Auf dieser Registerkarte werden alle werkstattspezifischen Belegdaten verwaltet. Sie ist deshalb nur für Werkstattbelege (Werkstattauftrag, Kostenvoranschlag, Werkstatt-Rechnung und Werkstatt-Gutschrift sowie Gutschriften, die durch Umwandeln von Werkstattaufträgen erzeugt wurden) aktiv.
Für folgende Felder können eigene Beschriftungen hinterlegt werden: Gegenstand, Fehler, Festg. Fehler, Eingangs-Nr., Status, Terminart (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf), die dann auch für den Belegdruck verwendet werden. Ausgewählte Felder dieser Registerkarte können als Pflichtfelder gekennzeichnet werden (Registerkarte Werkstatt 2, ebd.)
Eingang am; Uhrzeit
Eingangsdatum und Uhrzeit des Werkstattauftrages. Mit aktiviertem RMA-Verfahren bleibt das Feld im Werkstattauftrag aktiv.
Eingangs-Nr.
Intern geführte Eingangsnummer (max. 25-stellig)
Paket-Nr.
Paketnummer der Lieferung des Reparaturartikels (max. 30-stellig)
Eingang per
Art der Lieferung des Reparaturgegenstandes (z. B. UPS). Über die Auswahl-Schaltfläche kann aus Tabelle Eingang per ein Eintrag ausgewählt werden. Die Bereitstellung des Feldes muss in den Verkauf-Voreinstellungen (Registerkarte Werkstatt 1) aktiviert sein.
Eingangs-Pos.
Typ (A - Artikel, E - Ersatzteil), Nummer und Benennung für den vom Kunden zurückgesandten Reparaturartikel. Ist im Listenfeld 1. Position neuer WA (unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer, Registerkarte Verkauf) ein Eintrag voreingestellt, erfolgt die Artikelsuche (Typ) und die Übernahme auf die Registerkarte Positionen gemäß der Arbeitsplatzeinstellung. Andernfalls wählen Sie bei Erfassung auf Registerkarte Positionen zuerst den gewünschten Typ und geben dann den Suchbegriff ein (siehe: Nummer, Benennung, Kategorie). Mit Suche über die Seriennummer werden die Rechnungsnummer, der Lieferant und die Wareneingangsnummer automatisch übernommen (soweit erfasst). Falls das Ausgangslager zur ursprünglichen Rechnungsposition vom Eingangslager des Reparaturartikels abweicht, muss für die Suche über die Seriennummer die Option Werkstatt: Seriennummern über alle Läger suchen (Registerkarte Seriennummern unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines) aktiviert werden.
Die Übernahme von VK- und EK-Preis aus der ursprünglichen Rechnung ist auch kundenunabhängig möglich. Somit ist die Erfassung im Werkstattauftrag zu einem Kunden auch dann möglich für zuvor erfolgte Verkäufe über einen (anderen) Barverkauf-Kunden. Bei der Suche des Eingangsartikels über die Seriennummer wird dann die Meldung 'W0979: Rechnungs-Nr. von anderen Kunden. Trotzdem erfassen?' angezeigt. Mit 'Ja' werden die Daten aus der Rechnung übernommen.
Achtung: Die Erfassung mehrerer Eingangspositionen im Werkstattauftrag muss auf Registerkarte Positionen erfolgen.
Zubehör
Hier werden die vom Kunden mit dem Reparaturartikel eingesandten Zubehörteile erfasst. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich jeweils die Tabelle Zubehör Werkstatt. Das im Artikel hinterlegte Pflicht-Zubehör wird darunter angezeigt. Ist das Zubehör komplett oder wurde der Artikel ohne Zubehör eingesandt, kann ein so gekennzeichneter Eintrag (Art: komplett oder ohne Zubehör) zugeordnet werden. Die automatische Rücksendung an den Lieferanten aus dem Werkstattauftrag ist nur mit komplettem Zubehör möglich.
Zubehör für RS
Im Artikelstamm hinterlegtes Pflicht-Zubehör für die Rücksendung (Registerkarte Weitere Daten) wird hier angezeigt.
mechan. beschäd.
Für Reparaturartikel, die mechanisch beschädigt sind, kann hier eine entsprechende Notiz hinterlegt werden. In Werkstatt-Rechnungen und -Gutschriften ist das Feld am Tag der Belegerstellung editierbar.
Aus Rechnung
Nummer der Rechnung des Kunden, aus der der Reparaturartikel stammt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Rechnungen zu [Artikel]. Zur Rechnung angezeigt werden Belegdatum und Einzelpreis der Rechnungsposition. Mit aktivierter Option Prüfen Eingabe Rechnungs-Nr. für Garantie-/Kulanzbelege (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) kann nur dann eine Garantie- oder Kulanz-Rechnung (siehe Listenfeld Garantie) gedruckt werden, wenn die Rechnungsnummer angegeben ist.
Geben Sie nach Eingabe der Eingangsposition hier eine RG-Nummer an, die zu einem anderen Kunden erfasst ist (siehe Eingangs-Pos.), kann diese optional übernommen werden. Die Zuordnung von Rechnungen anderer Kunden kann über eine Funktionen-Berechtigung auf ausgewählte Benutzer beschränkt werden.
VK- und EK-Preis aus der zugeordneten Rechnung werden zur oben erfassten Eingangsposition übernommen.
Garantie
Angezeigt wird die in den Stammdaten des Artikels hinterlegte Garantie mit Kennzeichen, Anzahl der Monate und der Bezeichnung.
DOA-Frist
DOA(Dead-On-Arrival - defekt bei Ankunft)-Frist in Tagen für die erfasste Eingangsposition gemäß der in Tabelle Servicebedingungen-Verkauf getroffenen Festlegungen für die Kundenkategorie und ggf. die Artikelkategorie. Angezeigt wird die Anzahl von Tagen der DOA-Frist und das Datum, an dem diese Frist ausgehend vom Rechnungsdatum abläuft. Ist die DOA-Frist noch nicht abgelaufen, wird die Anzahl von Tagen in rot angezeigt.
Austauschfrist
Austauschfrist in Tagen für die erfasste Eingangsposition gemäß Servicebedingung. Ist die Austauschfrist noch nicht abgelaufen, wird die Anzahl von Tagen in rot angezeigt, soweit die DOA-Frist bereits überschritten ist.
Gutschrift
Falls eine Gutschrift für die Eingangsposition vorgesehen ist, wird hier die Festlegung gemäß Servicebedingung angezeigt: Zeitwert, Neuwert oder Kaufpreis.
Termin
Als Termin vorgeschlagen wird das Datum, dass aus der Austauschfrist zuzüglich dem Eingangsdatum ermittelt wird. Das vorgeschlagene Datum kann editiert werden und wird in das Feld Termin auf der Registerkarte Detail übernommen.
Garantie
Garantiekennzeichen für den Werkstattauftrag. Je ein Standard-Garantiekennzeichen kann für neue Werkstattaufträge und Kostenvoranschläge voreingestellt werden (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Für den Rechnungsdruck muss die Zahlungsbedingung (Feld ZB auf der Registerkarte Detail) zu dem hier festgelegten Garantiekennzeichen passen. Folgende Garantiekennzeichen stehen zur Auswahl:
Prüfen
Garantiestatus noch nicht festgelegt
Garantie
Garantie wird gewährt, es wird eine Garantie-Rechnung gedruckt. Für Garantiebelege ohne Versandkosten sind nur Zahlungsbedingungen ohne Fälligkeit zugelassen.
kostenpflichtig
kostenpflichtige Reparatur, es wird eine Werkstatt-Rechnung gedruckt
Kulanz
Reparatur, die aus Kulanzgründen nicht kostenpflichtig durchgeführt wird, es wird eine Kulanz-Rechnung gedruckt (ZB wie bei Garantie).
