[Hilfe; F1]Mit dieser Funktion können Zahlungen von Kunden bzw. Zahlungen an Lieferanten in Mandantenwährung, die Ihre Bank als Datei bereitstellt, gebucht werden. Eine Zuordnung kann zu offenen Kundenbelegen (Rechnungen, Gutschriften und Auftragsbestätigungen bzw. Proforma-Rechnungen zur Vorkasse/Anzahlung sowie Vorkasse-Werkstattaufträgen) und erfassten Überzahlungen der Kunden bzw. offenen Lieferantenbelegen (Rechnungen, Gutschriften) erfolgen.
Unterstützt werden standardmäßig folgende Formate: DTI, MT940, Amazon-Kontoauszüge (XML-Format), Paypal-Kontoauszüge (Textdatei mit dem Trennzeichen Tabulator), SEPA CAMT.053/054, Amazon Pay (CSV-Datei), eBay Transaktionsberichte (CSV-Datei von eBay über Zahlungen - Auszahlungen - Auszahlung aufrufen - Bericht herunterladen) und Amazon Flat File V2. Für den Import anderer Text-, DFB- oder Exceldateien kann zuvor im Importmodul ein Schema für die Feldzuordnung angelegt werden. Wählen Sie die Importdatei mit dem zugehörigen Dateiformat und betätigen dann die Schaltfläche Import. Eine weitere Bearbeitung ist nur bei einer korrekten, spaltenweisen Anzeige der Daten möglich.
Hinweis: Wurde bei Ihnen das Speichern der Kontoauszüge in der Datenbank aktiviert (Registerkarte Buchhaltung 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf), ist das Bearbeiten der gespeicherten, noch nicht gebuchten Zahlungen über die Funktion Gespeicherte Kontoauszüge bearbeiten möglich. Mit aktiviertem separatem Einlesen/Bearbeiten (ebd.) ist das Fenster zum Bearbeiten nach dem Einlesen nur über diese Funktion möglich.
Die Angaben für das Dateiformat der Importdatei, Länge bzw. Schema der Suchbegriffe und die Auswahl des Buchungstextes von Registerkarte Buchhaltung 2 (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) werden hier voreingestellt. Ändern bzw. ergänzen Sie bei Bedarf die Vorgaben zur automatischen Zuordnung der Kundenzahlungen für die von Ihnen verwendeten Suchkriterien. Anschließend geben Sie über die Schaltfläche Automatisch an, in welcher Verwendungszweckspalte (VWZ1 bis max. VWZ9) welches Suchkriterium mit dem zugehörigen Feld zum offenen Beleg abgeglichen werden soll. Für die Zuordnung von Zahlungen an Lieferanten markieren Sie zuvor die Option Lieferant.
Erfolgt bei Ihnen die Kundenzahlung mit Skontoabzug, muss zur automatischen Zuordnung der maximale Toleranzbetrag groß genug sein. Die Skonto-Berücksichtigung erfolgt erst mit dem Buchen der Zahlung.
Für Zahlungen, zu denen keine automatische Zuordnung erfolgt, können Sie den offenen Beleg manuell über die Schaltfläche OP-Zuordnung zuweisen. Eine Liste der nicht zugeordneten Zeilen kann zur Nachbearbeitung ausgedruckt (Strg+Alt+Q) oder exportiert (Strg+Alt+E) werden. Die gebuchten Zahlungseingänge können über die Funktion Bearbeitung / Offene Posten / Zahlungseingangsbelege oder zum Verkaufsbeleg auf Registerkarte Buchhaltung eingesehen werden.
Für die Zahlungen der Importdatei können die Übergabedateien an DATEV erzeugt werden.
Hinweis: Mit aktiviertem separatem Einlesen/Bearbeiten stehen zum Einlesen nur die Felder für die Importdatei zur Verfügung, die anderen Felder nur zum Bearbeiten.
Importdatei; [Dateiformat/Importschema]
Wählen Sie im Listenfeld das Dateiformat. Zur Auswahl stehen: DTI, MT940, Amazon_XML, PayPal-mention, SEPA CAMT.053/054, Amazon Pay, eBay Transaktionsbericht, Amazon Flat File V2 sowie die im Importmodul für das Einlesen von Kontoauszügen angelegten Importschemata. Im ersten Feld geben Sie die von der Bank bereitgestellte Datei mit Dateiname und Pfad an. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich der Windows-Explorer. Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche Import. Das Fenster Spalten zuordnen wird über die Schaltfläche Automatisch für das DTI-Format nur mit aktivierter Option mit Spaltenzuordnung geöffnet.
Rest
Ausgewiesen wird der zur markierten Zeile noch nicht zugeordnete Betrag aus der Importdatei.
Belege anzeigen
Mit aktivierter Option werden zur markierten Zahlung in der unteren Liste die zugeordneten offenen Posten angezeigt. Prüfen Sie vor dem Buchen insbesondere die automatisch zugeordneten Belege.
Bank
Wird Ihre Bankverbindung nicht bereits aus der Importdatei ermittelt, wählen Sie hier die Bank, für die der Kontoauszug eingelesen und die beim Buchen zur Zahlung übernommen wird. Zur Auswahl stehen dann alle Bankverbindungen des aktuellen Mandanten, soweit diese nicht als Factor-Bank in einer Factor-Zahlungsbedingung zur Übergabe in E-Rechnungen zugeordnet ist (Feld Mand. Bank, ab Version V2025.1).
Zeilenzahl; [Auswahl]
Angezeigt wird die Anzahl der in der Importdatei ermittelten Zeilen gemäß Auswahl im folgenden Listenfeld. Statt allen Zeilen kann die Anzeige eingegrenzt werden auf: nicht zugeordnete, nur zugeordnete, Zahlbetrag<>zugeordneter Betrag, Zugänge, Abgänge, nur Kontozuordnung, Ohne Kontozuordnung.
Die folgenden Angaben werden für die automatische Zuordnung der Zahlungen zu offenen Belegen anhand der im Kontoauszug in den Verwendungszweckspalten enthaltenen Daten verwendet (siehe Schaltfläche Automatisch):
Länge Kundennummer
Anzahl Stellen der Kundennummer
Länge Belegnummer
Anzahl Stellen der Belegnummer der offenen Rechnung, Gutschrift, Bestellung bzw. des Werkstattauftrages in der Warenwirtschaft
Schema Benutzer-ID
Struktur der Benutzer-ID (im Kundenstamm zum Ansprechpartner gespeichert). Die Benutzer-ID kann einen fixen alphanumerischen Teil enthalten, für jede variable Ziffer geben Sie als Platzhalter 9 ein (z. B. OS-99999999).
Länge Paketnummer
Anzahl von Stellen der Paketnummer
Schema Kunden-Bestell-Nr. (Bezugnahme2); [Anzahl Stellen]
Alternativ kann entweder die Struktur (Platzhalter für Ziffern: 9, z. B. 999999-999999) oder die Länge der Kunden-Bestell-Nr. angegeben werden. Bei Angabe einer Länge können im folgenden Eingabefeld weitere Längen, jeweils mit Semikolon getrennt, für die automatische Zuordnung hinterlegt werden. Soll bei der Automatik nur ein Teil mit dem Verwendungszweck abgeglichen werden, geben Sie hier nur das Schema für den zu prüfenden Teil an und aktivieren vor dem Start der Automatik im Fenster Spalten zuordnen zusätzlich die Option Kunden-Bestellnummer (Bezugnahme2) enthält (NICHT GENAU GLEICH !)Schema.
Länge Bezugnahme3
Anzahl Stellen einer Nummer, die in der 2. Zeile Bezugnahme im Verkaufsbeleg gespeichert ist
Hinweis: Werden weder das Schema noch die Länge zu Bezugnahme 2 bzw. die Länge zu Bezugnahme 3 angegeben, wird bei der automatischen Zuordnung über diese Felder nach dem Inhalt der Spalte gesucht, d. h. der in der Verwendungszweckspalte enthaltene Text muss mit dem Inhalt des Bezugnahmefeldes im Beleg übereinstimmen.
max. Toleranzbetrag
Eine automatische Zuordnung der Zahlung ist auch dann möglich, wenn der Zahlbetrag vom offenen Belegbetrag abweicht (Teilzahlung, Zahlung mit Skontoabzug oder Überzahlung). In diesem Fall geben Sie hier den maximalen Toleranzbetrag für die Differenz an (bleibt unberücksichtigt bei Suche über die Kundennummer). Der Wert sollte nicht zu groß gewählt werden, um falsche Belegzuordnungen auszuschließen (z. B. durch falsch angegebene Nummern im Verwendungszweck). So kann der erste automatische Suchlauf mit 0,00 bzw. einem minimalem Betrag beginnen und erst die weiteren mit einem jeweils größeren Toleranzbetrag. Voreingestellt wird der in den Verkauf-Voreinstellungen als max. Rundungsdifferenz pro OP (Registerkarte Buchhaltung 2) festgelegte Betrag. Mit aktivierter Option Toleranzbetrag bei manueller Zuordnung berücksichtigen (ebd.) wird der Betrag (soweit größer 0,00) zur manuellen OP-Zuordnung in die Suchmaske für Kunden- bzw. für Lieferantenbelege übernommen und bei der Suche nach offenen Belegen zusätzlich zum Zahlbetrag berücksichtigt.
Die folgenden Angaben werden beim Buchen der Zahlungen (Schaltfläche Buchen) verwendet:
Buchungstext
Standardmäßig wird beim Buchen je Zahlungsbeleg und je offener Posten der Text 'Autom. Kontoauszüge' gespeichert. Abweichend davon wird mit Auswahl von VWZ1, VWZ2, VWZ3, VWZ4 oder VWZ1-9 aus dem Listenfeld zum Zahlungsbeleg kundenseitig als 'ZE-Bemerkung' bzw. lieferantenseitig als 'ZA-Bemerkung' einer der ersten vier Verwendungszwecke aus der Importdatei oder mit VWZ1-9 die ersten 40 Zeichen aus allen Verwendungszweckspalten übernommen.
Toleranztage Skonto
Voreingestellt sind die Skonto-Toleranztage aus den Verkauf-Voreinstellungen (Registerkarte Buchhaltung 2). Bei Zahlungen mit Skontoabzug wird die Differenz zwischen offenem Belegbetrag und Zahlbetrag als Ausgleich gebucht, wenn Skontodatum plus Skonto-Toleranztage größer als das Datum des Kontoauszuges (Zahldatum bei aktivierter Verkauf-Voreinstellung Zahlungseingang: Als Zahlungsdatum Belegdatum statt Erfassungsdatum, Registerkarte Buchhaltung 2) sind und der für den offenen Beleg ermittelte Skontobetrag größer oder gleich der Differenz aus offenem Belegbetrag und Zahlbetrag ist. Der maximal zulässige Skontobetrag wird dafür gemäß dem Skonto-Prozentsatz in der Zahlungsbedingung und der Verkauf-Voreinstellung Versandkosten von Skontoberechnung ausschliessen (Registerkarte Buchhaltung 1) berechnet. Ab V2026 wird das Zahldatum aus dem Kontoauszug unabhängig von der Verkauf-Voreinstellung Zahlungseingang: Als Zahlungsdatum Belegdatum statt Erfassungsdatum für die Skonto-Buchung berücksichtigt.
Hinweis: Mit aktiviertem separatem Einlesen und Bearbeiten stehen zum Einlesen der Importdatei nur die Schaltflächen zum Import und Speichern, die Schaltflächen zur Zuordnung der Zahlungen, zum Buchen/Erledigen und zur Übergabe an DATEV beim Bearbeiten zur Verfügung.
[Hilfe; F1]
ruft die Online-Hilfe auf.
DATEV
öffnet das Fenster mention DATEV-Schnittstelle zum Erzeugen der Übergabedatei für alle im Kontoauszug enthaltenen Zahlungen.
Protokoll
Nach dem Buchen der Zahlungen kann das Protokoll gedruckt werden.
Buchen
bucht den Zahlungseingang für die markierten Zahlungen. Der Zahlungseingang wird mit der Zahlart U (Überweisung) und dem Buchungstext (Standard: Autom. Kontoauszüge) gespeichert. Überzahlungen werden als offene Posten ohne Belegnummer gebucht, die im Verkauf zum Kunden im Fenster Gespeicherte Belege als offene Gutschriften angezeigt und dort verrechnet werden können, eine Auszahlung ist über das Fenster Offene Posten Kunden möglich. Skontoabzüge werden innerhalb der Skonto-Tage zuzüglich der angegebenen Toleranztage (sieheToleranztage Skonto) und dem Skonto-Prozentsatz berücksichtigt.
