Suchen Belege (Verkauf)

Im Fenster Suchen Belege können Sie einen bestimmten Verkaufsbeleg in der Datenbank suchen. Es wird über die Symbol-Schaltfläche bzw. Alt+F2 oder die Auswahl-Schaltfläche zum Feld Beleg aus verschiedenen Anwendungsfenstern geöffnet.

Im Einkaufsmodul kann das Fenster über die Menüpunkte Lieferant / Kundenbelege und Lieferant / Kundenbelege für den Lieferanten zur direkten Übernahme der Positionen auf Lieferantenbestellungen geöffnet werden.

Nach Eingabe eines oder mehrerer Suchbegriffe starten Sie die Suche über die Schaltfläche Suchen (Alt+S) oder Sie wählen im Listenfeld Auswertung eine für die Belegsuche im Verkauf erstellte Infoauswertung aus. Als Ergebnis der Suche wird in der oberen Hälfte des Fensters eine Liste aller gefundenen Belege angezeigt. Die Spalten der Liste sind abhängig von der Wahl Ihrer Suchbegriffe (z. B. Suche nach Belegart oder Artikel/Artikelkategorie).

Ist die Voreinstellung Nur eigene Belege anzeigen ( Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Funktionen 1) aktiv und hat der Benutzer nicht die Berechtigung Alle Belege anzeigen (Berechtigung WWS, Registerkarte Verkauf), werden nur die Belege angezeigt, in denen der zum Benutzer zugeordnete Bearbeiter als Belegbearbeiter gespeichert ist. Ist in der Tabelle Bearbeiter ein Vertreter zugeordnet, werden die Belege beim Vertreter angezeigt.

Mit aktivierter Option Positionen anzeigen werden Ihnen in einer zweiten Liste jeweils die Positionen des oben gewählten Beleges angezeigt. In der Spalte V sind vorbestellte Positionen wie folgt gekennzeichnet: auflösbare Positionen mit A, teilauflösbare mit T, alle anderen mit V.

Der in der Belegliste gewählte Beleg wird mit doppeltem Mausklick oder über die Schaltfläche OK in das Ausgangsfenster übernommen.

Spalten der Beleg- und Positionenliste

Beschreibung siehe: Gespeicherte Belege (Verkauf / Beleg), zusätzlich bereitgestellt wurde im Fenster Suchen Belege:

Lieferstop

Ist für den Kunden ein Lieferstop aus offenen Belegen erreicht, wird 'Lieferstop' angezeigt.

Schaltflächen

Suchen

löst die Suche anhand der angegebenen Suchkriterien aus.

Detail

öffnet die Detaildaten des markierten Beleges zur Einsichtnahme.

Rechnung

druckt die Rechnung zu Bestellungen, für die eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein, ein Sammelauftrag (Status N) oder eine fertige Werkstattmontage vorliegt.

OK

öffnet den gewählten Beleg im Verkaufsfenster (siehe auch Listenfeld Kopieren in).

Abbrechen

schließt das Fenster.

Hilfe

ruft die Online-Hilfe auf.

Suchbegriff(e)

Beleg

beschränkt die Suche auf einen bestimmten Belegtyp und, wenn angegeben, auf eine Belegnummer. Der Belegtyp ist aus dem Listenfeld auszuwählen. Rechts daneben kann die Belegnummer angegeben werden. Die Auswahl der Belegtypen ist abhängig vom Ausgangsfenster. Bei Suche über eine Belegnummer wird lediglich der Belegtyp als Suchbegriff und keine weiteren Suchbegriffe berücksichtigt.

Mit aktivierter Option Belege mit Belegart und * suchen (Registerkarte Funktionen 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) kann im Suchfeld für die Belegnummer die Nummer mit dem vorangestellten Buchstaben für den Belegtyp (z. B. Rechnung 1994010 über Suchbegriff 'F1994010') angegeben werden. Der im Listenfeld Belegtyp eingestellte Typ bleibt dann unberücksichtigt. Es kann auch über einen Teil der Nummer gesucht werden, z. B.

2013: alle Belege, die mit 2013 beginnen

A2013: alle Angebote, die mit 2013 beginnen

*1017: alle Belege, in deren Belegnummer 1017 enthalten ist

A*1017: alle Angebote, in deren Belegnummer 1017 enthalten ist

Tipp: Mit der Auswahl UM Umsatzdaten (F,G,M,N) können sowohl Rechnungen als auch Gutschriften, Werkstatt-Rechnungen und Werkstatt-Gutschriften zusammen aufgelistet werden.

Bearbeiter; Techniker; Aussendienst; Aus Kunden; Verkäufer

Standardmäßig kann hier die Suche über Belege mit einem bestimmten Bearbeiter (gespeichert auf Registerkarte Detail) erfolgen. Geben Sie die Nummer des Bearbeiters an oder wählen Sie den Bearbeiter über die Auswahl-Schaltfläche aus Tabelle Bearbeiter. Mit aktivierter Option Bearbeiter für den Verkauf (Registerkarte Verkauf, Bereich Suchen Belege, unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer) ist der zum Arbeitsplatz zugeordnete Bearbeiter als Suchbegriff bereits voreingestellt.

Mit Klick auf die Feldbeschriftung kann die Suche alternativ über einen Bearbeiter erfolgen, der zum Kunden bzw. im Beleg in einem anderen Feld gespeichert ist:

Techniker bzw. Aussendienst: im Kundenstamm auf Registerkarte Stammdaten

Aus Kunden: Bearbeiter im Kundenstamm auf Registerkarte Stammdaten

Verkäufer: im Beleg auf Registerkarte Detail im Feld Verkäufer gespeicherte Bearbeiternummer

Urbeleg

Belegtyp und Nummer für einen Urbeleg (z. B. eine Bestellung, für die bereits die Rechnung oder Sammelrechnung bzw. ein Werkstattauftrag, für den bereits eine Werkstattrechnung oder Sammelgutschrift vorliegt) zur Suche eines aktuellen Beleges über den Urbeleg.

Filiale

Bei Verwaltung mehrerer Filialen (siehe Tabelle Filialen) kann die Anzeige auf Belege einer Filiale eingegrenzt werden. Für Bearbeiter mit Filialzuordnung in der Tabelle Bearbeiter ist die zugeordnete Filiale voreingestellt. Ein Ändern ist dann nur mit der Berechtigung Verkauf - 'Suchen: Filiale ändern' möglich.

EK Beleg

Der Verkaufsbeleg kann über die Nummer eines Einkaufsbeleges gesucht werden, in dem der VK-Beleg zu einer Position gespeichert ist (z.B. Werkstattauftrag über die zugehörige Rücksendung).

Bezugn.; [Kunden-Bestell-Nr]

Bezugnahmetext, der auf dem gesuchten Beleg enthalten sein soll. Im folgenden Feld kann über eine im Beleg gespeicherte Kunden-Bestell-Nr. gesucht werden.

Position

Auf dem gesuchten Beleg enthaltene Position. Die Position kann über Typ (Artikel, Ersatzteil, Leistung), die Stammdatennummer und/oder die Bezeichnung eingegrenzt werden. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet das entsprechende Suchfenster.

Hinweis: Wird im Suchfeld für die Stammdatennummer eine 13-stellige Nummer angegeben, wird automatisch auch über den EAN-Code gesucht.

Lager

aktiviert eine Suche nach Belegen, die Artikel aus dem gewählten Lager enthalten. Standardmäßig erfolgt die Suche über alle Läger.

Kategorie

aktiviert die Suche nach Belegen zu Artikelkategorien. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Kategorien Artikel. Gesucht werden Belege mit Positionen, in denen die angegebene Kategorie zugeordnet ist oder eine Kategorie, die mit dem Kürzel der angegebenen Kategorie beginnt. Um nur Artikel mit genau dieser Kategorie zu suchen, setzen Sie als Suchbegriff vor das Kürzel der Kategorie ein Gleichheitszeichen (z.B. =MON).

Hersteller

aktiviert die Suche nach Belegen mit Artikeln eines Herstellers. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Hersteller.

Paket-Nr.

aktiviert die Suche eines Beleges über die im Versand erfasste Paketnummer

Sammel-RMA

In Werkstattaufträgen auf der Registerkarte Werkstatt gespeicherte Sammel-RMA-Nr.

Kunde

Nummer und Name des Kunden, für den Belege gesucht werden. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Suchen Kunden.

Positionen anzeigen

aktiviert die Anzeige der Positionen des gewählten Beleges in einer separaten Liste (am Arbeitsplatz voreingestellt mit aktivierter Option Sofort Positionen anzeigen für den Verkauf).

Zeitraum

aktiviert die Suche über einen bestimmten Zeitraum (aktuell gespeichertes Belegdatum). Unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer kann auf Registerkarte Verkauf eine Anzahl von Tagen hinterlegt werden, für die hier der Zeitraum als Suchbegriff (ausgehend vom aktuellen Datum) bereits voreingestellt wird.

Erstellt

Mit der Angabe des gewünschten Zeitraumes der Belegerstellung werden Belege nach dem ersten Speicherdatum (Erstelldatum) gesucht.

Hinweis: Mit aktivierter Option Suchen Belege - Erstelldatum anzeigen (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Suchfenster) wird in der Suchliste in Spalte Datum anstelle des zuletzt zum Beleg gespeicherten Datums das Erstelldatum zum Beleg angezeigt.

Termin

aktiviert die Suche nach Belegen mit Liefertermin zur Position, dem Termin und dem LifeCycle-Termin von Registerkarte Detail  aus dem angegebenen Zeitraum.

Kunden-Bestell-Nr.

aktiviert die Suche nach Belegen über die zum Artikel hinterlegte kundenspezifische Bestellnummer

Eingangs-Nr.

Eingangsnummer aus dem Werkstattauftrag

Projekt; Projekt =

Mit Klick auf die Beschriftung kann als Suchbegriff entweder Projekt oder Projekt = (genau gleich) gewählt werden. Mit dem Standard-Suchbegriff Projekt wird nach Belegen gesucht, in denen ein Projekt auf Registerkarte Detail gespeichert ist, das mit dem Suchbegriff beginnt bzw. bei aktivierter Suche mit ** (Voreinstellungen Suchfenster) den Suchbegriff enthält. Die Auswahl-Schaltfläche öffnet die Tabelle Projekte.

ZB

aktiviert die Suche nach Belegen mit dieser Zahlungsbedingung. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Zahlungsbedingungen.

Serien-Nr.

Seriennummer eines Artikels/Ersatzteils auf dem gesuchten Beleg.

Schecknummer

Nummer des Schecks, der zum gesuchten Beleg in der Warenwirtschaft gedruckt wurde

ext. Ref.

Der hier angegebene Suchbegriff wird in den Belegfeldern externe Referenz 1-3 (Registerkarte Detail) gesucht.

Vorbestellt

Zur Suche nach Vorbestellungen und auflösbaren Positionen/Belegen stehen folgende Suchbegriffe zur Auswahl: Keine Angabe; nur Vorbestellte/Vorfakturierte; nur Auflösbare; nur auflösbare Belege; Belege ohne vorbestellte Positionen; Teilauflösbar; nur in Abwicklung; In Abw., auflösbar in Belegfiliale. Voreingestellt ist die Auswahl für den Benutzer gemäß Einstellung auf Registerkarte Verkauf unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer.

Ohne Storno

schließt bei der Suche stornierte Belege aus.

#tag

Angezeigt werden die beim Benutzer bzw. für alle Benutzer in VK-Belegen zur Schnellsuche gespeicherten Hashtags. Mit Klick auf ein Hashtag werden unter Berücksichtigung der anderen Suchbegriffe die so markierten Belege gesucht. Es können mit Mausklick mehrere Hashtags zur Suche aktiviert werden (werden blau hinterlegt angezeigt), mit erneutem Mausklick deaktivieren Sie das jeweilige Hashtag als Suchbegriff.

Kopieren in

Dieses Listenfeld ist erst nach erfolgreicher Suche aktiv. Wählen Sie aus dem Listenfeld einen Belegtyp aus und bestätigen Sie mit OK, so wird aus den Daten des markierten Beleges ein neuer Beleg des angegebenen Typs erzeugt. Auf diese Weise kann man auch einen Beleg für einen anderen Kunden kopieren. Zur Übernahme von Positionen aus einem Kundenbeleg in eine Lieferantenbestellung im Einkauf wählen Sie hier entweder 'Bestellung' oder 'Bestellung (nur Vorbestellte/Vorfakturierte)'.

Auswertung

Anstelle der Angabe von Suchbegriffen kann zur Belegsuche im Listenfeld eine Auswertung gewählt werden, die zuvor im Infosystem erstellt und für die Belegsuche im Verkauf gekennzeichnet wurde. Ist unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Funktionen, die Option Suche über Infoauswertung nur für zugeordnete Benutzer aktiviert, stehen dem Benutzer nur die Auswertungen zur Auswahl, denen er im Infosystem auf Registerkarte Benutzer zugeordnet ist.

Siehe:

Stapelarbeit im Verkauf