Nach Erfassung eines Zahlungseinganges oder eines Zahlungsausganges erhalten Sie eine Auswahlliste aller offenen Posten zum jeweiligen Konto. Für Vorkasse-Zahlungen und Anzahlungen zu Belegen aus der Warenwirtschaft öffnet sich das Fenster Offene Bestellungen.
In der Spalte Ausgleich wird der bereits erfasste (d. h. in noch nicht verarbeiteten Buchungsstapeln) Ausgleich des offenen Postens in der OP-Währung angezeigt. Soweit aktiviert (unter Voreinstellungen / Allgemeines auf der Registerkarte Buchungserfassung), wird zusätzlich die Spalte Offen-OP-Beleg mit dem noch offenen Betrag angezeigt. Mit aktivierter Option Kreditoren: Rechnungsbetrag positiv (ebd.) werden die Beträge von Kreditorenrechnungen hier positiv angezeigt.
Im unteren Teil des Fensters sind links die Angaben zur buchenden Zahlung übernommen: Belegdatum, Beleg-Nr. und Betrag.
Markieren Sie per Mausklick den offenen Posten, der durch die Zahlung ausgeglichen werden soll.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl über die Schaltfläche OP wählen. Im unteren Teil des Fensters werden folgende Angaben des gewählten offenen Postens angezeigt: der offene OP-Betrag mit Währung, die OP-Beleg-Nr., das Fälligkeitsdatum (Fällig Netto) und ggf. Skontofälligkeit (Skonto-% und Skontobetrag).
Über die Schaltfläche Buchung anzeigen kann die Buchung zu jedem offenen Posten angezeigt werden.
Im Feld OP-Betrag wird zunächst der Betrag des offenen Postens übernommen. Dieser ist mit dem tatsächlichen Zahlbetrag zu überschreiben, falls z. B. eine Zahlung unter Skontoabzug oder als Teilzahlung erfolgt. Bei Zahlungen zu Lastschrift-Belegen wird unabhängig von der in der Rechnung gespeicherten Skonto-Frist der Skontoabzug automatisch vorgeschlagen, soweit für Debitoren bzw. Kreditoren die Option Vorschlag Skonto - Zahlart Lastschrift: Skonto-Frist nicht berücksichtigen (Registerkarte Buchungserfassung unter Voreinstellungen / Allgemeines) aktiviert ist. Mit aktivierter Option Vorschlag Zahlbetrag, wenn < OP-Betrag (ebd.) wird nur der zuvor angegebene Zahlbetrag vorgeschlagen, wenn der OP-Betrag des ausgewählten offenen Postens größer ist.
Sollte eine Zahlung unter Skontoabzug erfolgt sein, wird der Differenzbetrag je nach Steuersatz in das Feld Skonto STS1 und/oder Skonto STS2 eingestellt. Die darunter stehenden Konten für die Ausbuchung werden aus der Tabelle Steuerschlüssel vorgeschlagen. Bei Aufteilungsbuchungen wird auf die ursprünglichen Buchungen zugegriffen (siehe Schaltfläche Buchung anzeigen).
Bei Teilzahlungen müssen Sie den automatisch vorgeschlagenen Ausbuchungsbetrag mit der Eingabe Null (0) überschreiben. Der Restbetrag wird danach weiterhin als offener Posten geführt. Betätigen Sie dazu die Schaltfläche OP speichern.
Beim Begleichen offener Posten in Fremdwährung erfolgt ggf. eine Kursabfrage zum Belegdatum. Im Feld Kursdifferenz wird die aufgrund wechselnder Kurse in Mandantenwährung entstandene Differenz zum Zahlbetrag automatisch errechnet. Soll der vorgeschlagene Betrag auf das Konto für die Kursdifferenzen gebucht werden, ist dieses im darunter liegenden Feld Konto (siehe Suche nach Konten) anzugeben.
Die Zuordnung des offenen Postens zur Zahlung übernehmen Sie über die Schaltfläche OP speichern, andernfalls brechen Sie die Zuordnung über die Schaltfläche Abbrechen ab.
Sollen mehrere offene Posten mit einer Zahlung ausgeglichen werden, wiederholen Sie den Vorgang. Die verbleibende Differenz wird unter dem Belegbetrag rot angezeigt.
Nach Ausgleich der Zahlsumme muss der Vorgang über die Schaltfläche Ende abgeschlossen werden. Über die Schaltfläche Abbrechen brechen Sie die Zuordnung ab.
Soll keine Zuordnung zu einem offenen Posten erfolgen, betätigen Sie sofort die Schaltfläche Ende. Sie erhalten das Fenster zur Neuanlage eines offenen Postens.
Hinweis: Bereits gebuchte Zahlungen können gegen die dazugehörigen Rechnungen bei der Offenen-Posten-Pflege im Fenster Debitoren OP-Übersicht bzw. Kreditoren OP-Übersicht ausgeglichen und damit als offene Posten gelöscht werden. Für Belege in Fremdwährung werden auch dort ggf. entstandene Kursdifferenzen gebucht.