Mit dieser Funktion können Zahlungen von Kunden bzw. Zahlungen an Lieferanten in Mandantenwährung, die Ihre Bank als Datei bereitstellt, gebucht werden. Eine Zuordnung kann nur zu offenen Kundenbelegen (Rechnungen, Gutschriften und Auftragsbestätigungen bzw. Proforma-Rechnungen zur Vorkasse/Anzahlung sowie Vorkasse-Werkstattaufträgen) und erfassten Überzahlungen der Kunden bzw. offenen Lieferantenbelegen (Rechnungen, Gutschriften) erfolgen.
Unterstützt werden standardmäßig folgende Formate: DTI, MT940, Amazon-Kontoauszüge (XML-Format), Paypal-Kontoauszüge (Textdatei mit dem Trennzeichen Tabulator), SEPA Camt.054, Amazon Pay (CSV-Datei) und eBay Transaktionsberichte (CSV-Datei von eBay über Zahlungen - Auszahlungen - Auszahlung aufrufen - Bericht herunterladen). Für den Import anderer Text-, DFB- oder Exceldateien kann zuvor im Importmodul ein Schema für die Feldzuordnung angelegt werden. Wählen Sie die Importdatei mit dem zugehörigen Dateiformat und betätigen dann die Schaltfläche Import. Eine weitere Bearbeitung ist nur bei einer korrekten, spaltenweisen Anzeige der Daten möglich.
Hinweis: Wurde bei Ihnen das Speichern der Kontoauszüge in der Datenbank aktiviert (Registerkarte Buchhaltung 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf), ist das Bearbeiten der gespeicherten, noch nicht gebuchten Zahlungen über die Funktion Gespeicherte Kontoauszüge bearbeiten möglich. Mit aktiviertem separatem Einlesen/Bearbeiten (ebd.) ist das Fenster zum Bearbeiten nach dem Einlesen nur über diese Funktion möglich.
Die Angaben für das Dateiformat der Importdatei, Länge bzw. Schema der Suchbegriffe und die Auswahl des Buchungstextes von der Registerkarte Buchhaltung 2 (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) werden hier voreingestellt. Ändern bzw. ergänzen Sie die Vorgaben zur automatischen Zuordnung der Kundenzahlungen für die von Ihnen verwendeten Suchkriterien. Anschließend geben Sie über die Schaltfläche Automatisch an, in welcher Verwendungszweckspalte (VWZ1 bis max. VWZ9) welches Suchkriterium mit dem zugehörigen Feld zum offenen Beleg abgeglichen werden soll. Für die Zuordnung von Zahlungen an Lieferanten markieren Sie zuvor die Option Lieferant.
Erfolgt bei Ihnen die Kundenzahlung mit Skontoabzug, muss zur automatischen Zuordnung der maximale Toleranzbetrag groß genug sein. Die Ausbuchung erfolgt erst beim Speichern der Zahlung. Berücksichtigt werden die angegebenen Skonto-Toleranztage.
Für Zahlungen, zu denen keine automatische Zuordnung erfolgt, können Sie den offenen Beleg manuell über die Schaltfläche OP-Zuordnung zuweisen.
Sind die Zahlungen vollständig zugeordnet (soweit möglich), werden die Zahlungseingänge über die Schaltfläche Buchen gespeichert. Eine Liste der nicht zugeordneten Zeilen kann zur Nachbearbeitung ausgedruckt (Strg+Alt+Q) oder exportiert (Strg+Alt+E) werden. Die gebuchten Zahlungseingänge können über die Funktion Bearbeitung / Offene Posten / Zahlungseingangsbelege oder zum Verkaufsbeleg auf der Registerkarte Buchhaltung eingesehen werden.
Für die Zahlungen der Importdatei können die Übergabedateien an DATEV erzeugt werden.
Mit aktiviertem separatem Einlesen/Bearbeiten stehen zum Einlesen nur die Felder für die Importdatei zur Verfügung, die anderen Felder nur zum Bearbeiten.
Importdatei; [Dateiformat/Importschema]
Wählen Sie im Listenfeld das Dateiformat. Zur Auswahl stehen: DTI, MT940, Amazon_XML, PayPal-mention sowie die im Importmodul für das Einlesen von Kontoauszügen angelegten Importschemata. Im ersten Feld geben Sie die von der Bank bereitgestellte Datei mit Dateiname und Pfad an. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich der Windows-Explorer. Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche Import. Das Fenster Spalten zuordnen wird über die Schaltfläche Automatisch für das DTI-Format nur mit aktivierter Option mit Spaltenzuordnung geöffnet.
Rest
Ausgewiesen wird der zur markierten Zeile noch nicht zugeordnete Betrag aus der Importdatei.
Belege anzeigen
Mit aktivierter Option werden zur markierten Zahlung die zugeordneten offenen Posten angezeigt. Prüfen Sie vor dem Buchen insbesondere die automatisch zugeordneten Belege.
Bank
Wird Ihre Bankverbindung nicht bereits aus der Importdatei ermittelt, wählen Sie hier die Bank, für die der Kontoauszug eingelesen wird. Zur Auswahl stehen dann alle Bankverbindungen des aktuellen Mandanten.
Zeilenzahl; [Auswahl]
Angezeigt wird die Anzahl der in der Importdatei ermittelten Zeilen gemäß Auswahl im folgenden Listenfeld. Statt allen Zeilen kann die Anzeige eingegrenzt werden auf: nicht zugeordnete, nur zugeordnete, Zahlbetrag ungleich Belegbetrag, Zugänge, Abgänge.
Die folgenden Angaben werden für die automatische Zuordnung der Zahlungen zu offenen Belegen anhand der im Kontoauszug in den Verwendungszweckspalten enthaltenen Daten verwendet:
Länge Kundennummer
Anzahl Stellen der Kundennummer
Länge Belegnummer
Anzahl Stellen der Belegnummer der offenen Rechnung, Gutschrift, Bestellung bzw. des Werkstattauftrages in der Warenwirtschaft
Schema Benutzer-ID
Struktur der Benutzer-ID (im Kundenstamm zum Ansprechpartner gespeichert). Die Benutzer-ID kann einen fixen alphanumerischen Teil enthalten, für jede variable Ziffer geben Sie als Platzhalter 9 ein (z. B. OS-99999999).
Länge Paketnummer
Anzahl von Stellen der Paketnummer
Schema Kunden-Bestell-Nr. (Bezugnahme2); [Anzahl Stellen]
Alternativ kann entweder die Struktur (Platzhalter für Ziffern: 9, z. B. 999999-999999) oder die Länge der Kunden-Bestell-Nr. angegeben werden. Bei Angabe einer Länge können im folgenden Fälle weitere Längen, jeweils mit Semikolon getrennt, für die automatische Zuordnung hinterlegt werden. Soll bei der Automatik nur ein Teil mit dem Verwendungszweck abgeglichen werden, geben Sie hier nur das Schema für den zu prüfenden Teil an und aktivieren im Fenster Spalten zuordnen zusätzlich die Option Kunden-Bestellnummer (Bezugnahme2) enthält (NICHT GENAU GLEICH !)Schema.
Länge Bezugnahme3
Anzahl Stellen einer Nummer, die in der 2. Zeile Bezugnahme im Verkaufsbeleg gespeichert ist
Hinweis: Werden weder das Schema noch die Länge zu Bezugnahme 2 bzw. die Länge zu Bezugnahme 3 angegeben, wird bei der automatischen Zuordnung über diese Felder nach dem Inhalt der Spalte gesucht.
max. Toleranzbetrag
Eine automatische Zuordnung der Zahlung ist auch dann möglich, wenn der Zahlbetrag vom offenen Belegbetrag abweicht (Teilzahlung, Zahlung mit Skontoabzug oder Überzahlung). In diesem Fall geben Sie hier den maximalen Toleranzbetrag für die Differenz an (bleibt unberücksichtigt bei Suche über die Kundennummer). Der Wert sollte nicht zu groß gewählt werden, um falsche Belegzuordnungen auszuschließen (z. B. durch falsch angegebene Nummern im Verwendungszweck). So kann der erste automatische Suchlauf mit 0,00 bzw. einem minimalem Betrag beginnen und erst die weiteren mit einem jeweils größeren Toleranzbetrag. Voreingestellt wird der als max. Rundungsdifferenz pro OP auf der Registerkarte Buchhaltung 2 (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) festgelegte Betrag. Mit aktivierter Option Toleranzbetrag bei manueller Zuordnung berücksichtigen (ebd.) wird der Betrag (soweit größer 0,00) zur manuellen OP-Zuordnung in die Suchmaske übernommen und bei der Suche nach offenen Belegen zusätzlich zum Zahlbetrag berücksichtigt.
Die folgenden Angaben werden beim Buchen der Zahlungen verwendet:
Buchungstext
Standardmäßig wird beim Buchen der Zahlungen der Text 'Autom. Kontoauszüge' gespeichert. Alternativ können Sie einen der ersten vier Verwendungszwecke aus der Importdatei (VWZ 1-4) bzw. für den Import aus einer Datei im DTI-Format Name 2 des Kunden/Lieferanten auswählen.
