Das Fenster wird in den Stammdaten Adressen, Kunden und Lieferanten zum aktuellen Stammdaten über die Schaltfläche Sperren nach DSGVO geöffnet, soweit ein Sperren möglich ist. Die Funktion steht nur mit Zusatzmodul DSGVO, der Benutzer benötigt die Berechtigung für das Sperren von Adressen.
Mit dem Sperren werden:
- die Namen, die Anschrift (Strasse, Ort, PLZ, Land/Länderkennzeichen), die Ansprechpartner-Namen und die abweichenden Kunden-/Lieferanten-Anschriften verschlüsselt in der Datenbank gespeichert und nach Neuaufruf im Feld Name 2 für den Stammdatensatz und die zugehörigen Ansprechpartner Gesperrt nach DSGVO angezeigt
- Kontaktdaten wie Telefon, Fax, E-Mail, Kunden-Auskunftsdaten, Bankverbindungen und die Historiedaten zur Adresse komplett gelöscht ohne Wiederherstellmöglichkeit (kein Zugang mehr verfügbar über Schaltfläche Historie bzw. Stammdaten / Historie).
Prüfung vor dem Sperren:
Um Kunden-Stammdaten zu sperren, wird vom Programm geprüft, ob laufende Belege (Angebote, nicht stornierte Bestellungen, Wartungsverträge, Lieferscheine etc.) und offene Rechnungen/Gutschriften vorliegen, bei Lieferanten-Stammdaten Anfragen, nicht stornierte Bestellungen und offene Rechnungen/Gutschriften. Ist das der Fall, erhalten Sie die Meldung
'W1829: Laufende Belege vorhanden, Sperren nicht möglich !'
Ein Verschlüsseln ist in diesem Fall nicht möglich. Laufende Belege sind vor dem Sperren zu löschen, offene Posten müssen ausgebucht sein. Bereits ausgelieferte Ware muss vorher abgerechnet werden.
Beim Sperren von Stammdaten eines Kunden/Lieferanten wird die Liste der zu diesem Zeitpunkt gespeicherten Belege mitprotokolliert (die Daten werden als XML-Datei in Tabelle protdsgvo, Feld dsvxmlcrypt gespeichert).
Achtung: Erfolgt das Sperren nicht über die Stammdaten Kunden bzw. Lieferanten, sondern über Stammdaten Adressen, werden die oben genannten Daten nicht geprüft!
Beim Sperren über Stammdaten Adressen wird nur geprüft, ob die Adresse verwendet wird (Daten über Schaltfläche Referenzen vorhanden; z.B. Adresse eines Kunden). Ist das der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Ein Sperren ist auch bei vorliegenden Referenzen möglich:
'W1873: Referenzen vorhanden ! Sperre erfolgt für alle Stammdaten, die diese Adresse verwenden. Weiter?'
Bevor Sie über diesen Weg Adressen sperren, prüfen Sie die Kunden/Lieferanten, in denen diese Adresse verwendet wird: es dürfen keine laufenden Belege oder offene Posten vorliegen.
Für das Protokoll sind hier die folgenden Angaben zu erfassen:
Bearbeiter
Nummer des Bearbeiters, der aktuelle Bearbeiter wird voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Tabelle Bearbeiter.
Mitgeteilt per; am
Im Listenfeld ist die Quelle auszuwählen, über die Sie die Aufforderung zum Sperren erhalten haben, im folgenden Feld ist das Datum einzutragen. Die Felder stehen nicht zur Verfügung beim Sperren von Kunden über die Funktion Stammdaten / CRM / Stapelarbeit - Kunden.
Begründung:
Im Textfeld ist die Begründung für das Sperren der Daten anzugeben.
Achtung: Geben Sie hier keine Namen oder Kontaktdaten an!
Über die Schaltfläche Sperren erfolgt das Sperren/Verschlüsseln der Daten wie oben beschrieben. Die Protokolldaten können über Stammdaten / Adressen / DSGVO Protokoll aufgerufen werden.
Siehe: