Zur Übergabe von Rechnungen und Gutschriften muss im Fenster DATEV-Schnittstelle die Option Rechnungen/Gutschriften aktiviert sein.
Datum/Zeitraum
Für den zur Übergabe gewählten Zeitraum (Erfassungsdatum von-bis) werden Ausgangsbelege mit dem entsprechenden Belegdatum und Eingangsbelege mit dem entsprechenden Erfassungsdatum berücksichtigt. Als Buchungsdatum wird in beiden Fällen das Belegdatum bzw., soweit in der Verkaufsrechnung angegeben, das abweichende Rechnungsdatum (Registerkarte Detail) übergeben. Ein abweichendes Bezugsdatum für die Ermittlung der gültigen Konten hat darauf keinen Einfluss.
Belegnummer
Verkaufsbelege werden standardmäßig mit der Belegnummer, Einkaufsbelege mit der internen Belegnummer (optional mit der RG/GS-Nummer) in das DATEV-Feld 'Belegfeld 1' übergeben. Zur RG/GS-Nummer kann das Kürzel für den Belegtyp einbezogen werden (siehe Option Belegnummer = Belegtyp + Belegnummer). Die Angabe im 'Belegfeld 1' wird in DATEV als Schlüssel für den Ausgleich offener Posten verwendet.
Bei Erfassung von Vorkasse-Zahlungen können Verkaufsrechnungen davon abweichend bei aktivierter Voreinstellung mit Belegnummer und Kundenname (DATEV-Beleg-Nr. = mention-Urbeleg-Nr.) mit der Urbeleg-Nr. (Nummer der Bestellung) im 'Belegfeld 1' übergeben werden, die RG-Nummer wird dann inkl. Länderkennzeichen und Name 2 des Kunden im 'Buchungstext' übertragen.
Fremdwährungsbelege
Bei Belegen in Fremdwährung werden zusätzlich der zum Beleg gespeicherte Kurs und der Betrag in der Mandantenwährung Euro übergeben.
Zugriff auf die Erlös- und Wareneingangskonten
Soweit artikelbezogen übergeben wird (aktivierte Option Artikel bezogen), wird zuerst auf die zu den Artikeln, Ersatzteilen, Leistungen hinterlegten Erlös- bzw. Wareneingangskonten zum Steuersatz zugegriffen, falls leer, verkaufsseitig dann auf das zur 1. in den Stammdaten zugeordneten Artikelkategorie (für Kategorie, Kategorie 2 oder Kategorie 3 gemäß Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Funktionen, Listenfeld 'Export - Konten für Kategorien Artikel' in der Warenwirtschaft) gespeicherte Konto. Falls dort keine Konten gespeichert sind, werden die Kunden- bzw. Lieferantenkonten aus der Warenwirtschaft (für Kunden zunächst im Kundenstamm, wenn dort leer, zur Kundenkategorie) verwendet, andernfalls die aus der Schnittstelle. Wird nicht artikelbezogen übergeben (Option Artikel bezogen deaktiv), werden für Verkaufsbelege die in der Warenwirtschaft zu den Kunden hinterlegten Konten (wenn leer, zur Kundenkategorie), für Einkaufsbelege zuerst die in den Rechnungen/Gutschriften gespeicherten Wareneingangskonten und bei dort fehlenden Einträgen die zu den Lieferanten hinterlegten Konten verwendet. Sind in den Belegen bzw. Stammdaten keine Konten angegeben, werden die in der DATEV-Schnittstelle erfassten Konten verwendet.
Separate Buchung von Versand, Verpackung, Versicherung, Maut, Umweltpauschale
Beträge für Versand, Verpackung, Versicherung, Maut und Umweltpauschale werden nur auf separate Konten übergeben, soweit diese im WWS-Mandanten (Vorrang) bzw. in der DATEV-Schnittstelle angegeben sind. Andernfalls wird auf das jeweilige Erlös- bzw. Wareneingangskonto zum Steuersatz gebucht.
Gültigkeitsdatum zur Kontenermittlung
Das Gültigkeitsdatum wird anhand des Bezugsdatums im Beleg (Verkauf: abweichendes Datum auf Registerkarte Detail im Feld Termin, andernfalls das Belegdatum; Einkauf: abweichendes Datum mit aktivierter Option MwSt, andernfalls das Datum der Rechnung/Gutschrift) ermittelt. Ist zum abweichenden Bezugsdatum kein Konto hinterlegt, wird auf das gültige Konto zum Belegdatum zugegriffen (mit Hinweis im Protokoll, dass kein Konto zum Gültigkeitsdatum ermittelt werden konnte).
