Zunächst können Sie im Fenster Übersicht offene Posten Kreditoren über den Menüpunkt Offene Posten / Kreditoren / OP-Übersicht die Suche nach Kreditoren eingrenzen. Tragen Sie in den Feldern Konto ... bis ... die gewünschten Werte ein. Über die Auswahl-Schaltflächen kann nach Kreditoren gesucht werden (siehe Suche nach Konten). Die Liste wird nach Betätigen der Schaltfläche Suchen angezeigt.
Hinweis: Mit Voreinstellen eines Maximalbetrages für Rundungsdifferenzen pro OP (auf der Registerkarte Allgemeines unter Voreinstellungen / Allgemeines) können bei der Buchungsverarbeitung Rechnungen und zugeordnete Zahlungen automatisch bei Differenzen (durch Rundungsdifferenzen oder falschen Zahlbetrag) bis zum hinterlegten Wert ausgeglichen werden.
Sortierung
Die Sortierung der Liste kann wahlweise nach Fälligkeit, Konto, Name oder Kategorie abgerufen werden. Eine neue Liste wird sofort nach Wahl der Sortierung angezeigt.
Kategorie
Zur Eingrenzung der Liste auf Kreditoren einer Kategorie geben Sie hier die gewünschte Kategorie an. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Kategorien Kreditoren. Dort können auch mehrere Kategorien als Suchbegriff ausgewählt werden. Die Funktion ist nur sinnvoll, falls zu den Kreditoren jeweils nur eine Kategorie zugeordnet ist.
Konto ... bis ...
Sie können durch die Angabe entsprechender Konten OP-Übersichten für einen einzelnen Kreditor oder für einen Nummernkreis von-bis erstellen. Über die Auswahl-Schaltflächen kann nach Konten gesucht werden. Eine neue Liste wird nach Betätigen der Schaltfläche Suchen erstellt.
Die Übersicht der offenen Posten erfolgt in diesem Fenster in 2 Tabellen. Die Skalierbarkeit der Höhe ist mit der Maus über der Linie, die sich zwischen beiden Tabellen befindet, möglich. Folgende Angaben werden in diesen Tabellen angezeigt.
Konto
Kreditorenkontonummer
Name
Kreditorenname
OP-Beleg-Nr.
Belegnummer des offenen Postens
Anzahl
Anzahl der unter dieser OP-Belegnummer geführten offenen Posten des Kreditors (siehe Belegliste)
min. Datum
minimales Belegdatum (siehe Belegliste)
min. Fällig
minimale, reale Fälligkeit (siehe Belegliste)
Betrag
Rechnungsbetrag in Mandantenwährung
Zahlung
bisher gebuchter Zahlungsausgang
Offen
Betrag, der zur Zahlung offen ist
M
Durch Markierung einzelner Positionen können mehrere Belege zum Ausgleich ausgewählt werden (siehe auch Option Ausgleich in Belegwährung). In der oberen Liste werden die OP in rot angezeigt, soweit zugehörige Positionen in der unteren Liste in dieser Spalte markiert sind.
Beleg-Nr.
Belegnummer
Buchungstext
zur Buchung erfasster Buchungstext
Datum
Belegdatum. Werden hier mehrere Belege zu einer OP-Beleg-Nr. angezeigt, wird in der oberen Liste das minimale Datum ausgewiesen.
Skonto
Skontofälligkeit
%
Skonto in Prozent
Fällig
reale Fälligkeit der Rechnung oder Gutschrift. Werden hier mehrere Belege zu einer OP-Beleg-Nr. angezeigt, wird in der oberen Liste das minimale Fälligkeitsdatum ausgewiesen.
ZB
Nummer der dem Beleg zugeordneten Zahlungsbedingung
MS
[ohne Funktion]
Wäh(rung)
Belegwährung
Betrag
Rechnungsbetrag (in Belegwährung)
Zahlung
bisher gezahlter Teilbetrag zum Rechnungsausgleich
Gedruckt
Bereits zum Buchen gedruckte Belege sind hier mit dem Druckdatum gekennzeichnet.
Kurs
Bei Fremdwährungsbelegen wird zur Information der zur Rechnung/Gutschrift gespeicherte Kurs angezeigt.
OP-Hinweis
Hinweistext (erste 200 Zeichen), der zum offenen Beleg gespeichert wurde. Über die Schaltfläche OP-Daten kann der vollständige Text eingesehen oder geändert werden.
Im unteren Bereich des Fensters finden Sie folgende Angaben in Mandantenwährung:
Ausgleich
Gesamtbetrag der zum Ausgleich markierten Rechnungen (über Spalte M): rot
Bei aktivierter Option Ausgleich in Belegwährung wird diese Summe in Belegwährung angezeigt.
Skontofällig
Gesamt-Zahlbetrag aller fälligen, noch skontoberechtigten Posten und mögliches Skonto: grün
Fällig
Gesamtbetrag fälliger Posten: blau
Nicht fällig
Gesamtbetrag aller nicht fälligen Verbindlichkeiten: schwarz
Gesamt
Gesamtbetrag aller offenen Posten der gewählten Kreditoren
Gesperrt
Summe der offenen Posten, für die eine Zahlsperre gesetzt wurde
Hinweis: Die Angaben beziehen sich dabei auf die reale Fälligkeit. Die unter Voreinstellungen / Allgemeines auf der Registerkarte Buchhaltung getroffenen Festlegungen zu Banklaufzeiten, Skontotoleranztagen und Zielüberschreitung werden bei der Anzeige der offenen Posten (farbliche Kennzeichnung) und dem automatischen Markieren zur Zahlung berücksichtigt.
Ausgleich in Belegwährung
Mit aktivierter Option können die in der 2. Tabelle in der Spalte M markierten offenen Posten in Belegwährung ausgebucht werden. Ein Ausgleich kann für alle Belege je Kreditor und Währung erfolgen, die insgesamt 0,00 ergeben. Zum Ausbuchen betätigen Sie die Schaltfläche Speichern. Bei Buchung in Fremdwährung ist das Konto für Kursdifferenzbuchungen anzugeben. Kurs- oder Rundungsdifferenzen werden automatisch in Mandantenwährung gebucht.
Achtung: Die automatisch erzeugten Buchungen werden zum aktuellen Tagesdatum gespeichert.
mit Ausgleich in WWS
Diese Option steht nur bei Verknüpfung mit einem WWS-Mandanten zur Verfügung und ist dann standardmäßig aktiv, um hier manuell ausgeglichene offene Posten auch in der Warenwirtschaft auszugleichen (nur mit Voreinstellung 'während Buchungsverarbeitung' für die Funktion Kreditoren: Export von Zahlungsausgängen im Mandantenstamm). Soll kein Ausgleich in der Warenwirtschaft erfolgen, deaktivieren Sie die Option.
Spalte Name1, Name3
Mit aktivierter Option werden zusätzlich zum Namen 2 in der Spalte Name die Spalten Name1 und Name3 mit den weiteren Namensfeldern zum Kreditor angezeigt.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Belege
Bei offenen Posten, für die bereits Zahlungsbelege gedruckt wurden, erhält man über diese Schaltfläche Detailinformationen zum Beleg.
Konto
öffnet die Stammdaten des markierten Kontos.
Kontoblatt
öffnet das Kontoblatt des markierten Kontos.
OP-Daten
Anzeige und Änderung der OP-Daten
WWS-Daten
Mit fester Verknüpfung zwischen Finance- und WWS-Mandanten (siehe Registerkarte Import/Export unter Stammdaten / Mandanten) können für aus der Warenwirtschaft importierte Lieferanten-Rechnungen/Gutschriften die dort erfassten Daten angezeigt werden.
Automatisch
Die Schaltfläche Automatisch bewirkt eine Gegenbuchung der Zahlungen gegen die dazugehörigen Rechnungen oder den Ausgleich einer offenen Rechnung mit einer Gutschrift (nur möglich, falls Saldo gleich Null). Die Positionen werden aus der Liste entfernt. Über die Spalte M können Sie diesen Vorgang auch manuell für Rechnungen und die dazugehörigen Zahlungen durchführen. Der Ausgleichsbetrag muss jedoch immer gleich Null sein.
Liste ohne Positionen drucken/export.
Mit aktivierter Option wird die Liste der offenen Posten ohne die zugehörigen Belegdaten ausgedruckt bzw. exportiert.
Druck einer Liste der offenen Posten analog der Bildschirmdarstellung
Exportieren
Die Daten werden in eine Text-, Excel-, DBF-, XML-, TXS- oder TXP-Datei exportiert.
Speichern
speichert den Ausgleich von Rechnungseingang und Zahlungsausgang oder von Rechnungseingang und Gutschrift (siehe Automatisch) sowie Änderungen der OP-Daten.
Suchen
erzeugt eine neue Liste mit allen offenen Posten der angegebenen Kreditoren
Ende
schließt das Fenster.