hinterlegt ist.
E-Mail-Versand
Der Versand erfolgt mit E-Mail per SMTP (als Anhang XML-Rechnung im Format XRechnung und als PDF) anhand der in Tabelle PREDI gespeicherten Daten. Das ist einzurichten im mention TransferInterface:
Soweit das Tool noch nicht für den Mail-Versand verwendet wird, sind zunächst die allgemeinen Einstellungen vorzunehmen:
- Datenbankeinstellungen: Zugriff auf mention-Datenbank einrichten und speichern
- Globale Einstellungen: SMTP einrichten und speichern
- Account MAIL_NOTIFICATION
- Mandant auswählen und speichern
Die Lizenz für das TransferInterface inkl. Freischaltung für XRechnungen (Lizenz.XML) muss sich im Installationsverzeichnis des mention TransferInterface befinden. Im Account MAIL_NOTIFICATION werden die Lizenzinformationen im Feld Lizenztest angezeigt:
ohne Lizenz.XML: 'Für XRechnung ist eine Lizenz erforderlich.'
andernfalls: 'Lizenz für XRechnung gültig.' bzw. 'Lizenz für XRechnung ungültig!'
In der Erweiterten Konfiguration zum Account MAIL_NOTIFICATION ist ein neues Schema mit dem Namen XRechnung anzulegen mit Sender-E-Mail und -Name, Betreff, E-Mail-Text (HTML/Text), ggf. BCC-E-Mail-Adresse und Angabe der Nummer des Beleg-Mandanten.
Werden Belege für mehrere Mandanten versandt, ist je Mandantennummer ein Schema mit dem Namen XRechnung einzurichten.
Der zusätzliche RG-Versand als PDF kann im Schema für die XRechnung mit Angaben im Feld Domäne(n) mit nur XML-Anhang (ohne PDF) für ausgewählte Domänen unterbunden werden (mehrere Domänen/Hostnamen mit Komma getrennt angeben).
Bei Filialverwaltung ist je Filiale ein eigenes Schema mit dem Namen XRechnung, der Angabe der Mandantennummer und dem Kennzeichen der Filiale einzurichten. Ist zur Filiale kein Schema vorhanden, wird das Schema zum Beleg-Mandanten ohne Filialzuordnung verwendet.
Der Versand per SMTP erfolgt über den zugehörigen Windows Dienst 'mention TransferInterface'.
Nach einer Aktualisierung des mention TransferInterface bzw. der Lizenzdatei ist der Windows-Dienst jeweils neu zu starten.