Mit dieser Funktion erfassen Sie den Wareneingang. Wareneingangsbelege werden stets in Mandantenwährung gespeichert. Für Positionen, die in Fremdwährung bestellt wurden, ist der Kurs zur Ermittlung des EK-Preises in Mandantenwährung als Vorschlagswert anzugeben. Bezugskosten bei Fremdwährungs-Lieferanten können auch in dieser Fremdwährung erfasst werden (gespeichert werden die Beträge gemäß aktuellem Kurs in Mandantenwährung).
Mit aktivierter Option WE aus Bestellung: ohne Bestellung zulassen (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf) können im Wareneingang Artikel erfasst werden, zu denen keine Einkaufsbestellung vorliegt.
Über die Funktion Bearbeitung / Wareneingang erfassen können die Lieferantenlieferungen mengenmäßig mit Seriennummern erfasst werden, ohne die Ware mit Beständen und Preisen sofort einzubuchen. Zum Verkauf steht die Ware erst nach Übernahme in einem Wareneingangsbeleg zur Verfügung. Hier kann die Anzeige per Voreinstellung WE aus Bestellung: nur Positionen mit Status 'E' (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf) auf die bereits im Fenster Wareneingang erfassen gespeicherten und an den Einkauf übergebenen Positionen eingegrenzt werden.
Achtung: Wareneingänge zu kundenbezogenen Direktlieferungen sind über Einkauf / Beleg / Neu / Wareneingang Direktlieferung zur erfassen.
Sie können die Artikel über die Suchfelder eingeben bzw. sofort auf die Registerkarte Lfd. Belege zu WE wechseln. Mit der Übernahme der Artikel von dieser Registerkarte werden Menge und Einzelpreis aus der Bestellung beim Lieferanten übernommen und sind ggf. zu korrigieren. Als Einkaufspreis wird der Lieferanten-EK (Feld EK-Preis) erfasst. Zusätzlich zum EK-Preis werden pro Position auch die Bezugskosten gespeichert. Der kalkulatorische EK-Preis beinhaltet - soweit die Umlage aktiviert - zusätzlich zum Lieferanten-EK auch die Kosten für Versand/Verpackung/Versicherung, interne Bezugskosten, Kosten für Zoll und Fracht/Handling, Aufschläge sowie EAR-Kosten (jeweils zur 1. Artikelkategorie festgelegt) und Lieferantenbonus (siehe Bezugskosten, Zoll und Fracht/Handling bzw. Aufschläge und Boni). Die Einzelbeträge der Auf- bzw. Abschläge werden jeweils mit 6 Nachkommastellen gespeichert (unabhängig von der Umlage). Ist zum Artikel für das Wareneingangslager ein Hersteller Rabatt hinterlegt (Stammdaten, Registerkarte Bestände), fließt dieser automatisch in den kalkulatischen Misch-EK-Preis als Abschlag ein. Für die Ermittlung des kalkulatorischen EK-Preises erfolgt die Rundung auf 2 Nachkommastellen erst nach der Summierung der umzulegenden Beträge.
In den EK-Preis rein fließen der Lieferanten-EK-Preis inkl. Versand, Verpackung, Versicherung, internen Bezugskosten, Zoll, Fracht/Handling, Belegrabatt, Abwertung abhängig von der Aktivierung in den Einkaufsvoreinstellungen (Registerkarte Funktionen im Bereich 'EK-Rein kalkulieren inklusive', Standard: nur Lieferanten-EK) ein.
Mit der Speicherung des Beleges wird auf der Grundlage des kalkulatorischen EK-Preises der Misch-EK der einzelnen Artikel für das entsprechende Lager neu berechnet (siehe Registerkarte Bestände ). Der Lieferanten- EK-Preis der letzten 4 Wareneingänge wird zum Lager gespeichert und als Letzter EK-Preis (1-4) in den Stammdaten auf der Registerkarte Bestände zum Lager angezeigt.
Wareneingänge aus Bestellung können optional mit Mehrwertsteuer erfasst werden. Aktivieren Sie dazu die Funktion WE aus Bestellung mit MwSt auf der Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf. Für Lieferanten, die in den Stammdaten für Einkäufe ohne Mehrwertsteuer gekennzeichnet sind, wird auch dann keine Mehrwertsteuer erfasst.
Ist nur ein Teil der bestellten Menge eingetroffen, verbleibt der Rest in der Bestellung (Lieferrückstand). Wird in der Teillieferung der aus der Bestellung vorgeschlagene EK-Preis geändert, wird (falls die Bestellung in Mandantenwährung erfasst wurde) der EK-Preis in der Restbestellung aktualisiert. Sind alle Artikel einer Bestellung als Wareneingänge gebucht, wird die Bestellung gelöscht. Sie können auch Mengen buchen, die größer sind als die bestellte Menge. mention fragt in diesem Fall jedoch zur Sicherheit, ob die Buchung korrekt ist.
Bei Übernahme eingetroffener Ware von der Registerkarte Lfd. Beleg zu WE wird das Lager aus der Bestellung übernommen.
Die eingetroffene Menge können Sie entweder in den WE-Bestand oder in die folgenden Bestände buchen:
Der normale Bestand steht nach dem Speichern des Beleges sofort zum Verkauf zur Verfügung.
Der reservierte Bestand steht nicht zum Verkauf zur Verfügung. Er wird verwendet, um Vorbestellungen auf diesen Artikel aufzulösen.
Der Bestand für Vorfakturierte wird nur zur Auflösung von Vorfakturierungen verwendet.
Der Bestand 2 wird für besondere Zwecke verwendet (im Verkauf nicht sichtbar).
Beim Buchen des Wareneingangs werden zur aktuellen Position im Listenfeld Bestände und Bedarf ausgewiesen. Normalerweise sollten Sie versuchen, Wareneingänge zunächst zur Erfüllung von Vorfakturierungen und Vorbestellungen zu verbuchen und die verbleibende Menge in den normalen Bestand buchen.
Über die Voreinstellung Wareneingangsmengen automatisch vorbestellt / vorfakturiert zuordnen (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf) wird die Zuordnung zu den Beständen automatisch vorgeschlagen. Zusätzlich wird dabei mit aktivierter Funktion Erfasste WE berücksichtigen (ebd.) die Bestandszuordnung in bereits gespeicherten Wareneingängen zur Position berücksichtigt.
Für kundenbezogene Bestellungen wird mit aktivierter Funktion Vorbestellte auflösen (ebd.) mit dem Speichern des Wareneinganges (Buchung in den reservierten Bestand oder in den Bestand Für Vorfakturierte) in den zugehörigen Kundenbelegen die Vorbestellung aufgelöst (siehe Vorbestellungen auflösen).
Auf der Registerkarte Detail können Versand- und interne Bezugskosten für den aktuellen Beleg erfasst werden. Diese werden mit aktivierter Option Bezugskosten aus Positionen (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf) aus der Bestellung übernommen. Sind zu den Artikeln in den Lieferantendaten Prozentsätze für Zoll und Fracht/Handling hinterlegt, werden die dafür anfallenden Gesamtkosten für alle im Beleg erfassten Artikel auf der Registerkarte Detail angezeigt. Ist die manuelle Erfassung von Zoll/Fracht aktiviert (ebd.), ist der Wert selbst einzutragen.
Pro Position aufgeschlüsselt werden auf der Registerkarte Positionen in der Spalte Bezugskosten die Gesamtbezugskosten für die Menge 1 ausgewiesen (Summe der Beträge für Versand, Verpackung, Versicherung, interne Bezugskosten, Zoll und Fracht/Handling). Die Aufteilung der Kosten für Versand, Verpackung, Versicherung und internen Bezugskosten erfolgt standardmäßig im Verhältnis der EK-Preise (Bezugskosten = (Menge x Einzelpreis / Netto Gesamt Beleg) x Kosten für Versand, Versicherung, Verpackung, int. Bezugskosten). Alternativ können die Kosten nach Gewicht oder Volumen verteilt werden. Voraussetzung ist die Verwaltung des Gewichts bzw. Volumens zu allen Artikeln/Ersatzteilen. Die ermittelten Einzelbeträge werden mit 6 Nachkommastellen pro Position zum Beleg gespeichert und können im Infosystem ausgewertet werden.
Eine Berücksichtigung dieser Kosten bei der Ermittlung des kalkulatorischen EK-Preises der Positionen und damit der Neuberechnung des kalkulatorischen Misch-EKs zum Artikel erfolgt nur mit Aktivierung der Optionen Umlegen Bezugskosten auf EK-Preise Positionen für Wareneingang Bestellung und EK-Preis mit Zoll/Fracht/Handling (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf).
Zur Position werden mit dem Beleg folgende Beträge (jeweils mit 6 Nachkommastellen) gespeichert und können über das Infosystem ausgewertet werden:
die zur ersten Artikelkategorie hinterlegten prozentualen Aufschläge (Aufschlag 1-3)
der Lieferantenbonus (zum Artikel in den Lieferantendaten gespeichert)
EAR-Kosten gemäß den in den Artikelkategorien hinterlegten Daten (EAR-Quote und EAR-Kosten je Tonne) für das EAR-Gewicht, soweit für den Lieferanten keine WEEE-Nr. (Registrierungsnummer gemäß Elektro- und Elektronikgerätegesetz: im Lieferantenstamm, Registerkarte Weitere) hinterlegt ist
Mit aktivierter Option WE aus Bestellung: EK-Preise mit Aufschlägen und Boni (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf) fließen die Beträge in den kalkulatorischen EK-Preis der Positionen und damit der Neuberechnung des kalkulatorischen Misch-EKs zum Artikel ein.
Zusatztexte zu den Positionen können mit Aktivierung der Option Wareneingang: Zusatztext Position aus Ursprungsbeleg übernehmen auf der Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf übernommen werden (siehe Registerkarte Detail Position ).
Die Lieferanten-Rechnung zum Wareneingang können Sie direkt nach dem Wareneingang Bestellung erfassen. Es öffnet sich - bei Berechtigung - automatisch das Fenster Rechnung/Gutschrift (Neu) (siehe Rechnung/Gutschrift ). Die Daten des zuvor gespeicherten Wareneingangsbeleges sind bereits voreingestellt (in der zum Lieferanten gespeicherten Währung). Wird die Rechnung später erfasst, wählen Sie nach Übernahme des Lieferanten in das Fenster Abwicklung Einkauf die Funktion Rechnung/Gutschrift im Menü Beleg / Neu.
Mit dem Speichern des Wareneinganges ist ein Ändern des Beleges nicht mehr möglich. Falsch erfasst oder fehlende Seriennummern können über Bearbeitung / Seriennummern / Suchen bzw. ... / Kunden storniert bzw. neu erfasst werden. Das Stornieren eines Wareneinganges sollte immer die Ausnahme bleiben. Dazu müssen die Artikel/Ersatzteile in den beim Wareneingang gebuchten Bestandsarten in den erforderlichen Mengen enthalten sein. Bei Bedarf muss der jeweilige Lager-Misch-EK korrigiert werden. Den Gesamtbeleg stornieren Sie über Einkauf / Beleg / Löschen/Stornieren. Eine einzelne Position wird über Einkauf / Position / Löschen aus dem Beleg entfernt. Bei Bedarf können die Positionen in eine neue Bestellung kopiert werden.