Über die Schaltflächen Druckformular bzw. DTAZV/SEPA/PayPal aus den Fenstern Zahlungen Debitoren und Zahlungen Kreditoren werden für die zur Zahlung markierten Belege Schecks, Überweisungen oder Lastschriftbelege gedruckt bzw. die Dateien für den beleglosen Zahlungsverkehr mit Ihrer Bank erstellt (inkl. Druck von Bankliste bzw. Begleitzettel).
Sollen die Zahlungen in dieser Maske gebucht werden, führen Sie die Buchung vor dem Erstellen der Zahlungsbelege aus, da die offenen Posten hiermit aus der Liste entfernt werden. Andernfalls kann der Zahlungseingang anhand des Kontoauszuges gebucht werden (über Bearbeitung / Buchen oder Kontoauszüge einlesen). Offene Posten, für die bereits der Zahlungsträger erstellt wurde aber noch keine Buchung erfolgt ist, werden mit aktivierter Option zusätzlich gedruckte anzeigen mit angezeigt (Datum in Spalte Gedruckt). Damit können für diese OP die Zahlungen in dieser Maske nachträglich gebucht werden oder die Zahlungsträger erneut erstellt werden. Der Status kann zurückgesetzt werden, optional nur das Druckdatum (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Allgemeines). Wird der Status vollständig entfernt, muss der Beleg im Fenster Zahlungen Debitoren bzw. Zahlungen Kreditoren erneut zur Zahlung markiert werden.
Gemäß EU-Verordnung Nr. 260/2012 vom 14. März 2012 (SEPA-Verordnung) ist der bargeldlose Zahlungsverkehr (Überweisungen und Lastschriften in Euro) ab 01. Februar 2014 nur noch im europaweit standardisierten SEPA-Verfahren (SEPA - Single Euro Payments Area) möglich. Zum Erzeugen der SEPA-Dateien wählen Sie im Listenfeld rechts unterhalb der Liste 'SEPA' (siehe [Typ]). Als Lastschrift-Einreicher benötigen Sie die Gläubiger-Identifikationsnummer (Creditor-Identifier), die bei der Deutschen Bundesbank zu beantragen ist und EU-weit gilt. Sie ist im Mandantenstamm auf der Registerkarte Banken anzugeben (bei mehreren Bankverbindungen genügt die Angabe bei einer der Banken).
Für Auslandszahlungen (Überweisungen) können Sie DTAZV-Dateien erzeugen. Verwendet werden die zur Bankverbindung hinterlegten IBAN und SWIFT/BIC, falls die IBAN leer ist, die Kontonummer. Zur Mandantenbank muss die Währung hinterlegt sein.
zusätzlich gedruckte anzeigen (Alt+Z)
Nach Aktivierung der Option werden auch Zahlungen angezeigt, für die bereits ein Zahlungsträger gedruckt oder die Datei erzeugt wurde. Zum Zurücksetzen des Status können gedruckte Zahlungen für einen ausgewählten Zeitraum markiert werden.
Verwendungszweck; Text
Für den in der oberen Liste markierten Eintrag werden die beiden Zeilen Verwendungszweck und der Text für die Übernahme zur Zahlung angezeigt. Ein Ändern ist nur über die Übersicht Zahlungen Debitoren/Kreditoren, Schaltfläche Ändern möglich (siehe Fenster Zahlkennzeichen).
Belege anzeigen
Nach Aktivierung der Option werden in einer 2. Tabelle die zur oben markierten Zeile zugehörigen Belege angezeigt.
Datum
Datum für den Druck der Zahlungsbelege
Ausführungsdatum
Ausführungsdatum zur Übernahme in die Datei und auf den Begleitzettel. Ein im Ausgangsfenster im Feld Fälligkeit zum angegebenes, in der Zukunft liegendes Datum kann optional als Ausführungsdatum in dieses Fenster übernommen werden, andernfalls wird das aktuelle Datum vorgeschlagen. Bei Bedarf kann das Datum geändert werden. Bei einem abweichenden Datum werden die Feldbeschriftung und das Datum in dunkelrot angezeigt.
Pfad zu Datei
Für das Erstellen der Datei geben Sie das Verzeichnis an, in das die Datei gespeichert werden soll. Das Verzeichnis wird für
Getrennt für Überweisungen und Lastschriften kann unter Voreinstellungen / Allgemeines (Registerkarte Funktionen) je ein abweichender Dateiname hinterlegt werden.
Gläubiger-ID (CI)
Die Angabe erfolgt nur für das Erzeugen von SEPA-Dateien. Angezeigt wird die im Mandantenstamm (Registerkarte Banken) hinterlegte Gläubiger-ID. Fehlt die Angabe, kann keine SEPA-Datei erzeugt werden. Die Beschriftung Gläubiger-ID (CI) wird dann in rot angezeigt.
[Typ]
Im Fenster DTA/Sepa/Paypal stehen zur Auswahl: SEPA (Standard), DTAZV, PAYPAL. Abhängig von der Auswahl werden für die Zahlungen in der Liste angezeigt:
SEPA - SWIFT/BIC Debitor bzw. Kreditor, IBAN Debitor bzw. Kreditor, Mandatsreferenz, Lastschriftart (Anzeige in blau, Werte aus den Stammdaten des Debitors), Sequenztyp-LS (FRST - erste Lastschrift, RCUR - wiederkehrende Lastschrift, OOFF - eine einmalige Lastschrift)
DTAZV - SWIFT/BIC Debitor bzw. Kreditor, IBAN Debitor bzw. Kreditor, Konto-Nr. Debitor bzw. Kreditor
Für SEPA-Dateien wählen Sie für das Übergabeformat (auch abhängig von Ihrer Banksoftware):
SEPA 3.0 (Standardformat, keine Eillastschriften für Basislastschriften); mit BIC (inkl. Übergabe der BIC); BL mit COR1 (für Basislastschriften mit Option
Eillastschriften; nur alternativ zu SEPA 3.0).
Wählen Sie vor dem Betätigen der Schaltfläche Markieren im Listenfeld den gewünschten Eintrag, zur Auswahl stehen: keine, alle, nicht gedruckte Basis-Erst-/Einmallastschrift, Einzugsermächtigung/Basislastschrift, Abbuchungsauftrag/Firmenlastschrift, Überweisung sowie jede Ihrer Mandantenbanken, für die Belege zur Zahlung aufgelistet sind. Gemäß Auswahl werden die Zeilen zur Zahlung in Spalte M markiert. Für den Scheckdruck muss zur manuellen Angabe der Schecknummer zuvor das Markieren für die entsprechende Mandantenbank erfolgt sein.
gedruckt; Datum von-bis
Die Option steht nur zur Verfügung, soweit zusätzlich gedruckte anzeigen (links unterhalb der Liste) angehakt ist. Mit Aktivieren der Option und Angabe des Druckdatums von-bis können Sie über die Schaltfläche Markieren bereits gedruckte Zahlungen gemäß Auswahl im Listenfeld Markieren zum Zurücksetzen des Status oder dem erneuten Erstellen des Zahlungsträgers in Spalte M markieren.
Tipp: Eine Druckwiederholung oder das Stornieren eines Zahlungsbeleges ist auch in der OP-Liste über die Schaltfläche Belege möglich.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Liste
druckt eine Liste mit den in Spalte M markierten Belegen.
Status zurücksetzen
storniert den Druck der markierten Zahlungsbelege. Es wird die Kennzeichnung zur Zahlung entfernt, optional gemäß Voreinstellung nur das Druckdatum (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Allgemeines).
Summen; nur markierte
öffnet das Fenster Zahlungssummen . Mit zuvor aktivierter Option nur markierte werden nur die in Spalte M markierten Einträge berücksichtigt.