Steuerart
Die Übergabe der Erlöse erfolgt auf die Erlöskonten zur Steuerart gemäß dem im Verkaufsbeleg gespeicherten MwSt-Kennzeichen. Ist im Verkaufsbeleg eine Lieferanschrift gespeichert, wird gemäß dem MwSt-Kennzeichen zur Lieferanschrift gebucht. Ggf. ist manuell ein abweichendes MwSt-Kennzeichen im Verkaufsbeleg gesetzt worden.
Im Zusammenhang mit der Einführung des One-Stop-Shop-Verfahrens (OSS) ab Juli 2022 wurden mit der DATEV-Version 10 zusätzliche Felder für EU-Land und Steuersatz des Ursprungslandes bereitgestellt. Die Warenwirtschaft speichert in den entsprechenden Rechnungen/Gutschriften (Lieferungen an Kunden/Lieferadresse ohne Umsatzsteuer-ID = Privatperson, Beleg mit Versandart, keine Abholung) Fernverkauf-Zusatzdaten mit dem Ursprungsland, dem Bestimmungsland, der Mandanten-Umsatzsteuer-ID im Bestimmungsland und im Ursprungsland, auf die die DATEV-Schnittstelle zugreift. In den Verkaufsbelegen können diese Zusatzdaten auf Registerkarte Buchhaltung über Schaltfläche Fernverkauf eingesehen werden.
Hinweis: Bei Teilnahme am OSS-Verfahren können die fehlenden Fernverkauf-Zusatzdaten (z.B. RG/GS vor dem Update erfasst) vor der Übergabe an DATEV in der Warenwirtschaft über Menü Verkauf / Fernverkauf - Umsatz-Belege, Schaltfläche Auf OSS ändern, ergänzt werden. Vor dem Ändern muss in den Stammdaten des Mandanten im Fenster Umsatzsteuer-ID für die EU-Länder das OSS-Verfahren aktiviert sein und mention neu gestartet werden.
Für Lieferanten-RG/GS wird die Steuerart gemäß dem Steuerkennzeichen im Lieferantenstamm ermittelt (mit/ohne Steuer und Listenfeld zur Option Ohne MwSt). Die Steuersätze sind in der Warenwirtschaft zu den Artikeln (Stammdaten, Registerkarte Preise) bzw. für Versand, Verpackung, Versicherung, Mautgebühr und Umweltpauschale (Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Preise, Registerkarte Versand) festgelegt.
Für Lieferungen und Erwerb von Mobilfunkgeräten und integrierten Schaltkreisen im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens nach § 13b UStG sind separate Erlös- bzw. Wareneingangskonten zu hinterlegen (Steuerart 'Reverse-Charge'). Für die Übergabe von Einkaufs-RG/GS wird auf dieses Wareneingangskonto zugegriffen, wenn in der Warenwirtschaft im steuerfreien Beleg der Haken 'Steuerschuld beim Empfänger (RC)' gesetzt ist (ein im Lieferantenstamm zur Steuerart 'ohne Steuer' gespeichertes Konto hat Vorrang). Andernfalls bzw. bei gemischten Belegen sind die DATEV-Konten bereits in der RG/GS-Maske anzugeben.
Belegaufteilung
Werden Belegbeträge auf mehrere Konten aufgeteilt (pro Artikel bzw. je Steuersatz bzw. für Versand, Verpackung, Versicherung), wird der Beleg für die Übergabe in mehrere Buchungen mit Übernahme von Belegnummer, -datum und -text geteilt.
Verwendung eines Verrechnungskontos
Ein Verrechnungskonto zur Übergabe der Lieferanten-Rechnungen/Gutschriften, die auf verschiedene Wareneingangskonten aufgeteilt werden, darf nur genutzt werden, falls pro Beleg lediglich ein Steuersatz angesprochen wird. Die Steuerbuchung erfolgt bereits über das Verrechnungskonto (entweder Automatikkonto oder Übergabe des DATEV-Steuerschlüssels). Für die Ausgabe muss dann das Konto im Feld Verrechnungskonto (im Bereich Ausgabe von) angegeben werden.
Siehe:
Das Fenster mention DATEV-Schnittstelle
Übergabe von Kassen-Einlagen/Ausgaben