Über die Funktion Bearbeitung / Import / Kontoauszüge einlesen / Ausführen können für folgende Formate Kontoauszüge importiert werden: Sparkasse electronic banking, Dialog 24, MT940, Amazon_XML (für Amazon-Kontoauszüge ab April 2022 nicht mehr verwendbar), Paypal-mention (Paypalzahlungen in Textdatei mit Trennzeichen Tabulator), MT942_Vormerk_Zugänge, SEPA CAMT.054, Amazon Pay, ebay Transaktionsbereicht (CSV-Datei von eBay, dort über Zahlungen - Auszahlungen - Auszahlung aufrufen - Bericht herunterladen), Amazon Flat File V2. Für den Import anderer Kontoauszugsdateien (Text-, DBF-, Excel-, MDB-, XML- oder CSV-Dateien) ist zuvor ein Importschema für die Feldzuordnung anzulegen (siehe Importschema anlegen/ändern).
Es können Zahlungen zu bereits gebuchten Eingangs- und Ausgangsrechnungen übernommen werden. Bei einer festen Verknüpfung mit dem Warenwirtschafts-Mandanten können auch Vorkasse-Zahlungen zu Bestellungen in der Warenwirtschaft eingelesen werden (nur mit Auswahl 'während Buchungsverarbeitung' für die Funktion Debitoren: Export Anzahlungs-/Vorkassebelege im Mandantenstamm).
Unter Voreinstellungen / Allgemeines können auf Registerkarte Kontoauszüge einlesen folgende Daten voreingestellt werden:
das Format der Kontoauszugsdatei, das Schema oder die Länge der Kunden-Bestell-Nr. (Daten aus WWS-Beleg; Bestellnummer aus dem Online-Shop), die Länge Ihrer Rechnungsnummern, ein Klärungskonto für die Buchung nicht zugeordneter Zahlungen bzw. ein Gebührenkonto.
Änderungen an den Feldlängen können nach dem Laden der Importdatei, vor dem Ausführen der Automatik, vorgenommen werden.
Die Kontoauszugsdaten aus der Importdatei werden nur in eine separate Tabelle der mention-Datenbank übernommen, soweit das in den Voreinstellungen aktiviert wurde. Andernfalls werden nur die daraus erzeugten Buchungen gespeichert. Optional können das Einlesen und Bearbeiten der Kontoauszüge als getrennte Funktionen ausgeführt werden, in diesem Fall werden alle Daten der Importdatei gespeichert.
Mit aktiviertem separaten Einlesen und Bearbeiten der Kontoauszüge stehen im Menü Bearbeitung / Import / Kontoauszüge dafür separate Funktionen zur Verfügung. Eine Zuordnung und Buchung der Zahlungen aus den Kontoauszügen ist erst nach dem Import der Zahlungen (über Kontoauszüge / Einlesen) und der Auswahl über Kontoauszüge / Gespeicherte Kontoauszüge bearbeiten möglich. Bei Bedarf können umfangreichere Kontoauszüge für die getrennte Bearbeitung geteilt werden bzw. zur Bearbeitung Zahlungen aus verschiedenen Kontoauszüge gleichzeitig übernommen werden.
Soweit noch nicht die korrekten Daten voreingestellt sind, wählen Sie im Listenfeld das Format bzw. Importschema und über die Auswahl-Schaltfläche die Importdatei aus.
Für das Format 'Sparkasse electronic banking' können Sie im Listenfeld einen der Einträge 'Bankverbindung', 'Name' oder 'Name + Bankverbindung' auswählen. Sind in Ihrem Mandanten zu den Debitoren/Kreditoren die entsprechenden Daten gepflegt, versucht das Programm in der Automatik die Zuordnung zum Konto anhand dieser Daten zu ermitteln.
Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche Import zur Anzeige der Werte aus der Importdatei. Eine weitere Bearbeitung ist nur bei einer korrekten, spaltenweisen Anzeige der Daten möglich.
Die Automatik starten Sie über die Schaltfläche Automatisch. Bei Bedarf ändern Sie vorher die Angaben zu Feldlängen bzw. Schema in den Eingabefeldern und geben dann im Fenster Spalten zuordnen die zutreffenden Verwendungszweck-Spalten an oder wählen ein bereits gespeichertes Schema
Bleiben nach dem Durchlaufen der Automatik zuzuordnende Zahlungen übrig, können Sie diese manuell über die Schaltflächen Ändern, OP-Zuordnung bzw. Vorkasse zuordnen. Die Zuordnung eines Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkontos kann auch über konstante Texte erfolgen, die zuvor über die Auswahl-Schaltfläche hinter der Schaltfläche nach Text hinterlegt wurden.
