Im Suchmodus können Sie einen oder - mit zuvor aktivierter Option kombiniert - mehrere Suchbegriffe in aktive Felder eingeben oder die Suche über die Auswahl einer zugeordneten Infoauswertung im Listenfeld rechts oben starten.
Nummer
Diese Nummer kennzeichnet den Stammdatensatz eindeutig (numerisch, max. 9-stellig). Die Nummerierung wird auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines festgelegt (automatisch, optional ohne Nummern die auf 0 enden oder manuell). Für die automatische Nummerierung legen Sie den Ausgangswert auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Laufende Nummern fest. Eine spätere Änderung der Nummer ist nicht möglich. Mit aktivierter Option Kunden über 'Nummer' suchen (Registerkarte Stammdaten unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer) steht der Cursor beim Öffnen des Fensters in diesem Feld, sonst im Feld Name 2.
Adress-Nr.
Angezeigt wird die Nummer der Adresse (siehe Stammdaten Adressen). Bei Neuanlage eines Kunden wird entweder automatisch ein neuer Adressdatensatz gespeichert oder Sie ordnen dem Kunden eine bereits bestehende Adresse über die Schaltfläche Adresse wählen zu (siehe unten).
Bearbeiter
Dem Stammdatensatz zugeordneter Bearbeiter. Bei Neuanlage wird automatisch der am Arbeitsplatz angemeldete Bearbeiter voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich Tabelle Bearbeiter. Optional kann in Verkaufsbelegen der in den Stammdaten hinterlegte Bearbeiter übernommen werden (Registerkarte Funktionen 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Auf Registerkarte Ansprechpartner kann je Ansprechpartner ein eigener Bearbeiter hinterlegt werden.
Titel
Jedem Kunden können Sie hier einen Eintrag aus der Tabelle Anrede/Titel für die Übergabe der Anrede an Word zuordnen.
Kategorie
Jedem Kunden muss mindestens eine Kategorie aus der Tabelle Kategorien Kunden zugeordnet werden. Ist dem Kunden nur eine Kategorie zugeordnet, wird diese hier angezeigt. Die Anzeige aller und die Zuordnung weiterer Kategorien erfolgt auf der Registerkarte Kategorien. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Kategorien Kunden.
Hinweis: Beachten Sie bitte beim Füllen der folgenden Namen-Felder die Verwendung bzw. Reihenfolge beim Druck in den Standard-Adressfeldern Adresse 1 - 9 auf Verkaufsbelegen. Die Adressangaben werden dort wie folgt zeilenweise untereinander gedruckt: Name 1 ® Name 2 ® Name 3 ® Ansprechpartner Name 1 + Name 2 ® Ansprechpartner Name 3 ® Straße ® Ort (PLZ + Ortsname) ® Land. Sind die Daten für eine Zeile leer, rücken die folgenden auf, d. h. innerhalb der Adresse wird keine Leerzeile zugelassen. Ist zur Anschrift Länderkennzeichen und Land gespeichert, werden das Land in der letzten Zeile und der Ort in Großbuchstaben gedruckt. Bei Inland-Anschriften bleibt das Länderkennzeichen unberücksichtigt.
Name 1
Vorname, ein Präfix zum Firmennamen o. Ä. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 60 Zeichen lang sein. Sollen bei Privatkunden Vorname und Nachname in einer Zeile gedruckt werden, verwenden Sie dafür Feld Name 2.
Name 2
Nachname bzw. Vorname und Nachname (oder Nachname, Vorname, siehe auch Feld Name 1) oder Firmenname. Ein Eintrag in die Stammdaten ist erforderlich und kann bis zu 60 Zeichen lang sein.
Name 3
Erweiterungen des Namens, etwa bei langen Firmennamen. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 60 Zeichen lang sein.
Strasse; [Haus-Nr.]
Straße und Hausnummer oder Postfach (max. 60 Zeichen). Ist in den Voreinstellungen die separate Verwaltung des Feldes 'Hausnummer' aktiviert, ist diese in das 2. Eingabefeld einzutragen. Von der Briefanschrift abweichende Anschriften (Rechnung, Versand, ...) können auf Registerkarte Anschriften hinterlegt werden. Über die nebenstehende Schaltfläche kann der voreingestellte Link zur Anzeige der Adresse im Standard-Internet-Browser aufgerufen werden.
Ort
Die Beschreibung des Ortes besteht standardmäßig aus drei Datenfeldern: dem Länderkennzeichen (nur Werte aus Tabelle Länderkennzeichen), der Postleitzahl und dem Namen des Ortes. Die Postleitzahl ist alphanumerisch und kann maximal 10 Zeichen aufnehmen. Bei Angabe einer Postleitzahl wird für Inlandadressen (Länderkennzeichen stimmt mit dem Länderkennzeichen der Mandanten-Adresse überein) in Tabelle PLZ nach dem zugehörigen Ortsnamen (max. 40 Zeichen) gesucht und dieser ggf. automatisch übernommen. Bei aktiviertem Feld 'Bundesstaat' ist vor der Postleitzahl das Kürzel für den Bundesstaat (bis 3-stellig) anzugeben.
Hinweis: Ist das Länderkennzeichen in Tabelle Länderkennzeichen als EG-Ausland markiert, wird bei Neuanlage des Kunden das MwSt-Kennzeichen EG-Ausland (Feld MwSt auf Registerkarte Weitere) und für andere Länderkennzeichen Drittland voreingestellt, soweit es nicht mit dem in der Adresse des Mandanten übereinstimmt .
Achtung: Ist das Länderkennzeichen mit 'Liefersperre' belegt (Tabelle Länderkennzeichen), können die Kundenstammdaten nicht gespeichert werden.
Über die nebenstehende Schaltfläche kann der voreingestellte Link zur Anzeige der Route zum Kunden im Standard-Internet-Browser aufgerufen werden.
Land
Bei Angabe eines Länderkennzeichens (siehe Ort) wird das Land aus Tabelle Länderkennzeichen übernommen und kann hier kann editiert werden. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 40 Zeichen lang sein. Auf Belegen wird das Land für Ausland-Anschriften standardmäßig in der letzten Adresszeile in Großbuchstaben gedruckt.
Gebiet
Zuordnung des Kunden zu einem Gebiet, optional. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Gebiete zur Übernahme eines Eintrags.
ILN
Internationale Lokationsnummer des Kunden
Kennzeichen
Hier können Sie zum Kunden ein Kennzeichen (max. 10-stellig) eintragen, das als Suchbegriff verwendet werden kann und in der Suchliste angezeigt wird. Ein Ändern des Kennzeichens ist auch im Stapel (siehe Stapelarbeit Kunden und Stapelarbeit Wiedervorlage) möglich.
Web-Seite
Web-Adresse des Kunden. Die nebenstehende Schaltfläche öffnet den Standard-Internet-Browser mit der hier eingetragenen Adresse.
Bemerkung
Hier können Sie eine beliebige Zusatzbemerkung eintragen. Der Text dient der Information innerhalb des Stammdatensatzes.
Hinweis
Hier können Sie einen Hinweis (max. 60 Zeichen) eingeben, der automatisch angezeigt wird, wenn dieser Kunde im Verkauf oder im HelpDesk (Zusatz-Option) geöffnet wird (z. B. "bevorzugt Produkte von XY"). Ist zum Kunden ein Wartungsvertrag gespeichert, kann für jeden Kundenaufruf im Verkauf auch im Beleg ein Hinweis hinterlegt werden.
Neue Nummer
Wird der Kunde jetzt mit neuen Stammdaten gepflegt (z. B. durch Umfirmierung), kann hier die neue Kundennummer hinterlegt werden. Wird der bisherige Kunde im Verkauf gewählt, können optional die Stammdaten des neuen Kunden geöffnet werden.
Geodaten
Für Adressen innerhalb Deutschlands werden Breiten- und Längengrad über PLZ und Ort automatisch angezeigt, soweit ein Eintrag in der Tabelle Geodaten vorhanden ist. Über die Auswahl-Schaltfläche kann der gewünschte Eintrag ggf. verfeinert werden. Ort und Ortsteil des gewählten Eintrages werden übernommen. Über die Symbol-Schaltfläche kann der voreingestellte Link zur Anzeige der Lage des Ortes/Ortsteils im Standard-Internet-Browser aufgerufen werden.
