In der Tabelle werden Standardtexte für den E-Mail-Versand im Verkauf, Einkauf und der Stapelarbeit im Verkauf hinterlegt. Im Feld Filter können Sie eine Zeichenfolge eingeben, um die Anzeige nur auf solche Einträge zu beschränken, in denen der Text im Feld Betreff enthalten ist.
Für den E-Mail-Versand von Rechnungen/Gutschriften gemäß Druckoptionen im Kundenstamm (Registerkarte Druckoptionen) kann zum Kunden bereits ein E-Mail-Text aus dieser Tabelle voreingestellt werden. Pro Belegart kann unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Drucken 3 bzw. im Kundenstamm auf Registerkarte Druckoptionen hinterlegt werden.
Über die entsprechenden Schaltflächen können Einträge geändert, kopiert, gelöscht oder neu angelegt werden. Zur Übernahme für den E-Mail-Versand geben Sie das Kennzeichen an oder übernehmen den gewünschten Eintrag aus dieser Tabelle mit doppeltem Mausklick bzw. über die Schaltfläche Wählen.
Bei Einsatz von Outlook kann ein HTML-Text verwendet werden. Beim Benutzer muss unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer , Registerkarte Allgemein im Listenfeld E-Mail versenden mit 'Outlook' ausgewählt sein.
Neue bzw. geänderte Einträge übernehmen Sie mit OK, andernfalls betätigen Sie die Schaltfläche Abbrechen. Das Fenster verlassen Sie über die Schaltfläche Ende.
Kennzeichen
Kürzel für den E-Mail-Text (alphanumerisch, max. 5-stellig). Verwenden Sie jeweils das gleiche Kennzeichen, wenn Sie entsprechende Texte in unterschiedlichen Sprachen hinterlegen.
Für die Versendung eines TANSS-Tickets zum Verkaufsbeleg an den Kunden muss hier ein Text hinterlegt werden, dessen Kennzeichen mit 'TA' beginnt.
Betreff
Betreff für die E-Mail (bis zu 254 Zeichen). Verwendet werden können hier auch Variablen aus dem Formulardesigner wie {_RP_T001_BELEGART} {tmpDruKopf.bsbelnr} für Belegart und Belegnummer (siehe auch [E-Mail-Text]).
Sprache
Über das Listenfeld kann die Anzeige über die Sprache eingegrenzt oder einem in Bearbeitung befindlichen Text eine abweichende Sprache zugeordnet werden. Für die automatische Verwendung müssen die zugehörigen Texte mit und ohne Sprachzuordnung das gleiche Kennzeichen verwenden.
E-Mail-Anhang: Dateiname
Zum E-Mail-Text kann für den Belegversand ein eigener Dateiname für die Datei im Anhang (TXT oder PDF mit PDF-Druckertreiber) festgelegt werden. Die Angabe überschreibt die Voreinstellung für den Einkauf bzw. Verkauf E-Mail-Anhang: Dateiname von Registerkarte Drucken 2. Im Dateinamen können Platzhaltern aus dem Belegkopf (interne Felder wie im Formulardesigner, in {} gesetzt; keine Positionsfelder) verwenden werden. Ist weder zum E-Mail-Text noch in den Einkaufs- bzw. Verkaufs-Voreinstellungen ein Dateiname definiert, wird die Belegnummer verwendet.
[E-Mail-Text]
Im Textfeld geben Sie den Text für die Übernahme in die E-Mail an. Folgende Standard-Textkonstanten können verwendet werden:
AAAAAAAAAA - Anrede (Anrede und Name 2 des zugeordneten Ansprechpartners oder - falls kein Ansprechpartner zugeordnet - die in der Tabelle Anrede/Titel mit Allgemein markierte Anrede)
BBBBBBB - Belegnummer
UUUUUUU - Urbelegnummer
KKKKKKKKKK - Kunden-Nr.
NNNNNNNNNN - Name des im Beleg gespeicherten Bearbeiters
TELNNNNNNN - Tel-Nr. des Bearbeiters
FAXNNNNNNN - Fax-Nr. des Bearbeiters
EMAILNNNNN - E-Mail-Adresse des Bearbeiters
ZZZZZZZZZZ - Zusatztext des Beleges
VVVVVVVVVV - im Beleg gespeicherte Bezeichnung der Versandart
PPPPPPPPPP - Paketnummer
Standardmäßig werden die Belegdaten außer der Belegnummer nur beim E-Mail-Versand mit Beleg (Text in der Mail, Text als Anhang oder PDF) über die Konstanten in den Mailtext geladen. Soll der Mailversand ohne Beleg mit Übergabe der weiteren Belegdaten erfolgen, aktivieren Sie im Fenster E-Mail senden auch die Option Mit Beleg und wählen im Listenfeld Konstanten ersetzen.
Darüber hinaus können die Variablen aus dem Formulardesigner (und arithmetische Ausdrucke davon, siehe Online-Hilfe zum Formulardesigner) eingesetzt werden. Die internen Feldnamen müssen in {} gesetzt werden, wie z. B.:
{_RP_T001_BELEGART} {tmpDruKopf.bsbelnr} - Belegart (z.B. Rechnung) und Belegnummer
{tmpDruKopf.bsbrutto} - Bruttobelegbetrag
{trim(tmpDruKopf.bstext)+' '+trim(tmpDruKopf.bsbestnr)+' vom '+ dtoc(tmpDruKopf.bsbestdat)} - Bezugnahme (1. Zeile), Kunden-Bestell-Nr. und Datum von
Für den Mailversand von Sammelrechnungen können alle Felder zu den Urbelegen (aus der Tabelle rechkd) mit {tmpRechkd.[Feldname]} im E-Mail-Text verwendet werden:
z.B. tmpRechkd.bdbestnr, tmpRechkd.bdtext
Adressfelder aus adressen: tmpRechkd.adname2, tmpRechkd.adstrasse ...
tmpRechkd.xPakete für Pakete, mit Komma getrennt (wenn mehrere pro Urbeleg)
tmpRechkd.xUrl für die Tracking-URL
Der Bereich für die Übergabe der Urbeleg-Felder ist im E-Mail-Text mit {tmpRechkd=begin} und {tmpRechkd=end} zu kennzeichnen.
Beispiel:
<!--------------------- {tmpRechkd=begin} ---------------------->
###
Bestellnummer: {tmpRechkd.bdbestnr}
Ihre Bestellnummer: {tmpRechkd.bdtext} {tmpRechkd.bdtextkund}
Lieferanschrift: {tmpRechkd.adname2} {tmpRechkd.adname1} {tmpRechkd.adname3} {tmpRechkd.adstrasse}, {tmpRechkd.adplz} {tmpRechkd.adort}
Trackingnummer:
http://nolp.dhl.de/nextt-online-public/set_identcodes.do?lang=de&idc={tmpRechkd.xPakete}
###
<!--------------------- {tmpRechkd=end} ---------------------->
Um bei Verwendung des E-Mail-Textes eine bestimmte Datei als Anhang mitzusenden, steht die folgende Variable zur Verfügung. Geben Sie den vollständigen Pfad und die Datei an (der Benutzer muss auf diese Datei zum Versand zugreifen können):
{ATTACHMENT: pfad_mit_dateiname_und_typ}
Für die Versendung des TANSS-Tickets bzw. eines Zusatztickets kann die im VK-Beleg gespeicherte TANSS-ID mit folgendem Platzhalter im Betreff bzw. im E-Mail-Text übergeben werden: {tmpDruKopf.bstanssid}
Um die im Verkauf über die Druckmaske für das Zusatzticket manuell angegebene Bemerkung in den E-Mail-Text zu übergeben, verwenden Sie: {TANSS_BEM}