Bei der Buchungserfassung stehen Ihnen folgende Eingabefelder zur Verfügung. Die Reihenfolge ist abhängig von der gewählten Buchungsart.
Buchungsart
Die unter Arbeitsplatz / Standardwerte gewählte Buchungsart wird hier automatisch vorgeschlagen. Über die Auswahl-Schaltfläche können Sie aus der Tabelle Buchungsarten einen anderen Eintrag wählen. So kann z. B. zur Übernahme von Daten in Folgebuchungen, für eine angepasste Reihenfolge der Eingabefelder oder für die Schnellerfassung von Zahlungen eine dafür eingerichtete Buchungsart genutzt werden.
Für folgende Vorgänge muss eine entsprechend gekennzeichnete Buchungsart verwendet werden:
zum Buchen von Schecks für den späteren Druck der Scheckeinreicher-Liste für Ihre Bank,
zur Ausbuchung von Kursdifferenzen bei Fremdwährungskonten
zum Buchen von Zahlungen zu Anzahlungen/Vorkassebelegen aus dem zugeordneten WWS-Mandant
zum gleichzeitigen Stornieren einer Zahlung in der zugehörigen WWS-Rechnung (ggf. mit Übergabe des Datums der Rücklastschrift bzw. des Rückschecks in den Kundenstammdaten)
zum Buchen von Zahlungseingängen mit Übergabe des Datums für die Limitfreigabe in die zugehörige Rechnung in der Warenwirtschaft gemäß Tabelle Zahlart-Limitfreigabe
Beleg-Nr.
Die Eingabe der Beleg-Nummer (max. 15-stellig) ist Pflicht.
Belegdatum
Als Belegdatum wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Über die Auswahl-Schaltfläche ist das gewünschte Belegdatum wählbar.
Soll
Eingabe des Kontos, das im Soll bebucht werden soll. Über die Auswahl-Schaltfläche kann nach Konten gesucht werden. Das Saldo des ausgewählten Kontos inklusive erfasster, noch nicht verarbeiteter Buchungen wird angezeigt.
Haben
Eingabe des Kontos, das im Haben bebucht werden soll. Über die Auswahl-Schaltfläche kann nach Konten gesucht werden. Das Saldo des ausgewählten Kontos inklusive erfasster, noch nicht verarbeiteter Buchungen wird angezeigt.
Über diese Symbol-Schaltflächen öffnen Sie das Kontoblatt des ausgewählten Soll- bzw. Habenkontos. Hinter der Schaltfläche wird in rot für Sachkonten mit aktivierter Option Stapelsaldo anzeigen (Registerkarte Stammdaten) das Saldo des Kontos für den aktuellen Buchungsstapel ausgewiesen.
Für Debitoren- und Kreditorenkonten wird die E-Mail-Adresse des Hauptansprechpartners angezeigt. Über die Symbol-Schaltfläche kann eine Mail an diese Adresse erzeugt werden.
Die Schaltfläche steht nur mit einer festen Verknüpfung des Finance-Mandanten mit einem WWS-Mandanten zur Verfügung. Für Debitoren- und Kreditorenkonten öffnet sich über die Symbol-Schaltfläche das Fenster Notizen des zugehörigen Kunden bzw. Lieferanten aus der Warenwirtschaft. Für das Speichern und Ändern der Notizen benötigt der Benutzer separate Berechtigungen.
Betrag
Hier tragen Sie den Buchungsbetrag (Belegbetrag) mit der Belegwährung ein. Je nach Arbeitsplatzeinstellung ( Arbeitsplatz / Standardwerte: Option Buchungsbetrag mit Kommastelle) geben Sie den Betrag mit oder ohne Komma ein. Als Währung ist die im Mandantenstamm auf der Registerkarte Weitere festgelegte Leitwährung voreingestellt. Über die Auswahl-Schaltfläche kann eine hinterlegte Währung gewählt werden. Ist noch keine Kursangabe zum Belegdatum erfasst, erfolgt hier eine Kursabfrage. Optional kann der Kurs bei jeder neuen Buchung bzw. Ändern einer Buchung in Fremdwährung abgefragt werden ( Voreinstellungen / Allgemeines, Registerkarte Buchungserfassung).
Buchungstext
Angabe des Buchungstextes. Mit Eingabe der Nummer oder des Textanfanges kann ein bereits hinterlegter Buchungstext in das Feld übernommen werden. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnen Sie die Tabelle Buchungstexte.
Steuerschlüssel
Hier wird automatisch der in den Stammdaten der Sachkonten hinterlegte Steuerschlüssel aufgerufen, der während der Buchungserfassung nicht geändert oder entfernt werden darf, soweit dieser im Sachkonto nicht als Vorschlag gekennzeichnet ist (nur für Konten mit Steuerart 'Vorsteuer', unter Voreinstellungen / Allgemeines, Registerkarte Allgemeines muss die Option Sachkonto: Vorschlag STS aktiv sein). Wurde in den Stammdaten für Konten mit Steuer kein Steuerschlüssel zugeordnet, muss dieser im Feld Steuerschlüssel angegeben werden. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnen Sie die Tabelle Steuerschlüssel.
Nach Übernahme/Eingabe des Steuerschlüssels werden die Bezeichnung des Steuerschlüssels sowie Netto- und Steuerbetrag des Buchungsbetrages in der oben angegebenen Währung ausgewiesen.
Buchungsdatum
Eingabe des Buchungsdatums, automatisch wird das Tagesdatum vorgeschlagen.
(Buchungs-)Periode
Die Buchung wird der angegebenen Periode zugeordnet. Buchungsdatum und Buchungsperiode können voneinander abweichen.
Beispiel: Buchung von Versicherungen:
Datum der Versicherungspolice / Rechnung per 1. Januar, bei gleichzeitiger Verteilung der Kosten auf 12 Monate.
Sie können die einzelnen Versicherungsbeiträge als offene Posten buchen, jeweils für die Monate (Perioden), in denen diese zur Zahlung fällig werden.
Im Tagesjournal werden diese Buchungen angezeigt und ausgedruckt. Wird beim Journaldruck die Option Tagesjournal deaktiviert und die Periode angegeben, werden diese Buchungen erst für die entsprechende Periode angezeigt und ausgedruckt.
Bestätigen Sie Ihren eingegebenen Buchungssatz mit OK. Zur schnelleren Erfassung über den Nummernblock der Tastatur können Sie unter Arbeitsplatz / Standardwerte die Option OK über '+' - Taste aktivieren. Die Schaltfläche OK wird dann mit Betätigen der +-Taste ausgelöst.