Hier werden alle Funktionen, die Ansprechpartnern bei einem Kunden oder einem Lieferanten zugeordnet werden können, verwaltet. Über die entsprechenden Schaltflächen können Einträge geändert, kopiert, gelöscht oder neu angelegt werden. Haben Sie die Tabelle zur Zuordnung der Funktion aufgerufen, übernehmen Sie den gewählten Eintrag mit doppeltem Mausklick oder über die Schaltfläche Wählen.
Zur Suche nach Einträgen kann im Feld Filter eine Zeichenfolge eingegeben werden, die in der Funktion enthalten sein soll.
Funktion
Es können beliebige Bezeichnungen für die Funktionen gewählt werden. Wird diese Bezeichnung für einen bereits zu Ansprechpartnern gespeicherten Eintrag geändert, muss zum Speichern der Änderung inkl. Übernahme in diese Ansprechpartner die Meldung 'W0677: Eintrag wird verwendet. Referenzen ändern ?' mit Ja bestätigt werden.
Art
Zu jeder Funktion kann im Feld Art einer der fest vorgegebenen Bereiche Buchhaltung, Einkauf, Verkauf, Versand,Service oder Warenannahme zugeordnet werden.
Im Verkauf und Einkauf wird bei Aufruf des Kunden bzw. Lieferanten die Art Einkauf bzw. Verkauf für die automatische Auswahl des Ansprechpartners verwendet, soweit das für den Benutzer auf den Registerkarten Verkauf und/oder Einkauf unter Arbeitsplatz / Standardwerte aktiviert ist:
Beispiel: Beim Aufruf eines Kunden im Verkauf überprüft das Programm, ob in den Stammdaten des Kunden Ansprechpartner mit der Funktion Einkauf vorhanden sind. Dann wird der erste ermittelte Ansprechpartner mit einer solchen Funktion automatisch übernommen. Sind keine Ansprechpartner mit einer solchen Funktion vorhanden, wird automatisch der Hauptansprechpartner verwendet. Analog zu diesem Beispiel wird im Einkauf der entsprechende Ansprechpartner mit einer Funktion mit zugeordneter Art Verkauf gewählt.
Die Art Service wird im Verkauf beim automatischen Erzeugen von Rücksendungen zum Werkstattauftrag verwendet. In die Rücksendung zum Lieferanten wird der mit einer Funktion mit zugeordneter Art 'Service' hinterlegte Ansprechpartner übernommen. Sind im Lieferanten mehrere Ansprechpartner mit einer solchen Funktion gespeichert, wird der erste damit ermittelte Ansprechpartner verwendet. Ist im Lieferanten kein solcher Ansprechpartner erfasst, wird in der Rücksendung kein Ansprechpartner gespeichert.
Die Art Warenannahme wird in der Versandschnittstelle DHL Freight verwendet. Wenn für das AVIS in der Produktauswahl 'Warenannahme' markiert ist, wird die Telefonnummer des Kunden-Ansprechpartners mit einer so gekennzeichneten Funktion übergeben.
Pflicht für Stammdaten Kunden
Für die Neuanlage von Kunden kann der Zwang zur Erfassung von Ansprechpartnerdaten mit Zuordnung ausgewählter Funktionen aktiviert werden. Kennzeichnen Sie dazu die gewünschte(n) Funktion(en) mit dem Haken Pflicht für Stammdaten Kunden. Fehlt die Zuordnung einer so markierten Funktion, erhält der Benutzer die Meldung 'W1355: Nicht alle Ansprechpartner mit Pflichtfunktionen angelegt ! [Art der Funktionen]', ein Speichern des neuen Kunden ist dann nicht möglich.