Mit dieser Funktion legen Sie einen neuen Werkstattauftrag an (Belegtyp L). Alternativ können Sie einen Kostenvoranschlag in einen Werkstattauftrag kopieren. Im Werkstattauftrag erfassen Sie Aufträge eines Kunden an Ihre Werkstatt oder zur Rücksendung an den Lieferanten. Das kann eine Reparatur, eine Um- oder Aufrüstung aber auch ein Austausch einer Ware gegen eine andere sein. Begrifflich davon abzugrenzen ist der Belegstatus Werkstattmontage, der den Zusammenbau eines Gerätes aus verschiedenen Komponenten anhand einer Kundenbestellung oder als Vorproduktion dokumentiert.
Soll dem Kunden zunächst nur die Auftragsnummer (RMA-Nummer) mitgeteilt werden, aktivieren Sie die Option RMA-Verfahren (Eingangsdatum aktiv, Beleg-Nr. anzeigen) (Registerkarte Werkstatt 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Nach dem Speichern eines neuen Werkstattauftrages wird Ihnen die Belegnummer zur Mitteilung an den Kunden angezeigt. Die Eingangsfelder bleiben aktiv. Ist der Kundenartikel noch nicht bekannt, kann zunächst ein Dummyartikel erfasst werden.
Bei Neuerstellung eines Werkstattauftrages wird die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm übernommen, soweit dort eine mit der Kennzeichnung für die Belegarten 'BS Bestellung/Werkstattauftrag' oder 'WA Werkstattauftrag' (Tabelle Zahlungsbedingungen, Feld Gültigkeit) ermittelt wird (bei mehreren der erste Eintrag). Werkstattaufträge können auch mit einer Vorkasse-Zahlungsbedingung gespeichert werden (siehe Vorkasse/Anzahlung). Eine im Kundenstamm hinterlegte Serviceanschrift wird als Rechnungs- und Versandanschrift übernommen (bei Kennzeichnung als Rechnungs- oder Versandanschrift wird sie im Werkstattauftrag nur in das entsprechende Anschriftenfeld übernommen).
Mit aktivierter Option Neuer Werkstattauftrag: Seite 'Positionen' öffnen ( Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Werkstatt 1) wird jeder neue Werkstattauftrag statt mit Registerkarte Werkstatt mit der Registerkarte Positionen im Vordergrund geöffnet. Mit aktivierter Option Werkstattaufträge: Mehrere Belege erfassen (ebd.) kann der Benutzer nach dem Speichern eines Werkstattauftrages nach Rückfrage einen weiteren Werkstattauftrag zum Kunden erfassen, Angaben in den Feldern Eingang per und Eingangs-Nr. werden dann aus dem vorherigen Beleg übernommen.
Der Status auf Registerkarte Werkstatt kann für neue Werkstattaufträge voreingestellt werden. Hinterlegen Sie dazu in Tabelle Status Werkstatt (Voreinstellungen / Mandanten / Werkstatt) einen Eintrag mit dem Status 'Neuer Werkstattauftrag'.
Um Kunden Reparaturartikel gutzuschreiben, können Werkstattaufträge über den Menüpunkt Verkauf / Beleg / Umwandeln in (dazu muss der Eingangsartikel in den Reparaturbestand oder Bestand gebucht sein) oder über die Schaltfläche Gutschrift auf der Registerkarte Werkstatt in eine Gutschrift umgewandelt werden.
Auf der Registerkarte Werkstatt werden Daten wie Reparaturgegenstand, Fehler, Garantie- und Bearbeitungsstatus je nach Bearbeitungsstand verwaltet. Wird im Werkstattauftrag standardmäßig nur eine Eingangsposition erfasst, kann das auf dieser Registerkarte erfolgen.
Gemäß Festlegungen in der Tabelle Servicebedingungen-Verkauf (unter Voreinstellungen / Mandanten / Werkstatt) werden DOA-Frist und Austauschfrist zum Artikel ermittelt. Zur Eingangsposition können vom Kunden mitgeschicktes Zubehör sowie die in der Werkstatt festgestellten Fehler vermerkt werden.
Über die Schaltfläche Historie kann eine Liste aller Änderungen an diesem Beleg geöffnet werden. Der Ablauf der Bearbeitung wird so nachvollziehbar.
Über die Schaltfläche Tausch wird der Eingangsartikel in den Reparaturbestand und der gleiche Artikel aus Ihrem Lager für die Rücksendung an den Kunden gebucht.
Über die Schaltfläche Zum Kunden wird das Kundengerät für die sofortige Rücksendung an den Kunden in den Fremdausgang kopiert.
Abhängig von der Voreinstellung Werkstattauftrag: Status 'Zur Gutschrift' aktiv (Registerkarte Werkstatt unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) steht entweder die Schaltfläche Gutschrift zur sofortigen Umwandlung des Werkstattauftrages in eine Gutschrift oder die Schaltfläche Zur Gutschrift zur automatischen Einbuchung des Fremdartikels (gemäß Status in den Bestand, Reparaturbestand oder ohne Bestandszubuchung) und speichern als Werkstattauftrag zur Verfügung.
Mit aktivierter Option in Rücksendung kopieren wird beim Speichern des Werkstattauftrag über eine der Schaltflächen Reparatur, Tausch oder Gutschrift bzw. Zur Gutschrift automatisch eine Rücksendung an den Lieferanten erzeugt (optional mit sofortigem Druck). Rücksendungen ohne RMA-Nr. können für den Druck ausgeschlossen werden, der Beleg wird dann nur gespeichert. Die Fehlerbeschreibungen (Angaben aus den drei Feldern Gegenstand) können optional in die Rücksendung (Feld Vortext, Registerkarte Zusatztext Beleg) übernommen werden.
Mit dem Buchen des Wareneinganges für die Rücksendung kann automatisch der Werkstattauftrag zur Übernahme des zurückgesandten Artikels geöffnet werden. Aktivieren Sie dazu auf der Registerkarte Werkstatt 1 (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) die Option Werkstattauftrag bearbeiten unter WE-Rücksendung und ordnen für die folgenden 3 Möglichkeiten zum Wareneingang (Seriennummer gleich, Seriennummer nicht gleich, Artikel nicht gleich) entsprechende Einträge aus der Tabelle Fehler zu. Das automatische Öffnen des zugehörigen Werkstattauftrages kann auch für das Erledigen der Rücksendung oder das Erzeugen der Belastungsanzeige für die Rücksendung aktiviert werden (ebd.). Für die Rücksendung an den Kunden wird im Werkstattauftrag der gleiche Artikel aus dem Lager gebucht. Ist im Werkstattauftrag der zurückgesandte Artikel noch als Kundeneigentum (R-Artikel) gespeichert, wird dieser in den Reparaturbestand (T-Artikel) gebucht.
Nach Abschluss wird gemäß Garantiestatus (Listenfeld Garantie) die Werkstattrechnung gedruckt.
Auf Registerkarte Positionen erfassen Sie die vom Kunden eingesandte Ware. Sie kann als Reparaturgerät mit dem Kennzeichen R bzw. RE (Eigentum des Kunden, in Ihren Stammdaten als Artikel bzw. Ersatzteil verwaltet) erfasst oder in Ihre Bestände (T oder TE - Artikel oder Ersatzteil in Reparaturbestand bzw. B oder BE - Artikel oder Ersatzteil in Bestand) gebucht werden. Erfassen Sie eine in den Stammdaten verwaltete Gruppe, werden die Komponenten der Gruppe (ohne Gruppenkopf) übernommen.
Als Lager wird in neuen Werkstattaufträgen das 'Lager Eingang Werkstattauftrag' (Arbeitsplatz / Standardwerte je Workstation, falls leer aus Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer, jeweils Registerkarte Logistik) voreingestellt. Ist in den Arbeitsplatz-Einstellungen das Lager nicht festgelegt, wird das Verkauf-Hauptlager aus den Standardwerten je Workstation, falls leer aus den Standardwerten je Benutzer (ebd.) des aktuellen Benutzers verwendet.
Wird nur eine Eingangsposition erfasst, kann das auf Registerkarte Werkstatt erfolgen.
Mit aktivierter Option Prüflogik beim 2. Eingang ausschalten (Registerkarte Seriennummern unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines) entfällt die Seriennummernprüfung für Reparaturartikel, falls die Seriennummer beim Wareneingang erfasst war.
Als weitere Belegpositionen werden erbrachte Leistungen (L) und eingesetzte Ware ( A - Artikel bzw. E - Ersatzteile) erfasst. Welcher Typ für die erste Position (R, T, B, RE, TE oder BE) für Werkstattaufträge voreingestellt ist, wählen Sie unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer auf Registerkarte Verkauf.
Wird der Reparaturgegenstand (R bzw. RE) nicht in Ihren Bestand gebucht und die Ware wieder an den Kunden zurückgeschickt (ggf. nach Reparatur), ist er vor dem Erstellen der Rechnung für den Ausgang auf dem Beleg zu buchen (über den Menüpunkt in Fremd Ausgang kopieren (R > A) im Menü Verkauf / Position / Austausch bzw. über Shortcut Strg+Einfg). Die Seriennummer des Einganges kann für den Ausgang übernommen werden.
Der Druck der Austauschartikel (T und B) und der Reparaturartikel (R) kann auf der Registerkarte Werkstatt 1 ( Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) für Werkstattaufträge und Werkstattrechnungen deaktiviert werden. Optional können Werkstatt-Rechnungen ohne Ausgangs-Positionen nicht gespeichert werden (ebd.).
Mit aktivierter Option Kalk. Misch-EK-Preis bei Gutschriften und WA nicht ändern (Registerkarte Allgemein unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Preise) werden Lager-EK-Preis und kalkulatorischer Misch-EK-Preis bzw. Wert Reparaturbestand durch die in Ihr Lager eingehenden Artikel nicht geändert.
Versenden Sie Werkstattaufträge per E-Mail, können Sie zwei verschiedene Standardtexte (EW1 und EW2) unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Belegtexte hinterlegen. Der im Druckfenster gewählte Text (Standard: Text 1, andernfalls wählen Sie im Listenfeld 'Text 2' aus der Tabelle Belegtexte) wird in die E-Mail übernommen, soweit nicht im darüber liegenden Eingabefeld ein Text aus der Tabelle E-Mail-Texte ausgewählt wurde. In die Betreffzeile werden die Angaben aus der Bezugnahme (1. Zeile) inkl. Kunden-Bestell-Nr. und Datum übernommen, soweit nicht ein eigener E-Mail-Betreff in der Tabelle Belegtexte hinterlegt ist.
Siehe auch: