Für die Übergabedateien an DATEV nehmen Sie hier folgende Einstellungen vor. Für die Ausgabe (siehe Das Fenster mention DATEV-Schnittstelle (ab V2024) benötigt der Benutzer die entsprechenden DATEV-Berechtigungen zum Export, ggf. Exportwiederholung, ab V2025 zur Übergabe der Umsatzbelege zusätzlich für Rechnungen/Gutschriften Debitoren bzw. Rechnungen/Gutschriften Kreditoren.
Rechnungen/Gutschriften
Debitoren; Kreditoren
Aktivieren Sie die Optionen zur Übergabe von Rechnungen und Gutschriften für Debitoren und/oder Kreditoren. Für die Ausgabe benötigt der Benutzer die DATEV-Berechtigungen zum Exportfür Rechnungen/Gutschriften Debitoren bzw. Rechnungen/Gutschriften Kreditoren.
Belegnummer = Belegtyp + Belegnummer
Mit aktivierter Option wird zu den Rechnungs- bzw. Gutschriftsnummern das jeweilige Kürzel für den Belegtyp mit übergeben (Verkauf: F - Rechnung, G - Gutschrift, M - Werkstatt-Rechnung, N - Werkstatt-Gutschrift; Einkauf: R - Rechnung, G - Gutschrift). Das gilt nicht für die Übergabe der internen Belegnummer für Lieferanten-Rechnungen und -Gutschriften.
Gesamt/Kasse/Ziel
Für die Übergabe der in mention Warenwirtschaft erfassten Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften stehen zur Auswahl:
Gesamt (alle Rechnungen/Gutschriften)
Kasse (Rechnungen/Gutschriften ohne Fälligkeit)
Ziel (Rechnungen/Gutschriften mit Fälligkeit)
Gesamt, Kasse ausgebucht (alle Rechnungen/Gutschriften inkl. Übergabe der Zahlungen zu Kassenrechnungen mit Buchung Erlöse an Debitor und Debitor an Kasse)
Gesamt, Kassenrechn. ohne Debitor (alle Rechnungen/Gutschriften inkl. Übergabe der Zahlungen zu Kassenrechnungen mit Buchung Erlöse an Kasse).
Für die beiden letzten Auswahlmöglichkeiten ist im folgenden Feld das DATEV-Konto Kasse anzugeben.
Kassenkonto
Wählen Sie im vorstehenden Listenfeld 'Gesamt, Kasse ausgebucht' bzw. 'Gesamt, Kassenrechn. ohne Debitor', muss hier das DATEV-Kassenkonto zur gleichzeitigen Übergabe der Zahlungen zu Kassenrechnungen angegeben werden. Die Zahlungen werden auf dieses Konto gebucht, soweit nicht zur Zahlart in der Warenwirtschaft (Tabelle Kassen unter Voreinstellungen / Mandanten / Kasse / Kassen) ein abweichendes Konto hinterlegt ist.
Verrechnungskonto
Geben Sie ein Verrechnungskonto an, soweit Sie für die Ausgabe von Rechnungen/Gutschriften die Auswahl 'Gesamt, Kasse ausgebucht' im Listenfeld Gesamt/Kasse/Ziel bzw. zur Übergabe der Lieferanten-Rechnungen und -Gutschriften die Option Aufteilung mit Verrechn.Konto (Registerkarte
Kreditoren) verwenden.
Im ersten Fall wird das Verrechnungskonto für eventuelle Umbuchungen Kasse-Anzahlung/Gutschein/Gutschrift-Verrechnung übergeben.
Konto Ratenaufschlag
Bei Erfassung von VK-Rechnungen zur Ratenzahlung mit Aufschlag muss das Konto zur Buchung des Ratenaufschlags angegeben werden. Fehlt das Konto, können keine Kunden-Rechnungen/Gutschriften übertragen werden. Sie erhalten dann die Meldung 'W7845: Kein Konto Aufschlag Ratenzahlungen Debitoren angegeben! Keine Datenübergabe möglich! (OK)'.
DATEV-ZB in Belegfeld 2 übernehmen
Mit aktivierter Option wird für Ausgangsbelege in die Buchungsdatei im 'Belegfeld 2' die DATEV-Zahlungsbedingung zur im Verkaufsbeleg gespeicherten Zahlungsbedingung übergeben. In Tabelle Zahlungsbedingungen mention-DATEV (siehe Schaltfläche ZB: mention-DATEV) muss zu allen Einträgen die DATEV-ZB gespeichert sein. Bei deaktiver Option wird das Fälligkeitsdatum aus dem Beleg in das DATEV-Feld 'Belegfeld 2' übernommen.
Zahlungen
Aktivieren Sie die Option zur Übergabe von Zahlungen.
Geldkonto
Zur Übergabe von Zahlungen ist die DATEV-Kontonummer des Geldkontos anzugeben. Auf dieses Konto werden auch die OP-/Überzahlung-Verrechnungen gebucht. Für Zahlungen mit der Zahlart 'Bar' können Sie über die Schaltfläche Konten für Banken ein davon abweichendes Konto angeben (Zeile mit Bank-Nr. 0).
ohne Kasse Einlagen/Ausgaben
Aktivieren Sie diese Option, falls Sie die Kassenfunktion in der Warenwirtschaft nutzen und mit der Schnittstelle auch Kasse-Einlagen/Ausgaben übergeben.
nur mit Bemerk.
Wird hier ein Text angegeben, werden nur Zahlungen übergeben, bei denen dieser Text in mention Warenwirtschaft als Bemerkung für den Zahlungseingangsbeleg gespeichert wurde.
Kasse-Einlagen/Ausgaben
Wird in der Warenwirtschaft die Kassenfunktion genutzt, können mit aktivierter Option die dort unter Bearbeitung / Kasse / Einlage/Ausgabe erfassten Zahlungen übergeben werden (siehe Übergabe von Kassen-Einlagen/Ausgaben).
Konto Kasse Einlagen/Ausg.; Gegenkonto Einlagen/Ausg.
Für die Übergabe von Kassen-Einlagen und -Ausgaben muss hier je ein DATEV-Konto Kasse und ein Gegenkonto angegeben werden. Vorrang haben die Konten aus der Warenwirtschaft:
Konten je Zahlart (Tabelle Kassen in mention Warenwirtschaft) für Einnahmen, Anzahlungen und den Verkauf von Gutscheinen (ohne Aufteilung)
Gegenkonto für Abschöpfungen, Ausgaben und Einlagen ohne Debitorzuordnung sowie für den Verkauf von Gutscheinen: hinterlegt zum Buchungstext (Tabelle Buchungstexte in mention Warenwirtschaft)
Debitoren/Kreditoren
Über die Schnittstelle kann für Debitoren- und/oder Kreditorenkonten (Kunden/Lieferanten aus mention Warenwirtschaft) eine separate Stammdaten-Datei mit den Kontenbeschriftungen bei der Übergabe von Rechnungen/Gutschriften bzw. Zahlungen oder Kassen-Einlagen/Ausgaben erzeugt werden. Zur Auswahl stehen: Beide, Debitoren, Kreditoren. Die Auswahl wird auch für die Ausgabe Nur Stammdaten (Debitoren und Kreditoren) berücksichtigt. Für die Übergabe wird für Kunden auf das Feld Debitorenkonto (Kundenstamm, Registerkarte Weitere) und für Lieferanten auf das Feld Kreditorenkonto (Lieferantenstamm, Registerkarte Weitere) zugegriffen. Ist das Feld leer, werden die Kunden- bzw. die Lieferantennummer verwendet.
Filter
Standardmäßig (Auswahl keine Angabe) werden alle im Übergabezeitraum geänderten bzw. neu erfassten Stammdaten gemäß Auswahl im Listenfeld Debitoren/Kreditoren übergeben. Wählen Sie im Listenfeld nur Belegdebitoren/-Kreditoren, falls die Übergabe auf Stammdaten beschränkt werden soll, soweit für diese Belege übergeben werden. Bei der Ausgabe Nur Stammdaten (Debitoren und Kreditoren) bleibt der Filter unberücksichtigt.
Stammdaten-Ansprechpartner: mit Funktion Buchhaltung übergeben; Zahlungsavis-Adresse statt E-Mail
Mit aktivierter Option Stammdaten-Ansprechpartner: mit Funktion Buchhaltung übergeben werden mit den Stammdaten die Daten des ersten im Kunden/Lieferanten gespeicherten Ansprechpartners mit einer Funktion der Art 'Buchhaltung' übergeben, soweit vorhanden. Existiert kein Ansprechpartner mit dieser Funktion bzw. bei deaktiver Option werden die Daten des Hauptansprechpartners verwendet. In das DATEV-Feld 'E-Mail' wird zu diesem Ansprechpartner standardmäßig die Angabe aus dem mention-Feld E-Mail übertragen, mit aktivierter Option Zahlungsavis-Adresse statt E-Mail die Angabe aus dem Feld Zahlungsavis.
Stammdaten: LKZ mention statt ISO-Alpha-2-Code übergeben
Bei deaktiver Option wird für die Stammdaten-Übergabe von Debitoren und Kreditoren in das DATEV-Feld 'Land' gemäß DATEV-Anforderung der ISO-Alpha-2-Code zum Länderkennzeichen aus der Adresse verwendet (aus der in der Warenwirtschaft verwalteten Tabelle Länderkennzeichen; falls leer, das Länderkennzeichen aus der Adresse, für Adressen ohne Länderkennzeichen 'DE'). Diese abweichende Voreinstellung kann genutzt werden, wenn die Stammdaten-Dateien für Debitoren und Kreditoren in einem anderen Buchhaltungsprogramm eingelesen werden. Mit aktivierter Option wird ausschließlich das Länderkennzeichen der Adresse übernommen. Falls Inland-Adressen ohne Länderkennzeichen verwaltet werden, geben Sie das im Buchhaltungsprogramm benötigte Kennzeichen im folgenden Feld an.
Übergabe Zeichen, wenn leer
Kennzeichen für Adressen ohne Länderkennzeichen (max. 2-stellig)
Stammdaten: Keine Bankdaten exportieren
Standardmäßig werden mit der Stammdaten-Übergabe von Debitoren und/oder Kreditoren die Bankverbindungen von Registerkarte Banken mit übergeben (bis zu 10). Mit aktivierter Option entfällt die Übergabe.
Filter-Filiale
Standardmäßig werden alle Belege unabhängig der Filialzuordnung übergeben (Auswahl Alle Belege). Zum Ausschluss der Filialbelege wählen Sie im Listenfeld den Eintrag Ohne Filialzuordnung. Soll die Ausgabe nur auf Filialbelege beschränkt werden, wählen Sie den Eintrag Ausgewählte Filialen und markieren über die Auswahl-Schaltfläche im Fenster Filialen wählen die gewünschten Einträge. Die markierten Filialen werden hinter der Auswahl-Schaltfläche angezeigt.
Geschäftsbereich
Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Geschäftsbereich. Markieren Sie dort den gewünschten Eintrag, falls die Übergabe auf Kunden bzw. Lieferanten eines Geschäftsbereiches beschränkt werden soll. Ohne Zuordnung wird der in den Stammdaten der Kunden bzw. Lieferanten (Registerkarte Stammdaten) gespeicherte Geschäftsbereich nicht berücksichtigt, das heißt, Daten aller Kunden und Lieferanten übertragen.
Pfad für Ausgabedateien; Pfad editierbar
Der hier gespeicherte Pfad wird für Ausgabe voreingestellt. Er kann dort nur geändert werden, soweit hier die Option Pfad editierbar aktiviert ist.
Pfad für Belegtransfer
Mit Angabe des Pfades werden bei der Übergabe von Verkauf-Rechnungen/Gutschriften zusätzlich die Belege als PDF für die automatisierte Übernahme mit dem DATEV-Tool Belegtransfer abgelegt. Je Beleg wird eine zip-Datei gespeichert, sie enthält den PDF-Beleg und eine XML-Datei mit der Beleg-GUI, die im Buchungsstapel zum Beleg im DATEV-Feld 'Beleglink' übergeben wird.
Hinweis: Die Pfadangabe ist nur mit einer mention-Lizenz inkl. DATEV-Belege möglich.
Die Lizenzdatei inkl. DATEV-Belege muss vor Neustart der DATEV-Schnittstelle in der Warenwirtschaft (Voreinstellungen / Global / Datenpfade) importiert werden.
Die Belege müssen vor dem Export der Umsatzbelege bereits als PDF in der mention-Datenbank gespeichert sein. Nutzen Sie dazu die Verkauf-Voreinstellung, Registerkarte Drucken 2 'Rechnungen/Gutschriften: als PDF in DB speichern', an den entsprechenden Arbeitsplätzen muss in der mention-Druckeransteuerung der PDF-Druckertreiber eingerichtet sein. Für bereits vorhandene, noch nicht an DATEV übertragene Umsatzbelege kann das Speichern der PDF in der Verkauf-Stapelarbeit, Schaltfläche PDF speichern nachgeholt werden.
Schaltflächen
ZB: mention-DATEV
öffnet die Tabelle Zahlungsbedingungen mention-DATEV. Die Zuordnung der DATEV-Zahlungsbedingungen zu allen im Warenwirtschafts-Mandanten verwalteten Zahlungsbedingungen ist erforderlich, soweit Sie für die Ausgabe die Option DATEV-ZB in Belegfeld 2 übernehmen (Voreinstellungen, Registerkarte Ausgabe von) aktiviert haben.
Konten für Banken
Über die Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Konten für Banken zur Zuordnung der Sachkonten zu Ihren in mention Warenwirtschaft im Mandantenstamm hinterlegten Bankverbindungen zur Buchung von Zahlungen auf das jeweilige Bankkonto.
Für 'Barzahlungen' (Bank-Nr. 0) kann ein eigenes Sachkonto angegeben werden zur Buchung von Zahlungen mit der Zahlart 'Bar' (gilt kunden- und lieferantenseitig); andernfalls wird auf das in der Schnittstelle zu Zahlungen angegebene Geldkonto gebucht.
DATEV-Spalten Mapping
öffnet die Tabelle DATEV-Spalten Mapping.