Hier erfassen Sie die Belege zu Auslagen, die von Ihren Mitarbeitern in bar oder per Kreditkarte für Ihr Unternehmen getätigt wurden. In mention Finance können diese Belege importiert werden. Nach bereits gespeicherten Belegen kann über die Funktion Auslagenbelege (Suchen) im Menü Bearbeitung / Kassenbuch/Auslagenabrechnung gesucht werden.
Mitarbeiter
Nummer des Mitarbeiters, der die Auslage getätigt hat. Voreingestellt ist der am Arbeitsplatz zugeordnete Mitarbeiter ( Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer, Registerkarte Allgemein). Über die Auswahl-Schaltfläche öffnen Sie das Fenster Suchen Mitarbeiter.
Beleg-Nr.
Wählen Sie zuerst den Belegtyp im Listenfeld aus (A - Ausgabe, E - Einnahme), im folgenden Feld wird die in Ihrem Unternehmen für den Auslagenbeleg festgelegte Nummer angegeben. Soll die Nummerierung fortlaufend erfolgen, hinterlegen Sie auf der Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Laufende Nummern den Ausgangswert. Zur automatischen Nummernvergabe aktivieren Sie die Option.
Währung
Währung des Auslagenbeleges (Mandantenwährung)
Betrag
Gesamtbetrag des Auslagenbeleges
Tipp: Wählen Sie vor der Eingabe des Betrages im Listenfeld Steuersatz zu Netto 1 den Steuersatz aus, werden Nettobetrag und Steuerbetrag automatisch gemäß Steuersatz ermittelt (soweit ein Steuersatz für den Gesamtbetrag gilt).
Netto 1, Steuersatz
Nettobetrag und Mehrwertsteuer laut Auslagenbeleg für den im Listenfeld Steuersatz gewählten Steuersatz (aus der Tabelle MwSt-Sätze). Sind auf dem Beleg Beträge für einen weiteren Steuersatz enthalten, erfolgen die entsprechenden Angaben in den folgenden Feldern Netto 2 und Steuersatz.
Netto 2, Steuersatz
Sind auf dem Beleg Beträge für einen weiteren Steuersatz enthalten, wählen Sie zuerst den Steuersatz im Listenfeld aus und geben dann den auf diesen Steuersatz anfallenden Netto- und Steuerbetrag vom Auslagenbeleg an.
Datum
Datum des Auslagenbeleges
Verpflegungsmehraufwand pauschal
Um pauschale Beträge für Verpflegungsmehraufwand Ihrer Mitarbeiter zu erfassen, aktivieren Sie die Option. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster zur Erfassung der Pauschalbeträge.
Kreditkartennummer
Falls die Auslage über eine dem Mitarbeiter bereitgestellte Kreditkarte Ihres Unternehmens erfolgte, muss zur Übergabe an mention Finance die Kartennummer angegeben werden. Mit Angabe der ersten Ziffern der Kreditkartennummer oder den ersten Buchstaben des hinterlegten Kartentyps wird die Nummer übernommen bzw. die zutreffenden Kreditkarten zur Auswahl angezeigt. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Kreditkarten wählen mit dem in den Stammdaten des Mitarbeiters hinterlegten Kreditkarten. Es kann nur eine bereits zum Mitarbeiter gespeicherte Nummer eingetragen werden.
Text
Buchungstext für die Auslage (Pflichtangabe). Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Buchungstexte.
Bemerkung
Zur Auslage kann ein Bemerkungstext eingegeben werden.
Differenz
Besteht zwischen dem Gesamtbetrag und der Summe der Teilbeträge eine Differenz, wird diese hier rot angezeigt. Ein Speichern des Beleges ist damit nicht möglich. Überprüfen Sie bitte Ihre Eingaben.
In Folgesatz übernehmen
Optional können das Datum, die Kreditkarte und der (Buchungs-)Text in den anschließend zu erfassenden Beleg übernommen werden. Aktivieren Sie dazu die gewünschten Optionen.
Kreditkarte nach lfd.NR
Um die Kreditkarte durch Angabe der laufenden Nummer zu übernehmen, aktivieren Sie diese Option (Alt+L).
OK
speichert den gerade erfassten Auslagenbeleg. Die Buchung wird in die Liste übernommen.
Ändern
Eine aus der Liste ausgewählte Buchung kann über diese Schaltfläche geändert werden.
Löschen
löscht die zuvor in der Liste markierte Buchung.
Abbrechen
bricht die Erfassung des Auslagenbeleges ab.
Speichern
speichert alle in der Liste angezeigten Buchungen.
Ende
schließt das Fenster.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.