Stammdaten Kunden, Interessenten, Lieferanten, Adressen
Auf dieser Registerkarte werden die Daten aller Ansprechpartner zum Stammdatensatz verwaltet. Standardmäßig werden alle nicht aktiven Ansprechpartner ausgeblendet. Zur Anzeige deaktivieren Sie die Option nur Aktive. Der Hauptansprechpartner (Lfd.Nr. 1; farbig hervorgehoben) wird auch auf Registerkarte Stammdaten angezeigt.
Die Liste kann durch das Anklicken eines Spaltenkopfs nach dem jeweiligen Kriterium sortiert werden. Um die Sortierung (siehe Spalte Sortierung, Standard: nach Lfd.Nr.) für die Anzeige im Ein- und Verkauf festzulegen, betätigen Sie die Schaltfläche Reihenfolge. Über das Feld Filter kann die Liste beschränkt werden auf Ansprechpartner, für die der Suchbegriff in einem der Felder Name 1-3, Funktion oder Spezialisierung enthalten ist.
Hinweis: Nicht jedes Feld steht in allen Stammdaten-Typen zur Verfügung.
Siehe auch:
Arbeitsplatzeinstellung: Ansprechpartner automatisch
Titel
Titel/Anrede für den Ansprechpartner. Der Titel wird zum Ansprechpartner auf dem Beleg gedruckt, die Anrede kann an Word übergeben werden.
Name 1
Vorname des Ansprechpartners (max. 40 Zeichen)
Name 2
Nachname des Ansprechpartners (max. 40 Zeichen)
Name 3
Erweiterungen des Namens (max. 40 Zeichen)
Funktion
Funktion (Aufgabenbereich) innerhalb des Unternehmens. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Funktionen zur Übernahme eines Eintrages. Bei automatischer Wahl des Ansprechpartners im Verkauf bzw. im Einkauf wird der erste Ansprechpartner mit einer dem Einkauf bzw. dem Verkauf zugeordneten Funktion übernommen. In der Stapelarbeit im Verkauf können zu den markierten Belegen Mails an Ansprechpartner einer ausgewählten Funktion gesandt werden.
Spezialis.
Zum Ansprechpartner kann für Auswertungszwecke ein Eintrag aus der Tabelle Spezialisierung Ansprechpartner zugeordnet werden.
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners (bis zu 100 Zeichen). Die nebenstehende Schaltfläche öffnet das Standard-Mail-Programm zum Senden einer E-Mail.
Zahlungsavis
Soll das Zahlungsavis zum Kunden an eine abweichende E-Mail-Adresse versandt werden (über die Funktion Bearbeitung / Offene Posten / Kunden, Schaltfläche Zahlung oder DTA/SEPA), tragen Sie hier die Mailadresse ein. Falls die Angabe fehlt, wird die Mailadresse des für Mahnung/Kontoauszug markierten Ansprechpartners verwendet, andernfalls die des Hauptansprechpartners.
Bearbeiter
Nummer des Bearbeiter, der dem Ansprechpartner zugeordnet ist. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Bearbeiter.
Bemerkung
In diesem Feld können Sie beliebige Notizen zum Ansprechpartner eintragen.
Telefon 1; Telefon 2; Mobiltelefon; Privat
Zum Ansprechpartner können bis zu vier Telefonnummern (zwei im Unternehmen, mobil und privat) hinterlegt werden. Mit Option Phone ist die Wahl der Telefonnummer über die nebenstehende Schaltfläche möglich.
Fax-Nr.
Fax-Nummer des Ansprechpartners
Geburtsdatum
Geburtsdatum des Ansprechpartners. Existiert hier ein Eintrag, wird eine entsprechende Erinnerung in der Hinweisleiste beim zugeordneten Bearbeiter (siehe Registerkarte Stammdaten) am Geburtstag erzeugt. Das Geburtsdatum wird zum Ansprechpartner im Einkauf und Verkauf angezeigt.
Web-Seite; Facebook, Instagram; twitter
Internetseite und Adressen des Ansprechpartners in den sozialen Medien mit Aufrufmöglichkeit über die Symbol-Schaltflächen
eBay-Name; Skype-Name
eBay- und Skype-Name des Ansprechpartners
Anschrift
Laufende Nummer einer abweichenden, zum Kunden hinterlegten Anschrift (Registerkarte Anschriften) für den schnellen Zugriff im Kundenstamm bzw. für Auswertungszwecke
Limit
Ein hier gespeichertes Limit wird in der Verkaufsmaske zum Ansprechpartner blau angezeigt. Es erfolgt keine Limitprüfung.
Mahnung/Kontoauszug
Pro Kunde kann ein Ansprechpartner für den Mahnversand markiert werden, der automatisch verwendet wird, soweit nicht gemäß Einstellung Ansprechpartner drucken in der Mahnmaske der im Beleg bzw. der abweichenden Rechnungsanschrift zugeordnete Ansprechpartner Vorrang hat. Wählen Sie im Listenfeld die Art des Versandes aus, zur Auswahl stehen: Keine Angabe, Drucken/Versenden, E-Mail, Fax, Drucken.
Die folgende Kennzeichnung für Werbung steht in den Stammdaten der Kunden, Interessenten und Lieferanten zur Verfügung:
Keine Werbung
Bei Aktivierung dieser Funktion wird der Ansprechpartner automatisch bei Werbeaktionen für normale Werbung aus der Verteilerliste entfernt.
Keine Fax-Werbung
Bei Aktivierung dieser Funktion wird der Ansprechpartner automatisch bei Werbeaktionen über Fax aus der Verteilerliste entfernt (siehe auch Bearbeitung / Datenexport / Fax.
Keine E-Mail-Werbung
Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Ansprechpartner keine E-Mail-Werbung wünscht.
Keine Post-Werbung
Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Ansprechpartner keine Werbung per Post wünscht.
Hinweis: Sie können diese Kennzeichnung auch pro Kunde vornehmen. In Adresslisten, die Sie im Infosystem erstellen, können Sie Filter über diese Felder setzen (z. B. Keine Werbung = 1 bedeutet, der Ansprechpartner wünscht keine Werbung).
nicht aktiv
Mit aktivierter Option wird der Ansprechpartner im Einkauf bzw. Verkauf und HelpDesk nicht zur Auswahl in Suchfenstern angezeigt. Den Status können Sie wieder zurücksetzen. Mit aktivierter Option nur Aktive (Standard) werden so gekennzeichnete Ansprechpartner in der Liste ausgeblendet.
Achtung: Ein Ändern des Status ist für den Hauptansprechpartner nicht möglich (Feld ist deaktiv). Zum Ändern wechseln Sie zuerst den Hauptansprechpartner.
[Frei 1]; [Frei 2]
Setzen Sie die beiden Optionen gemäß der bei Ihnen festgelegten Beschriftung (Registerkarte Stammdaten 3 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines).
VIP
Ausgewählte Ansprechpartner können Sie hier als VIP kennzeichnen.
Die folgenden Online-Felder sind nur mit einer Online-Zusatzlizenz aktiv (verfügbar in den Stammdaten Kunden und Lieferanten):
Online
Durch Aktivierung der Option kennzeichnen Sie den Ansprechpartner des Kunden/Lieferanten für den Online-Shop bzw. für den Online-Zugriff auf HelpDesk-Einträge (mit Option HelpDesk und HelpDesk WebFront). Jeder Ansprechpartner kann hier separat als Online-Kunde gekennzeichnet werden. Er hat dann als registrierter Kunde mit Benutzer-ID und Kennwort Vollzugang zum Shop und den zugeordneten HelpDesk-Einträgen.
Vertragskunde
Für das Zusatzmodul HelpDesk WebFront kennzeichnen Sie Kunden-Ansprechpartner, die online ihre HelpDesk-Einträge einsehen dürfen, zusätzlich mit dieser Option.
Benutzer-ID, Kennwort
Über die hier angegebene Benutzer-ID und das Kennwort kann sich der Ansprechpartner als Kunde im Online-Shop (siehe Online) einloggen bzw. Online-Auswertungen einsehen. Für Benutzer-ID und Kennwort stehen jeweils bis zu 40 Zeichen zur Verfügung. Das Kennwort wird verschlüsselt angezeigt. Über die nebenstehende Schaltfläche können dem Kunden die Registrierungsdaten als E-Mail gesendet werden. Der automatisch erzeugte E-Mail-Text kann unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Belegtexte angepasst werden.
Online-Auswertungen
Das Feld kann für Auswertungszwecke verwendet werden.
Erinnerungen Rücksendung
Der so markierte Ansprechpartner des Lieferanten wird für den Versand von Erinnerungen zu Rücksende- und Bestellpositionen verwendet, andernfalls werden Fax-Nr. bzw. E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners voreingestellt.
Erstellt; Von; geändert; Von
Angezeigt werden Datum/Uhrzeit und Benutzername von der Erfassung und der letzten Änderung des Ansprechpartners. Die Daten sind verfügbar für nach dem Update auf V2017 angelegte bzw. geänderte Ansprechpartner.
Für die Ansprechpartner von Kunden können eigene Zusatzfelder definiert und zur Verwendung aktiviert werden (Voreinstellungen / Global / Benutzerdefinierte Felder / Kunden, Registerkarte Ansprechpartner). Ist das der Fall, steht diese Registerkarte zur Pflege der Felder pro Ansprechpartner zur Verfügung. Die Daten können zu den Ansprechpartnern importiert und über das Infosystem ausgewertet werden. Änderungen auf dieser Registerkarte werden mit OK zum Ansprechpartner gespeichert.
Geänderte Ansprechpartner-Daten übernehmen Sie zunächst mit OK, andernfalls betätigen Sie die Schaltfläche Abbrechen. Endgültig gespeichert werden alle zum Datensatz vorgenommenen Änderungen erst mit Speichern des Kunden über die Schaltfläche Speichern.
Eintrag ändern
Der zuvor markierte Eintrag kann editiert werden. Die Schaltfläche ist auch zur Erfassung der Daten zum ersten Ansprechpartners zu verwenden, da der Datensatz mit Neuanlage der Stammdaten automatisch angelegt wurde.
Eintrag löschen
löscht den markierten Eintrag. Wurde ein Ansprechpartner bereits verwendet (z. B. in einem Beleg zugeordnet), kennzeichnen Sie ihn dagegen als nicht aktiv.
neuer Eintrag
Über diese Schaltfläche können Sie Daten zu einem neuen Ansprechpartner erfassen. Für den ersten Ansprechpartner (Lfd.Nr. 1) verwenden Sie dagegen die Schaltfläche Eintrag ändern.
Eintrag kopieren
Über diese Schaltfläche können Sie die Daten des zuvor markierten Eintrages für die Neuanlage eines weiteren Ansprechpartners kopieren.
Reihenfolge
Zur Festlegung einer abweichenden Reihenfolge für die Anzeige der Ansprechpartner im Einkauf, Verkauf und in den Stammdaten betätigen Sie diese Schaltfläche. Es öffnet sich das Fenster Reihenfolge ändern.
Hauptansprechp.
Über diese Schaltfläche kann nachträglich der Hauptansprechpartner zur Adresse geändert werden. Der gewählte Ansprechpartner muss aktiv sein. Er erhält damit die Lfd.Nr. 1, der bisherige Hauptansprechpartner die alte laufende Nummer des neuen Hauptansprechpartners. Für Kunden und Lieferanten wird in bereits gespeicherten Belegen und Wiedervorlagen die laufende Nummer des Ansprechpartners ebenfalls geändert.
E-Mails
Mit dem mention-Mail-Client (Zusatzmodul CRM) öffnet sich über die Schaltfläche das Fenster E-Mails zur Adresse.
Outlook
Über diese Schaltfläche wird der aktuelle Ansprechpartner mit Adresse, Telefon-, Faxnummer und E-Mail-Adresse an MS Outlook übergeben. Es öffnet sich zunächst das Fenster Ordner auswählen zur Auswahl, ggf. Neuanlage eines Ordners in MS Outlook.
Soziale Medien
Über die Schaltfläche erfolgt der Aufruf der Anwendung dnSocialMediaList.exe zur Anzeige der letzten und eigenen Nachrichten auf den sozialen Medien des Ansprechpartners, soweit seine Adresse(n) hier hinterlegt sind. Das Verzeichnis muss unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Stammdaten 5, im Feld Pfad für Modul 'Soziale Medien' hinterlegt sein.