Für Bestellungen, die als Auftragsbestätigung oder Proforma-Rechnung gespeichert werden, kann eine Zahlungsbedingung für Vorkasse (mit aktivierter Option Vorkasse) oder eine Anzahlungsart zugeordnet werden. Vorkasse UND Anzahlungsart in einem Beleg sind nicht zulässig. Werkstattaufträge können zur Vorkasse gespeichert werden.
Diese Belege werden in den Fenstern Suchen Belege und Gespeicherte Belege sofort als offen gekennzeichnet (offener Betrag in Spalte Offen), in der Übersicht Offene Posten Kunden erfolgt keine Anzeige. Beim Druck von Auftragsbestätigungen oder Proforma-Rechnungen wird zur Belegart der Zusatz '/Anzahlung' bzw. '/Vorkasse' mitgedruckt (für Vorkassebelege nur mit aktivierter Option 'Vorkasse' in Belegart drucken, Registerkarte Drucken 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Im Beleg ist die Registerkarte Buchhaltung aktiv. Die in die Kasse oder unter Offene Posten / Zahlungseingang buchen bzw. über das Einlesen von Kontoauszügen zum Beleg gebuchten Zahlungen werden hier angezeigt.
Ist die Verkauf-Voreinstellung Vorkasse-Bestellung: speichern als Auftragsbestätigung (Registerkarte Buchhaltung 1) aktiv, werden neue Bestellungen mit einer Vorkasse-Zahlungsbedingung bereits automatisch über die Funktion Verkauf / Bearbeitung beenden / Speichern mit Status A (Auftragsbestätigung) und damit als offener Beleg gespeichert. Das gilt für Bestellungen ohne Status auch im Verkauf und in der Stapelarbeit Verkauf beim späteren Wechsel auf eine Vorkasse-Zahlungsbedingung.
Werden die Zahlungen zu Vorkasse- oder Anzahlungsbelegen in mention Finance gebucht, können Sie - bei fester Verknüpfung des WWS- mit dem Finance-Mandanten - die entsprechenden offenen Belege aus der Warenwirtschaft zuordnen.
Das Bearbeiten von offenen Auftragsbestätigungen/Proforma-RG, bezahlten Auftragsbestätigungen/Proforma-RG und Auftragsbestätigungen/Proforma-RG zur Vorkasse kann mit funktionsbezogenen Berechtigungen geschützt werden.
Mit dem Löschen einer Bestellung, zu der bereits eine Vorkassezahlung oder Anzahlung gebucht wurde, wird der Zahlbetrag als Überzahlung gespeichert. Bestätigen Sie die Meldung W0993: Zahlungsbetrag wird als Überzahlung gespeichert! mit Ja, andernfalls kann die Bestellung nicht gelöscht werden.
Vor dem Rechnungsdruck muss in Vorkassebelegen eine andere Zahlungsbedingung zugeordnet werden (ohne Fälligkeit, deaktive Option Vorkasse). Zur automatisierten Übernahme in den Beleg kann die Zahlungsbedingung für bezahlte Vorkasse auf Registerkarte Buchhaltung (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) hinterlegt werden; in der Tabelle Zahlungsbedingungen kann das abweichend pro Vorkasse-ZB erfolgen. Diese wird nach vollständigem Zahlungseingang automatisch beim Belegdruck im Zusatzmodul Verkauf-Automatik (dsVkAuto.exe), mit dem Speichern als Sammelauftrag oder Werkstattmontage und dem Rechnungsdruck im Verkauf bzw. in der Stapelarbeit ersetzt. Für bezahlte Vorkassebelege, denen bereits automatisch diese Zahlungsbedingung zugeordnet war, kann eine weitere Zahlungsbedingung hinterlegt werden (Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Buchhaltung), die nach Belegänderung für die Endrechnung übernommen wird.
In der Endrechnung werden die bereits vor Rechnungslegung gebuchten Zahlungen mitgedruckt.
In Vorkasse-Auftragsbestätigungen werden bereits die Fälligkeitstage inkl. Skonto gespeichert (beim erneuten Speichern aktualisiert), so dass zu diesen Belegen auch Zahlungen mit Skontoabzug gebucht werden können. Auf der bezahlten Vorkasse-Rechnung können über interne Felder der Skonto-Betrag und Skonto-Prozentsatz aus der Zahlung mit Skontoabzug gedruckt werden:
Formulardesigner: _rp_Vorkasse_Skonto und _rp_Vorkasse_SkontoProz
in Tabelle Zahlungsbedingungen im Feld Text: {STR(_rp_Vorkasse_Skonto, 9, 2)} und {STR(_rp_Vorkasse_SkontoProz, 5, 2)}
Beispiel: Endrechnung kleiner als Vorkassebetrag - Differenz in Kasse auszahlen
Hat ein Kunde die Bestellung bereits per Vorkasse bezahlt und der neue Endbetrag des Beleges ist kleiner als der Zahlbetrag, kann die Differenz direkt mit dem Speichern der Rechnung in der Kasse ausgezahlt werden. Ändern Sie dazu vor dem Speichern die Zahlungsbedingung auf eine Kasse-ZB. Die Differenz wird dann in der Kassiermaske als Auszahlungsbetrag ausgewiesen.
Siehe auch: