Jeder Stammdatensatz wird eindeutig über seine Stammdaten-Nummer gekennzeichnet. Die Vergabe dieser Nummer erfolgt beim ersten Speichern eines neu erstellten Datensatzes. Eine spätere Änderung ist nicht möglich. Ausnahmen stellen Stammdaten vom Typ Währungen und Rabatte dar: Währungen werden über die Zeichenfolge im Feld Währung identifiziert, Rabatte über die entsprechende Zuordnung (z. B. zu einem Artikel).
Nummernbereiche
Für verschiedene Stammdatentypen sind jeweils unabhängige Nummernbereiche reserviert. Das heißt, ein Kunden-Stammdatensatz könnte z. B. die gleiche Nummer wie ein Lieferanten-Stammdatensatz besitzen. Zum Nummernbereich der Artikel gehören die Gruppen und die Alternativkomponenten. Zum Nummernbereich der Leistungen gehören die Werkstattleistungen und die Werkstattleistungen Gruppen.
Automatische oder manuelle Nummerierung
Für die Stammdatentypen Kunden, Interessenten, Lieferanten, Artikel, Ersatzteile, Leistungen und Mitarbeiter kann auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines eine automatische Nummernvergabe eingestellt werden. In diesem Fall ist auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Laufende Nummern der Anfangswert zu setzen. Der erste danach erzeugte Stammdatensatz erhält als Nummer den Anfangswert +1. Später wird in den Laufenden Nummern immer der zuletzt vergebene Wert angezeigt und kann bei Bedarf geändert werden (nicht im laufenden Betrieb!). Die Vergabe der Kunden- und Lieferantennummern sollte von vornherein synchron mit den in der Buchhaltung verwendeten Debitoren- und Kreditoren-Kontonummern erfolgen (keine Überschneidung der Nummernkreise, für DATEV-konforme Nummerierung: gleiche Anzahl von Stellen für Debitoren/Kreditoren und eine Stelle mehr als Sachkonten), andernfalls müssen im Kunden/Lieferanten das Debitorenkonto/Kreditorenkonto manuell gepflegt werden.
Alphanumerische Nummern für Artikel, Ersatzteile, Leistungen
Für Artikel-, Ersatzteil-, Leistungen-Stammdaten kann auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines für den Fall der manuellen Nummernvergabe eine alphanumerische Nummernvergabe aktiviert werden. Stammdaten-Nummern können in diesem Fall aus einer Kombination von Ziffern und Buchstaben bestehen. Es wird dabei nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Die Nummer darf als erste Stelle nicht die Zeichen ? oder * enthalten.
Adressen und Mandanten
Die Nummer für Adress-Stammdaten wird immer automatisch vergeben, die für Mandanten immer manuell.
Tipp: Eine geordnete Liste mit allen Nummern wird angezeigt, wenn in das entsprechende Suchfenster als Suchbegriff das Stellvertreterzeichen * eingegeben und anschließend die Ergebnisliste durch einen Klick auf die Titelzeile der Spalte Nummer nach der Stammdaten-Nummer sortiert wird.
Siehe auch:
Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines
Voreinstellungen Laufende Nummern unter Voreinstellungen / Mandanten