Achtung: Setzen Sie sowohl mention® Finance als auch mention® Warenwirtschaft ein, erstellen Sie alle Mahnungen entweder hier oder in der Warenwirtschaft (einschließlich Druckwiederholung).
Über den Menüpunkt Offene Posten / Debitoren / Mahnungen können Sie für alle überfälligen Forderungen Mahnungen drucken. Berücksichtigung finden dabei die auf der Registerkarte Import/Mahnwesen unter Voreinstellungen / Allgemeines angegebenen Toleranztage, Mahngebühren und Fristsetzungen für den Zahlungseingang. Gemäß Ihrer Voreinstellung wird der Debitor entweder mit dem Saldo seiner fälligen offenen Posten und aller seiner Zahlungen angemahnt oder er erhält Mahnungen je offenen Posten. Optional können Gutschriften sofort angemahnt werden.
Hinweis: Prüfen Sie vor der Erstellung von Kontoauszügen und Mahnungen, dass für alle Zahlungen und Rechnungen die Buchungsverarbeitung abgeschlossen ist.
Mit Betätigen der Schaltfläche Suchen im Fenster Mahnungen/ Kontoauszüge Debitoren drucken durchsucht mention® Finance entsprechend der Suchbegriffe nach anzumahnenden offenen Posten. Belege mit ausgewählter Zahlungsbedingung können vom Mahnlauf ausgeschlossen werden (siehe Tabelle Zahlungsbedingungen). Angezeigt wird pro Debitor und Rechnungsanschrift (RA) der fällige Gesamtbetrag in Mandantenwährung. Wurde auf der Registerkarte Buchhaltung unter Voreinstellungen / Allgemeines die Option 'Mahnungen: Für jede Mahnstufe eigene Mahnung drucken' aktiviert, wird zusätzlich auch pro Mahnstufe sortiert. Die Kennzeichnung der Mahnstufe erfolgt in der Spalte MS. Nach Aktivierung der Option Belege anzeigen werden in der 2. Tabelle die dazugehörigen Belege (in Belegwährung) angezeigt. In der Spalte M sind alle aufgeführten Konten automatisch für den Druck von Mahnungen/Kontoauszügen aktiviert. Durch Deaktivieren können einzelne Konten (mit allen dazugehörigen Belegen) oder einzelne Belege (in der unteren Tabelle) aus dem Druck ausgenommen werden, ohne eine Mahnsperre zu setzen.
Einstellungen zum Ausdruck
Der Ausdruck von Mahnungen oder Kontoauszügen erfolgt entsprechend der für jeden Debitor in den Stammdaten (Registerkarte Weitere Daten) getroffenen Einstellungen. Für Debitoren, bei denen Sie dort im Feld Mahnung die Option 'Kontoauszug' angewählt haben, kann ein Kontoauszug gedruckt werden. Wurde im Feld ab Mahnstufe z. B. eine 2 angegeben, erfolgt für diesen Debitor hier der Mahndruck erst ab 2. Mahnstufe.
Auf der Mahnung wird der anzumahnende Gesamtbetrag in Mandantenwährung ausgewiesen. Sind alle anzumahnenden Posten in einer Fremdwährung, wird zusätzlich die Summe in Belegwährung ausgewiesen. Für den Druck des Datums, bis zu dem Zahlungen bereits bei Ihnen gebucht wurden, kann in den Belegtexten für Mahnungen und Kontoauszüge (MA1-MA4, KON) die Variable ZZ.ZZ.ZZZZ als Platzhalter verwendet werden. Geben Sie dann hier im Feld Zahlungen berücksichtigt bis zum das entsprechende Datum an (voreingestellt ist das Tagesdatum). Sind Debitoren mit einer abweichenden Sprachzuordnung vorhanden, müssen die Belegtexte auch für diese Sprachen hinterlegt sein.
Eine Anpassung der Formulare ist in mention® Formular möglich. Dort steht für den Druck, zum Faxen und für den Versand per Mail als PDF je ein Standardformular, jeweils separat auch für Factoring, zur Verfügung, dass Sie für eigene Anpassungen kopieren können. Für Debitoren, denen eine abweichende Sprache zugeordnet ist, können fremdsprachige Mahnungen gedruckt werden (siehe Wörterbuch und Belegtexte im Menü Voreinstellungen).
Druckreihenfolge
Nach Betätigung der Schaltfläche Drucken erfolgt der Druck auf dem für Mahnungen/Kontoauszüge angegebenen Drucker. Mahnungen und Kontoauszüge können sortiert nach dem Namen (Feld Name 2) oder der PLZ ausgedruckt werden. Dazu ist vor dem Betätigen der Schaltfläche Drucken die Spalte Name oder die Spalte Ort anzuklicken. Wird nach anderen Spalten sortiert, erfolgt der Druck immer sortiert nach der Kontonummer.
Kategorie
Mit der Angabe einer Kategorie kann die Anzeige der anzumahnenden Debitoren auf diese Debitorenkategorie eingegrenzt werden. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Kategorien Debitoren.
Konto ... bis ...
Über die Angabe einer Debitorenkontonummer (in beide Felder) oder einem Nummernbereich von-bis wird die Suche auf einen Debitor bzw. die Debitoren im angegebenen Bereich eingegrenzt. Über die Auswahl-Schaltflächen öffnet sich das Fenster Suchen Konten zur Suche nach Debitoren.
Druckwiederholung
Zur Druckwiederholung geben Sie im Feld Druckwiederholung das Datum des Tages ein, für den eine Druckwiederholung der Mahnungen erfolgen soll (siehe auch nach letzter Stufe weiter mahnen). Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche Suchen zur Anzeige der aktuellen Liste.
nach letzter Stufe weiter mahnen
Die Option ist bereits voreingestellt, soweit sie unter Voreinstellungen / Allgemeines auf der Registerkarte Buchhaltung aktiviert ist. Damit können offene Posten nach der bei Ihnen festgelegten höchsten Mahnstufe weiter angemahnt werden. Es wird für diese eine Mahnung zur letzten Mahnstufe mit dem aktuellen Datum gedruckt. In den OP-Daten bleibt aber das ursprüngliche Druckdatum gespeichert. Soll die ursprüngliche Mahnung noch einmal ausgedruckt werden, verwenden Sie die Funktion Druckwiederholung.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Exportieren
der Daten in eine Text-, Excel-, DBF-, XML-, TXS- oder TXP-Datei.
Verzugszinsen
Die Schaltfläche steht nur mit aktivierter Berechnung von Verzugszinsen zur Verfügung. Sie öffnet das Fenster Verzugszinsen, in dem Sie die Ermittlung der Verzugszinsen für den Debitor einsehen können.
Vorschlagsliste
Vor dem Mahndruck kann über diese Schaltfläche die Vorschlagsliste Mahnungen gedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt gemäß Anzeige (mit oder ohne Belege). In der Spalte M für den Mahndruck markierte Belege (bei Anzeige der Belege) bzw. Debitoren (ohne Anzeige der Belege) sind im Ausdruck mit M gekennzeichnet.
Mahnsperre
Sie können offene Posten aus dem Mahnvorgang ausschließen, indem Sie über diese Schaltfläche ein OP-Kennzeichen setzen (siehe Tabelle OP-Kennzeichen). Markieren Sie zuvor die Belege in der unteren Belegliste in Spalte SP. Zum Deaktivieren wird die Schaltfläche nochmals betätigt. Sie erhalten die Sicherheitsabfrage Mahnsperre deaktivieren?
OP-Übersicht
öffnet das Fenster Übersicht offene Posten Debitoren.
Kontoblatt
öffnet das Kontoblatt des markierten Kontos.
Konto
öffnet die Stammdaten des markierten Kontos.
Suchen
löst die Suche nach den gewünschten Suchkriterien aus.
Ende
schließt das Fenster.
