Zunächst können Sie im Fenster Übersicht offene Posten Debitoren über den Menüpunkt Offene Posten / Debitoren / OP-Übersicht die Suche nach Debitoren eingrenzen. Tragen Sie in den Feldern Konto ... bis ... die gewünschten Werte ein. Über die Auswahl-Schaltflächen kann nach Debitoren gesucht werden (siehe Suche nach Konten). Die Liste wird nach Betätigen der Schaltfläche Suchen angezeigt.
Sie erhalten die OP-Übersicht der gewählten Debitoren. Angezeigt werden Ihnen je Debitor alle zur jeweils gespeicherten OP-Beleg-Nummer zusammengefassten offenen Rechnungen, Gutschriften und zugeordneten Teilzahlungen sowie nicht zugeordnete Zahlungen. Die jeweiligen Detaildaten finden Sie in der unteren Belegliste.
Hinweis: Mit Voreinstellen eines Maximalbetrages für Rundungsdifferenzen pro OP (auf der Registerkarte Allgemeines unter Voreinstellungen / Allgemeines ) können bei der Buchungsverarbeitung Rechnungen und zugeordnete Zahlungen automatisch bei Differenzen (durch Rundungsdifferenzen oder falschen Zahlbetrag) bis zum hinterlegten Wert ausgeglichen werden.
Sortierung
Die Sortierung der Liste kann wahlweise nach Fälligkeit, Konto, Name oder Kategorie abgerufen werden. Eine neue Liste wird sofort nach Wahl der Sortierung angezeigt.
Kategorie
Zur Eingrenzung der Liste auf Debitoren einer Kategorie geben Sie hier die gewünschte Kategorie an. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Kategorien Debitoren. Dort können auch mehrere Kategorien als Suchbegriff ausgewählt werden. Die Funktion ist nur sinnvoll, falls zu den Debitoren jeweils nur eine Kategorie zugeordnet ist.
Konto ... bis ...
Sie können durch die Angabe entsprechender Konten OP-Übersichten für weitere Debitoren erstellen. Über die Auswahl-Schaltflächen ist es möglich, nach Konten zu suchen. Eine neue Liste kann nach Betätigung der Schaltfläche Suchen erstellt werden.
nur Factoring-Debitoren
Mit aktivierter Option werden nur Debitoren angezeigt, für die in den Stammdaten auf der Registerkarte Weitere Daten eine Factor-Nr. hinterlegt ist.
Die Übersicht der offenen Posten erfolgt in diesem Fenster in 2 Tabellen. Die Skalierbarkeit der Höhe ist mit der Maus über der Linie, die sich zwischen beiden Tabellen befindet, möglich. Folgende Angaben werden in diesen Tabellen angezeigt.
Konto
Debitorenkontonummer
Name
Debitorenname
Kategorie
Kategorie des Debitors
OP-Beleg-Nr.
OP-Belegnummer des offenen Postens
Anzahl
Anzahl der unter dieser Belegnummer geführten offenen Posten des Debitors. Die zugehörigen Detailinformationen erhalten Sie für den markierten Eintrag in der Belegliste.
min. Datum
minimales Belegdatum (siehe Belegliste)
min. Fällig
minimale, reale Fälligkeit (siehe Belegliste)
max. MS
maximale Mahnstufe (siehe Belegliste)
Betrag
Belegbetrag (in der gewählten Währung)
Zahlung
bisher gebuchter Zahlungseingang
Offen
Betrag, der zum Beleg noch offen ist
M
Durch Markierung einzelner Positionen können mehrere Belege zum Ausgleich ausgewählt werden (siehe auch Option Ausgleich in Belegwährung). In der oberen Liste werden die OP in rot angezeigt, soweit zugehörige Positionen in der unteren Liste in dieser Spalte markiert sind.
Beleg-Nr.
Belegnummer
Buchungstext
bei der Buchung erfasster Buchungstext
Datum
Belegdatum. Werden hier mehrere Belege zu einer OP-Beleg-Nr. angezeigt, wird in der oberen Liste das minimale Datum ausgewiesen.
Skonto
Skontofälligkeit
%
Skonto in Prozent
Fällig
reale Fälligkeit der Rechnung oder Gutschrift. Werden hier mehrere Belege zu einer OP-Beleg-Nr. angezeigt, wird in der oberen Liste das minimale Fälligkeitsdatum ausgewiesen.
ZB
Nummer der dem Beleg zugeordneten Zahlungsbedingung
MS
Mahnstufe. In der oberen Liste wird die maximale Mahnstufe zur OP-Beleg-Nr. angezeigt.
Wäh(rung)
Belegwährung
Betrag
Rechnungsbetrag (in Belegwährung)
Zahlung
bisher erfolgter Teilbetrag zum Rechnungsausgleich
Gedruckt
Betrag, für den bereits Zahlungsbelege gedruckt wurden
Kurs
Kursangabe bei Fremdwährungsbelegen
OP-Hinweis
Hinweistext (erste 200 Zeichen), der zum offenen Beleg gespeichert wurde. Über die Schaltfläche OP-Daten kann der vollständige Text eingesehen oder geändert werden.
Im unteren Bereich des Fensters finden Sie folgende Angaben in Mandantenwährung:
Ausgleich
Gesamtbetrags der zum Ausgleich markierten Rechnungen (über Spalte M): rot
Bei aktivierter Option Ausgleich in Belegwährung wird diese Summe in Belegwährung angezeigt.
Skontofällig
Gesamt-Zahlbetrag aller fälligen, noch skontoberechtigten Posten und mögliches Skonto: grün
Fällig
Gesamtbetrag fälliger Posten: blau
Nicht fällig
Gesamtbetrag aller nicht fälligen Forderungen: schwarz
Gesamt
Gesamtbetrag aller offenen Posten der gewählten Debitoren
Gesperrt
Summe der offenen Posten, für die eine Mahnsperre gesetzt wurde
Ausgleich in Belegwährung
Mit aktivierter Option können die in der unteren Tabelle in der Spalte M markierten offenen Posten in Belegwährung ausgebucht werden. Ein Ausgleich kann für alle Belege je Debitor und Währung erfolgen, die insgesamt 0,00 ergeben. Zum Ausbuchen betätigen Sie die Schaltfläche Speichern. Bei Buchung in Fremdwährung ist das Konto für Kursdifferenzbuchungen anzugeben. Kurs- oder Rundungsdifferenzen werden automatisch in Mandantenwährung gebucht. Die automatisch erzeugten Buchungen werden zum aktuellen Tagesdatum gespeichert.
Anzahlungen und Restzahlungen zu Belegen in Fremdwährung, die bei der OP-Zuordnung zunächst ohne Kursdifferenz gebucht werden, sowie die zugehörigen Rechnungen werden nach Aktivieren dieser Option über die Schaltfläche Automatisch automatisch markiert und können dann über die Schaltfläche Speichern einschließlich Kursdifferenz ausgebucht werden.
mit Ausgleich in WWS
Diese Option steht nur bei Verknüpfung mit einem WWS-Mandanten zur Verfügung und ist dann standardmäßig aktiv, um hier manuell ausgeglichene offene Posten auch in der Warenwirtschaft auszugleichen (nur mit Voreinstellung 'während Buchungsverarbeitung' für die Funktion Debitoren: Export von Zahlungseingängen im Mandantenstamm). Soll kein Ausgleich in der Warenwirtschaft erfolgen, deaktivieren Sie die Option.
Sammeldebitor
Mit aktivierter Option werden die offenen Posten von Debitoren mit hinterlegtem Sammeldebitor (Stammdaten, Registerkarte Weitere Daten) in der Liste unter der Kontonummer des Sammeldebitors zusammengefasst.
Spalte Name1, Name3
Mit aktivierter Option werden zusätzlich zum Namen 2 in der Spalte Name die Spalten Name1 und Name3 mit den weiteren Namensfeldern zum Debitor angezeigt.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Eurofactor
erzeugt für die aufgelisteten offenen Posten die Übergabedatei an Eurofactor. Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, soweit die Voreinstellungen für Eurofactor in der Warenwirtschaft im gleichen Mandanten (=identische Mandanten-Nr.) hinterlegt sind.
Belege
Bei offenen Posten, für die bereits Zahlungsbelege gedruckt wurden, erhält man über diese Schaltfläche Detailinformationen zum Beleg. Für alle anderen offenen Posten ist die Schaltfläche deaktiv.
Konto
öffnet die Stammdaten des markierten Kontos.
Kontoblatt
öffnet das Kontoblatt des markierten Kontos.
OP-Daten
Anzeige und mögliche Änderung der OP-Daten. Wird das angezeigte Datum für eine bereits gedruckte Mahnung oder einen Kontoauszug gelöscht, ist ein erneuter Druck möglich.
WWS-Daten
Mit fester Verknüpfung zwischen Finance- und WWS-Mandanten (siehe Registerkarte Import/Export unter Stammdaten / Mandanten) können für aus der Warenwirtschaft importierte Belege über diese Schaltfläche Daten von den Registerkarten Detail, Buchhaltung und Zusatztext Beleg angezeigt werden.
Automatisch; Rg mit GS ausgleichen
Über die Schaltfläche Automatisch können offene Belege abhängig von der Option Rg mit GS ausgleichen automatisch zum Ausgleich in Spalte M markiert werden:
- Rg mit GS ausgleichen ist deaktiv (Standard): Zahlungen und die dazugehörigen Rechnungen des Debitors, soweit der Saldo gleich Null ist
- Rg mit GS ausgleichen ist aktiv: Rechnungen mit Gutschriften des Debitors mit jeweils gleichem Belegbetrag für aus der Warenwirtschaft importierte Belege, zu denen keine Teilzahlungen gebucht sind
Offene Posten mit einer Zahlungsbedingung, die unter ZB von autom. Markieren zum Ausgleich in OP-Übersicht ausschliessen (Voreinstellungen / Allgemeines, Registerkarte Funktionen) angegeben ist, werden nicht berücksichtigt.
Über die Spalte M können Sie diesen Vorgang auch manuell durchführen. Der Ausgleichsbetrag muss jedoch immer gleich Null sein (Anzeige hinter dem Listenfeld Sortierung in rot). Für das Ausbuchen von Belegen in Fremdwährung aktivieren Sie vor dem Betätigen der Schaltfläche Automatisch die Option Ausgleich in Belegwährung.
Liste ohne Positionen drucken/export.
Mit aktivierter Option wird die Liste der offenen Posten ohne die zugehörigen Belegdaten ausgedruckt bzw. exportiert.
Druck einer Liste der offenen Posten gemäß der Option Liste ohne Positionen drucken/export.
Exportieren
Die Daten werden gemäß der Option Liste ohne Positionen drucken/export. in eine Text-, Excel-, DBF-, XML-, TXS- oder TXP-Datei exportiert.
Speichern
speichert den Ausgleich der markierten OP (siehe Automatisch) sowie Änderungen der OP-Daten.
Suchen
erzeugt eine neue Liste mit allen offenen Posten der Debitoren gemäß Suchbegriffen.
Ende
schließt das Fenster.