Die Dokumentenverwaltung ermöglicht einen einfachen und aktuellen Zugriff auf sämtliche Dokumente wie Datenblätter, Prospekte, Presseausschnitte, Kundenkorrespondenz. Sie können schnell herangezogen und sofort bearbeitet werden. Die Bearbeitung ist von jedem Arbeitsplatz aus möglich.
Über einen Scanner kann das betreffende Dokument (z. B. ein Datenblatt) eingescannt, zentral auf dem Server abgelegt und einem Stammdatensatz (z. B. dem Artikel) oder Beleg zugeordnet werden. Dokumente sind somit jedem Arbeitsplatz mit der entsprechenden Berechtigung zugänglich.
Die Dokumentenverwaltung von mention ist für die Zusammenarbeit mit Scanner und der Scanner-Software Paperport der Visioneer Inc. optimiert. Ist diese Ausrüstung an einem Arbeitsplatz vorhanden, gestaltet sich der Arbeitsprozess für das Aufnehmen eines Dokumentes in die Dokumentenverwaltung besonders einfach (siehe Einsatz einer Scanner-Tastatur).
Im Verkauf können zu den Belegpositionen Dateien aus den hier hinterlegten Dokumenten sowie in den Stammdaten gespeicherte Abbildungen ausgewählt (über Spalte A in der Positionenliste) und dem Kunden mit dem Beleg per E-Mail zugesandt werden. Dokumente mit Zuordnung zum Verkaufs- oder Einkaufsbeleg bzw. zum Kunden oder Lieferanten können in der Druckmaske (Schaltfläche Dokumente) zum E-Mail-Versand mit dem Verkaufs- bzw. Einkaufsbeleg markiert werden.
Die Funktionen zur Dokumentenverwaltung sind über das Menü Dokumente bzw. die zugeordneten Shortcuts verfügbar. Unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer (Registerkarte Allgemein) kann je Benutzer die Dokumentenvorschau aktiviert und die Anzeige älterer Dokumente ausgeblendet werden.
Dokumente können auch über das Importmodul oder das Zusatzmodul FileToDocs in mention gespeichert werden.
Details unter:
Detailinformationen zum Dokument
Dokumente zum Kunden/Lieferanten
Dokumente zur Position im Einkauf/Verkauf
Dokumente auf Wiedervorlage legen
Siehe auch:
Das Fenster Dokumentenverwaltung