Diese Funktion öffnet das Fenster Rechnung/Gutschrift (Neu) zur Erfassung der Daten aus einer Rechnung oder Gutschrift, die Sie vom aktuell geöffneten Lieferanten erhalten haben. Lieferantenübergreifend öffnen Sie das Fenster über Einkauf / Rechnungen/Gutschrift. In diesem Fall muss zunächst der gewünschte Lieferant angegeben werden.
Das Fenster öffnet sich für berechtigte Bearbeiter ohne Rückfrage nach dem Speichern eines Wareneinganges, einer Belastungsanzeige oder dem Erledigen einer Rücksendung. Angaben aus dem Wareneingang sind dann bereits voreingestellt. Gutschriften zu Belastungsanzeigen können bei sofortiger Erfassung optional ohne Vorschau gespeichert werden (Registerkarte Funktionen 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf). Um das automatische Öffnen der Maske zu unterbinden, deaktivieren Sie die Optionen Wareneingang: Rechnung sofort erfassen (ebd., Registerkarte Funktionen 3) bzw. Belastungsanzeige/Erl. Rücksendung: Rechnung sofort erfassen (ebd., Registerkarte Funktionen 2).
Sind bereits Daten voreingestellt, sind diese mit der vorliegenden Rechnung/Gutschrift zu vergleichen und bei Bedarf zu ändern. Die Angaben müssen mit den Werten vom Lieferantenbeleg übereinstimmen.
Für eine bereits gespeicherte Rechnung/Gutschrift ist ein Ändern nicht mehr möglich (Ausnahme: nachträgliche Zuordnung weiterer Belege/Positionen im Feld Wareneingangs-Nr., siehe Schaltfläche Suchen, und der Angabe oder Änderung des Eintrages im Feld Text). Die Daten können Sie über die Schaltfläche Detail in den Fenstern Suchen Belege oder Gespeicherte Belege einsehen. Falsch erfasste Belege können nur über das Fenster Gespeicherte Belege storniert und anschließend neu erfasst werden, ggf. muss die Übergabe an die Buchhaltung geprüft werden.
In Finance können bei einer festen Verknüpfung zwischen Warenwirtschafts- und Finance-Mandanten Daten der Rechnung/Gutschrift zur zugehörigen Buchung jeweils über die Schaltfläche WWS-Daten im Kontoblatt zum Kreditor, in der OP-Liste und in den OP-Bewegungen angezeigt werden.
Bearbeiter
Bearbeiter, der die Belegerfassung durchführt
Eingabedatum
Angezeigt wird das Erfassungsdatum der Rechnung/Gutschrift. Dieses Datum wird für die Belegübernahme in die Buchhaltung (z.B. nach Finance oder mit der DATEV-Schnittstelle) berücksichtigt.
Filiale
Wird der Beleg von einem Benutzer mit Filialzuordnung erstellt, wird die Filiale automatisch übernommen.
Lieferant
Wurde das Fenster lieferantenübergreifend geöffnet, geben Sie hier den Lieferanten an. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Suchen Lieferanten.
Beleg-Nr.
Art (RG - Rechnung, GS - Gutschrift) und Nummer des Lieferantenbeleges (bis 20-stellig; ab Version V2020 bis 36-stellig; siehe auch Interne Beleg-Nr.). Per Voreinstellung kann die Erfassung von Rechnungen gleicher Nummer zu einem Lieferanten unterbunden werden (Registerkarte Funktionen 3 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf).
Hinweis: Zur Übergabe von Belegnummern mit mehr als 12 Zeichen an DATEV muss in der DATEV-Schnittstelle dsdatev.exe das Inputformat EXTF-CSV inkl. Haken 'Datev-Version >=7.1' verwendet werden.
Datum
Datum der Rechnung bzw. Gutschrift, wie auf dem Lieferantenbeleg angegeben. Unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf, Registerkarte Funktionen 3, kann je eine Anzahl von Tagen (- / +) hinterlegt werden, innerhalb derer das Belegdatum maximal vom aktuellen Erfassungsdatum abweichen darf.