Erledigen; Alle Erledigen
Die Schaltflächen stehen nur zur Verfügung, soweit die Kontoauszugsdaten in der Datenbank gespeichert werden. Über die Schaltfläche Erledigen wird die aktuelle Zahlung im gespeicherten Kontoauszug als 'Erledigt' gekennzeichnet, über die Schaltfläche Alle Erledigen gilt das für alle in Spalte M markierten Zeilen. Diese Kennzeichnung zur Zahlung kann nicht wieder entfernt werden, die Zahlung wird damit aus der Liste der zu bearbeitenden Zahlungen entfernt. Das Erledigen kann mit einer Funktionen-Berechtigung auf berechtigte Benutzer beschränkt werden. Im Fenster Kontoauszüge anzeigen kann nach 'Erledigt am' gesucht werden.
Zuordn. löschen
löscht die Zuordnung für die zuvor in der Liste markierte Zahlung.
Zuordnungsdiff.
öffnet das Fenster Zuordnungsdifferenzen zur Kontrolle der automatisch zugeordneten Zahlungen.
OP-Zuordnung
öffnet das Fenster Suchen Belege zur manuellen Zuordnung eines oder mehrerer offenen Postens eines Kunden bzw., soweit die Option Lieferant vorher aktiviert wurde, eines Lieferanten. Die Zuordnung erfolgt bis zur Höhe des Zahlbetrages. Zum jeweiligen offenen Posten wird der Betrag in der Belegliste in Spalte zugeordneter Betrag angezeigt.
Ändern
öffnet das Fenster Vorgaben für Buchungen, in dem zur markierten Zahlung ein Kunde/Lieferant oder ein Sachkonto, ein abweichender Buchungstext, eine Belegnummer für die Übergabe an DATEV angegeben werden können.
Automatisch
öffnet das Fenster Spalten zuordnen, in dem Sie festlegen, aus welcher Verwendungszweck-Spalte der Zahlung der Inhalt mit welchem Feld des Beleges bzw. aus den Stammdaten des Kunden/Lieferanten abzugleichen ist. Für die automatische Zuordnung der Zahlungen überprüfen und ändern Sie bei Bedarf vorher die voreingestellten Angaben zu Feldlängen etc. Wird die Option Lieferant vor dem Betätigen der Schaltfläche aktiviert, wird diese für die Zuordnung offener Lieferanten-Rechnungen/Gutschriften voreingestellt. Für Dateien im DTI-Format öffnet sich das Fenster nur, wenn beim Importieren der Daten die Option mit Spaltenzuordnung aktiviert war.
nach Text
Über diese Schaltfläche können die im Kontoauszug enthaltenen, noch nicht zugeordneten Zahlungen einem bestimmten Debitoren-, Kreditoren- oder Sachkonto anhand eines im Verwendungszweck enthaltenen, eindeutigen Textes zugewiesen werden. Die gesuchten Zeichenfolgen sind mit Zuordnung des Kontos (ggf. inkl. DATEV-Steuerschlüssel) zuvor in Tabelle Suchtexte - Kontoauszüge einlesen zu hinterlegen. Die Tabelle wird über die Auswahl-Schaltfläche hinter der Schaltfläche nach Text oder in der DATEV-Schnittstelle (Voreinstellungen, Registerkarte Kontoauszüge einlesen, Schaltfläche Tabelle Suchtexte) geöffnet.
Suchprotokoll
öffnet das Fenster Automatische Belegsuche mit dem Protokoll für die automatische Zuordnung der Zahlungen.
Import
Die Schaltfläche steht beim separaten Bearbeiten der Kontoauszüge nur im Fenster Kontoauszüge einlesen zur Verfügung. Die Daten aus der zuvor angegebenen Importdatei werden aufgelistet, soweit die Importdatei zum gewählten Dateiformat/Importschema passt.
Abbrechen
Die Schaltfläche steht nur beim separaten Bearbeiten der Kontoauszüge zur Verfügung. Nach Rückfrage wird das Fenster ohne Übernahme der Änderungen geschlossen.
Ende
beendet die Funktion. Beim separaten Einlesen können die Daten nach Rückfrage gespeichert oder verworfen werden (falls z.B. die Spalten nicht wie gewünscht angezeigt wurden), beim Speichern wird ein doppeltes Erfassen ausgeschlossen (die Prüfung erfolgt nach den Kriterien: Betrag+(VWZ1-VWZ5)+Mandanten-Nr., optional Datum der Zahlung). Bei der Bearbeitung gespeicherter Kontoauszüge werden die Änderungen automatisch gespeichert.
Achtung: Mit dem Schließen oder dem erneuten Import der Datei werden die bereits vorgenommenen und nicht gebuchten Zuordnungen verworfen, soweit diese nicht gespeichert werden (nur mit voreingestelltem Speichern möglich).