In Garantie- und Kulanzbelegen werden standardmäßig alle Ausgangspositionen (außer in den Stammdaten als Aufwandpauschalen gekennzeichnete Artikel) zur Garantie gekennzeichnet (Registerkarte Positionen, Spalte G). Ausgewählte Positionen können davon ausgeschlossen werden. In kostenpflichtigen Aufträgen werden neben den Ausgangspositionen zusätzlich die in den Bestand oder Reparaturbestand (B- bzw. T-Position) gebuchten Positionen in der Positionsliste ohne Haken in Spalte G gekennzeichnet, soweit in den Verkauf-Voreinstellungen (Registerkarte Werkstatt 1) die Option Eingangsartikel(T,B) in Belegbetrag aktiv ist.
Für die folgenden Felder Gegenstand, Fehler und Festg. Fehler können Kennzeichen und Texte in Tabelle Fehler verwaltet werden. Mit Angabe eines festgelegten Kennzeichens im Eingabefeld vor der jeweiligen Auswahl-Schaltfläche wird der zugehörige Fehler-Text automatisch in das Textfeld übernommen. Andernfalls wählen Sie über die Auswahl-Schaltflächen den gewünschten Eintrag zur Übernahme von Kennzeichen und Fehler-Text.
Gegenstand
Beschreibung des Gerätes/der Baugruppe, die repariert werden soll, wird standardmäßig auf dem Beleg ausgedruckt. Die Angaben in den drei Feldern können optional in die Rücksendung (Feld Vortext, Registerkarte Zusatztext Beleg) übernommen werden.
Fehler
Vom Kunden angegebene Fehlerbeschreibung (zwei Zeilen), wird standardmäßig auf dem Beleg ausgedruckt.
Festg. Fehler
Vom Mitarbeiter festgestellter Fehler, die ersten beiden Zeilen werden standardmäßig auf dem Beleg ausgedruckt.
Hinweis: Die Feldbezeichnungen Gegenstand, Fehler und Festg. Fehler können bei Ihnen in den Verkauf-Voreinstellungen abweichend festgelegt sein (wird auch für den Belegdruck verwendet).
Lieferant
Nummer und Name 2 des Lieferanten zum Eingangsartikel für die Rücksendung (siehe in Rücksendung kopieren). Der Lieferant wird über den Seriennummernbezug aus dem Wareneingang vorgeschlagen, soweit nicht ein Standardlieferant oder ein abweichender Lieferant aus der Tabelle Service-Lieferanten ermittelt wird. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Suchen Lieferanten.
WE-Nummer
Belegnummer des Wareneinganges, aus dem der Artikel stammt, mit Belegdatum, EK-Preis und Lieferscheinnummer. Darunter stehen Nummer und Name 2 des zugehörigen Lieferanten. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Wareneingänge zu für den Eingangsartikel.
Hinweis: Die WE-Nummer aus dem Werkstattauftrag wird bei automatisch erzeugter Rücksendung in die Rücksendeposition als Urbeleg übernommen.
Belege
Nummer und Datum der zugehörigen Rücksendebelege
Mitarbeiter
Nummer des Mitarbeiters, der den Werkstattauftrag bearbeitet. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet das Fenster Suchen Mitarbeiter.
Terminart
Typ des Werkstattauftrages. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Terminarten Werkstatt, aus der ein Eintrag ausgewählt werden kann.
Termin
Festgelegter/geplanter Termin der Fertigstellung (Datum und Uhrzeit). Die Auswahl-Schaltfläche öffnet einen Kalender zur Auswahl eines Datums.
Dauer
Benötigte Arbeitszeit
Status
Status der Bearbeitung. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Status Werkstatt. Mit aktivierter Option Werkstattauftrag ohne Funktion und Status nicht zulassen (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) kann ein Werkstattauftrag nur gespeichert werden, wenn hier ein Status zugeordnet ist oder eine der Funktionen (Schaltflächen Reparatur, Tausch oder Gutschrift) gewählt wurde. Der Status für Reparatur, Zum Kunden bzw. Zur Gutschrift kann automatisch über die entsprechende Schaltfläche gesetzt werden, soweit hinterlegt (ebd.). Soll ein Werkstattauftrag mit Fremdeingangsposition über die Schaltfläche Gutschrift bzw. Zur Gutschrift gespeichert werden, muss für die automatische Bestandseinbuchung ein Status 'Zur Gutschrift...' (in den Bestand, Reparaturbestand oder ohne Bestandseingang) gewählt werden.
Werden Positionen mit Bezug zu einem Werkstattauftrag in einer neuen Rücksendung gespeichert, wird der voreingestellte Status (Feld Rücksendung im Bereich Werkstattauftrag - Status automatisch setzen, ebd.) im zugehörigen Werkstattauftrag gesetzt; der Werkstattauftrag darf zu diesem Zeitpunkt nicht in Bearbeitung sein.
Das Speichern des Werkstattauftrages als Sammelauftrag oder Rechnung ist nur möglich, wenn hier ein Eintrag mit Status 'Fertig' zugeordnet ist.
Endkund.RG
Datum der Endkunden-Rechnung
Testdatum
Test- bzw. Prüfdatum
Sammel-RMA-Nr.
RMA-Nummer zum Reparaturauftrag (alphanumerisch, bis 20 Zeichen). Die Nummer ist in allen zusammengehörigen Werkstattaufträgen zu hinterlegen. Damit kann sie als Filter zum Erzeugen einer Sammelrechnung oder Sammelgutschrift verwendet werden. Das Feld steht auch im Fenster Suchen Belege als Suchbegriff zur Verfügung.
Notizen; RS
Bei der Neuerfassung von Werkstattaufträgen kann hier je eine Notiz eingetragen werden. Automatisch wird die im Feld Standardkategorie Notiz (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) hinterlegte Kategorie zugeordnet. Der Eintrag im Feld Notizen wird als Notiz zum Werkstattbeleg und zum Kunden gespeichert. Der Eintrag im Feld RS wird nur beim automatischen Speichern des Rücksendebeleges als Notiz zum Beleg und zum Lieferanten übernommen.
in Rücksendung kopieren
Mit aktivierter Option wird beim Speichern des Werkstattauftrages über eine der folgenden Schaltflächen Reparatur, Gutschrift bzw. Zur Gutschrift oder Tausch automatisch eine Rücksendung an den zugeordneten Lieferanten erzeugt. Mit der Voreinstellung Werkstattauftrag: 'In Rücksendung kopieren' aktivieren (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) ist die Option im neuen Werkstattauftrag bereits aktiv. Mit aktivierter Option Werkstattauftrag: Rücksendung ohne Vorschau drucken (ebd.) erfolgt der sofortige Druck des Rücksendebeleges ohne Öffnen der Einkaufsmaske. Andernfalls muss der Druck manuell angestoßen werden, ein vorheriges Ändern/Ergänzen der Rücksendung ist in diesem Fall möglich.
In die Rücksendung wird der im Lieferanten gespeicherte Ansprechpartner übernommen, dem eine Funktion mit der Art Service zugeordnet ist (bei mehreren der erste ermittelte; andernfalls kein Ansprechpartner).
Zusatzinfo
Die Schaltfläche hinter den Feldern Paket-Nr./Eingang per steht nur zur Verfügung, soweit unter Voreinstellungen / Global / Benutzerdefinierte Felder / Kunden auf Registerkarte Werkstatt für Werkstattaufträge zusätzliche Felder definiert und zur Verwendung aktiviert wurden. Es öffnet sich das Fenster Zusatzinfo zur Eingabe und zum Ändern der Daten. Sind zum Beleg Daten gespeichert, wird die Schaltfläche blau umrandet hervorgehoben.
Für Werkstattaufträge stehen nach dem Erfassen der Eingangsposition die folgenden Schaltflächen zur automatisierten Bearbeitung zur Verfügung (siehe auch oben: Option in Rücksendung kopieren). Sind weitere Positionen erfasst (Ein- oder Ausgangspositionen), sind die Schaltflächen deaktiv.
Hinweis: Die Reihenfolge und die laufende Nummer der folgenden Schaltflächen ist abhängig von der Gültigkeit der DOA- oder Austauschfrist. Die DOA-Frist hat dabei Vorrang.
1 - Reparatur
speichert den Werkstattauftrag mit dem für Reparatur festgelegten Status (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf auf Registerkarte Werkstatt 1 aus Tabelle Status Werkstatt hinterlegt).
2 - Tausch
Der Kundenartikel wird in den Reparaturbestand gebucht und ein neuer Artikel für die Rücksendung an den Kunden aus dem Bestand (optional aus dem Bestand 2) in den Werkstattauftrag übernommen, der Werkstattauftrag damit abgeschlossen. Mit aktivierter Option Werkstatt-Tausch: Sammelauftrag statt Rechnung (ebd.) wird der Beleg als Sammelauftrag gespeichert/gedruckt, andernfalls erfolgt der Druck der Rechnung.
3 - Gutschrift
Die Fremd-Eingangsposition wird automatisch in den Reparaturbestand gebucht (Spalte K: R > T) und der Werkstattauftrag in eine Gutschrift umgewandelt. Für den Kunden wird eine Verkaufs-Gutschrift erzeugt (siehe auch Schaltfläche Zur Gutschrift).
3 - Zur Gutschrift
Anstelle der Schaltfläche Gutschrift steht diese zur Verfügung, soweit die Option Werkstattauftrag: Status 'Zur Gutschrift' aktiv gesetzt ist (Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Werkstatt 1). Gemäß Status wird mit Betätigen der Schaltfläche die Fremd-Eingangsposition (Spalte K: R) umgebucht in den Bestand (Spalte K: B), Reparaturbestand (Spalte K: T) oder Eingang ohne Bestandsbuchung (Verschrottung, Spalte K: O) und der Werkstattauftrag für die spätere Gutschrift gespeichert. Ist der Status Zur Gutschrift bereits voreingestellt (ebd.), wird er mit Betätigen der Schaltfläche automatisch übernommen.
4 - Zum Kunden
Der Reparaturartikel des Kunden wird für den Fremd-Ausgang kopiert (Spalte K: R > A). Der auf der Registerkarte Werkstatt 1 (ebd.) hinterlegte Status für diese Funktion wird automatisch übernommen.
5 - Sammel-GS
Die Schaltfläche kann zur Einzelerfassung mehrerer Eingangsartikel vom Kunden genutzt werden, mit denen unterschiedlich zu verfahren ist: z.B. unterschiedlicher Zustand (Neuware oder defekt) oder Rücksendung an verschiedene Lieferanten. Die über diese Funktion in Ihr Lager gebuchten Artikel können später in einer Sammelgutschrift zusammengefasst werden. Über die Schaltfläche wird die Eingangsposition in Ihr Lager gebucht: standardmäßig in den Reparaturbestand (Spalte K: T), bei Zuordnung eines Status 'Zur Gutschrift (Bestand)' in den Bestand (Spalte K: B) bzw. 'Zur Gutschrift (Verschrottung)' ohne Bestandszubuchung (Spalte K: O). Bei Übernahme in den Reparaturbestand kann optional eine Rücksendung an den Lieferanten erzeugt werden (mit Haken 'In RS kopieren' und Angabe des Lieferanten auf Registerkarte Werkstatt). Mit dem Speichern des Werkstattauftrages öffnet sich automatisch ein neuer Werkstattauftrag zum Kunden mit Übernahme der Eingangsdaten (auch wenn die Verkauf-Voreinstellung 'RMA-Verfahren (Eingangsdatum aktiv, Beleg-Nr. anzeigen)' nicht aktiv ist).
Verschr. & Tausch
Der Eingangsartikel wird zum Eingang ohne Bestandszubuchung gekennzeichnet (Verschrottung: O in Spalte K), der gleiche Artikel aus dem Lager zum Tausch als Position erfasst und der in den Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Werkstatt 1 für 'Tausch' hinterlegte Status übernommen. Der Beleg wird als Werkstatt-Rechnung gespeichert. Ist das Speichern der Rechnung nicht möglich, wird auf fehlende Daten hingewiesen (z.B. für Beleg mit Garantiekennzeichen P - Prüfen oder die Ausgangsposition ist noch vorbestellt).
Historie
Über diese Schaltfläche können Änderungen von Registerkarte Werkstatt zum Beleg nachvollzogen werden (siehe Historie Werkstattdaten).