Für jeden Verkaufsbeleg muss die Art und Weise der Zahlung festgelegt werden. Dazu ist dem Beleg eine Zahlungsbedingung aus Tabelle Zahlungsbedingungen zuzuordnen. Mit der Zahlungsbedingung sind unter anderem das Fälligkeitsdatum, die Skontobedingungen und die Zahlart (z. B. Überweisung, Lastschrift, ...), ggf. auch die Versandart festgelegt.
Belegspezifisch hinterlegen Sie Zahlungsbedingungen auf Registerkarte Zahlungsbedingungen unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer (Registerkarte ZB), die beim Benutzer für neue Belege im Verkauf voreingestellt werden, soweit nicht die Zahlungsbedingung aus dem Kundenstamm verwendet wird.
In neue Angebote und Bestellungen wird die erste im Kundenstamm (Registerkarte Weitere) hinterlegte Zahlungsbedingung übernommen. Fehlt dort die Zahlungsbedingung, wird die beim Benutzer für 'Angebote/Bestellungen' festgelegte ZB verwendet. Ist der Bearbeiter als Kassierer gekennzeichnet (Tabelle Bearbeiter), hat die Zahlungsbedingung des Benutzers Vorrang.
Die Gültigkeit der so ermittelten Zahlungsbedingung darf nicht die Verwendung in Angeboten bzw. Bestellungen ausschließen (siehe Tabelle Zahlungsbedingungen).
Für Zahlungsbedingungen mit aktivierter Option Kasse öffnet sich vor dem Speichern/Drucken des Beleges als Rechnung das Fenster Zahlen zum Kassieren.
Bei Verwendung einer Zahlungsbedingung zur Vorkasse muss der Beleg als Auftragsbestätigung oder Proforma-Rechnung gespeichert werden, um Zahlungen zu buchen.
Soweit im Kunden hinterlegt, wird bei der Neuanlage eines Werkstattauftrages die erste in den Stammdaten ermittelte Zahlungsbedingung für die Belegarten 'BS Bestellung/Werkstattauftrag' bzw. 'BS Bestellung/Werkstattauftrag/Rechnung' oder 'WA Werkstattauftrag' (Feld Gültigkeit in Tabelle Zahlungsbedingungen) übernommen, in Kostenvoranschlägen die im Kunden hinterlegte Zahlungsbedingungen mit Gültigkeit für 'KV Kostenvoranschlag' (siehe auch Gleiche Zahlungsbedingung für alle Belegarten). Andernfalls wird die beim Benutzer gespeicherte ZB für Kostenvoranschläge bzw. für Werkstattaufträge gemäß Garantiekennzeichnung des Beleges (Feld Garantie auf Registerkarte Werkstatt) voreingestellt.
Kostenpflichtige Werkstattaufträge können ebenfalls als Vorkassebeleg gespeichert werden.
Standardmäßig wird in neuen Sammelgutschriften die Zahlungsbedingung aus dem ersten Beleg der in der Gutschrift zusammengefassten Werkstattaufträgen voreingestellt. Ist beim Benutzer für Sammelgutschriften eine ZB hinterlegt, wird diese automatisch übernommen.
Mit aktivierter Option Gleiche Zahlungsbedingungen für alle Belegarten vorschlagen (Registerkarte Buchhaltung 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) wird die erste im Kundenstamm hinterlegte Zahlungsbedingung (siehe neue Angebote/Bestellungen) auch in Werkstattaufträgen/Kostenvoranschlägen und Gutschriften verwendet (soweit die Gültigkeit der ZB das nicht ausschließt).
Mit aktivierter Option Beleg kopieren: Zahlungsbedingung übernehmen (Registerkarte Buchhaltung 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) wird die im Beleg gespeicherte Zahlungsbedingung beim Kopieren in ein Angebot, eine Bestellung, einen Nachlieferschein oder einen Werkstatt-Nachlieferschein übernommen. Andernfalls wird die Zahlungsbedingung für den neuen Beleg aus dem Kundenstamm bzw. aus den Benutzereinstellungen übernommen. Diese Voreinstellung gilt auch für das Ändern des Kunden zum Beleg.
Beim Kopieren in eine Gutschrift, einen Kostenvoranschlag, einen Werkstattauftrag, eine Werkstatt-Gutschrift oder einen Wartungsvertrag wird die Zahlungsbedingung aus dem Ausgangsbeleg übernommen, soweit sie nicht wie folgt anderweitig ermittelt wird:
- beim Kopieren von Rechnungen in Gutschriften bzw. Umwandeln von Werkstattaufträgen in Gutschrift hat die zur ZB im Ausgangsbeleg hinterlegte ZB für Kopieren in GS Vorrang.
- beim Kopieren von Rechnungen in Werkstattaufträgen wird die beim Benutzer hinterlegte Zahlungsbedingung für neue Werkstattaufträge übernommen (damit kann beim späteren Setzen des Garantiekennzeichens Garantie, Kostenpflichtig oder Kulanz die zugehörige Zahlungsbedingung automatisch aus den Arbeitsplatz-Einstellungen übernommen werden). Vorrang hat allerdings die erste im Kundenstamm hinterlegte Zahlungsbedingung mit Gültigkeit für Werkstattaufträge (siehe oben: neue Werkstattaufträge und Kostenvoranschläge).
Bei Verwendung von Inland-Zahlungsbedingungen erfolgt gemäß Einstellung (Tabelle Zahlungsbedingung, Listenfeld nur im Inland) die Prüfung, ob die Rechnungs- oder die Versandanschrift im Inland liegt. Ist keine abweichende Anschrift zugeordnet, wird die Kundenadresse geprüft.
Das Ändern der Zahlungsbedingung in bereits gespeicherten Bestellungen kann über eine Kennwortabfrage begrenzt sein. Das gilt ebenso für das Eintragen von Zahlungsbedingungen, die im Kundenstamm nicht hinterlegt sind und nicht mit der in den Kunden-Stammdaten angegebenen Zahlart übereinstimmen, sowie die Auswahl besonderer Zahlungsbedingungen.
Hinweis: Öffnen Sie zum Feld ZB auf Registerkarte Detail über die Auswahl-Schaltfläche die Tabelle Zahlungsbedingungen, werden die im Kundenstamm hinterlegten Zahlungsbedingungen grün hinterlegt angezeigt.
In bezahlten Vorkasse-Belegen kann die Vorkasse-Zahlungsbedingung automatisch durch eine hinterlegte Zahlungsbedingung für bezahlte Vorkasse ersetzt werden.
In Rechnungen und Gutschriften, für die noch keine Zahlung erfolgt ist, sowie in Leih-/Teststellungen, Kommissionierungen und Voraustauschbelegen kann die Zahlungsbedingung am Tag der Erstellung geändert werden.
Werden zu den Zahlungsbedingungen in Tabelle Zahlungsbedingungen über die Auswahl-Schaltfläche Zugelassene Versandarten Versandarten zugeordnet, erfolgt im Verkaufsbeleg eine Prüfung, ob die ausgewählte Versandart für die Zahlungsbedingung verwendet werden kann.
Siehe: