Bei der Buchungserfassung werden, soweit die Sachkonten zum Buchen von Kostenart, Kostenstelle bzw. Kostenträger gekennzeichnet sind, die Kostenbuchungen mit erfasst.
Anlage der Stammdaten der Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger und des Ordnungsbegriffs
Ordnungsbegriff
Kostenarten,
Kostenstellen bzw.
Kostenträger.
Den Sachkonten, bei denen sich eine Kostenbuchung ergibt, muss auf der Registerkarte Stammdaten im Sachkontenstamm in den Feldern Kostenart, Kostenstelle und/oder Kostenträger 'Ja' zugeordnet sein
Bei aktiviertem Ordnungsbegriff Buchungen wird dieser entweder mit Sachkonten, Kostenarten, Kostenstellen oder Kostenträgern in den jeweiligen Stammdaten verknüpft (siehe Registerkarte Allgemeines unter Voreinstellungen / Allgemeines).
Erst unter diesen Voraussetzungen öffnet sich bei den entsprechenden Buchungen das Fenster Kosten zur Erfassung der Kostenbuchungen.
Mit aktivierter Funktion Kosten automatisch buchen (Registerkarte Buchungserfassung unter Voreinstellungen / Allgemeines) werden bei der Buchungserfassung Kosten automatisch gebucht, d. h. das Fenster Kosten öffnet sich nicht. Das setzt die Zuordnung der Kostenart, Kostenstelle, des Kostenträgers, des Ordnungsbegriffes Buchungen in den Stammdaten der Sachkonten voraus, soweit diese für die Kostenbuchung mit 'Ja' gekennzeichnet sind.
Beim artikelbezogenen Import aus mention ® Warenwirtschaft werden die in den Artikeln hinterlegten Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger importiert. Zur Kostenbuchung müssen die beim Import ermittelten Erlös- und Wareneinsatzkonten hier im Finance-Mandanten in den Stammdaten für die Kostenbuchung markiert sein (zu den Feldern Kostenart, Kostenstelle und Kostenträger muss Ja eingestellt sein). Sind bereits zum Sachkonto Kostenart, Kostenstelle bzw. Kostenträger hinterlegt, wird auf diese gebucht, soweit die Option Priorität für Kosten aus SA Artikel (Registerkarte Import/Mahnwesen unter Voreinstellungen / Allgemeines) nicht aktiv ist.
Die in den Stammdaten der Sachkonten getroffenen Zuordnungen werden hier als Vorschlag innerhalb der Buchungserfassung eingetragen.
[Ordnungsbegriff Buchungen]
Hier erscheint im Fenster die auf der Registerkarte Allgemeines unter Voreinstellungen / Allgemeines festgelegte Bezeichnung zum Ordnungsbegriff Buchungen. Ist beim zu buchenden Sachkonto in den Stammdaten unter 'Ordnungsbegriff' Ja eingestellt oder ein(e) gewählte Kostenart, Kostenstelle bzw. Kostenträger ist mit dem Ordnungsbegriff Buchungen verknüpft, ist hier der entsprechende Ordnungsbegriff auszuwählen. Ein im Sachkonto hinterlegter Ordnungsbegriff wird voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnen Sie das Fenster Suchen Ordnungsbegriff.
Kostenart
Voreingestellt ist die im Sachkontenstamm zugeordnete Kostenart. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnen Sie das Fenster Suchen Kostenarten.
Kostenstelle
Voreingestellt ist die im Sachkontenstamm zugeordnete Kostenstelle. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnen Sie das Fenster Suchen Kostenstellen.
Kostenträger
Voreingestellt ist die im Sachkontenstamm zugeordnete Kostenträger. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnen Sie das Fenster Suchen Kostenträger.
Betrag
Als Betrag wird grundsätzlich der Betrag aus der Buchung der Finanzbuchhaltung übernommen. Je nach Voreinstellung in der verwendeten Buchungsart können Sie über die Option Kosten Brutto wählen, ob die Aufteilung der Kosten vom Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer (Aktivierung der Option) oder vom Nettobetrag (Standard) erfolgt.
Der Betrag kann gesplittet werden (siehe Splittbuchungen). Soll ein Betrag z. B. auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden, gehen Sie folgendermaßen vor:
Eintrag der Kostenart (wenn aktiviert)
Eintrag der Kostenstelle (wenn aktiviert)
Eintrag des Kostenträgers (wenn aktiviert)
Änderung des bereits eingestellten Betrages aus der Finanzbuchhaltung in den für diese Kostenstelle zu buchenden Betrag
Änderung der Kostenstelle
Änderung des Betrages oder Ausgleich des verbleibenden Saldos. Der Saldo wird als Differenz unterhalb der Liste 'erfasste Buchungen' angezeigt.
Eine Buchung kann nur abgeschlossen werden, wenn der Saldo Null beträgt.
Die Auswertungen erhalten Sie im Menü Auswertungen .
Hinweis: Eine Kostenbuchung kann nachträglich im Journal geändert werden: über die Schaltfläche Kosten umbuchen (nur mit aktivierter Suche mit Kostenbuchungen ).