Nummer
Die Nummer kennzeichnet den Stammdatensatz eindeutig und wird automatisch vergeben.
Bearbeiter
Hier ist dem Stammdatensatz ein Bearbeiter zuzuordnen. Die Eingabe kann entweder über die direkte Eingabe der Bearbeiter-Nr. oder über die Auswahl-Schaltfläche aus der hinterlegten Tabelle Bearbeiter erfolgen.
Titel
Jedem adressbezogenen Datensatz können Sie hier einen in der Tabelle Anrede/Titel hinterlegten Titel zuordnen.
Kategorie
Jeder Adresse muss mindestens eine Kategorie aus der Tabelle Kategorien Adressen zugeordnet werden. Die Zuordnung und Anzeige einer Kategorie erfolgt hier. Die Zuordnung und Anzeige mehrerer Kategorien erfolgt auf der Registerkarte Kategorien. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Kategorien Adressen.
Name 1
Vorname, ein Präfix zum Firmennamen o. Ä. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 60 Zeichen lang sein.
Name 2
Nachname oder der Firmenname. Ein Eintrag in die Stammdaten ist erforderlich und kann bis zu 60 Zeichen lang sein.
Name 3
Erweiterungen des Namens, etwa bei langen Firmennamen. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 60 Zeichen lang sein.
Strasse
Straße und Hausnummer oder Postfach (max. 60 Zeichen)
Ort
Die Beschreibung des Ortes besteht aus drei Datenfeldern: dem Länderkennzeichen (nur Werte aus der Tabelle Länderkennzeichen ), der Postleitzahl und dem Namen des Ortes. Die Postleitzahl ist alphanumerisch und kann maximal 10 Zeichen aufnehmen. Bei Angabe einer Postleitzahl wird in der Tabelle PLZ nach dem zugehörigen Ortsnamen (max. 40 Zeichen) gesucht und dieser ggf. automatisch übernommen.
Land
Bei Angabe eines Länderkennzeichens (siehe Ort) wird das Land aus der Tabelle Länderkennzeichen übernommen und kann hier kann editiert werden. Ein Eintrag in die Stammdaten ist optional und darf max. 40 Zeichen lang sein.
Web-Seite
Hier können Sie die Web-Adresse eintragen. Die nebenstehende Schaltfläche öffnet den Standard Internet-Browser mit der hier eingetragenen Adresse.
Adressgültigkeit
Dem Stammdatensatz kann eines der folgenden Kennzeichen zugeordnet werden: gültig, teilweise gültig, Straße ungültig, Ort ungültig. Auf diese Weise kann ein registrierter Fehler in der Anschrift (z. B. Rücksendung durch die Post) hinterlegt werden. Dieser Eintrag kann über mention Distributed Information Manager ausgewertet werden, so dass man eine Liste aller fehlerhaften Adressangaben erstellen kann.
ILN
Internationale Lokationsnummer zur Adresse
Eingabedatum
Datum der Anlage des Datensatzes
Letzte Änderung
Datum der letzten Änderung des Datensatzes
kombiniert
Bei der Suche nach Datensätzen, die eine Kombination mehrerer Suchkriterien enthalten sollen, muss zuvor dieses Kontrollkästchen aktiviert werden. Eine kombinierte Suche wird über die Schaltfläche Suchen ausgelöst.
Titel
Titel des Ansprechpartners
Name 1
Vorname des Ansprechpartners
Name 2
Name des Ansprechpartners
Name 3
Zusatz zum Namen des Ansprechpartners
Funktion
Funktion (Aufgabenbereich) des Ansprechpartners innerhalb des Unternehmens. Die Eingabe erfolgt aus der hinterlegten Tabelle Funktionen.
Telefon 1; Telefon 2; Mobiltelefon; Privat
Zum Ansprechpartner können bis zu vier Telefonnummern (zwei im Unternehmen, mobil und privat) hinterlegt werden. Mit Option Phone ist die Wahl der Telefonnummer über die nebenstehende Schaltfläche möglich.
Fax-Nr.
Fax-Nummer des Ansprechpartners
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners. Die nebenstehende Schaltfläche öffnet das festgelegte Mail-Programm zum Senden einer E-Mail.
Sperren nach DSGVO; Entschlüsseln nach DSGVO
Nach Aufruf der Adresse steht die Schaltfläche Sperren nach DSGVO bzw. für bereits gesperrte Adressen die Schaltfläche Entschlüsseln nach DSGVO zur Verfügung. Die Verwendung ist nur mit Zusatzmodul DSGVO und Berechtigung für die jeweilige Schaltfläche möglich. Über die Schaltfläche Sperren nach DSGVO öffnet sich das Fenster Notiz DSGVO zur Eingabe der Informationen für das DSGVO-Protokoll. Beim Sperren von Stammdaten Adressen wird lediglich geprüft , ob die Adresse verwendet wird (Daten über Schaltfläche Referenzen vorhanden; z.B. Adresse eines Kunden). Ist das der Fall, erhalten Sie eine entsprechende Warnung. Ein Sperren ist auch bei vorliegenden Referenzen möglich ('W1873: Referenzen vorhanden ! Sperre erfolgt für alle Stammdaten, die diese Adresse verwenden. Weiter?'). Bevor Sie über diesen Weg Adressen sperren, prüfen Sie die Kunden/Lieferanten, in denen diese Adresse verwendet wird: es dürfen keine laufenden Belege oder offene Posten vorliegen!
Für gesperrte Adressen werden mit dem Entschlüsseln die Namen und die Adresse des Stammdatensatzes sowie die Namen der Ansprechpartner angezeigt. Ein Ändern/Speichern der Daten oder ein Druck von Belegen mit den ursprünglichen oder historischen Adressdaten ist nicht möglich.
Prüfen
Mit aktivierter Loqate-Adress-Prüfung (Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Buchhaltung 1; Zusatzlizenz erforderlich) kann die Anschrift über die Schaltfläche kontrolliert werden.