Der Einsatz einer Scannertastatur und der Software Paperport ® der Firma Visioneer Inc. gestaltet den Arbeitsablauf für das Aufnehmen eines Dokumentes in die Dokumentenverwaltung besonders einfach. Für eine optimale Zusammenarbeit zwischen mention und Paperport ® ist in Paperport ® einmalig ein Link zu mention zu erstellen. Auf das Symbol für diesen Link werden dann eingescannte Dokumente per Drag & Drop gezogen und so an die mention-Dokumentenverwaltung übergeben. Sie werden in Paperport ® schrittweise durch die Erstellung dieses Links geleitet.
Festlegen der Programmdatei für den Link
Der Link muss auf die Datei dspplink.exe im mention -Programmverzeichnis verweisen.
Standard-Dateityp für eingescannte Dokumente festlegen
Eingescannte Dokumente werden standardmäßig als Datei des so festgelegten Typs gespeichert. Bitte beachten Sie, dass nur Dateien vom Typ *.BMP, *.PCX, *.DCX aus mention heraus mit den entsprechenden Belegen gefaxt werden können.
Option "Temporary Files"
Legen Sie für diese Option Never delete fest.
Festlegen eines Icons für die Verknüpfung
Gegenwärtig wird das Icon zu dspplink.exe in der Vorschau unsichtbar dargestellt (Fehler). Klicken Sie in die linke Ecke des entsprechenden Fensterbereiches zur Auswahl wird das Icon dennoch übernommen und dann auch richtig dargestellt.
Scannen Sie das Dokument ein und ziehen Sie das Symbol für das Dokument per Drag & Drop auf den Link für mention.
Öffnen Sie in mention das Fenster Dokumente (Neu) über die Funktion Neu im Menü Dokumente.
Betätigen Sie dort die Schaltfläche Scans. Es öffnet sich das Fenster Scans, in dem alle eingescannten und noch nicht übernommenen Dokumente aufgeführt werden.
Wählen Sie das betreffende Dokument aus und übernehmen Sie es über die Schaltfläche Wählen.
Ordnen Sie dem Dokument im Fenster Dokumente (Neu) einen Namen und eine Kategorie zu. In dem, der Kategorie zugeordneten, Ordner wird automatisch eine Kopie der Dokumentendatei abgelegt.
Nach dem Speichern steht dieses Dokument in der Dokumentenverwaltung für die Zuordnung z. B. zu einem Artikel zur Verfügung.