Über das Programm mention Belegimport dsbelimp.exe stehen verschiedene Zusatzmodule für den elektronischen Belegtausch zwischen Ihnen und anderen Firmen/Filialen zur Verfügung (Zusatzlizenz erforderlich) wie z.B.:
- das Standardmodul Belegimport: Standardformate internes mention-Format (beide Partner setzen mention ein) oder openTRANS©-Formate 1.0 bzw. 2.1
- Bechtle Interface EDI zum elektronischen Belegtausch mit Bechtle
- Amazon Interface EDI zur Abwicklung Ihres Zuliefergeschäftes mit Amazon
- Actebis Interface zur Übermittlung von Bestellungen an Actebis auf elektronischem Weg
- XimantiX Interface zur Übertragung der VK-Rechnungen aus mention an XimantiX Software GmbH, die daraus elektronische Rechnungen erzeugt, signiert und an Ihre Kunden versendet (über mention Warenwirtschaft)
- Tanss Interface zur Übergabe von Kundenstammdaten aus mention und der Übernahme der Belegdaten und Dokumente aus TANSS zur Abrechnung in mention
Die Berechtigung des Bearbeiters wird in mention Warenwirtschaft unter Voreinstellungen / Global / Berechtigungen / Zugang, Berechtigungen WWS auf Registerkarte Bearbeitung 2 separat erteilt für: Belegimport - Automatik starten, - Protokolldaten löschen, - Voreinstellungen Belegimport.
Die Pflege der Stammdaten der Kunden/Lieferanten/Artikel sowie die Belegbearbeitung erfolgt über mention Warenwirtschaft (siehe Hilfe zur Warenwirtschaft).
Für den Belegimport gelten im Allgemeinen folgende Zuordnungen zur Ermittlung
- des zugehörigen Kunden/Lieferanten: über die in den Stammdaten hinterlegte ILN (Internationale Lokationsnummer; Registerkarte Stammdaten), andernfalls über die Kunden-Nr. im Lieferantenstamm (Registerkarte Weitere) bzw. die Lieferanten-Nr. im Kundenstamm (Registerkarte Seite 2)
- der zugehörigen Artikel: über die eigene Artikel-Nr., andernfalls über die Bestell-Nr. beim Lieferanten, die Hersteller-Nr. bzw. den EAN-Code; die Übernahme ist auch über die Artikel-Kunden-Bestell-Nummer möglich
Bei Übernahme der Kunden-Bestell-Nr. in aus der Importdatei in Ihre Artikelstammdaten wird die Option Doppelprüfung Artikel-Kundenbestellnummer pro Kunde/Artikel geprüft (Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Stammdaten 2). Wenn aktiviert, wird bei gleichen Kunden-Bestellnummern zu 2 verschiedenen Artikeln im Beleg die Nummer nur in die Stammdaten des ersten Artikels übernommen.
Die Belegnummer des eingelesenen Beleges wird in das Feld Kunden-Bestell-Nr. (2. Feld in der ersten Zeile Bezugnahme, Registerkarte Detail) übernommen. Für dieses Feld gibt es eine Doppelprüfung um auszuschließen, dass Belege doppelt importiert werden.
Das interne mention-Format eme kann für den elektronischen Belegtausch zwischen Firmen genutzt werden, die beide mention Management Environment einsetzen. Die Belege können per E-Mail zwischen Kunde und Lieferant versandt, direkt auf dem Fileserver oder in der Datenbank gespeichert werden.
Ein Erzeugen und Versenden der Dateien im Einkauf bzw. Verkauf sind ohne Zusatzmodul möglich. Die Zusatzlizenz Belegimport wird für den Import der Dateien benötigt.
Belegfluss
Kundenseitig erfolgt der Belegtausch für folgende Belegarten: Anfrage beim Lieferanten > Bestellung beim Lieferanten > Wareneingang Bestellung, d. h. der Kunde kann an den Lieferanten Anfragen und Bestellungen für den Import versenden sowie Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine aus Bestellung bzw. Rechnungen des Lieferanten importieren.
Lieferantenseitig erfolgt der Belegtausch für folgende Belegarten: Angebot > Bestellung des Kunden > Auftragsbestätigung > Lieferschein aus Bestellung/Rechnung, d. h. der Lieferant kann vom Kunden Angebote und Bestellungen importieren und an den Kunden Auftragsbestätigungen und Lieferscheine aus Bestellung bzw. Rechnungen versenden.
Mit dem Einlesen einer Anfrage des Kunden beim Lieferanten wird für den Kunden ein Angebot gespeichert. Das Angebot des Lieferanten ändert mit dem Einlesen beim Kunden dessen Anfrage (Registerkarte Detail: Status D - Geändert). Sendet der Kunde über den Belegtausch eine Bestellung an den Lieferanten, wird mit dem Einlesen eine Auftragsbestätigung für den Kunden erzeugt. Die Auftragsbestätigung des Lieferanten ändert mit dem Einlesen beim Kunden dessen Bestellung (Status D - Geändert). Die Einkaufs-Bestellung erhält den Status A (Auftragsbestätigung).
Mit aktivierter Automatik erhält der Kunde jeweils automatisch das Angebot bzw. die Auftragsbestätigung vom Lieferanten. Andernfalls muss der Lieferant die Belege selbst versenden.
Belegkorrekturen werden berücksichtigt (z. B. ändert der Kunde in der Lieferantenbestellung die Artikelmenge). Beim Kunden gelöschte Angebote und Bestellungen werden beim Lieferanten als Stornobelege übergeben.
Der mit dem Versand der Ware (gemäß Auftragsbestätigung) an den Kunden erstellte Beleg (ein Lieferschein aus Bestellung oder eine Rechnung) kann ebenfalls über den Belegtausch an den Kunden übermittelt werden. Für diesen Beleg erfolgt beim Kunden kein automatischer Import. Mit dem Import des Lieferscheins oder der Rechnung wird ein Wareneingangsbeleg (mit Übernahme der Seriennummern) erzeugt. Die Rechnung ist im Einkaufsmodul manuell zu erfassen.
Einstellungen Kunden-/Lieferantenstamm
Die Einstellungen für die Nutzung der Funktion sind - jeweils auf Registerkarte Weitere im Bereich @mention - kundenseitig in den Stammdaten des Lieferanten und lieferantenseitig in den Stammdaten des Kunden vorzunehmen. Als Format wählen Sie 'mention(EME)'. Für dieses Format muss jeweils das Kennwort gespeichert sein: das Einlesen des Beleges ist nur möglich, wenn das Kennwort in den Lieferantenstammdaten des Versenders mit dem Kennwort in den zugehörigen Stammdaten des Kunden beim Empfänger übereinstimmt. Im Lieferantenstamm muss die Kundennummer eingetragen sein. Kundennummer und Kennwort werden in der Datei übertragen.
Für das Standardmodul Belegimport kann ein Belegtausch mit den openTRANS©-Formaten 1.0 bzw. 2.1 erfolgen. Im Kundenstamm bzw. Lieferantenstamm ist auf Registerkarte Weitere im Bereich @mention zum Versand der Belege das openTRANS-Format einzustellen.
In Tabelle Mengeneinheiten (in der Warenwirtschaft unter Voreinstellungen / Mandanten / Stammdaten Artikel/Ersatzteile/Leistungen / Mengeneinheiten) müssen zu den verwendeten Mengeneinheiten die UN/ECE-Bezeichnungen hinterlegt sein.
Belegarten
Einkauf
QUOTATION: Import einer Anfrage
Anfrage: RFQ (REQUEST FOR QUOTATION)
PURCHASEORDER: Import einer Bestellung
Bestellung: ORDER
DISPATCHNOTIFICATION oder INVOICE: Import eines Wareneinganges aus Bestellung
Verkauf
RFQ: Import eines Angebotes
Angebot: QUOTATION
ORDER: Import einer Bestellung
Auftragsbestätigung: ORDERRESPONSE
Lieferschein (Lieferavis): DISPATCHNOTIFICATION
Rechnung: INVOICE
Besonderheiten
Mit dem Einlesen der VK-Bestellung
- wird im Verkaufsbeleg die Option 'Sammelabwicklung: nur Lieferschein' automatisch aktiviert, wenn je eine abweichende Rechnungs- und Versandanschrift übergeben werden und sich diese unterscheiden (Deaktivierung über REMARK-Feld möglich)
- können auch Ersatzteile übernommen werden, soweit in der Bestellung der Artikeltyp type="E" im Element <BUYER_AID> übergeben wird: z.B. <BUYER_AID type="E">30011</BUYER_AID>
- kann ein Fremdwährungsbeleg erzeugt werden. Die Währung wird im Element PRICE_CURRENCY übergeben. Die Währung muss in mention hinterlegt sein (Stammdaten Währungen: mit dem übergebenen Kürzel im Feld Währung bzw. im Feld ISO-Code). Der aktuelle Kurs wird zur Übernahme in die Bestellung aus den Stammdaten der Währung ermittelt.
- wird der Haken 'Teillieferung zulässig' im Beleg gemäß Übergabe im openTRANS-Feld <PARTIAL_SHIPMENT_ALLOWED> FALSE oder TRUE übernommen. Ist das Feld in der ORDER nicht enthalten, wird die Einstellung 'Teillieferung zulässig' unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer auf Registerkarte Verkauf berücksichtigt.
Hinweis: Die Kennzeichnung für 'Teillieferung zulässig' kann auch in den Import-Formaten IDOC (Z_TEILLIEFERUNGS_KZ) und Bechtle (CompleteDelivery) im Beleg übergeben werden. Immer aktiviert wird der Haken beim Import in den Formaten CE_EANCOM (CONRAD) und MS_EANCOM (MediaSaturn).
- wird die Versandart auf 0 geändert, wenn eine Position mit 'Speditionsartikel (Palette)' (Stammdaten, Registerkarte Weitere Daten) enthalten ist und die ermittelte Versandart nicht mit 'Spedition (Sammelabwicklung: Paletten)' (Tabelle Versandarten) gekennzeichnet ist.
In der openTRANS-Datei können zusätzliche Beleg- und Positionsfelder übergeben werden, auch ein Import von Gutschriften, Werkstattaufträgen, Verkauf-Wareneingängen und Wartungsverträgen ist darüber möglich (siehe REMARK-Felder für openTRANS-Format).
Wird in der PURCHASEORDER die Währung im Element PRICE_CURRENCY übergeben, wird diese in die Einkaufsbestellung übernommen, andernfalls die im Lieferantenstamm hinterlegte Währung (wenn leer, die Leitwährung aus dem Mandantenstamm).
Wird im Lieferavis (DISPATCHNOTIFICATION) kein Preis übertragen (0,00), werden in diesem Format die Preise aus der Bestellung übernommen. Andernfalls werden beim Belegimport die Preise in den erzeugten Wareneingangsbeleg übernommen.
Um in dem von mention erzeugten Lieferavis die Preise zu übergeben, muss der Kunde wie folgt als mention-intern gekennzeichnet werden:
a. Richten Sie über Voreinstellungen / Global / Benutzerdefinierte Felder für Kunden eine Seite mit der Beschriftung 'OPENTRANS' und dem benutzerdefinierten Feld 'MENTION_INTERN' mit TYP JA/NEIN ein
b. Setzen Sie diesem Kunden den Haken im Feld MENTION_INTERN.
Siehe: