Die Funktion ist nur für Bestellungen aktiv. Der Beleg wird als Rechnung gespeichert. Mit dem Speichern wird (soweit Sie nicht vorfakturieren) die Ware aus der Bestandsart In Abwicklung ausgebucht. Wird die Rechnung zu allen Bestellpositionen erzeugt, ist die Bestellung anschließend nicht mehr verfügbar (wird als Urbeleg übernommen). Werden nur ausgewählte Positionen in die Rechnung übernommen (zuvor markiert in Spalte M oder, wenn nicht vorfakturiert wird, für alle aufgelösten Positionen), verbleiben die restlichen Positionen im Ausgangsbeleg. Wird in der Rechnung eine Zahlungsbedingung mit Fälligkeit gespeichert, wird der Beleg bis zum Ausgleich durch einen Zahlungseingang als offener Posten geführt.
Mit aktivierter Option Sammelauftr./Rechnungen: Pflichteingabe 'Telefon-Nr.' (Registerkarte Funktionen 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) ist der Druck von Verkaufsrechnungen (auch das Speichern als Sammelauftrag oder Lieferschein) nur möglich, wenn zur Lieferanschrift ein Ansprechpartner mit hinterlegter Telefon-Nr. ausgewählt wurde. Keine Prüfung erfolgt für Kassen-Rechnungen über die Funktion Bearbeitung / Kasse, bei Werkstatt- und Wartungsrechnungen.
Bezugnahmetexte werden von bestehenden Auftragsbestätigungen bzw. Werkstattmontagen in die entsprechende Rechnung übernommen (z. B. "Aus Auftragsbestätigung [Nummer] vom [Datum]").
Das Speichern/Drucken als Rechnung ist nicht möglich, wenn im Beleg eine Versandart mit aktivierter Option keine Fakturierung (Tabelle Versandarten) zugeordnet ist.
Nach dem Speichern öffnet sich das Fenster Drucken Beleg.
Falls in den Detaildaten des Beleges die Option Lieferschein aktiviert ist, wird dieser mit der Rechnung gedruckt. Im Kunden festgelegte abweichende Druckoptionen für den Versand von Rechnungen (Registerkarte Druckoptionen) werden in das Druckfenster übernommen (dort änderbar) bzw. automatisch beim Erzeugen der Rechnungen in der Stapelarbeit Verkauf und in der Sammelabwicklung berücksichtigt. Mit aktivierter Verkauf-Voreinstellung Rechnungen/Gutschriften: als PDF drucken (Registerkarte Drucken 2) wird für den Ausdruck die in der Datenbank bereits gespeicherte PDF-Datei verwendet und, soweit noch nicht vorhanden, beim Druckvorgang mit gespeichert.
Hinweis: Eine von den Arbeitsplatzeinstellungen des angemeldeten Benutzers abweichende Anzahl von RG-Exemplaren im Kundenstamm (Registerkarte Weitere) hat für den Druck von Rechnungen und bezahlten Rechnungen für diesen Kunden Vorrang. In Tabelle Länderkennzeichen kann je Land eine Anzahl festgelegt werden, die verwendet wird, falls im Kunden kein Wert hinterlegt ist.
Rechnungen können grundsätzlich nicht mehr gelöscht werden. Am Tag der Belegerstellung können, soweit zum Beleg noch keine Zahlung erfasst ist, Bezugnahme- und Belegtexte in Rechnungen editiert werden. Das Gleiche gilt für das Stornieren von Rechnungen. Für diese Funktion kann eine Kennwortabfrage festgelegt werden. Optional kann die zu stornierende Rechnung in eine neue Bestellung kopiert werden (siehe auch Löschen/Stornieren). Für @mention-Kunden ist das Stornieren von Rechnungen (und Gutschriften) auch am Tag der Erstellung nicht zugelassen, soweit im Beleg der Haken @Ausgang (Registerkarte Detail) gesetzt ist.
Für Rechnungen, denen eine Zahlungsbedingung mit aktivierter Option Kasse zugeordnet ist, öffnet sich vor dem Druck das Fenster Zahlen zum Kassieren. Als Kasse wird die unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer eingestellte Kasse angesprochen, für die der Tagesstart erfolgt sein muss. Der dem Arbeitsplatz zugeordnete Bearbeiter muss als Kassierer gekennzeichnet sein. Beim Kassieren ist jede zur Kasse definierte Zahlart (Scheck etc.) möglich. Als Belegwährung muss die Währung gewählt werden, in der die Kasse geführt wird. Bei aktivierter Voreinstellung Kasse-Formulare für Kasse-Belege (Registerkarte Drucken 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) wird eine Kassen-Rechnung gedruckt, andernfalls eine Verkaufs-Rechnung.
Ist die Ware aktuell noch nicht verfügbar, können Sie mit aktivierter Funktion 'Vorfakturierungen' (Registerkarte Funktionen 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) eine Rechnung mit vorbestellten bzw. vorbestellten und aufgelösten Positionen speichern. Mit zusätzlich aktivierter Option Beim Speichern entscheiden (ebd.) kann das Vorfakturieren pro Beleg entschieden werden.
Sollten Vorfakturierungen nicht aktiv sein oder Sie entscheiden sich bei aktivierter Einstellung Beim Speichern entscheiden gegen ein Vorfakturieren, so erstellt mention eine Teilrechnung über die vorhandenen Positionen und speichert die vorbestellten Positionen in einer neuen Bestellung ab. Möchten Sie für Ihren Kunden über die restlichen Positionen (die neue Bestellung) eine Auftragsbestätigung drucken, beantworten Sie die Meldung W0270: Auftragsbestätigung über Restpositionen drucken ? mit Ja.
Achtung: Die vorbestellten Positionen aus vorfakturierten Rechnungen müssen später noch aufgelöst werden. Mit dem Auflösen kann ein Nachlieferschein gedruckt werden.
Der Rechnungsdruck von Werkstattaufträgen erfolgt gemäß Garantiestatus (Listenfeld Garantie auf der Registerkarte Werkstatt): Garantie-, Kulanz- oder kostenpflichtige Werkstatt-Rechnung. Für Garantie- und Kulanz-Rechnungen muss, soweit keine Versandkosten berechnet werden, eine Zahlungsbedingung ohne Fälligkeit gewählt werden. In kostenpflichtigen Rechnungen werden alle zusätzlichen Positionen (nicht der Fremdartikel) mit ihrem Preis ausgedruckt. In Spalte G (=Garantie) markierte Positionen werden nicht berechnet. Ein Verrechnen mit eingehenden Artikeln erfolgt nur mit aktivierter Option Eingangsartikel (T, B) in Belegbetrag (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Mit dem Voreinstellen einer Standardversandart für Werkstattrechnungen (ebd., Registerkarte Werkstatt 2) wird diese automatisch mit dem Rechnungsdruck übernommen. In Werkstattrechnungen können am Tag der Belegerstellung auch die Felder Gegenstand, Fehler und Festg. Fehler auf der Registerkarte Werkstatt editiert werden.
Für den Druck von periodischen Wartungsrechnungen muss zum Kunden zunächst ein Wartungsvertrag erfasst werden. Wartungsrechnungen drucken Sie dann für die aktuelle Periode über Verkauf / Wartungsrechnungen. Der Druck erfolgt im Hintergrund. Die Anzahl Exemplare und die Druckeransteuerung werden aus den Einstellungen zum Benutzer verwendet. Eine abweichende Anzahl Exemplare aus dem Kundenstamm hat Vorrang. Alternativ können die Rechnungen ohne Ausdruck nur gespeichert werden. Wartungsrechnungen haben keinen eigenen Nummernkreis (Rechnungskreis 1 oder 2 gemäß Zahlungsbedingung). Die gedruckten Wartungsrechnungen werden als Rechnungen mit dem Status J gespeichert.