Zahlungsavis
Vor dem Erzeugen der Zahlungsbelege kann ein Zahlungsavis für den Debitor/Kreditor gedruckt oder per E-Mail versandt werden. Das Programm greift dabei auf den (ggf. je Mandant) hinterlegten Belegtext (Art: ZAV; für Debitoren: ZAD, falls leer ZAV) zu. Für den E-Mail-Versand aktivieren Sie die Option E-Mail und wählen aus dem Listenfeld die gewünschte Art: TXT im Nachrichtenfeld (E-Mail-Text), TXT als Anhang (Textdatei), PDF mit PDF-Druckertreiber oder PDF mit PDFmail-Treiber (jeweils als PDF im Anhang). Für den Versand als PDF-Datei muss zusätzlich zum E-Mail-Client ein entsprechender PDF-Druckertreiber oder PDF-Mail-Druckertreiber installiert sein (siehe Arbeitsplatz / Druckeransteuerung). Die E-Mail wird mit Betätigen der Schaltfläche automatisch erzeugt. Die verwendete E-Mail-Adresse wird in der Spalte E-Mail angezeigt, sie wird mit folgender Reihenfolge ermittelt: Ansprechpartner mit Zahlungsavis-Mailadresse, Ansprechpartner mit Kennzeichnung für Mahnung/Kontoauszug, Hauptansprechpartner. Als E-Mail-Text wird der unter Voreinstellungen / Belegtexte festgelegte Text ZET verwendet, für Debitoren ZED (falls leer, dann ZET).
Überweisung; Lastschrift oder Lastschrift(E) und Lastschrift(A) oder Lastschrift(BL)/Lastschrift(FL); Scheck
Hinter den Schaltflächen wird die jeweilige Anzahl der in der Liste gemäß Zahlart enthaltenen Zahlungen angezeigt. Über die jeweilige Schaltfläche werden die Zahlungsbelege für die in Spalte M markierten Zahlungen gedruckt bzw. die Dateien gemäß ausgewähltem Typ erzeugt. Wurden Zahlungen für den Scheckdruck einer ausgewählten Bank markiert (siehe Listenfeld und Schaltfläche Markieren), kann die aus den Stammdaten zur Bankverbindung vorgeschlagene, erste Schecknummer vor dem Druck geändert werden.
Die Schaltflächen stehen abhängig vom Aufruf des Fensters bzw. dem Typ der Ausgabedatei zur Verfügung.
- Aufruf über Schaltfläche Druckformular
Schaltflächen Überweisung, Lastschrift, Scheck
- Aufruf über Schaltfläche DTAZV/SEPA/PayPal
SEPA-Dateien: Schaltfläche Überweisung sowie Schaltflächen Lastschrift(BL) und Lastschrift(FL) für das getrennte Erzeugen von SEPA-Dateien für Basislastschriften und für Firmenlastschriften
DTAZV: nur Schaltfläche Überweisung
Hinweis: Bei fehlenden Daten zum Erzeugen einer Zahlungsdatei prüfen Sie bitte die ausgedruckte Bankliste auf Vollständigkeit der Bankverbindungen. Fehlende Angaben werden grau hinterlegt gedruckt (im Druckertreiber darf der Druck von Graustufen nicht deaktiviert sein).
Buchen
Über diese Schaltfläche erzeugen Sie für alle in Spalte M markierten Zahlungen einen Buchungsstapel. Es öffnet sich das Fenster Vorgaben für Buchungen .
Buchungsprotokoll
Die Schaltfläche wird erst nach dem Erzeugen des Buchungsstapels aktiviert. Gedruckt wird das Buchungsprotokoll auf dem für Listen hinterlegten Drucker. Das Protokoll weist auf mögliche Fehler hin (so ist z. B. keine automatische Aufteilung bei der Buchung von Zahlungen mit Skontoabzug möglich, wenn ein Erlöskonto als Sammelkonto geführt wird).
Ende
schließt das Fenster.