Das Fenster öffnet sich automatisch nach Start und Anmeldung im Modul Belegimport (dsbelimp.exe), soweit der Benutzer die Berechtigung für den Belegimport hat. Nach dem Schließen der Maske wird es über Bearbeiten / Belegimport (F2) geöffnet.
Im Fenster Belegimport können Sie abhängig vom eingesetzten Zusatzmodul z. B. als Kunde Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine aus Bestellung bzw. Rechnungen Ihres Lieferanten oder als Lieferant Anfragen und Bestellungen Ihrer Kunden importieren, die Ihnen im Rahmen des elektronischen Belegtauschs übermittelt wurden.
Die Belege erhalten Sie als Dateien (z. B. .eme oder .xml). Diese befinden sich je nach Transportweg bereits in der Datenbank, auf dem Fileserver, auf einem FTP Server bzw. müssen erst für den Import aus den erhaltenen E-Mails auf dem Fileserver gespeichert werden.
In der Spalte Status werden fehlerhafte Daten mit Fehler, fehlerfrei eingelesene Daten mit OK und importierte Daten mit Import erfolgt gekennzeichnet.
Für die über diese Funktion übernommenen Belege ist auf Registerkarte Detail die Option @Eingang aktiviert und über die dahinter befindliche Auswahl-Schaltfläche kann das Belegtausch-Protokoll geöffnet werden. Dort kann auch die Importdatei angezeigt werden.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Start
startet das Einlesen der Dateien. Gemäß Voreinstellung wird der Import im angegebenen Intervall für neue Daten erneut gestartet. In der Tabelle werden die neuen, noch nicht importierten Belege aufgelistet. Im Statusfenster zur Automatik werden die Vorgänge protokolliert.
Neben der Automatik können einzelne Dateien bzw. Dateien aus einem separaten Verzeichnis (darf nicht identisch mit dem in den Voreinstellungen festgelegten Pfad für zu importierende Daten sein) per Batchaufruf importiert werden. Dazu sind die entsprechenden Parameter zum Start von dsbelimp.exe anzugeben:
1. Parameter: AUTO (zum automatischen Starten des Moduls)
2. Benutzername
3. Mandanten-Nr.
4. Datenpfad oder Datenpfad inkl. Dateibezeichnung (in " setzen)
z.B. für Benutzer ADMIN und Mandant 1:
F:\mention\dsbelimp.exe AUTO ADMIN 1 "F:\mention\Transfer\INVOICE_1740001.xml"
F:\mention\dsbelimp.exe AUTO ADMIN 1 "F:\mention\Transfer"
Nach dem Import schließt sich das so gestartete Modul automatisch, importierte Dateien werden automatisch aus dem Verzeichnis entfernt. Der Batchaufruf ist auch während der Belegimport-Automatik möglich.
Stop
beendet das Einlesen.
Voreinstellung
öffnet das Fenster Voreinstellungen - Belegimport .
Anzeigen
Zur ausgewählten Zeile werden die Detaildaten angezeigt. Für Daten, die nicht eingelesen werden können, erhalten Sie dort einen Hinweis auf den Fehler.
Import
startet den Import für alle markierten Belege, falls kein automatisches Einlesen erfolgt (Belege, die zur Automatik gekennzeichnet sind sowie per Voreinstellung automatischer Import nach erfolgreicher Prüfung)
neu Prüfen
Für Einträge, zu denen bei der ersten Prüfung Fehler ermittelt wurden und deshalb kein Import möglich ist, kann über diese Schaltfläche erneut eine Prüfung stattfinden. Liegt kein Fehler mehr vor, wird der Beleg in der Spalte Status mit OK gekennzeichnet und kann anschließend über die Schaltfläche Import importiert werden.
Löschen
löscht alle markierten Einträge.
Alle markieren
markiert alle Zeilen in der Spalte M.
Status
öffnet das Fenster Status mit der Liste der importierten Belege.
Protokoll
öffnet das Fenster Belegtausch-Protokoll mit den eingelesenen Daten.
Schliessen
schließt das Fenster.
Aktualisieren
aktualisiert die angezeigte Liste gemäß Suchbegriff/Option.
Zeitraum
Standardmäßig ist das aktuelle Datum voreingestellt. Zur Anzeige weiterer Daten geben Sie den gewünschten Zeitraum an (und aktivieren ggf. die folgende Option). Zur Aktualisierung der Liste betätigen Sie die Schaltfläche Aktualisieren.
nur nicht bearbeitete anzeigen
Die Option ist standardmäßig aktiviert. Mit Deaktivierung werden für den ausgewählten Zeitraum alle eingelesenen Daten angezeigt (ggf. zum Deaktivieren die Automatik über die Schaltfläche Start ausführen).