Zur Übergabe von Zahlungen muss in der Schnittstelle die Option Zahlungen aktiviert und das Geldkonto angegeben sein. Wurden Zahlungen zu mehreren Banken erfasst, ordnen Sie in der Tabelle Konten für Banken das jeweilige Sachkonto pro Bankverbindung zu. Ist zur Zahlung keine oder eine Bankverbindung ohne zugeordnetes Sachkonto gespeichert, wird das in der Schnittstelle angegebene Geldkonto verwendet.
Die Übergabedateien werden je Buchungsperiode und getrennt für Debitoren und Kreditoren erstellt.
Datum/Zeitraum
Zur Übergabe werden die Zahlungen berücksichtigt, die im angegebenen Zeitraum in der Warenwirtschaft unter Bearbeitung / Offene Posten / Zahlungseingang buchen bzw. Zahlungsausgang buchen erfasst oder über die Funktion Kontoauszüge einlesen als Zahlungseingänge/-ausgänge gebucht wurden. Als Buchungsdatum wird das Zahldatum in das DATEV-Feld 'Belegdatum' (Format TTMM) übergeben.
Belegnummer
Zahlungseingänge werden standardmäßig mit der Belegnummer der Rechnung/Gutschrift, Überzahlungen mit der Beleg-Nr. des Zahlungsbeleges in das DATEV-Feld 'Belegfeld 1' übergeben, Vorkassezahlungen mit der Belegnummer der Bestellung, soweit diese noch nicht als Rechnung gespeichert ist (siehe auch Buchungstext).
Für Zahlungsausgangsbelege können Sie optional die Interne Beleg-Nr. oder die Beleg-Nr. aus der zugeordneten Rechnung/Gutschrift verwenden (Standard: Nummer des Zahlungsbeleges). Zur Beleg-Nr. der RG/GS kann das Kürzel für den Belegtyp (R für Rechnung, G für Gutschrift vorangestellt werden (siehe Option Belegnummer = Belegtyp + Belegnummer in den Voreinstellungen).
Die Angabe im 'Belegfeld 1' wird in DATEV als Schlüssel für den Ausgleich offener Posten verwendet.
Buchungstext
Für Zahlungsein- und -ausgänge wird standardmäßig in das DATEV-Feld 'Buchungstext' die Bemerkung aus dem Zahlungsbeleg übergeben.
Werden Vorkasse-Zahlungen erfasst und nach dem Speichern der RG an DATEV übergeben, wird bei aktivierter Voreinstellung mit Belegnummer und Kundenname (DATEV-Beleg-Nr. = mention-Urbeleg-Nr.) für den Buchungstext stattdessen die Urbeleg-Nr. (Nummer der Bestellung) im 'Belegfeld 1' übergeben und im 'Buchungstext' die RG-Nummer sowie Länderkennzeichen und Name 2 des Kunden.
Fremdwährungszahlungen
Bei Zahlungen in Fremdwährung werden zusätzlich der zum Zahlungsbeleg gespeicherte Kurs und der Betrag mit der Mandantenwährung Euro (DATEV-Felder 'Kurs', 'Basis-Umsatz' und 'WKZ Basis Umsatz') übergeben. Auftretende Kursdifferenzen müssen manuell in DATEV gebucht werden.
Ausgleich/Skonto
Der bei der Buchung der Zahlung angegebene Ausgleichsbetrag wird als Skontobetrag (DATEV-Feld 'Skonto') übergeben. Mit Übergabe des DATEV-Steuerschlüssels (DATEV-Feld 'BU-Schlüssel') erfolgt die Steuerkorrektur in DATEV zum entsprechenden Steuersatz, andernfalls wird der Skontobetrag zum vollen Steuersatz gebucht.
Hinweis: Kassen-Zahlungen können mit den Kassenrechnungen (Auswahl 'Gesamt, Kasse ausgebucht' bzw. 'Gesamt, Kassenrechn. ohne Debitor' im Listenfeld Gesamt/Kasse/Ziel - siehe Übergabe von Rechnungen/Gutschriften) übergeben werden.
Falls Sie mit der Schnittstelle auch Kassen-Einlagen und -Ausgaben übertragen (siehe Übergabe von Kassen-Einlagen/Ausgaben), muss zur Übergabe von Zahlungen die Option ohne Kasse Einlagen/Ausgaben aktiviert werden.
Siehe:
Das Fenster mention DATEV-Schnittstelle (bis V2023)
Voreinstellungen ab V2024 u.a.: