Im Fenster Sammelabwicklung (Aufträge) werden alle im Verkauf gedruckten bzw. gespeicherten Sammelaufträge, die noch nicht endgültig bearbeitet wurden, nach Sammelpriorität aufgelistet. Mit aktivierter Option Manuelle Aktualisierung (Verkauf) (Registerkarte Allgemein unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Sammelabwicklung) erfolgt die Anzeige erst mit Betätigen der Schaltfläche Anzeige aktualisieren.
Die farbige Anzeige der Aufträge ist abhängig von den Voreinstellungen Sammelabwicklung Priorität Farbeinstellungen (Registerkarte Abwicklung 1) und der Option Farben für besondere Kennzeichnung von Einträgen (Registerkarte Allgemein). Ist die Option aktiv und keine abweichenden Schrift- und Hintergrundfarben für Sammelpriorität, Versandarten und Lagerorte hinterlegt, werden standardmäßig unbearbeitete Aufträge (Sammelstatus N) rot angezeigt sowie Aufträge ins Ausland und Vorkasse-Belege gelb hinterlegt.
Sammelaufträge, für die hier die Bearbeitung begonnen wurde, können im Verkauf nicht mehr bearbeitet werden. Seriennummern sind vorab über Bearbeitung / Seriennummern / Kunden oder beim Packen des Auftrages (nur mit aktivierter Sammelabwicklung-Voreinstellung Aufträge packen (Alternativen): Seriennummernerfassung aktiv (Registerkarte Abwicklung 2) zu erfassen.
Aufträge mit vorbestellten Positionen können hier nicht bearbeitet werden. Per Voreinstellung können die Bestellungen im Verkauf bereits geteilt werden (Registerkarte Funktionen 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf).
Die Spaltenauswahl und Standard-Reihenfolge wird unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Suchfenster für 'Sammelabwicklung (Aufträge)' festgelegt. Einige Angaben werden nur für das Zusatzmodul Sammelabwicklung benötigt bzw. nur dort erfasst.
M
Soll für mehrere Belege der Druck des Sammelauftrages oder von Rechnung und/oder Lieferschein bzw. die Änderung des Status erfolgen, markieren Sie zuvor die gewünschten Belege in dieser Spalte (siehe Option nur Markieren). Eine Mehrfachauswahl kann nur für Belege gleichen Status eines Kunden erfolgen.
Standardmäßig stehen die folgenden Spalten zur Verfügung. Davon nicht benötigte Spalten können Sie in den Voreinstellungen Suchfenster für 'Sammelabwicklung (Aufträge)' entfernen.
Priorität
Nummer der Sammelpriorität des Beleges (Feld Sammelpriorität auf Registerkarte Detail)
Priorität
Bezeichnung der Sammelpriorität
Hinweis
Lieferungen ins Ausland (siehe Rechnung/Lieferschein drucken), Belege mit einer Zahlungsbedingung zur Vorkasse, Aufträge, für die hier nur ein Lieferschein gedruckt wird (mit im Beleg, Registerkarte Detail, aktivierter Option Sammelabwicklung: nur Lieferschein) sowie Leih-/Teststellung-, Kommissionierung- und Voraustausch-Belege, die zum Sammeln gespeichert wurden, sind hier entsprechend gekennzeichnet.
Endkunde
Anzeige 'Ja', soweit im Kundenstamm, Registerkarte Weitere, der Haken Endkunde gesetzt ist
Termin; Zeit
Datum und Uhrzeit vom Termin (Registerkarte Detail)
Beleg
Nummer des Beleges
Datum; Zeit
Belegdatum und Uhrzeit
Bea
Nummer des im Beleg gespeicherten Bearbeiters
Netto; Wäh
Nettoauftragswert mit Währung (wird nur per Voreinstellung angezeigt)
Lief./Kunde
Kundennummer; im Zusatzmodul Sammelabwicklung auch Lieferantennummer (für Rücksendungen)
Land
Länderkennzeichen für Lieferungen ins Ausland
Name 2
Name 2 des Kunden
SSt
Kürzel für den Status des Sammelauftrages, siehe auch Spalte Status
Versandart
Bezeichnung der Versandart (im Beleg auf Registerkarte Detail gespeichert)
Gewicht
Anzeige des Gesamtgewichtes der Artikel, ermittelt aus dem in den Stammdaten hinterlegten Werten. Fehlt dort eine Angabe, wird das Symbol ~ angezeigt.
Status
Status des Sammelauftrages (siehe auch Spalte SSt: unbearbeitet - N, Sammeln in Arbeit - S, Packen in Arbeit - P, Fertig - F; nur im Zusatzmodul Sammelabwicklung: LVS Kommissionierung - L, Fehlbestand (Vorbestellt) - V, Bestand prüfen - B, Auftrag selektiert - D, Ware gesammelt - W, Kontrolle OK - K, Scannen OK - I, Teilverpackt - T)
Die weiteren Spalten können Sie über die Voreinstellungen Suchfenster für 'Sammelabwicklung (Aufträge)' ergänzen:
Aus Lager
Lager, aus dem die Belegpositionen bei mandantenübergreifender Lagerverwaltung umgebucht wurden (soweit in allen Positionen das gleiche gespeichert ist)
Gebiet
Nummer des im Kunden gespeicherten Gebietes
Hersteller-Nr.
Hersteller-Nr. der ersten Position
Hinweis Beleg
im Beleg auf Registerkarte Zusatztext Beleg gespeicherter Hinweis
ILN
im Kundenstamm auf Registerkarte Stammdaten gespeicherte ILN
Kontrolle
Nummer des Bearbeiters, der den Beleg im Zusatzmodul Sammelabwicklung kontrolliert hat
Lag
Anzahl der Lagerorte aus den Belegpositionen (bei aktivierter Sammelabwicklung-Voreinstellung 'VE 'Sammelabwicklung nach Lagerorten')
Lager
Lager, aus dem die Ware ausgeliefert wird, soweit in allen Positionen das gleiche Lager gespeichert ist, andernfalls wird '> 1 Lager' angezeigt
Liefertermin
maximaler Liefertermin aus den Positionen
Mandant
Nummer des Beleg-Mandanten (wird nur bei mandantenübergreifender Sammelabwicklung im Zusatzmodul Sammelabwicklung benötigt)
Ort; PLZ
PLZ und Ort aus der Kundenadresse
Packer
Nummer des Bearbeiters, der den Beleg gepackt hat
Pos.
Anzahl der Belegpositionen
SA-ID
[nur per Lizenz]
Sammler
Nummer des Bearbeiters, der den Sammelauftrag gedruckt hat
Versandanschrift
Nummer der im Beleg gespeicherten Versandanschrift
Volumen
Auftragsvolumen aus Länge x Breite x Höhe der Positionen
Vortext Beleg
im Beleg auf Registerkarte Zusatztext Beleg gespeicherter Vortext
ZB
Nummer der Zahlungsbedingung
Zusatztext Beleg
im Beleg auf Registerkarte Zusatztext Beleg gespeicherter Zusatztext
nur Markieren
Mit aktivierter Option wird der im Feld Beleg-Nr. angegebene Beleg in der Spalte M markiert.
Beleg-Nr.
Nummer des Beleges zur Sammelabwicklung. Nach Bestätigung der Eingabe wird der Beleg gemäß dem Ablauf der Auftragsbearbeitung bearbeitet. Das kann auch (bzw. muss bei einer Mehrfachauswahl) durch Betätigen der Schaltfläche Auftrag auswählen erfolgen. Um den angegebenen Beleg nur in Spalte M zu markieren, aktivieren Sie vor der Eingabe der Belegnummer die Option nur Markieren.
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.
Anzeige aktualisieren
Zwischenzeitlich erfolgte Änderungen werden in der Belegliste berücksichtigt.
Rechnung/Lieferschein
druckt zum markierten Beleg Rechnung und/oder Lieferschein bzw. den Leih-/Teststellung-, Kommissionierung- oder Voraustausch-Beleg. Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn per Voreinstellung keine Versanddaten zu erfassen und ein sofortiges Fertigmelden möglich ist.
Auftrag auswählen
Je nach bereits erreichtem Bearbeitungsstatus werden mit Betätigen dieser Schaltfläche die in Spalte M markierten Aufträge weiterbearbeitet (siehe Ablauf Auftragsbearbeitung). Für einen einzelnen Beleg kann das auch durch Eingabe der Belegnummer im Feld Beleg-Nr. erfolgen.
Detail
öffnet zum markierten Beleg die Detaildaten (Registerkarte Detail).
Ende
schließt das Fenster.
Status Neu
Belege, die im Verkauf als Sammelauftrag gedruckt oder gespeichert wurden, werden hier zunächst mit dem Status N (Neu, unbearbeitet) angezeigt.
Sammelauftrag drucken
Wurde der Beleg im Verkauf nur als Sammelauftrag gespeichert (mit aktivierter Option Sammelaufträge nicht drucken auf Registerkarte Funktionen 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf), wird zunächst mit Betätigen der Schaltfläche Auftrag auswählen (oder der Eingabe der Belegnummer) der Sammelauftrag gedruckt und der Beleg erhält den Status Sammeln in Arbeit (S).
Gewicht und Paketnummer erfassen
Für bereits im Verkauf gedruckte Sammelaufträge (Status N) bzw. im Fenster Sammelabwicklung (Aufträge) gedruckte Sammelaufträge (Status S) öffnet sich mit Betätigen der Schaltfläche Auftrag auswählen das Fenster Sammelabwicklung (Auftrag packen) . Werden Sammelaufträge bereits im Verkauf gedruckt, öffnet sich das Fenster für Belege mit dem Status Neu. Nach Eingabe von Gewicht und Paketnummer erhält der Beleg den Status Packen in Arbeit (P). Mit aktivierter Option Aufträge sammeln (Verkauf): Keine Eingabe von Versanddaten (Registerkarte Abwicklung 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Sammelabwicklung) entfällt diese Eingabe. Der Beleg erhält dann sofort den Status P. Die hier erfassten Versanddaten können an die Versandlogistik CS5 übergeben werden (mit aktivierter Option Pollingdaten für Versandlogistik speichern, ebd., Registerkarte CS5). Den Belegen muss eine entsprechende Versandart (Zuordnung im Listenfeld Schnittstelle Versand, Tabelle Versandarten) zugewiesen sein.
Für Belege mit dem Status Packen in Arbeit (P) werden mit Betätigen der Schaltfläche Auftrag auswählen Rechnung und/oder Lieferschein gedruckt und ggf. eine Versandinfo verschickt. Sind die Optionen Aufträge sammeln (Verkauf): Keine Eingabe von Versanddaten und Aufträge sammeln (Verkauf): sofortiges Fertigmelden möglich (Voreinstellungen Sammelabwicklung, Registerkarte Abwicklung 1) aktiviert, steht hier zusätzlich die Schaltfläche Rechnung/Lieferschein zur Verfügung. Damit kann der Druck für Belege mit dem Status Neu erfolgen. Rechnung und/oder Lieferschein werden gemäß Voreinstellungen Sammelabwicklung, Registerkarte Allgemein (separat für Rechnung Inland, EG-Ausland und Drittland) erzeugt/gedruckt und fertiggemeldet. Für den Belegdruck werden die Einstellungen für Anzahl Exemplare und Druckeransteuerung automatisch verwendet. Mit dem Fertigmelden (Sammelstatus F) wird der Beleg aus der Liste entfernt. Erfolgt für Belege hier kein Speichern der Rechnungen (z.B. für alle Drittlandaufträge), müssen die Rechnungen nach dem Fertigmelden z.B. im Verkauf oder der Stapelarbeit erzeugt werden. Für Leih-/Teststellung-, Kommissionierung- und Voraustausch-Beleg wird der entsprechende Beleg (ggf. mit Lieferschein) gedruckt.
Mit dem Rechnungsdruck kann eine Versandinfo per E-Mail oder Fax an den im Beleg zur RG-Anschrift gespeicherten Ansprechpartner (ist kein Ansprechpartner gespeichert, dann an den Hauptansprechpartner) sowie CC an den im Beleg gespeicherten Bearbeiter geschickt werden. Die Funktion wird unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf auf Registerkarte Drucken 2 mit Auswahl aus dem Listenfeld (E-Mail, Fax, Automatisch) aktiviert. Für die Versandinfo hinterlegen Sie unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Belegtexte einen entsprechenden Belegtext (EMV). Zur Belegart Versandinfo kann in mention Formular ein eigenes Formular angepasst werden. Bei Einsatz des Provisionsmodells 6 wird die Versandinfo auch CC an die im Verkaufsbeleg zur Provision zugeordneten Bearbeiter versandt (bei Einsatz von PDFWriter; bei PDFMailer Übergabe in einer Zeile).