Toleranztage Skonto
Voreingestellt sind die Skonto-Toleranztage aus den Voreinstellungen Verkauf. Bei Zahlungen mit Skontoabzug wird die Differenz zwischen offenem Belegbetrag und Zahlbetrag als Ausgleich gebucht, wenn Skontodatum plus Skonto-Toleranztage größer als das Datum des Kontoauszuges sind und der für den offenen Beleg ermittelte Skontobetrag größer oder gleich der Differenz aus offenem Belegbetrag und Zahlbetrag ist. Der maximal zulässige Skontobetrag wird dafür gemäß dem Skonto-Prozentsatz in der Zahlungsbedingung und der Voreinstellung Verkauf Versandkosten von Skontoberechnung ausschliessen (Registerkarte Buchhaltung 1) berechnet.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
DATEV
öffnet das Fenster mention DATEV-Schnittstelle zum Erzeugen der Übergabedatei für die im Kontoauszug enthaltenen Zahlungen.
Protokoll
Nach dem Buchen der Zahlungen kann das Protokoll gedruckt werden.
Buchen
bucht den Zahlungseingang für die markierten Zahlungen. Der Zahlungseingang wird mit der Zahlart U (Überweisung) und dem Buchungstext (Standard: Autom. Kontoauszüge) gespeichert. Überzahlungen werden als offene Posten ohne Belegnummer gebucht, die im Verkauf zum Kunden im Fenster Gespeicherte Belege als offene Gutschriften angezeigt werden, eine Auszahlung ist über das Fenster Offene Posten Kunden möglich. Skontoabzüge werden innerhalb der Skonto-Tage zuzüglich der angegebenen Toleranztage und dem Skonto-Prozentsatz berücksichtigt.
Erledigen; Alle Erledigen
Die Schaltflächen stehen nur zur Verfügung, soweit die Kontoauszugsdaten in der Datenbank gespeichert werden. Über die Schaltfläche Erledigen wird die aktuelle Zahlung im gespeicherten Kontoauszug als 'Erledigt' gekennzeichnet, über die Schaltfläche Alle Erledigen gilt das für alle in Spalte M markierten Zeilen. Diese Kennzeichnung zur Zahlung kann nicht wieder entfernt werden, die Zahlung wird damit aus der Liste der zu bearbeitenden Zahlungen entfernt. Das Erledigen kann mit einer Funktionen-Berechtigung auf berechtigte Benutzer beschränkt werden. Im Fenster Kontoauszüge anzeigen kann nach 'Erledigt am' gesucht werden.
Löschen
löscht die Zuordnung für die zuvor in der Liste markierte Zahlung.
OP-Zuordnung
öffnet das Fenster Suchen Belege zur manuellen Zuordnung eines offenen Postens.
Automatisch
öffnet das Fenster Spalten zuordnen, in dem Sie festlegen, welcher Suchbegriff in welcher Verwendungszweck-Spalte zu finden ist. Für die Zuordnung von Kundenzahlungen überprüfen und ändern Sie bei Bedarf vorher die voreingestellten Angaben zu Feldlängen etc. Wird die Option Lieferant vor dem Betätigen der Schaltfläche aktiviert, wird diese für die Zuordnung voreingestellt. Für Dateien im DTI-Format öffnet sich das Fenster nur, wenn beim Importieren der Daten die Option mit Spaltenzuordnung aktiviert war.
Import
Die Daten für die zuvor angegebene Importdatei und der Auswahl des Dateiformates/Importschemas werden aufgelistet.
Zuordnungsdiff[erenz]
öffnet das Fenster Zuordnungsdifferenzen zur Kontrolle der automatisch zugeordneten Zahlungen.
Ändern
öffnet das Fenster Vorgaben für Buchungen , in dem - soweit möglich - zumindest der Kunde oder die Belegnummer für die Übergabe an DATEV angegeben werden kann.
Suchprotokoll
öffnet das Fenster Automatische Belegsuche mit dem Protokoll für die automatische Zuordnung der Zahlungen.
Abbrechen
Die Schaltfläche steht nur beim separaten Bearbeiten der Kontoauszüge zur Verfügung. Nach Rückfrage wird das Fenster ohne Übernahme der Änderungen geschlossen.
Ende
beendet die Funktion. Beim separaten Einlesen können die Daten nach Rückfrage gespeichert oder verworfen werden (falls z.B. die Spalten nicht wie gewünscht angezeigt wurden), beim Speichern wird ein doppeltes Erfassen ausgeschlossen (die Prüfung erfolgt nach den Kriterien: Betrag+(VWZ1-VWZ5)+Mandanten-Nr., optional Datum der Zahlung). Bei der Bearbeitung gespeicherter Kontoauszüge werden die Änderungen automatisch gespeichert.
Achtung: Mit dem Schließen oder dem erneuten Import der Datei werden die bereits vorgenommenen und nicht gebuchten Zuordnungen verworfen, soweit diese nicht gespeichert werden (nur mit voreingestelltem Speichern möglich).