Im Suchmodus können Sie einen oder - mit zuvor aktivierter Option kombiniert - mehrere Suchbegriffe in aktive Felder eingeben oder die Suche über die Auswahl einer zugeordneten Infoauswertung im Listenfeld rechts oben starten.
Nummer
Diese Nummer kennzeichnet den Stammdatensatz eindeutig (numerisch, max. 9-stellig). Die Nummerierung legen Sie auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines fest (automatisch oder manuell). Für die automatische Nummerierung legen Sie den Ausgangswert auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Laufende Nummern fest. Eine spätere Änderung einer Nummer ist nicht möglich. Mit aktivierter Option Lieferanten über 'Nummer' suchen (Registerkarte Allgemein unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer) steht der Cursor beim Öffnen des Fensters in diesem Feld, sonst im Feld Name 2.
Adress-Nr.
Angezeigt wird die Nummer der Adresse (siehe Stammdaten Adressen). Bei Neuanlage eines Lieferanten wird entweder automatisch ein neuer Adress-Datensatz gespeichert oder Sie ordnen dem Lieferanten eine bereits bestehende Adresse über die Schaltfläche Adresse wählen zu (siehe unten).
Bearbeiter
Dem Stammdatensatz zugeordneter Bearbeiter. Bei Neuanlage wird automatisch der am Arbeitsplatz angemeldete Bearbeiter voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Bearbeiter.
Titel
Jedem Lieferanten können Sie hier einen Eintrag aus der Tabelle Anrede/Titel für die Übergabe der Anrede an Word zuordnen.
Kategorie
Jeder Lieferant muss mindestens einer Kategorie aus der Tabelle Kategorien Lieferanten zugeordnet werden. Die Zuordnung und Anzeige einer Kategorie erfolgt hier. Die Zuordnung und Anzeige mehrerer Kategorien erfolgt auf der Registerkarte Kategorien. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Kategorien Lieferanten.
Name 1
Vorname, ein Präfix zum Firmennamen o. Ä. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 60 Zeichen lang sein.
Name 2
Nachname oder der Firmenname. Ein Eintrag in die Stammdaten ist erforderlich und kann bis zu 60 Zeichen lang sein.
Name 3
Erweiterungen des Namens, etwa bei langen Firmennamen. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 60 Zeichen lang sein.
Strasse
Straße/Hausnummer oder Postfach (max. 60 Zeichen). Von der Briefanschrift abweichende Anschriften (Zahlung, Service) können auf der Registerkarte Anschriften hinterlegt werden. Über die nebenstehende Schaltfläche kann der voreingestellte Link zur Anzeige der Adresse im Standard-Internet-Browser aufgerufen werden.
Ort
Die Beschreibung des Ortes besteht aus drei Datenfeldern: dem Länderkennzeichen (nur Werte aus Tabelle Länderkennzeichen), der Postleitzahl und dem Namen des Ortes. Die Postleitzahl ist alphanumerisch und kann maximal 10 Zeichen aufnehmen. Bei Angabe einer Postleitzahl wird in der Tabelle PLZ nach dem zugehörigen Ortsnamen (max. 40 Zeichen) gesucht und dieser ggf. automatisch übernommen. Über die nebenstehende Schaltfläche kann der voreingestellte Link zur Anzeige der Route zum Lieferanten im Standard-Internet-Browser aufgerufen werden.
Land
Bei Angabe eines Länderkennzeichens (siehe Ort) wird das Land aus der Tabelle Länderkennzeichen übernommen und kann hier kann editiert werden. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 40 Zeichen lang sein.
Web-Seite
Hier können Sie die Web-Adresse des Lieferanten eintragen. Die nebenstehende Schaltfläche öffnet den Standard Internet-Browser mit der hier eingetragenen Adresse.
Hinweis
Hier können Sie einen Hinweis eingeben, der automatisch angezeigt wird, wenn dieser Lieferant im Einkauf geöffnet wird. Das Feld besitzt eine Länge von 60 Zeichen.
Geschäftsbereich
Über die Auswahl-Schaltfläche kann dem Lieferanten ein Eintrag aus der Tabelle Geschäftsbereiche zugeordnet werden. Das Feld kann zur Suche nach Kunden und für Auswertungszwecke verwendet werden.