Geschäftsbereich
Über die Auswahl-Schaltfläche kann dem Kunden ein Eintrag aus der Tabelle Geschäftsbereiche zugeordnet werden. Das Feld kann zur Suche nach Kunden und für Auswertungszwecke verwendet werden.
Techniker; Aussendienst
Bearbeiternummer des für den Kunden zuständigen Technikers bzw. Außendienstmitarbeiters. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Bearbeiter. Im Verkauf kann die Belegsuche anstelle über den Belegbearbeiter über den Techniker oder den Außendienstmitarbeiter erfolgen (mit Mauszeiger auf die Bezeichnung des Suchfeldes gehen und mit jeweils einem Klick von Bearbeiter umschalten auf Techniker oder Aussendienst).
Loqate Prüfung
Mit aktivierter Loqate-Adress-Prüfung (Zusatzlizenz erforderlich) kann die Kundenadresse über die Schaltfläche Prüfen kontrolliert werden. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Adressen-Loqate-Prüfung Protokoll mit den Protokolldaten der Prüfung und der Möglichkeit, ausgewählte Daten zur Adresse (Länderkennzeichen, PLZ, Ort, Strasse und Hausnummer) zu übernehmen bzw. die Adresse als gültig zu kennzeichnen.
#tag
Im Eingabefeld können Sie zum aktuell geöffneten Kunden ein Schlagwort (Hashtag, bis 20 Zeichen) für die Schnellsuche speichern. Im Suchmodus werden die gespeicherten Hashtags für den Benutzer angezeigt und mit Klick darauf die so markierten Kunden aufgelistet bzw. der ermittelte Kunde aufgerufen. Werden bei Eingabe des Hashtags ## vorangestellt (z.B. ##Messe), steht das Hashtag allen Benutzern zur Verfügung.
[Logo 1]
Wurde zum Kunden auf Registerkarte Druckopt./Export eine Bilddatei im Feld Logo 1 gespeichert, wird hier die Vorschau angezeigt.
Keine Werbung
Bei Aktivierung dieser Funktion wird ein Kunde automatisch bei Werbeaktionen für "normale" Werbung aus der Verteilerliste entfernt (siehe auch Bearbeitung / Datenexport / Fax).
Keine Fax-Werbung
Bei Aktivierung dieser Funktion wird ein Kunde automatisch bei Werbeaktionen über Fax aus der Verteilerliste entfernt.
Keine E-Mail-Werbung
Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Kunde keine E-Mail-Werbung wünscht.
Keine Post-Werbung
Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Kunde keine Werbung per Post wünscht.
Hinweis: Sie können diese Kennzeichnung auch je Ansprechpartner vornehmen. In Adresslisten, die Sie im Infosystem erstellen, können Sie Filter über diese Felder setzen (z. B. Keine Werbung = 1 bedeutet, der Kunde wünscht keine Werbung).
Seriennummer extra drucken
Mit aktivierter Option wird beim Druck von Lieferscheinen und Rechnungen mit Lieferscheinen automatisch die Seriennummernliste zum Beleg mitgedruckt (nach Rückfrage W0608: Liste drucken?). Andernfalls muss der Druck der Liste zum Beleg über das Menü Verkauf / Beleg / Drucken Seriennummern angestoßen werden, soweit nicht die Seriennummern standardmäßig im Beleg mitgedruckt werden.
Belegdruck mit Seriennummern
Um auf Belegen (z. B. auf Lieferscheinen oder Rechnungen) die Seriennummern nur für ausgewählte Kunden zu drucken, aktivieren Sie die Option bei diesen Kunden. Im Formular für die Belegart ist zum Seriennummernfeld folgende Bedingung
Nur drucken, wenn anzugeben:
tmpDruStamm.kdsnzwang
Warenausgangsetiketten nicht drucken
Verwenden Sie die Funktion Warenausgangsetiketten drucken für die Sammelabwicklung (Registerkarte Allgemein unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Sammelabwicklung), können Sie über diese Option ausgewählte Kunden vom Etikettendruck ausschließen.
nicht aktiv
Mit aktivierter Option wird der Kunde im Verkauf standardmäßig nicht in der Suchliste angezeigt. Im Suchfenster ist zur Suche nach derart gekennzeichneten Kunden die Option zu aktivieren. Bei Suche über die Nummer wird im Kundenstamm auch ohne vorherige Aktivierung der Option nicht aktiv der Kunde ermittelt, die Stammdaten können nach Bestätigung der Frage W1620: Kunde ist als 'nicht aktiv' gekennzeichnet ! Anzeigen? geöffnet werden. Im Verkauf können gespeicherte Belege so markierter Kunden weiterhin bearbeitet werden.
kombiniert
Bei der Suche nach Datensätzen, die eine Kombination mehrerer Suchkriterien enthalten sollen, muss zuvor dieses Kontrollkästchen aktiviert werden. Eine kombinierte Suche wird über die Schaltfläche Suchen ausgelöst.
Hier werden die Daten zum Hauptansprechpartner geführt. Der Hauptansprechpartner hat in der Liste der Ansprechpartner (Registerkarte Ansprechpartner) die laufende Nummer 1.
Titel
Titel bzw. die Anrede des Ansprechpartners aus der Tabelle Anrede/Titel
Name 1
Vorname des Ansprechpartners
Name 2
Name des Ansprechpartners
Name 3
Zusatz zum Namen des Ansprechpartners
Funktion
Funktion (Aufgabenbereich) des Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Funktionen zur Übernahme eines Eintrags.
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners (bis zu 200 Zeichen). Die nebenstehende Schaltfläche öffnet das festgelegte Mail-Programm zum Senden einer E-Mail.
Telefon 1; Telefon 2; Mobiltelefon; Privat
Zum Ansprechpartner können bis zu vier Telefonnummern (zwei im Unternehmen, mobil und privat) hinterlegt werden. Mit Option Phone ist die Wahl der Telefonnummer über die nebenstehende Schaltfläche möglich.
Fax-Nr.
Fax-Nummer mit Fax-Durchwahl des Ansprechpartners
Web-Seite; Facebook, Instagram; twitter
Internetseite und Adressen des Ansprechpartners in den sozialen Medien mit Aufrufmöglichkeit über die Symbol-Schaltflächen
eBay-Name; Skype-Name
eBay- und Skype-Name des Ansprechpartners
Sperren nach DSGVO; Entschlüsseln nach DSGVO
Nach Aufruf des Kunden steht die Schaltfläche Sperren nach DSGVO bzw. für bereits gesperrte Kunden die Schaltfläche Entschlüsseln nach DSGVO zur Verfügung. Die Verwendung ist nur mit Zusatzmodul DSGVO und Berechtigung für die jeweilige Schaltfläche möglich. Über die Schaltfläche Sperren nach DSGVO öffnet sich das Fenster Notiz DSGVO zur Eingabe der Informationen für das DSGVO-Protokoll. Ein Sperren von Kundenstammdaten ist nicht möglich, soweit laufende Belege oder offene Rechnungen/Gutschriften vorhanden sind. Für gesperrte Kunden werden mit dem Entschlüsseln die Namen und die Adresse des Stammdatensatzes sowie die Namen der Ansprechpartner angezeigt. Ein Ändern/Speichern der Daten oder ein Druck von Belegen mit den ursprünglichen oder historischen Adressdaten ist nicht möglich.
Bei Anbindung an ELO kann über die Schaltfläche auf die zum Kunden hinterlegten Dokumente zugegriffen werden. Der Benutzer muss dazu in ELO angemeldet sein.
Adresse wählen
öffnet das Fenster Suchen Adressen zur Suche nach einem Adress-Stammdatensatz. Aus dem Suchergebnis kann eine Adresse übernommen und damit referenziert werden.
Hinweis: Zum Kunden wird nur die Nummer der Adresse gespeichert. Mit Änderungen in den Adress-Feldern werden diese in alle Kunden/Interessenten/Lieferanten/Mandanten sowie abweichenden Anschriften in Kunden/Lieferanten übernommen, denen diese Adresse zugeordnet ist.
Umsätze
öffnet das Fenster Umsätze zum Kunden, soweit Daten vorhanden sind.
Geräte
öffnet das Fenster Kunden - Geräte mit den hinterlegten Geräten des Kunden.
Export TANSS
Die Schaltfläche ist nur bei aktivierter TANSS-Schnittstelle aktiv (Voreinstellungen, Registerkarte TANSS im Modul Belegimport). Darüber erzeugen Sie eine XML-Datei mit den Daten des aktuellen Kunden in den in den TANSS-Voreinstellungen hinterlegten Pfad für Kunden-XML bzw. in das voreingestellte Kunden: Exportverzeichnis ( Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Stammdaten 3).
Zugelassene Projekte
Über die Schaltfläche sind bei Verwendung des Projektpreis-Modells 1 die für den Kunden zugelassenen Projekte zuzuordnen. Es öffnet sich Tabelle Projekte. Die Kundenstammdaten müssen sich dazu im Änderungsmodus befinden. Zur Übernahme der Änderungen sind anschließend die Stammdaten zu speichern.
Die folgenden Schaltflächen ADV, DSE, VAT und/oder AGB stehen im Kundenstamm und im Verkauf nur zur Verfügung, soweit diese nicht unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Stammdaten 3, deaktiviert sind:
ADV; DSE
Die Schaltflächen zum Speichern des jeweils aktuellen Datenschutzvertrages mit dem Kunden (ADV: Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung, DSE: Datenschutzerklärung) können nur mit Zusatzmodul DSGVO verwendet werden. Befindet sich der Kunde nicht im Änderungsmodus und ist noch kein Dokument hinterlegt (die Schaltfläche wird rot umrandet), öffnet sich der Windows-Explorer zur Auswahl der Datei (PDF, TIF, GIF, PNG oder BMP; Dateiname inkl. Endung max. 50 Zeichen). Mit dem Speichern wird für das Dokument ein Datensatz in der mention-Tabelle DOKUMENT und die Datei unabhängig von den Voreinstellungen als DOKIMAGES gespeichert. Die Dokumente erhalten automatisch die Dokumentenkategorie ADV bzw. DSE. Ist ein Dokument vorhanden, wird die jeweilige Schaltfläche blau umrandet angezeigt.
Hinweis: In der Verkaufsmaske kann der zum Kunden hier erfasste Vertrag mit Klick auf ADV bzw. DSE geöffnet werden: bei vorhandenem Vertrag ist die Schrift blau (andernfalls rot).
Ein gespeichertes Dokument kann aus der Datenbank entfernt werden: aktivieren Sie dazu über das Kontextmenü die Schaltfläche Löschen. Die Meldung 'W0030: Eintrag löschen ?' ist mit Ja zu bestätigen. Die Daten werden aus den Tabellen DOKUMENT und DOKIMAGES gelöscht, im Ursprungsverzeichnis wird die Datei damit nicht entfernt.
VAT; AGB
Über die Schaltfläche VAT kann die vom Kunden vorgelegte Bescheinigung über die Eintragung als Steuerpflichtiger (Unternehmer) oder ein anderes Dokument zur USt-ID des Kunden bzw. über die Schaltfläche AGB die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden gespeichert werden. Befindet sich der Kunde nicht im Änderungsmodus und ist noch kein Dokument hinterlegt (die Schaltfläche wird rot umrandet), öffnet sich der Windows-Explorer zur Auswahl der Datei (PDF, TIF, GIF, PNG oder BMP; Dateiname inkl. Endung max. 50 Zeichen). Mit dem Speichern wird für das Dokument ein Datensatz in der mention-Tabelle DOKUMENT und die Datei unabhängig von den Voreinstellungen als DOKIMAGES gespeichert. Die Dokumente erhalten automatisch die Dokumentenkategorie VAT bzw. AGB. Ist ein Dokument vorhanden, wird die jeweilige Schaltfläche blau umrandet angezeigt.
Zum Entfernen verwenden Sie über das Kontextmenü zum Dokument die Schaltfläche Löschen. Mit dem Löschen werden die Daten aus den Tabellen DOKUMENT und DOKIMAGES entfernt, die Datei verbleibt im Ursprungsverzeichnis.
Hinweis: In der Verkaufsmaske kann das zum Kunden hier erfasste Dokument mit Klick auf VAT bzw. AGB geöffnet werden: wenn vorhanden, ist die Schrift blau (andernfalls rot).
Suchen
Mit aktivierter Option kombiniert wird die kombinierte Suche nach Datensätzen zu den Suchbegriffen gestartet.
[Link-Aufruf]
Soweit ein Link-Aufruf für Kunden-Stammdaten definiert ist (Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Links), stehen nach Aufruf des Kunden links unten die Schaltflächen zur Verfügung. Der Aufruf ist nur für berechtigte Benutzer möglich.