OP-Daten
Die Schaltfläche ist erst nach Aktivierung der Option Belege anzeigen aktiv. Sie öffnet das Fenster Offene Posten zur Anzeige und Änderung der OP-Daten zum gewählten Beleg. Wird das Datum für eine bereits gedruckte Mahnung oder einen Kontoauszug gelöscht, ist ein erneuter Druck möglich. Bei aktivierter Voreinstellung Mahnung pro offenen Posten (Registerkarte Buchhaltung unter Voreinstellungen / Allgemeines) können die Mahnstufen hier nicht zurückgesetzt werden.
Für den Versand von Mahnungen/Kontoauszügen per E-Mail oder Fax werden die E-Mail-Adresse bzw. Faxnummer des in den Stammdaten des Debitors (bei einer abweichenden Rechnungsanschrift in den Stammdaten dieser Adresse) für Mahnung/Kontoauszug markierten Ansprechpartners verwendet (Registerkarte Ansprechpartner, Listenfeld Mahnung/Kontoauszug mit der Auswahl: Keine Angabe, Drucken/Versenden, E-Mail, Fax, Drucken). Fehlt die Kennzeichnung eines Ansprechpartners, werden die Daten des Hauptansprechpartners verwendet.
Hinweis: Fehlen E-Mail-Adresse oder Faxnummer zum Ansprechpartner (siehe Spalten Fax-Nr. und E-Mail), ist ein Versand per E-Mail oder Fax nicht möglich.
Markieren
Über die Schaltfläche können Sie für Druck bzw. Versand der Mahnungen die offenen Posten in Spalte M markieren bzw. die Markierung entfernen. Zur Auswahl stehen: alle, keine, Ansprechpartner:E-Mail, Ansprechpartner:Fax, Ansprechpartner:Drucken, nicht gedruckte/gesendete, Kontoauszug, MS 1-4 (Mahnstufe).
Für den Versand der Mahnungen per E-Mail wählen Sie aus dem Listenfeld die gewünschte Art: TXT im Nachrichtenfeld (E-Mail-Text), TXT als Anhang (Textdatei), PDF mit PDF-Druckertreiber oder PDF mit PDFmail-Treiber (jeweils als PDF im Anhang). Zum Versand als PDF-Datei muss zusätzlich zum E-Mail-Client ein entsprechender PDF-Druckertreiber oder PDF-Mail-Druckertreiber am Arbeitsplatz installiert sein (siehe Arbeitsplatz / Druckeransteuerung). Unter Voreinstellungen / Belegtexte kann abweichender E-Mail-Betreff-Text MBE festgelegt werden (Standard: Mahnung/[Debitorennummer]).
Mit Betätigen der Schaltfläche werden die Mahnungen automatisch für die in Spalte M markierten Konten/Belege versandt, soweit nicht die Option Vorschau aktiv ist.
Rechnungskopien versenden
Beim E-Mail-Versand mit PDF-Druckertreiber können Sie dem Kunden die zugehörigen Rechnungskopien mit versenden. Voraussetzung ist eine feste Verknüpfung zum Warenwirtschafts-Mandanten (Mandantenstamm, Registerkarte Import/Export) mit aktivierter Option Debitoren: Export Mahnstufen/-sperre. Die Belege müssen aktuell in der Warenwirtschaft noch offen sein. Im mention-Programmverzeichnis muss die Datei dsbeldr.exe vorliegen.
Faxen
Mit Betätigen der Schaltfläche werden die Mahnungen automatisch für die in Spalte M markierten Konten/Belege versandt. Die Einstellungen zum Faxprogramm nehmen Sie unter Arbeitsplatz / Druckeransteuerung und auf der Registerkarte Fax unter Voreinstellungen / Allgemeines vor.
Druck der Mahnungen/Kontoauszüge (entsprechend der Voreinstellungen) auf dem für Mahnung/Kontoauszug hinterlegten Drucker. Der anzumahnende Gesamtbetrag wird in Mandantenwährung ausgewiesen. Sind alle anzumahnenden Posten in einer Fremdwährung, wird zusätzlich die Summe in Belegwährung ausgewiesen.
Siehe auch: