Für den Import von Buchungen aus der Warenwirtschaft von mention stehen folgende Eingabefelder und Optionen zur Verfügung:
Achtung: Beachten Sie die für den Import aus der Warenwirtschaft notwendigen Voraussetzungen (siehe auch Voraussetzungen für den Import von Buchungen ).
Mandant
Nummer des Mandanten aus der Warenwirtschaft von mention, aus dem die im Folgenden angegebenen Belege importiert werden sollen. Soweit keine feste Verknüpfung mit einem WWS-Mandanten eingestellt ist, kann über die Auswahl-Schaltfläche der Mandant ausgewählt werden. Nummer und Kurzname des Mandanten werden angezeigt.
Buchung von Versand, Verpackung, Versicherung
Beim Import von Ausgangs- und Eingangsbelegen werden die beim gewählten Mandanten in der Warenwirtschaft im Mandantenstamm angegebenen Konten für Versand, Verpackung und Versicherung berücksichtigt. Bei Eingangsbelegen (Lieferanten-Rechnungen und -Gutschriften) haben die Konten im Beleg Vorrang, erst danach die im Mandanten. Andernfalls wird das für den Steuersatz gültige Erlös- bzw. Wareneingangskonto gebucht (siehe Ausgangsbelege Debitoren bzw. Eingangsbelege Kreditoren).
Hinweis: Es wird empfohlen, vor dem Import auf Übereinstimmung der Zahlungsbedingungen des WWS-Mandanten mit dem aktuellen Finance- Mandanten zu achten, da die Einstellungen zu den Zahlungsbedingungen Voraussetzung für das automatische Markieren offener Posten zur Zahlung sind (siehe Buchen Offener Posten ).
Mit Aktivierung der Option erfolgt der Import für Ausgansbelege und Eingangsbelege Artikel bezogen. Gebucht wird auf die zu den Stammdaten der Artikel/Ersatzteile/Leistungen hinterlegten Konten (siehe auch Option Konten Stammdaten Gruppen aktiv). Ist zusätzlich die Buchung des Warenverbrauchs aktiviert (siehe Registerkarte Import/Mahnwesen unter Voreinstellungen / Allgemeines), erfolgt für Verkaufs-Rechnungen und -Gutschriften zugleich die automatische Aufwandsbuchung gemäß der in der Tabelle Konten für Import festgelegten Konten für Warenaufwand und Warenbestand auf Basis des im Beleg zur Position gespeicherten EK-Preises.
Konten Stammdaten Gruppen aktiv
Für Verkaufsbelege erfolgt mit Aktivierung der Artikel bezogene Import bei Gruppen auf die in den Stammdaten der Gruppen hinterlegten Erlöskonten. Wird beim Import kein Konto ermittelt, wird nicht auf die Konten der in der Gruppe enthaltenen Komponenten gebucht.
Hinweis: Die standardmäßige Aktivierung der beiden Optionen kann unter Voreinstellungen / Allgemeines auf der Registerkarte Import/Mahnwesen voreingestellt werden .
Mit Aktivierung der Option werden Verkaufs-Rechnungen und -Gutschriften aus der Warenwirtschaft von mention importiert. Belege ohne Fälligkeit werden berücksichtigt entsprechend Ihrer Festlegungen auf der Registerkarte Import/Export in den Stammdaten Ihres Finance-Mandanten ( Debitoren: Import Ausgangsbelege Kasse mit Auswahl von kein Import, Buchung als OP, Buchung in Kasse oder Buchung als OP inkl. Ausbuchung in Kasse).
Für den Zugriff auf die Erlöskonten wird das im Beleg gespeicherte MwSt-Kennzeichen des Kunden (bei abweichender Lieferanschrift das Kennzeichen der Lieferanschrift) berücksichtigt. Wird nicht Artikel bezogen gebucht bzw. ist beim Artikel kein gültiges Konto hinterlegt, erfolgen die Buchungen auf die im Kundenstamm in der Warenwirtschaft (Kundenkonten für Export) angegebenen Erlöskonten. Ist ein Konto im aktuellen Mandanten nicht vorhanden, erfolgt die Buchung auf das in der Tabelle Konten für Import angegebene Erlöskonto. Versand, Verpackung und Versicherung werden auf die beim eingestellten Warenwirtschafts-Mandanten in den Stammdaten angegebenen Konten gebucht. Ist kein gültiges Konto vorhanden, erfolgt die Buchung beim Artikel bezogenen Import auf das zum Kunden hinterlegte Erlöskonto, andernfalls auf das in der Tabelle Konten für Import angegebene Erlöskonto.
Beim Import von Debitorenbelegen werden die Nummern der Zahlungsbedingungen und die Mahnstufen der in der Warenwirtschaft angemahnten offenen Posten übernommen.
Mit Aktivierung der Option werden Zahlungen von Debitoren (Kunden) aus der Warenwirtschaft von mention gemäß Ihrer Auswahl im folgenden Listenfeld importiert. Die Buchungen erfolgen auf das Konto für Zahlungen Debitoren in der Tabelle Konten für Import (#Bank an #Debitor). Bei Zahlungen mit zugeordneter Bank hat das im Mandantenstamm in Finance zur Bankverbindung hinterlegte Sachkonto Vorrang. Für die Skontobuchung wird das Konto für gewährte Skonti angesprochen, das in der Tabelle Steuerschlüssel für den zum Erlöskonto zugeordneten Steuerschlüssel angegeben ist. Die Skontoaufteilung bei mehr als einem Steuerschlüssel erfolgt automatisch. Für Vorkassezahlungen und Anzahlungen kann statt gegen den Debitor gegen ein Vorkasse-/Anzahlungskonto gebucht werden (#Bank an #Vorkasse/Anzahlungen). Aktivieren Sie vor dem Import der Zahlungen hier die entsprechende Option. In der Tabelle Konten für Import, muss je Steuersatz ein gültiges Konto für Vorkasse/Anzahlung Debitor hinterlegt sein.
Achtung: Bei Einsatz der Kasse in mention ® Warenwirtschaft und dem Import von Einlagen/Ausgaben sind alle weiteren Zahlungen in Finance zu erfassen (siehe auch Ausgangsbelege Debitoren ).
ohne Vorkasse/Anzahlungen
Es werden nur Zahlungen zu Rechnungen/Gutschriften berücksichtigt (ohne Vorkassezahlungen und Anzahlungen zu derzeit noch als Auftragsbestätigung und Proformarechnung vorliegenden Belegen).
mit Vorkasse/Anzahlungen
Mit dieser Auswahl werden Zahlungen sowohl zu Rechnungen/Gutschriften als auch zu Vorkasse- und Anzahlungsbelegen importiert (siehe ohne Vorkasse/Anzahlungen und nur Vorkasse/Anzahlungen).
nur Vorkasse/Anzahlungen
Mit Aktivierung der Option werden nur Zahlungen zu Vorkasse- und Anzahlungsbelegen (Auftragsbestätigungen und Proforma-Rechnungen mit einer Vorkasse-Zahlungsbedingung oder Anzahlungsart) aus der Warenwirtschaft von mention importiert. Als Gegenkonto wird das Konto für Zahlungen Debitoren aus der Tabelle Konten für Import angesprochen. War zum Zeitpunkt des Imports zum Vorkassebeleg bereits die Rechnung gedruckt, erhalten Vorkassebeleg und Rechnung die gleiche OP-Belegnummer. Nach der Stapelverarbeitung erscheinen die Belege nicht mehr als offen.
Vorkasse-Zahlungen auf Sachkonto 'Anzahlungen' buchen; Anzahlungsbelege auf Sachkonto 'Anzahlungen' buchen
Diese Optionen stehen Ihnen nur bei einer Auswahl inkl. Vorkasse/Anzahlungen zur Verfügung. Mit Aktivierung werden die in der Tabelle Konten für Import für Vorkasse/Anzahlung festgelegten Konten angesprochen (siehe Zahlungen Debitoren).
Mit Aktivierung der Option werden Rechnungen und Gutschriften der Lieferanten aus der Warenwirtschaft von mention importiert. Belege ohne Fälligkeit und Gutschriften zu Belastungsanzeigen werden berücksichtigt entsprechend Ihrer Festlegungen auf der Registerkarte Import/Export unter Stammdaten / Mandanten.
Wird nicht Artikel bezogen gebucht bzw. ist beim Artikel kein gültiges Konto hinterlegt, erfolgen die Buchungen auf die im Lieferantenstamm (Lieferantenkonten für Export) in der Warenwirtschaft hinterlegten Wareneingangskonten, falls nicht bereits in der Rechnung/Gutschrift Konten angegeben sind. Ist im Lieferanten ebenfalls kein Konto angegeben oder das angegebene Konto im Finance-Mandanten nicht vorhanden, erfolgt die Buchung auf das entsprechende Konto für Eingangsbelege Kreditoren in der Tabelle Konten für Import.
Zahlungen Kreditoren
Mit Aktivierung der Option werden Zahlungen an Kreditoren (Lieferanten) aus der Warenwirtschaft von mention importiert. Die Buchung erfolgt auf das entsprechende in mention ® Finance in der Tabelle Konten für Import angegebene Konto für Zahlungen Kreditoren. Die Skontobuchung bezieht sich auf das Wareneingangskonto, das in der mit der Zahlung beglichenen Lieferantenrechnung festgelegt wurde bzw., wenn nicht vorhanden, auf das in der Tabelle Konten für Import angegebene Wareneingangskonto. Für die Skontobuchung wird das Konto für erhaltene Skonti angesprochen, das in der Tabelle Steuerschlüssel für den zum Wareneingangskonto zugeordneten Steuerschlüssel angegebenen ist. Die Skontoaufteilung bei mehr als einem Steuerschlüssel erfolgt automatisch.
Importwiederholung
Mit Aktivierung der Option können bereits importierte Buchungen aus dem angegebenen Zeitraum (Datum der Belegerstellung) erneut importiert werden. Bei deaktivierter Option (Standard) werden nur Buchungen aus dem Zeitraum übernommen, die noch nicht importiert wurden.
Achtung: Zu importierende Belege dürfen im Warenwirtschaftssystem nicht in Bearbeitung sein.
Stornostapel erstellen
Diese Option steht nur für berechtigte Benutzer und mit aktivierter Voreinstellung (Option Stornostapel auf der Registerkarte Import/Mahnwesen unter Voreinstellungen / Allgemeines) bei Importwiederholung zur Verfügung. Damit kann für einen durch Import aus der Warenwirtschaft erzeugten fehlerhaften und bereits verarbeiteten Stapel ein Stornostapel erzeugt werden. Es muss sichergestellt werden, dass im Stornostapel genau die gleichen Buchungen berücksichtigt werden. Andernfalls können die Stornobuchungen nur manuell in der Buchungsmaske erfasst werden.
Achtung: Die bei der Verarbeitung des ersten Stapels erfolgten Umbuchungen offener Anzahlungen gegen Debitoren können mit dem Stornostapel nicht rückgängig gemacht werden!
Zeitraum ... - ...
Geben Sie den Zeitraum an, für den Daten importiert werden sollen (Datum der Belegerstellung).
Periode
Soweit die Option Buchungsperiode voreinstellen (Registerkarte Import/Mahnwesen unter Voreinstellungen / Allgemeines) aktiviert ist, wird die Buchungsperiode (MM.JJJJ) hier voreingestellt: mit der aktuellen Buchungsperiode, soweit sie in den Stammdaten des Mandanten freigegeben ist (Aktuelle Buchungsperiode von-bis in den Stammdaten des Mandanten, Registerkarte Stammdaten) oder die angegebene Aktuelle Buchungsperiode in der Zukunft liegt, andernfalls die zuletzt freigegebene Buchungsperiode. Die importierten Belege und Zahlungen werden dann unabhängig vom Belegdatum in die angegebene Periode übernommen. Lassen Sie die Periode frei, wird die Buchungsperiode automatisch aus dem Belegdatum ermittelt. Mit aktivierter Voreinstellung ermittelte Buchungsperiode automatisch zu der aktuellen offenen anpassen (Registerkarte Import/Mahnwesen unter Voreinstellungen / Allgemeines) wird davon abweichend in die erste bzw. letzte geöffnete Periode gebucht, soweit die aus dem Belegdatum ermittelte Periode vor bzw. nach der aktuell im Mandantenstamm festgelegten Buchungsperiode liegt.
Der Import in eine nicht im aktiven Mandanten freigegebenen Buchungsperiode ist nicht möglich.
Buchungsdatum
Datum des Datenimports. Das aktuelle Datum ist voreingestellt.
Stapel
Hier tragen Sie die Nummer des Buchungsstapels ein (voreingestellt: 1). Vorhandene Stapel können genutzt werden, sofern diese Stapel keine Buchungen mehr enthalten.
Bezeichnung
Hier tragen Sie die Bezeichnung des Buchungsstapels ein (voreingestellt: Import).