In mention
® Finance können Anzahlungen zu Belegen aus der Warenwirtschaft gebucht werden. Voraussetzungen sind:
eine feste Verknüpfung von WWS- und Finance-Mandant (Stammdaten Mandanten, Registerkarte
Export bzw.
Import/Export) und
die Voreinstellung im Finance-Mandanten
Debitoren: Export Anzahlungs-/Vorkassebelege 'während Buchungsverarbeitung'
Zur Buchung der Anzahlung muss eine Buchungsart mit der Auswahl Vorkasse/Anzahlung Debitor (siehe Tabelle Buchungsarten ) verwendet werden.
Zur Zuordnung werden die im WWS-Mandanten gespeicherten offenen Anzahlungsbelege des Debitors angezeigt. Pro Konto-Buchung kann nur eine Bestellung zugeordnet werden. Während der Stapelverarbeitung wird die Anzahlung der zugeordneten Bestellung in der Warenwirtschaft übergeben.
Die Zahlungen sollten in Finance in der Belegwährung gebucht werden, da der Ausgleich in der Warenwirtschaft in Belegwährung erfolgt.
Nach dem Erzeugen der Rechnungen aus den Anzahlungsbelegen (Auftragsbestätigungen bzw. Proforma-Rechnungen) sind diese nach Finance zu importieren. Mit der Verarbeitung des Importstapels wird bei Anzahlungsbelegen die OP-Belegnummer (= Nummer der zur Anzahlung zugeordneten offenen Bestellung in der Warenwirtschaft) in die entsprechende Rechnungsnummer geändert (zur Zuordnung von Anzahlung und Rechnung in der OP-Übersicht).
Die Restzahlungen zu Anzahlungsbelegen in Fremdwährung sind wegen der für die Anzahlung nicht gebuchten Kursdifferenz ebenfalls ohne Kursdifferenz zu buchen. Löschen Sie dazu im Fenster zur OP-Zuordnung nach Auswahl der zugehörigen Rechnung den vorgeschlagenen Betrag für die Kursdifferenz und geben kein Konto an. Zum einfachen Ausgleich mit Kursdifferenzbuchung aktivieren Sie nach der Stapelverarbeitung in der OP-Übersicht Debitoren die Option Ausgleich in Belegwährung und betätigen die Schaltfläche Automatisch zum automatischen Markieren der Rechnungen und zugehörigen Zahlungen. Nach Betätigen der Schaltfläche Speichern wird die Kursdifferenz gebucht (nach Angabe des Kursdifferenzkontos) und die Belege werden als nicht offen gekennzeichnet. Alle gekennzeichneten Belege bekommen eine 'Nummer manueller Ausgleich', es wird eine gemeinsame Buchung Kursdifferenz für alle Belege erzeugt.
Zum periodengerechten Steuerausweis sind die Anzahlungen gegen das Sachkonto Anzahlungen zu buchen.
Anzahlungsbuchung #Bank (Geldtransit) an #Erhaltene Anzahlungen
an #MwSt Anzahlungen
Aufgrund der Buchungsart Vorkasse/Anzahlung Debitor öffnet sich das Fenster zur Zuordnung der offenen Bestellungen. Die Bestell- und Zahlungsdaten (Betrag, Währung, Datum, Belegnummer, Kundennummer aus der Warenwirtschaft) werden in der Tabelle Offene Anzahlungen (siehe Offene Anzahlungen) gespeichert.
Ist der Anzahlungsbetrag in der Warenwirtschaft nicht mehr offen, wird die Rechnung erstellt. Mit dem Import der Rechnungen erfolgt eine Prüfung, ob zu den Urbelegen der Rechnung Anzahlungen gebucht wurden. Ist das der Fall, werden automatisch folgende Umbuchungen erstellt:
Rechnung #Debitor an #Erlöse
an #MwSt Rechnung
Anzahlungsumbuchung #Erhaltene Anzahlungen an #Debitor
#MwSt Anzahlungen
Beim Verarbeiten des Importstapels werden die entsprechenden Anzahlungen als nicht mehr offen gekennzeichnet.