Symbol-Schaltfläche:
Im Fenster
Dokumentenverwaltung können Sie Dokumente neu erfassen bzw. ändern. Es öffnet sich über die Funktionen
Neu und
Ändern im Menü
Dokumente. Im Fenster
Dokumente stehen Ihnen dazu die Symbol-Schaltflächen 
(Neu) und 
(Ändern) zur Verfügung.
Dokument
Frei wählbarer Name für das Dokument (Pflichtangabe; unabhängig vom Dateinamen im Feld Datei)
Datei
Dateiname des Dokumentes mit Pfadangabe (Pflichtangabe). Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Öffnen zur Auswahl einer Datei. Als Dateitypen stehen die unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines auf der Registerkarte Stammdaten 2 hinterlegten in der angegebenen Reihenfolge zur Auswahl. Der dort zuerst angegebene Typ wird standardmäßig vorgeschlagen.
Datum
Angabe des Eingabedatums
Dateidatum
Anzeige des Datums der Datei
Kategorie
Zuordnung des Dokuments zu einer Dokumentenkategorie (Pflichtangabe). Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Kategorien Dokumente zur Übernahme einer Kategorie. Zu jeder Kategorie ist dort im Feld Pfad ein Verzeichnis zugeordnet. Es wird empfohlen, bei Neuanlage die betreffende Datei in dieses Verzeichnis zu kopieren und mit diesem Speicherort in die Dokumentenverwaltung aufzunehmen. Wird beim Ändern eine Kategorie mit abweichender Pfadangabe zugeordnet, können Sie das Dokument vom System in diesen Pfad verschieben lassen.
Kunde; Kategorie
Zuordnung des Dokuments zu einem Kunden oder einer Kundenkategorie. Die linke Auswahl-Schaltfläche öffnet das Fenster Suchen Kunden zur Suche und Übernahme eines Kunden. Die rechte Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Kategorien Kunden zur Übernahme einer Kategorie.
Beleg
Zuordnung des Dokuments zu einem Beleg aus dem Verkauf. Wählen Sie im Listenfeld den Belegtyp. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet das Fenster Suchen Belege zur Suche und Übernahme eines Beleges.
Lieferant; Kategorie
Zuordnung des Dokuments zu einem Lieferanten oder einer Lieferantenkategorie. Die linke Auswahl-Schaltfläche öffnet das Fenster Suchen Lieferanten zur Suche und Übernahme eines Lieferanten. Die rechte Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Kategorien Lieferanten zur Übernahme einer Kategorie.
Beleg
Zuordnung des Dokuments zu einem Beleg aus dem Einkauf. Wählen Sie im Listenfeld den Belegtyp. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet das Fenster Suchen Belege zur Suche und Übernahme eines Beleges.
Rechnung/GS
Zuordnung des Dokumentes zu einer Lieferanten-Rechnung oder Gutschrift. Wählen Sie zuerst den Belegtyp und geben dann die Nummer an.
Nummer; Kategorie
Zuordnung des Dokuments zu einem Artikel/Ersatzteil bzw. einer Leistung oder einer entsprechenden Kategorie. Wählen Sie den Typ im Listenfeld. Die linke Auswahl-Schaltfläche öffnet das entsprechende Suchfenster. Die rechte Auswahl-Schaltfläche öffnet die entsprechende Tabelle Kategorien zur Übernahme einer Kategorie.
Hersteller
Zuordnung des Dokuments zu einem Hersteller. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Hersteller Übernahme eines Herstellers.
Projekt
Hier steht die Zuordnung des Dokuments zu einem Projekt. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Projekte zur Übernahme eines Projektes.
HelpDesk
Hier steht die Zuordnung des Dokuments zu einem HelpDesk-Eintrag. In die Felder werden Nummer und Titel des HelpDesk-Eintrages übernommen (nur mit Zusatzmodul HelpDesk).
Hinweis
Dieser Hinweis wird im Fenster Dokument Detailinformationen angezeigt.
Durchsuchen
So werden Dokumente gekennzeichnet, die man über eine Volltextsuche anhand einer Zeichenfolge suchen kann. Für Dokumente mit der Endung .txt, .doc, .xls wird dieses Kontrollkästchen automatisch gesetzt.
Onlineschnittstelle
Markieren Sie Dokumente hier, die zur Übergabe in den Shop in der dsxml-Schnittstelle verwendet werden (siehe auch Mediendokument).
Mediendokument
Markieren Sie Dokumente zusätzlich (siehe Onlineschnittstelle) mit dieser Option, die vom Kunden im OnlineShop XTC heruntergeladen werden dürfen (z. B. PDF-Dokumente).
Bearbeiten
öffnet zur zugeordneten Datei das Bearbeitungsprogramm (soweit verfügbar, siehe Arbeitsplatz / Dateierweiterungen).
Scans
Diese Schaltfläche dient der Aufnahme von Dokumenten, die über eine Scannertastatur in Verbindung mit der Software Paperport eingescannt worden sind. Es öffnet sich das Fenster Scans, in dem alle gescannten Dokumente aufgelistet werden. Die betreffende Datei kann dann im Fenster Dokumente (Neu) in die Dokumentenverwaltung aufgenommen und gespeichert werden (siehe Einsatz einer Scanner-Tastatur).
bzw. F1
ruft die Online-Hilfe auf.
Notizen
öffnet des Fenster Notizen zum Dokument.
W-Vorlage
öffnet das Fenster Wiedervorlage zur Erfassung einer Wiedervorlage zum aktuellen Dokument.
Anzeigen
öffnet die Datei (siehe Feld Datei) mit dem dazugehörigen Anwendungsprogramm.
Ändern
ermöglicht das Ändern des aktuellen Dokumentes.
Neu
ermöglicht das Erfassen eines neuen Dokumentes.
Löschen
löscht das aktuelle Dokument.
Speichern
übernimmt die vorgenommenen Änderungen.
Abbrechen
schließt das Fenster.
Siehe auch: