Das Wiedervorlagesystem von mention dient der Erinnerung an bestimmte Vorgänge oder Termine bzw. der Verwaltung kundenbezogener Aufgaben. Es können Wiedervorlagen mit Bezug auf einen bestimmten Beleg (Verkaufsbeleg, Einkaufsbeleg oder HelpDesk-Eintrag), auf einen Stammdatensatz (z. B. Lieferanten, Kunden, Artikel), ein in der Dokumentenverwaltung gespeichertes Dokument aber auch ohne Bezugsdaten erzeugt werden. Ist der Wiedervorlagetermin (Datum Erinnerung) erreicht worden, werden Sie durch einen entsprechenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht.
Benutzerübergreifend kann der Bearbeitungsstand der mit den Wiedervorlagen gestellten Aufgaben über die Funktion Stammdaten / CRM / Stapelarbeit Wiedervorlagen eingesehen und z. B. zugeordnete Kunden und Interessenten bearbeitet werden.
Siehe:
Tastenkombinationen für die Wiedervorlage
Im Einzelnen weist das Wiedervorlagesystem folgende Funktionen auf:
Erzeugen von Wiedervorlagen mit und ohne Bezug zu Belegen oder Stammdaten (z. B. Abwicklung Verkauf, Zahlungseingang, Werkstattmontage, Versandabwicklung, Stammdaten Kunden)
Anzeige in der Hinweisleiste ab Erreichen des Erinnerungszeitpunkts
die Bezugsdaten können mit Aufruf der Wiedervorlage aus der Hinweisleiste automatisch geöffnet werden
Erinnerung an einen periodisch, täglich oder wöchentlich wiederkehrenden Termin
Zuweisen einer Wiedervorlage an einen oder mehrere Bearbeiter
Festlegung eines Kontrolltermins, an der eine Wiedervorlage durch einen anderen Bearbeiter erledigt worden sein soll
automatische Wiedervorlagen in verschiedenen Programmfunktionen
Speichern neuer Wiedervorlagen über das Importmodul
Umleitung der Wiedervorlagen durch Benennung eines Vertreters (z. B. Urlaubsvertretung)
Mögliche Anwendungen können beispielsweise sein:
Auftragsbestätigungen, Sammelaufträge oder Rechnung dem Versandmitarbeiter vorlegen, dieser ruft sie auf und erledigt den Versand, Daten werden automatisch übernommen
Werkstattmontage zur Wiedervorlage beim Techniker in der Werkstatt, automatische Datenübernahme und Bearbeitung, anschließende Wiedervorlage beim Verkäufer zur Rechnungsstellung
Vorlage der Rechnung im Zahlungseingang, Daten werden übernommen
Angebote können zur Bestätigung oder Korrektur an den technischen Leiter weitergegeben werden, der diese wieder zurücklegt
neue Artikelstammdaten können allen Vertriebsmitarbeitern zur Einsicht vorgelegt werden
Kundenstammdaten können berechtigten Personen zur Änderung vorgelegt werden (z. B. zur Limitänderung)
Erinnerung zum aktiven Nachtelefonieren z. B. nach Angeboten
Erinnerung an persönliche Termine
Protokollierung eingehender Anrufe und Aufruf des Verkaufs- bzw. Einkaufsfensters, der Stammdaten oder eines neuen HelpDesk-Eintrages
Erinnerung an Geburtstage von Ansprechpartnern
Sie wollen einem Kunden ein Angebot unterbreiten und erstellen im Fenster Abwicklung Verkauf einen entsprechenden Beleg. Sie können für den Beleg mit der Tastenkombination Strg+F3 eine Wiedervorlage erstellen. Es öffnet sich das Fenster Wiedervorlage, in dem Sie festlegen, wie die Wiedervorlage erfolgen soll (Art, Termin, bei welchen Bearbeitern etc.). Sie werden dann zu dem von Ihnen festgelegten Termin an diesen Vorgang erinnert, indem die Hinweisleiste rot umrandet dargestellt wird. Den Beleg können Sie aus der Hinweisleiste heraus mit der Wiedervorlage öffnen und dann ggf. erneut Kontakt zum Kunden aufnehmen.