Geodaten
Für Adressen innerhalb Deutschlands werden Breiten- und Längengrad über PLZ und Ort automatisch angezeigt, soweit ein Eintrag in der Tabelle Geodaten vorhanden ist. Über die Auswahl-Schaltfläche kann der gewünschte Eintrag ggf. verfeinert werden. Ort und Ortsteil des gewählten Eintrages werden übernommen. Über die nebenstehende Schaltfläche kann der voreingestellte Link zur Anzeige der Lage des Ortes/Ortsteils im Standard-Internet-Browser aufgerufen werden.
#tag
Im Eingabefeld können Sie zum aktuell geöffneten Lieferanten ein Schlagwort (Hashtag, bis 20 Zeichen) für die Schnellsuche speichern. Im Suchmodus werden die gespeicherten Hashtags für den Benutzer angezeigt und mit Klick darauf die so markierten Lieferanten aufgelistet bzw. der ermittelte Lieferant aufgerufen. Werden bei Eingabe des Hashtags ## vorangestellt (z.B. ##Messe), steht das Hashtag allen Benutzern zur Verfügung.
Eingabedatum
Datum der Erfassung des Stammdatensatzes
Letzte Bewegung
Datum der letzten Warenbewegung
Letzte Änderung
Datum der letzten Änderung der Lieferantenstammdaten
Warenlieferant
Diese Funktion ist bei Neuanlage eines Lieferanten-Stammdatensatzes automatisch aktiv. Wird sie deaktiviert, können keine WE-Belege erstellt und gebucht werden und der Lieferant kann in den Artikelstammdaten nicht als Lieferant gewählt werden. Dies ist z. B. für das Erfassen von Lieferanten sinnvoll, von denen nur Dienstleistungen bezogen werden, für die aber trotzdem Zahlungsausgänge erfasst werden.
nicht aktiv
Mit aktivierter Option wird der Lieferant im Einkauf standardmäßig nicht in der Suchliste angezeigt. Im Suchfenster ist zur Suche nach derart gekennzeichneten Lieferanten die Option zu aktivieren. Zum Lieferanten gespeicherte Belege können weiterhin bearbeitet werden.
kombiniert
Bei der Suche nach Datensätzen, die eine Kombination mehrerer Suchkriterien enthalten sollen, muss zuvor dieses Kontrollkästchen aktiviert werden. Eine kombinierte Suche wird über die Schaltfläche Suchen ausgelöst.
Hier werden die Daten zum Hauptansprechpartner geführt. Der Hauptansprechpartner hat in der Liste der Ansprechpartner (Registerkarte Ansprechpartner) die laufende Nummer 1.
Titel
Titel bzw. die Anrede des Ansprechpartners
Name 1
Vorname des Ansprechpartners
Name 2
Name des Ansprechpartners
Name 3
Zusatz zum Namen des Ansprechpartners
Funktion
Funktion (Aufgabenbereich) des Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Funktionen zur Übernahme eines Eintrags.
Telefon 1; Telefon 2; Mobiltelefon; Privat
Zum Ansprechpartner können bis zu vier Telefonnummern (zwei im Unternehmen, mobil und privat) hinterlegt werden. Mit Option Phone ist die Wahl der Telefonnummer über die nebenstehende Schaltfläche möglich.
Fax-Nr.
Fax-Nummer mit Fax-Durchwahl des Ansprechpartners
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Die nebenstehende Schaltfläche öffnet das festgelegte Mail-Programm zum Senden einer E-Mail.
Sperren nach DSGVO; Entschlüsseln nach DSGVO
Nach Aufruf des Lieferanten steht die Schaltfläche Sperren nach DSGVO bzw. für bereits gesperrte Lieferanten die Schaltfläche Entschlüsseln nach DSGVO zur Verfügung. Die Verwendung ist nur mit Zusatzmodul DSGVO und Berechtigung für die jeweilige Schaltfläche möglich. Über die Schaltfläche Sperren nach DSGVO öffnet sich das Fenster Notiz DSGVO zur Eingabe der Informationen für das DSGVO-Protokoll. Ein Sperren von Lieferantenstammdaten ist nicht möglich, soweit laufende Belege oder offene Rechnungen/Gutschriften vorhanden sind. Für gesperrte Lieferanten werden mit dem Entschlüsseln die Namen und die Adresse des Stammdatensatzes sowie die Namen der Ansprechpartner angezeigt. Ein Ändern/Speichern der Daten oder ein Druck von Belegen mit den ursprünglichen oder historischen Adressdaten ist nicht möglich.
Bei Anbindung an ELO kann über die Schaltfläche auf die zum Lieferanten hinterlegten Dokumente zugegriffen werden. Der Benutzer muss dazu in ELO angemeldet sein.
Adresse wählen
öffnet das Fenster Suchen Adressen zur Suche nach einem Adress-Stammdatensatz. Aus dem Suchergebnis kann eine Adresse übernommen und zum Lieferanten übernommen werden.
Hinweis: Zum Lieferanten wird nur die Nummer der Adresse gespeichert. Mit Änderungen in den Adress-Feldern werden diese in alle Kunden/Interessenten/Lieferanten/Mandanten sowie abweichenden Anschriften in Kunden/Lieferanten übernommen, denen diese Adresse zugeordnet ist.
Umsätze
öffnet das Fenster Umsätze zum Lieferanten.
Hersteller
öffnet die Tabelle Lieferanten/Hersteller mit der Zuordnung von Herstellern zum Lieferanten.
Export TANSS
Über die Schaltfläche erzeugen Sie eine XML-Datei mit den Daten des aktuellen Lieferanten, sie wird gespeichert in das voreingestellte Lieferanten: Exportverzeichnis ( Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Stammdaten 3).
Zugelassene Projekte
Über die Schaltfläche sind bei Verwendung des Projektpreis-Modells 1 die für den Lieferanten zugelassen Projekte zuzuordnen. Die Lieferantenstammdaten müssen sich dazu im Änderungsmodus befinden. Zur Übernahme der Änderungen sind anschließend die Stammdaten zu speichern.
ADV; DSE
Die Schaltflächen zum Speichern des jeweils aktuellen Datenschutzvertrages mit dem Lieferanten (ADV: Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung, DSE: Datenschutzerklärung) können nur mit Zusatzmodul DSGVO verwendet werden. Ist noch kein Dokument hinterlegt (die Schaltfläche wird rot umrandet), öffnet sich Windows-Explorer zur Auswahl der Datei (PDF, TIF, GIF, PNG oder BMP; Dateiname inkl. Endung max. 50 Zeichen). Speichern Sie anschließend die Lieferantenstammdaten zur Übernahme. Für das Dokument wird ein Datensatz in der Tabelle DOKUMENT und die Datei unabhängig von den Voreinstellungen als DOKIMAGES gespeichert. Die Dokumente erhalten automatisch die Dokumentenkategorie ADV bzw. DSE. Ist ein Dokument vorhanden, wird die Schaltfläche blau umrandet angezeigt.
Hinweis: In der Einkaufsmaske kann der zum Lieferanten hier erfasste Vertrag mit Klick auf ADV bzw. DSE geöffnet werden: bei vorhandenem Vertrag ist die Schrift blau (andernfalls rot).
Ein gespeichertes Dokument kann aus der Datenbank entfernt werden: aktivieren Sie dazu über das Kontextmenü die Schaltfläche Löschen. Die Meldung 'W0030: Eintrag löschen ?' ist mit Ja zu bestätigen. Zum Löschen aus den Tabellen DOKUMENT und DOKIMAGES sind anschließend die Änderungen an den Stammdaten zu speichern (Schaltfläche Speichern). Im Ursprungsverzeichnis wird die Datei damit nicht entfernt.
Suchen
startet eine Suche nach einem Datensatz anhand der angegebenen Suchbegriff.
[Link-Aufruf]
Soweit ein Link-Aufruf für Lieferanten-Stammdaten definiert ist (Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Links), stehen nach Aufruf des Lieferanten links unten die Schaltflächen zur Verfügung. Der Aufruf ist nur für berechtigte Benutzer möglich.