Um nur zugeordnete Zahlungen zu buchen, wählen Sie den Eintrag im Listenfeld rechts unterhalb der Liste. Andernfalls können Sie die in der Kontoauszugsdatei enthaltenen Zahlungen komplett buchen (Auswahl alle) und nicht zugeordnete zunächst auf ein Klärungskonto buchen. Der Buchungsstapel wird über die Schaltfläche Buchen erzeugt. Die Datensätze sind dafür automatisch in Spalte M markiert.
Hinweis: Bei getrenntem Einlesen und Bearbeiten stehen jeweils nur die für die separate Funktion relevanten Felder zur Verfügung.
Importdatei
Wählen Sie über die Auswahl-Schaltfläche die zu importierende Kontoauszugsdatei.
[Format/Importschema]
Zur Auswahl stehen: Sparkasse electronic banking, Dialog 24, MT940 sowie die zuvor in der Funktion Bearbeitung / Kontoauszüge einlesen / Importschema anlegen/ändern eingerichtete Importschemata.
Länge Kontonummer
Anzahl Stellen der Kontonummern der Debitoren/Kreditoren
Länge Belegnummer
Erfolgt eine Zuordnung über die Beleg-Nr. oder Urbeleg-Nr., geben Sie die Länge an.
Länge Bezugnahme 3
Falls die Zuordnung über das Feld in der zweiten Zeile Bezugnahme (Registerkarte Detail des Verkaufsbeleges) erfolgt und dort eine Zeichenfolge mit konstanter Länge gespeichert ist, geben Sie die Anzahl Zeichen hier an.
Schema Kunden-Bestell-Nr.; [Anzahl Stellen]
Alternativ kann entweder die Struktur (Platzhalter für Ziffern: 9, z. B. 999999-999999) oder die Länge der Kunden-Bestell-Nr. (2. Feld in der ersten Zeile Bezugnahme auf der Registerkarte Detail des Verkaufsbeleges) angegeben werden. Bei Angabe einer Länge können im folgenden Fälle weitere Längen, jeweils mit Semikolon getrennt, für die automatische Zuordnung hinterlegt werden. Wird weder ein Schema noch die Stellenanzahl angegeben, wird der Inhalt in der Verwendungszweckspalte mit dem Text im Kundenbeleg verglichen. Soll bei der Automatik nur ein Teil mit dem Verwendungszweck abgeglichen werden, geben Sie hier nur das Schema für den zu prüfenden Teil an und aktivieren im Fenster Spalten zuordnen zusätzlich die Option Kunden-Bestellnummer (Bezugnahme2) enthält (NICHT GENAU GLEICH !)Schema.
Belege anzeigen
Mit aktivierter Option werden zur markierten Zeile in einer zweiten Liste die bereits zugeordneten offenen Posten ausgewiesen.
gebuchte ausblenden
Mit aktivierter Option werden die für die aktuelle Liste vom Benutzer bereits in einen Buchungsstapel übernommenen Zeilen ausgeblendet. Das interne Kennzeichen 'gebucht' wird nicht in der Importdatei selbst gespeichert, so dass die Kennzeichnung nach dem erneuten Laden der Datei nicht mehr zur Verfügung steht.
[Auswahl]
Im Listenfeld zur Anzeige können Sie folgende Auswahl treffen: alle, Zugänge, Abgänge, nicht zugeordnete, keine Kontozuordnung, nur Kontozuordnung, nur zugeordnete. Gemäß dieser Auswahl erfolgt der Druck der Liste über die Schaltfläche Drucken und das Erstellen des Buchungsstapels über die Schaltfläche Buchen (siehe auch gebuchte ausblenden).
Hinweis: Bei getrenntem Einlesen und Bearbeiten stehen jeweils nur die für die aufgerufene Funktion relevanten Schaltflächen zur Verfügung.
Import
Die Daten der zuvor zugeordneten Importdatei werden aufgelistet.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Druck der Liste gemäß Auswahl für die Anzeige auf dem für Listen hinterlegten Drucker.
Speichern
Diese Schaltfläche steht beim getrennten Einlesen und Bearbeiten der Kontoauszüge zum Beenden des Imports der Kontoauszugsdaten zur Verfügung. Betätigen Sie die Schaltfläche auch, wenn die angezeigten Daten nicht übernommen werden sollen. Der Abbruch ist nach einer der folgenden Programm-Meldungen zum Speichern der Daten zur Bearbeitung möglich.
