Mit dieser Funktion können Sie für die fälligen offenen Forderungen Mahnungen/Kontoauszüge drucken. Der offene Posten wird im Mahnlauf erstmalig berücksichtigt, soweit die Fälligkeit plus Toleranztage überschritten ist (ein Tag nach dem Fälligkeitsdatum plus Toleranztage für die 1. Mahnstufe). Bei der nächsten Mahnstufe gilt das Druckdatum der letzten Mahnung plus Toleranztage für diese Mahnstufe. Die Anzahl der Mahnstufen (max. 4), Toleranztage, Mahngebühren und Fristen zur Berücksichtigung des Zahlungseinganges je Mahnstufe sind auf der Registerkarte Buchhaltung 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf festzulegen. Der Ausdruck erfolgt entsprechend der für jeden Kunden in den Stammdaten (siehe Feld Mahnung auf Registerkarte Weitere) getroffenen Einstellung. Nicht angemahnt werden Belege, in denen eine Zahlungsbedingung mit aktivierter Option keine Mahnung gespeichert ist. Factoringbelege werden nur mit aktivierter Option Mahnung Factoring (Registerkarte Buchhaltung 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) berücksichtigt. Optional werden offene Gutschriften erst mit Erreichen der Fälligkeit einbezogen (ebd.).
Ein ausgewählter Ansprechpartner kann im Kundenstamm bzw. in den abweichenden Rechnungsanschriften zum Erhalt von Mahnungen/Kontoauszügen gekennzeichnet werden.
Im Verkauf können Kontoauszüge (Saldenbestätigungen) und Mahnungen zum aktuellen Kunden über die Funktionen Kontoauszug und Mahnung im Menü Verkauf / Kunde / Buchhaltung (siehe Kontoauszug/Mahnung im Kapitel Verkauf) erstellt werden.
Achtung: Setzen Sie sowohl mention Warenwirtschaft als auch mention Finance ein, erstellen Sie alle Mahnungen entweder hier oder in der Finanzbuchhaltung (einschließlich Druckwiederholung).
Eine Anpassung der Formulare ist in mention Formular möglich. Dort steht für den Druck, zum Faxen und für den Versand per Mail als PDF je ein Standardformular, jeweils separat für Factoring-Kunden, zur Verfügung. Die Texte für Mahnungen (Kontoauszug KON und pro Mahnstufe MA1-4) und für Kontoauszüge (Saldenbestätigung KOS) sowie ein abweichender Betreff-Text für den E-Mailversand von Mahnungen (MBE) werden unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Belegtexte verwaltet. Sind Kunden mit einer abweichenden Sprachzuordnung vorhanden, müssen die Belegtexte auch für diese Sprachen hinterlegt sein.
Nach Angabe der Suchbegriffe und Betätigen der Schaltfläche Suchen werden die anzumahnenden offenen Posten je Rechnungsanschrift und - soweit pro Mahnstufe separate Mahnungen erstellt werden - je Mahnstufe aufgelistet. Unterhalb der Liste werden die Anzahl und Summe der offenen Posten (in Mandantenwährung) für den Kontoauszug und je Mahnstufe sowie gesamt angezeigt. Die Auswahl des Ansprechpartners erfolgt automatisch (siehe Option Ansprechpartner drucken). Sollen einzelne Belege nicht angemahnt werden, kann über die Schaltfläche Mahnsperre ein entsprechendes OP-Kennzeichen gesetzt werden (Option mit Mahnung/Kontoauszug darf in diesem Fall zum OP-Kennzeichen nicht aktiv sein). Schließen Sie einzelne Kunden bzw. Belege vom Mahnlauf aus (Setzen der Mahnsperre für einzelne Belege oder Deaktivierung in Spalte M für einzelne Kunden/Rechnungsanschriften oder für einzelne Belege), wird die Summenanzeige aktualisiert.
Beim Mahndruck und beim Versand per E-Mail mit PDF-Druckertreiber können die Rechnungskopien mit gedruckt bzw. versandt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Rechnungskopien drucken/versenden. Für diese Funktion muss dsbeldr.exe im mention-Programmverzeichnis vorhanden sein.
Kunde von-bis
Als Suchbegriff kann ein Kunde oder ein Nummernbereich von-bis ausgewählt werden. Über die Auswahl-Schaltfläche wird jeweils das Fenster Suchen Kunden geöffnet. Ohne Angabe wird über alle Kunden gesucht. Wird das Fenster im Verkauf geöffnet, ist der aktuelle Kunde bereits übernommen.
Filiale
Bei Verwaltung mehrerer Filialen (siehe Tabelle Filialen) kann die Anzeige auf Belege einer Filiale eingegrenzt werden. Für Bearbeiter mit Filialzuordnung in der Tabelle Bearbeiter ist die zugeordnete Filiale voreingestellt. Ein Ändern ist dann nur mit der Berechtigung Verkauf - Filiale möglich.
ZB
Mit Auswahl einer Zahlungsbedingung werden nur anzumahnende Belege, in denen diese gespeichert ist, angezeigt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Zahlungsbedingungen.
Zahlungen berücksichtigt bis zum
Geben Sie das Datum an, bis zu dem Zahlungseingänge gebucht wurden. Voreingestellt wird das aktuelle Datum. Das Datum wird mit dem entsprechenden Platzhalter im Mahntext (hinterlegt unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Belegtexte) gedruckt.
Belege anzeigen
Mit aktivierter Option werden zum oben markierten Eintrag in der unteren Liste die zugeordneten Belege angezeigt. Einzelne Belege in dieser Liste können durch Entfernen des Hakens in Spalte M oder durch Setzen der Mahnsperre (siehe Schaltfläche Mahnsperre) vom Mahnlauf ausgeschlossen werden.
Druckwiederholung
Für bereits gedruckte Mahnungen kann über die Angabe des Druckdatums als Suchbegriff die Druckwiederholung erfolgen oder die Mahnstufe zurückgesetzt werden (siehe Schaltfläche Storno). Geben Sie das damalige Druckdatum an (wird in der Rechnung auf der Registerkarte Buchhaltung für die jeweilige Mahnstufe ausgewiesen).
Ansprechpartner drucken
Voreingestellt ist die Option gemäß der Funktion Ansprechpartner für Rechnungen (Registerkarte Drucken unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Für den wie im Folgenden automatisch ermittelten Ansprechpartner werden auch die Fax-Nummer bzw. die E-Mail-Adresse für den Versand per Fax/E-Mail verwendet (siehe auch Option für alle Einträge).
Mit aktivierter Option wird der Ansprechpartner (inkl. Fax-Nummer und E-Mail-Adresse) wie folgt ermittelt:
a) Ist keine Rechnungsanschrift zugeordnet, wird der Ansprechpartner aus der Rechnung verwendet. Ist dort kein Ansprechpartner gespeichert, wird der im Kundenstamm für Mahnungen/Kontoauszug gekennzeichnete Ansprechpartner ausgewählt, andernfalls der Hauptansprechpartner.
b) Ist eine Rechnungsanschrift zugeordnet, wird der in der Rechnungsanschrift gespeicherte Ansprechpartner verwendet. Ist dort kein Ansprechpartner zugeordnet, wird der in der Rechnungsanschrift für Mahnungen/Kontoauszug gekennzeichnete Ansprechpartner ausgewählt, andernfalls der Hauptansprechpartner der Anschrift.
Mit deaktiver Option wird der Ansprechpartner wie folgt ermittelt:
a) Ist keine Rechnungsanschrift zugeordnet, wird der im Kundenstamm für Mahnungen/Kontoauszug gekennzeichnete Ansprechpartner ausgewählt, andernfalls der Hauptansprechpartner.
b) Ist eine Rechnungsanschrift zugeordnet, wird der in der Rechnungsanschrift für Mahnungen/Kontoauszug gekennzeichnete Ansprechpartner ausgewählt, andernfalls der Hauptansprechpartner der Anschrift.
nach letzter Stufe weiter mahnen
Um Kunden, die bereits bis zur höchsten, bei Ihnen zugelassenen Mahnstufe angemahnt wurden, weiterhin zu mahnen, aktivieren Sie diese Option. Voreingestellt wird die Funktion auf der Registerkarte Buchhaltung 2 (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Die Mahnung wird mit dem aktuellen Datum und aktueller Zahlungsfrist (soweit der Mahntext die zugehörige Konstante enthält) gedruckt. Das im offenen Posten für die letzte Mahnstufe gespeicherte Druckdatum wird dabei nicht geändert (zu verwenden für eine Druckwiederholung).
Fax-Nr.; E-Mail
Werden Kontoauszüge bzw. Mahnungen im Verkauf für den aktuellen Kunden erzeugt, werden die Fax-Nr. und E-Mail-Adresse zum automatisch ermittelten Ansprechpartner angezeigt und verwendet. Fehlt die Nummer bzw. Adresse, kann für den Versand per Fax oder E-Mail eine andere ausgewählt oder angegeben werden.
Für den E-Mail-Versand ist im Listenfeld die hinterlegte Art voreingestellt (Registerkarte Drucken 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf). Bei Bedarf wählen Sie einen anderen Eintrag, zur Auswahl stehen: TXT im Nachrichtenfeld, TXT als Anhang, PDF mit PDF-Druckertreiber, PDF mit PDFmail-Treiber. Für den Dateinamen kann optional die Bezeichnung für die Mahntexte für MA1-MA4 aus Voreinstellungen Belegtexte übernommen werden (Registerkarte Buchhaltung 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf): [Bezeichnung]_[Kunden-Nr.].pdf. Ist kein abweichender Text für den E-Mail-Betreff hinterlegt, wird 'Mahnung' übernommen.
für alle Einträge
Mit aktivierter Option (nur für Mahnungen an einen Kunden) wird die manuell angegebene Fax-Nr. oder E-Mail-Adresse für den Mahnversand verwendet. Standardmäßig wird immer die vom Programm automatisch ermittelte Fax-Nr. bzw. E-Mail-Adresse verwendet (siehe Option Ansprechpartner drucken).
Rechnungskopien drucken/versenden
Um beim Druck der Mahnungen bzw. beim Versand per E-Mail (nur mit PDF-Druckertreiber) die Rechnungskopien mit auszudrucken bzw. zu versenden, aktivieren Sie diese Option, soweit sie nicht bereits voreingestellt ist (gemäß Voreinstellungen Verkauf, Registerkarte Buchhaltung 2).
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Mahnsperre
Mit aktivierter Option Belege anzeigen können Sie ausgewählte Belege auf Mahnsperre setzen. Gehen Sie mit dem Cursor auf den gewünschten Beleg. Über die Schaltfläche öffnet sich für diesen Beleg die Tabelle OP-Kennzeichen zur Auswahl des Sperrkennzeichens. Ein Entfernen des Kennzeichens ist hier nur vor der Aktualisierung der Liste über die Schaltfläche Suchen möglich, andernfalls Setzen oder Entfernen Sie das OP-Kennzeichen im Fenster Offene Posten Kunden (über Bearbeitung / Offene Posten / Kunden).
Storno
Der Mahndruck kann für die jeweils höchste Mahnstufe im Beleg über diese Schaltfläche storniert werden. Das Druckdatum der Mahnstufe muss zunächst für die Suche im Feld Druckwiederholung angegeben werden. Mit Betätigen der Schaltfläche wird in den in Spalte M markierten Belegen das angegebene Druckdatum gelöscht und die Mahnstufe zurückgesetzt.
Faxen
Sind zu allen anzumahnenden Posten Faxnummern ermittelt worden (siehe Ansprechpartner drucken und Fax-Nr.; E-Mail), werden die Mahnungen über diese Schaltfläche an das Fax übergeben. Für den Fax-Versand müssen die Faxkonstanten auf Registerkarte Fax (unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines) hinterlegt, der entsprechende Fax-Druckertreiber am Arbeitsplatz installiert und in mention zugeordnet sein (siehe Druckeransteuerung).
Sind zu allen anzumahnenden Posten E-Mail-Adressen ermittelt worden (siehe Ansprechpartner drucken und Fax-Nr.; E-Mail), werden die Mahnungen über diese Schaltfläche automatisch per E-Mail versandt. Für den Versand als PDF muss ein entsprechender PDF-Druckertreiber oder PDFmail-Treiber installiert und in mention zugeordnet sein (siehe Registerkarte PDF in der Druckeransteuerung).
Für die in Spalte M markierten offenen Posten werden, soweit nicht mit Mahnsperre belegt, die Mahnungen nach Rückfrage ausgedruckt. Bei Druckwiederholung erfolgt der Druck der ursprünglichen Mahnung.
Suchen
listet zu den Suchbegriffen die anzumahnenden bzw. die für das angegebene Datum der Druckwiederholung ermittelten offenen Posten auf.
Ende
schließt das Fenster.