Das Fenster wird über die Schaltfläche Automatisch im Fenster Kontoauszüge einlesen geöffnet. Damit mention pro Zahlung den zugehörigen offenen Posten ermitteln kann, geben Sie die Nummer der Verwendungszweck-Spalte der Importdatei an, in der die Daten ermittelt werden können. Für die Zuordnung von Lieferantenzahlungen muss die Option Lieferant aktiviert sein.
Eine automatisierte Zuordnung der Zahlungen zu Ihren offenen Belegen erfolgt über eine eindeutige Referenz. Das kann z. B. die Kunden-Bestell-Nr. aus dem Online-Shop oder die Referenznummer für die PayPal-Zahlung sein, die einerseits vom Kunden mit seiner Zahlung im Verwendungszweck (gemäß Ihrer Vorgabe) übergeben wird und andererseits zum offenen Beleg gespeichert ist. Zur Verwendung als Suchbegriff müssen diese eine fixe Anzahl von Stellen oder ein fixes Schema aufweisen (konstanter alphanumerischer Teil und fixe Anzahl von Ziffern, Sonderzeichen wie z.B. -) Bei der Zuordnung über Bezugnahme 2 oder Bezugnahme 3 kann die Suche auch über den gesamten Feldinhalt erfolgen. Zu Vorkasse- und Anzahlungsbestellungen können erst dann Zahlungen erfasst werden, soweit diese als Auftragsbestätigung oder Proforma-Rechnung gedruckt wurden.
Geben Sie dazu an, welche Referenz in welcher Verwendungszweck-Spalte gesucht werden soll. Dabei sind sowohl eine gleichzeitige Zuordnung mehrerer Suchbegriffe als auch mehrere Suchläufe nacheinander mit unterschiedlichen Zuordnungen bzw. ansteigendem Toleranzbetrag möglich.
Die Übernahme des Kunden und des Beleges (Eintrag in den Spalten Kunde /Lieferant, Beleg-Nr. und Name 2) zur Zahlung erfolgen dann, wenn eine eindeutige Zuordnung des Suchbegriffes und eine der folgenden Bedingungen zutreffen:
Übereinstimmung von Beleg-Kunden mit dem Such-Kunden bei einem Zahlbetrag ≤ dem offenen Betrag (siehe auch Das Fenster Zuordnungsdifferenzen)
ODER
die Differenz aus offenem Belegbetrag und Zahlbetrag ist ≤ dem Toleranzbetrag.
Wird die Kundennummer also zusätzlich als Referenz verwendet, bleibt der Toleranzbetrag unbeachtet.
Über die Automatik besteht die Möglichkeit, mit dem Einlesen von DATEV-Kontoauszügen über ein eigenes Import-Schema in nicht offene Umsatzbelege das Datum 'Zahlungseingang DATEV' zu übernehmen. Im Import-Schema (Importmodul) muss die Option DATEV aktiviert sein. In der Automatik werden für die ermittelten Rechnungen und Gutschriften (inkl. Werkstatt) der Kunde und die Beleg-Nr. (ohne Zahlbetrag) zugeordnet und mit dem Buchen das Datum aus dem Kontoauszug als Zahlungseingang DATEV gespeichert (angezeigt im Beleg auf Registerkarte Buchhaltung unter dem Fällgkeitsdatum). Für aus diesem Kontoauszug gebuchte Zahlungen wird das Datum 'Zahlungseingang DATEV' nicht in den Beleg übernommen (auch nicht für Bestellungen).
Für die Zuordnung von Kundenzahlungen stehen folgende Felder zur Verfügung:
Kunde
Kundennummer.
Achtung: Erfolgt die automatische Zuordnung auch über diese Angabe, bleibt der angegebene Toleranzbetrag unberücksichtigt!
Beleg-Nr.
Nummer der Rechnung, Gutschrift bzw. offenen Bestellung
Name
Name 2 des Kunden
Kunden-Bestellnummer
Bestellnummer des Kunden, zumeist aus dem Online-Shop, Bezugnahme 2 im Beleg auf der Registerkarte Detail (2. Feld der ersten Zeile zum Bezugnahmetext) (siehe auch Option Kunden-Bestellnummer (Bezugnahme2) enthält (NICHT GENAU GLEICH !)Schema)
Paket-Nr.
Zum Beleg für den Versand gespeicherte Paket-Nr. (ggf. bei externer Versandabwicklung über Importmodul gespeichert)
Zahl.-Referenznummer
Referenznummer der PayPal-Zahlung (im Beleg auf der Registerkarte Detail im Feld Referenz-Nr. gespeichert)
Benutzer-ID
Zum Ansprechpartner des Kunden in den Stammdaten gespeicherte Benutzer-ID für den Online-Shop
Schecknummer
Nummer des in der Warenwirtschaft gedruckten Schecks
Urbeleg
Nummer des Urbeleges
E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners des Kunden
Bezugnahme 3
Angabe in der 2. Zeile Bezugnahme von der Registerkarte Detail im Beleg
externe Referenz 1; externe Referenz 2; externe Referenz 3
Text in den Feldern externe Referenz 1-3 von der Registerkarte Detail im Beleg. Diese Angaben können über die dsxml-Schnittstelle aus dem Shop übernommen werden.
Kunden-Bestellnummer (Bezugnahme2) enthält (NICHT GENAU GLEICH !)Schema
Über diese Option ist es möglich, den Verwendungszweck in der Automatik nur mit einem Teil aus der Kunden-Bestellnummer (siehe oben) im Beleg abzugleichen. Das Schema für diesen Teil muss vorher im Feld Schema Kunden-Bestell-Nr. (Bezugnahme2) angegeben worden sein (Bsp.: im Beleg steht XXX-99999999, im Verwendungszweck kann XXX 99999999, XXX-99999999 oder XXX+99999999 stehen, als Schema ist nur 99999999 anzugeben zur Suche nach 8 Ziffern), andernfalls steht die Option nicht zur Verfügung.
Für die automatische Zuordnung von Lieferantenzahlungen bleiben die voreingestellten Werte für Kunden- und Belegnummer unberücksichtigt.
Die Zuordnung erfolgt mit folgender Priorität: die Bankverbindung zur Zahlung bestimmt den Lieferanten. Wenn diese in der Importdatei nicht vorliegt, erfolgt die Zuordnung in folgender Reihenfolge:
1. Schecknummer
2. Belegnummer
3. Lieferantennummer + Betrag
4. Lieferanten-Kundennummer + Betrag
5. Name 2 + Betrag
Bei der Suche wird der Toleranzbetrag berücksichtigt. Im DTI- Format erfolgt die Zuordnung nur über die Bankverbindung und den Betrag.
Der Zahlbetrag muss vollständig zugeordnet werden. Überzahlungen werden nicht gebucht.
Mit aktivierter Option Lieferant stehen folgende Felder zur Verfügung.
Kunden-Nr. (Stammdaten Lieferant-Weitere)
Ihre Kunden-Nr. beim Lieferanten
Beleg-Nr.
Belegnummer der Rechnung bzw. Gutschrift (siehe auch Option Spalte enthält(NICHT GENAU GLEICH !) Beleg-Nr.)
Name
Name 2 des Lieferanten
BLZ Lieferant
Bankleitzahl zur Lieferantenbank
Konto-Nr. Lieferant
Kontonummer zur Bankverbindung des Lieferanten
Schecknummer
Nummer des in der Warenwirtschaft gedruckten Schecks
Spalte enthält(NICHT GENAU GLEICH !) Beleg-Nr.
Steht die Lieferanten-RG/GS-Nummer nicht im ersten Nummernblock im Verwendungszweck, wird standardmäßig in der Automatik nicht danach gesucht. Zur Suche aktivieren Sie diese Option.
Vorzeichen berücksichtigen
Mit aktivierter Option wird nur unter Belegen mit dem gleichen Vorzeichen wie die Zahlung gesucht. Damit kann die eindeutige Zuordnung bei der Suche mit einem höheren (absoluten) Toleranzbetrag erfolgen, z. B. wenn Rechnung und Gutschrift mit der selben Kunden-Bestell-Nr. vorliegen.
Über Angabe von Titel (bis zu 10 Zeichen) und Bezeichnung (bis zu 50 Zeichen), der zugehörigen Verwendungszweckspalten (Nummer im Feld VWZ) und ggf. Aktivierung der Optionen können Sie hier verschiedene Zuordnungen für die Automatik festlegen, die Sie für das Einlesen der Kontoauszüge dann im Listenfeld gespeicherte Spaltenzuordnung auswählen können.
Die Angaben übernehmen Sie über die Schaltfläche Speichern. Um eine vorhandene Zuordnung über die Schaltfläche Löschen zu entfernen, wählen Sie diese zuerst im Listenfeld gespeicherte Spaltenzuordnung.
Zur Auswahl stehen alle zuvor gespeicherten Spaltenzuordnungen. Wählen Sie hier einen Eintrag, können Sie die Automatik über die Schaltfläche OK starten, ohne noch einmal die Spaltenzuordnung vornehmen zu müssen. Sollen alle Einträge für die Automatik verwendet werden, aktivieren Sie die Option alle gespeicherten Spaltenzuordn. nacheinander.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Abbrechen
schließt das Fenster ohne automatische Zuordnung.
OK
Die automatische Zuordnung wird gemäß Angabe gestartet.
Achtung: Werden bei der automatischen Suche mehrere mögliche Belege ermittelt, erfolgt vom Programm keine Zuordnung. Eine manuelle Zuordnung kann dann über die Schaltfläche OP-Zuordnung vorgenommen werden.