Ändern
Wurde noch kein Konto zugeordnet, kann über die Schaltfläche Ändern zunächst das Konto und ggf. der offene Posten ermittelt werden (z. B. über den Zahlbetrag). Es öffnet sich das Fenster Vorgaben für Buchungen .
OP-Zuordnung
Ist das Konto bereits zugeordnet (über die Schaltfläche Automatisch oder Ändern), kann über die Schaltfläche OP-Zuordnung der oder die entsprechenden offenen Posten zugewiesen werden (wie beim manuellen Buchen von Zahlungen, mit Berücksichtigung von Skonto und Teilzahlungen, siehe Ausgleich Offener Posten).
Aufteilung
Über diese Schaltfläche können Zahlungen gebucht werden, die nicht über die Automatik oder manuell einem OP bzw. Vorkassebeleg zugeordnet werden können. Es öffnet sich das Fenster Buchen zur manuellen Kontenzuordnung. Auch eine Aufteilung auf mehrere Konten ist möglich.
Vorkasse
öffnet das Fenster Offene Bestellungen zur Suche und Zuordnung des zur Zahlung zugehörigen Vorkassebeleges aus der Warenwirtschaft.
Automatisch
Über die Schaltfläche Automatisch werden für alle in Spalte M markierten Datensätze - soweit dies möglich ist - anhand der im Verwendungszweck (VWZ) angegebenen Daten die OP zugeordnet. Gemäß Auswahl des Formates öffnet sich zuvor das Fenster Spalten zuordnen. Die Automatik kann nur bei eindeutiger Zuordnung genutzt werden. Die zugeordneten VWZ-Felder dürfen außer den gewählten Angaben (Debitoren-/Kreditorennummer, Beleg-Nr., Name 2 oder Kunden-Bestellnummer) keine weiteren Zeichen enthalten und Zahlbetrag und OP-Betrag müssen übereinstimmen. Die Anzahl zugeordneter Zeilen wird anschließend angezeigt.
nach Text
startet die automatische Zuordnung über Texte, die zuvor in der Tabelle Suchtexte - Kontoauszüge einlesen (zu öffnen über die folgende Auswahl-Schaltfläche) mit Kontenzuordnung erfasst wurden.
Suchprotokoll
öffnet das Fenster Automatische Belegsuche mit den bei der automatischen Zuordnung geprüften Daten.
Kontoblatt
öffnet das Kontoblatt für das zur Zahlung zugeordnete Konto.
Zuordnungsdiff.
öffnet das Fenster Zuordnungsdifferenzen zur Prüfung zugeordneter Zahlungen anhand der Differenz zwischen Zahlbetrag und offenem Betrag.
Buchen
erstellt einen Buchungsstapel mit den Zahlungen gemäß Auswahl für die Anzeige. Für die bei der automatischen oder manuellen Zuordnung der Zahlungen zu offenen Bestellungen aus der Warenwirtschaft ermittelten Kunden werden noch fehlende Debitorenstammdaten angelegt.
Hinweis: Sie können sich zuerst die Liste mit allen Zahlungen, für die keine Zuordnung erfolgte, für eine spätere manuelle Buchungserfassung ausdrucken und anschließend alle zugeordneten Zahlungen buchen.
Protokoll-Buch.
Nach dem Buchen wird über diese Schaltfläche das Buchungsprotokoll gedruckt.
Erledigt
Über diese Schaltfläche wird die aktuelle Zahlung als erledigt markiert. Verwenden Sie die Funktion nur für Zahlungen, die bereits anderweitig gebucht wurden. Damit wird sie aus der Liste der zu bearbeitenden Zahlungen entfernt. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Im Fenster Gespeicherte Kontoauszüge anzeigen kann nach so markierten Zahlungen gesucht werden.
Abbrechen
bricht die Bearbeitung ab. Bereits vorgenommene Zuordnungen werden nicht gespeichert.
Ende
schließt das Fenster. Die vorgenommenen Zuordnungen werden nicht gespeichert, soweit das Speichern der Daten zur Bearbeitung nicht aktiviert ist (Voreinstellungen / Allgemeines, Registerkarte Funktionen). Bei Bedarf kann die Liste nicht zugeordneter (auf das Klärungskonto gebuchter) oder nicht gebuchter Zahlungen vor dem Beenden gedruckt oder mit der Tastenkombination Strg+Alt+E z. B. als Exceldatei exportiert werden.