MwSt
Für ein vom Belegdatum abweichendes Bezugsdatum für die Steuer aktivieren Sie die Option und geben das Datum im folgenden Feld an (z. B. für Rechnung in 2007 mit 16% Steuer zu einem Leistungsdatum aus 2006). Ist hier ein Datum angegeben, werden bei der Übergabe an die Finanzbuchhaltung die zu diesem Zeitpunkt gültigen Wareneinsatzkonten angesprochen.
Betrag
Bruttobetrag der Rechnung/Gutschrift. Belege mit einem Endbetrag von 0,00 können nur erfasst werden, soweit die Option Belegbetrag = 0 zulassen (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf) aktiviert ist (eine Übergabe an die Buchhaltung erfolgt nicht).
Differenz
Wird hier eine Differenz zwischen Gesamtbetrag und der Summe der Einzelbeträge angezeigt, kann der Beleg nicht gespeichert werden.
Steuerschuld beim Empfänger (RC)
Aktivieren Sie für steuerfreie Rechnungen gemäß $13 des Umsatzsteuergesetzes (Reverse-Charge-Verfahren beim Einkauf von Mobilfunkgeräten und integrierten Schaltkreisen) die Option, um beim Import nach Finance automatisch das in der Tabelle Konten für Import für diese Steuerart hinterlegte Wareneingangskonto (Eingangsbelege Kreditoren, Reverse-Charge) zu verwenden. Andernfalls bzw. bei gemischten Belegen sind die Konten hier zu erfassen (siehe Konten).
Bei der Erfassung der Rechnung wird der Hinweis RC-Artikel vorhanden angezeigt, falls im zugeordneten Wareneingangsbeleg RC-Positionen enthalten sind.
Hinweis: Zur Erfassung gemischter RCV-Rechnungen muss ein separater Steuersatz 0% (z.B. mit der Nummer 3) in der Tabelle MwSt-Sätze festgelegt werden (nur exklusiv möglich).
Währung
Belegwährung
Kurs
Für Fremdwährungsbelege Kurs der Belegwährung zum Euro am Rechnungsdatum (siehe Datum). Der Kurs wird gemäß der Einkauf-Voreinstellungen RG/GS: ohne Kursabfrage/-Speichern für FW und RG/GS in FW: Kurs aus Wareneingang übernehmen (Registerkarte Funktionen 3) voreingestellt bzw. aus der Kursabfrage übernommen.
Kreditorenkonto
Wird hier ein abweichendes Kreditorenkonto angeben, wird dieses beim Import in mention Finance verwendet. Es ergibt sich damit folgende Reihenfolge für die Ermittlung des Kreditorenkontos: Feld Kreditor aus der Rechnung > wenn leer, dann Kreditorenkonto aus Stammdaten Lieferanten von der Registerkarte Weitere > wenn leer, Lieferantennummer.
Versand, Verpackung. Versicherung
Auf dem Beleg aufgeführte Nettobeträge für Versand, Verpackung und Versicherung. Die in den Bruttobeträgen enthaltene Mehrwertsteuer ist zum entsprechenden Steuersatz unten einzutragen.
Netto 1, Steuersatz
Im Feld Netto 1 wird der Nettobetrag für den Warenwert laut Rechnung/Gutschrift angegeben. Der entsprechende MwSt-Satz wird aus dem Listenfeld (aus der Tabelle MwSt-Sätze unter Voreinstellungen / Global / Buchhaltung) zugeordnet. Der zu diesem Steuersatz auf dem Beleg (inkl. Versand, Verpackung, Versicherung) anfallende MwSt-Betrag wird in das folgende Feld eingetragen. Fallen Beträge für einen weiteren Steuersatz an, erfolgt deren Eintrag in das Feld Netto 2.
Netto 2, Steuersatz
Ist auf der Rechnung/Gutschrift ein Warenwert mit einem weiteren Steuersatz ausgewiesen, wird der entsprechende Nettobetrag im Feld Netto 2 angegeben. Der entsprechende MwSt-Satz wird aus dem Listenfeld (aus der Tabelle MwSt-Sätze unter Voreinstellungen / Global / Buchhaltung) zugeordnet. Der zu diesem Steuersatz auf dem Beleg (inkl. Versand, Verpackung, Versicherung) anfallende MwSt-Betrag wird in das folgende Feld eingetragen.
Achtung: Bei gesplitteten Lieferantenrechnungen (z.B. Steuersätze 19% und 0%) wird der ausgewählte Steuersatz zum Steuerbetrag 0,00 geprüft. Für die Erfassung solcher Rechnungen muss ein neuer Steuersatz (z.B. mit der Nummer 3) mit 0,00% angelegt werden ( Voreinstellungen / Global / Buchhaltung / MwSt-Sätze ).
Hinweis: Mit der aktivierten Funktion WE aus Bestellung mit MwSt (siehe Registerkarte Funktionen 3 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf ) werden die beim Wareneingang erfassten Beträge mit Mehrwertsteuer hier entsprechend voreingestellt.
Konten
Die zu den Feldern Versand, Verpackung, Versicherung, Netto 1 und Netto 2 angegebenen Konten werden an die Schnittstelle zu VARIAL übergeben und beim Export nach mention Finance übernommen. Erfolgt hier keine Angabe oder ist das entsprechende Konto in Finance im Mandanten nicht vorhanden, erfolgt der Zugriff auf Konten in der folgenden Reihenfolge: auf die im aktuellen Mandanten hinterlegten Konten für Versand, Verpackung und Versicherung (siehe Tabelle Konten für Export im Mandantenstamm) bzw. auf die zu den Lieferanten hinterlegten Wareneingangskonten; andernfalls auf die in mention Finance festgelegten Konten für Import (siehe mention Finance, Import von Buchungen). Bei der Übergabe am DATEV wird auf die zu Netto 1 und Netto 2 angegebenen Wareneingangskonten übergeben, soweit nicht artikelbezogen übergeben wird.
Text
Hier kann zur Information eine Notiz eingegeben werden. Der Text wird in den Fenstern Gespeicherte Belege und Suchen Belege in der Spalte Hinweis angezeigt.
Projekt
Projekt, das dem Beleg zugeordnet ist. Das Projekt kann über die Auswahl-Schaltfläche aus der Tabelle Projekte gewählt werden.
Storno; Bearbeiter
Ist die Rechnung/Gutschrift storniert worden, werden hier Datum, Nummer des Bearbeiters und die Bemerkung zum Storno in den Detaildaten angezeigt.
Skonto
Auf dem Beleg angegebene Skontobedingungen (Anzahl Tage ab Belegdatum bzw. Datum und Skonto-Prozentsatz). Beim Lieferanten erfasste Daten sind voreingestellt (siehe Registerkarte Weitere unter Stammdaten / Lieferanten) und sind bei abweichender Angabe im Lieferantenbeleg anzupassen.
Fällig Netto
Der Eintrag im Listenfeld und die Anzahl Tage werden aus dem Lieferantenstamm voreingestellt und sind bei abweichender Angabe im Lieferantenbeleg anzupassen. Für die Fälligkeit ist auswählbar: Tagesdatum, Lfd. Monat - letzter Tag, Folgemonat - erster Tag, Folgemonat - letzter Tag, 2. Monat - erster Tag, 2. Monat - letzter Tag, Folgemonat - der 15., 3. Monat - erster Tag, 4. Monat - erster Tag, 5. Monat - erster Tag. Zur Auswahl im Listenfeld wird die folgende Anzahl Tage hinzugerechnet, soweit größer 0. Das Fälligkeitsdatum wird anhand dieser Angaben und dem im Feld Datum angegebenen RG/GS-Datum automatisch ermittelt (siehe auch Skonto). Mit Auswahl 'Tagesdatum' und Anzahl Tage 0 wird kein Fälligkeitsdatum gespeichert und für die RG/GS kein offener Posten erzeugt.
Zahlsperre
Das Setzen einer Zahlsperre kann über die Auswahl eines Kennzeichens aus der Tabelle OP-Kennzeichen mit der Auswahl-Schaltfläche erfolgen. Für Lieferanten mit zugeordneter Zahlart Lastschrift wird das OP-Kennzeichen aus den Voreinstellungen Einkauf (Registerkarte Funktionen 3) vorgeschlagen.
Bank
Ihre Bankverbindung, über die die Rechnung beglichen werden soll. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Suchen Banken.
Zahlungsanschrift
Die hier angegebene Zahlungsanschrift wird für Zahlungsbelege übernommen (siehe Das Fenster Zahlkennzeichen im Kapitel Offene Posten). Über die Auswahl-Schaltfläche kann eine von der Hauptanschrift des Lieferanten abweichende Zahlungsanschrift (siehe Service-, Bestell- und Zahlungsanschriften des Lieferanten) zugeordnet werden. Voreingestellt ist die im Lieferantenstamm auf der Registerkarte Weitere hinterlegte Zahlungsanschrift.
Interne Beleg-Nr.
Hier kann eine interne Nummer für die Rechnung (max. 8-stellig, numerisch) eingetragen werden.
Hinweis: Bei Übergabe mit der mention DATEV-Schnittstelle wird diese Nummer standardmäßig als eindeutige Belegnummer übernommen.
Wareneingangs-Nr.
Beim automatischen Öffnen des Fensters Rechnung/Gutschrift (Neu) nach dem Speichern eines Wareneingangs ist die Nummer des Quellbeleges bereits voreingestellt. Bei nachträglicher Zuordnung wählen Sie zunächst die Belegart des Quellbeleges (WB - Wareneingang Bestellung, WR - Wareneingang Rücksendung, ER - Erledigte Rücksendung/Belastungsanzeige). Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Suchen WE-Belege (siehe Das Fenster Suchen WE-Belege). Den Zeitraum für die erste Suche nach WE-Belegen hinterlegen Sie auf der Registerkarte Funktionen 3 (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf). Zu einer Rechnung/Gutschrift können mehrere Quellbelege zugeordnet werden.
Mit aktivierter Option RG/GS: Pflichteingabe 'Wareneingangs-Nr.' (Registerkarte Funktionen 3 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf) kann die Lieferanten-Rechnung oder -Gutschrift nur mit Zuordnung eines WE-Beleges bzw. einer Erledigten Rücksendung gespeichert werden.
Zur direkten Zuordnung der entsprechenden WE-Positionen aktivieren Sie die Option RG/GS mit Positionen erfassen (Registerkarte Funktionen 3 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf). Öffnet sich die Erfassungsmaske nach dem Speichern eines Wareneinganges, sind die im Beleg erfassten Positionen automatisch zugeordnet. Bei Bedarf ändern Sie die Zuordnung im Fenster Suchen WE-Belege.
Betrag; Differenz
Zur Information werden der Gesamtbetrag der zugeordneten WE-Belege und die Differenz aus dieser Summe und dem Belegbetrag der Rechnung/Gutschrift angezeigt. Eine Differenz kann z. B. durch Versandkosten entstehen, die nicht im Wareneingangsbeleg erfasst sind.
Suchen
Zum manuellen Zuordnen der Wareneingangs-Nr. betätigen Sie diese Schaltfläche. Es öffnet sich das Fenster Suchen WE-Belege. Wählen Sie vorher im Listenfeld die zutreffende Belegart. Für bereits gespeicherte Rechnungen/Gutschriften ist darüber ein nachträgliches Speichern der zugehörigen Einkaufsbelege möglich.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Etikett
druckt das Eingangsbeleg-Etikett für die Rechnung/Gutschrift. Zum Druck der Belegnummer und der internen, fortlaufenden Nummer muss die Rechnung/Gutschrift zuvor gespeichert sein. Es wird der für 'Etiketten Eingangsbeleg' (Druckeransteuerung, Registerkarte Sonstiges) hinterlegte Drucker verwendet. Das Formular 'Etiketten - Etiketten Eingangsbeleg' kann über den Formulardesigner angepasst werden.
Zahlungsbel.
Diese Schaltfläche steht nur in den Detaildaten zu gespeicherten Lieferanten-Rechnung oder -Gutschrift zur Verfügung. Es öffnet sich das Fenster Zahlungsausgangsbelege zur Rechnung bzw. Gutschrift.
Abbrechen
verwirft die Änderungen.
Speichern
speichert die Änderungen. Eine gespeicherte Rechnung/Gutschrift kann nicht geändert werden. Bei Bedarf kann der Beleg storniert und neu erfasst werden.
Ende
schließt das Fenster.