Die mandantenübergreifende Lagerverwaltung kann in Unternehmen genutzt werden, die physisch nur ein Lager (=Hauptlager) verwalten, auf das mehrere Mandanten im Verkauf zugreifen. Zur Einrichtung sind folgende Einstellungen erforderlich:
Die Mandanten, die auf den Bestand des Hauptlager-Mandanten zugreifen, müssen die Artikelstammdaten des Hauptlager-Mandanten verwenden. Dazu setzen Sie in den Einstellungen (Voreinstellungen / Global / Mandanten- und Lagerzuordnung) für diese Mandanten jeweils den Haken in der Zeile 'Artikel/ET/Leistungen', ggf. auch für VK-Preise, in der Spalte mit der Nummer des Hauptlager-Mandanten. Optional können die Ersatzteile getrennt verwaltet werden (Option Ersatzteile pro Mandant auf Registerkarte Stammdaten 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines).
Die Mandanten benötigen jeweils ein Zugangslager (Markierung in der Spalte 'Zugangslager'). Im Hauptlager-Mandanten muss der Zugriff der anderen Mandanten auf das Hauptlager festgelegt sein (jeweils durch Setzen der Haken in den Spalten mit den Mandantennummern).
Zusätzlich kann der mandantenübergreifende Zugriff aktiviert werden für:
Seriennummernverwaltung (Option Seriennummern mandantenübergreifend erfassen und suchen auf Registerkarte Seriennummern unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines)
Einkauf (Option Einkauf mandantenübergreifend auf Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Einkauf)
Ausgewählte Artikel, Ersatzteile und Gruppen, die nicht in allen Mandanten verkauft und eingekauft werden sollen, sind in den Stammdaten zu kennzeichnen: auf Registerkarte Weitere Daten sind im Feld Mandantenfilter alle berechtigten Mandanten anzugeben (Mandantennummern mit Semikolon trennen).
Bestandsumbuchungen
Im Zugangslager-Mandanten werden in den Verkaufsbestellungen die fehlenden Artikel aus dem Hauptlager des anderen Mandanten umgebucht und beim Löschen dieser Belege/Positionen wieder zurückgebucht. Im Zugangslager-Mandanten werden beim Auflösen unter Verkauf / Stapelarbeit und im Zusatzmodul Verkauf-Automatik (dsvkauto.exe) die Bestände aus dem Hauptlager-Mandanten abgebucht.
Tipp: Für den Benutzer bzw. die Workstation (Standardwerte je Benutzer bzw. je Workstation, Registerkarte Logistik) kann für Verkäufe im Zugangslager-Mandanten bereits das Hauptlager des ersten Mandanten für die Voreinstellung im Verkauf hinterlegt werden. Soweit gespeichert, hat die Einstellung für die Workstation Vorrang.
Die Lagerauswahl für die Zubuchung des Bestandes bei Eingängen im Zugangslager-Mandanten kann wie folgt beeinflusst werden: Ist die Option Gutschriften/WA: Bestand in Lager Arbeitsplatz - Verkauf (Registerkarte Funktionen 2 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf) aktiv, wird das für die Workstation, wenn leer, für den Benutzer unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Workstation bzw. Standardwerte je Benutzer, Registerkarte Logistik, festgelegte Verkauf-Hauptlager in neuen Gutschriften voreingestellt (je Workstation Lagerauswahl auf aktuellen Mandanten beschränkt; bei deaktiver Voreinstellung das allgemeine Hauptlager des Benutzers) und beim Kopieren von Rechnungen in Gutschriften verwendet (bei deaktiver Voreinstellung erfolgt die Rückbuchung ins Ursprungslager). Damit legen Sie fest, ob die Ware für weitere Verkäufe im Zugangslager verbleibt oder in das Hauptlager des anderen Mandanten zurückgebucht wird. Wird die Gutschrift- oder Werkstattposition in den Reparaturbestand gebucht, erfolgt keine Rückbuchung in den Hauptlager-Mandanten.
Eingehende Artikel in Werkstattaufträgen werden in das Zugangslager gebucht (Bestand oder Reparaturbestand). Im Hauptlager-Mandanten ist es möglich, im Einkauf auf diese Positionen für die Rücksendung an den Lieferanten zuzugreifen (siehe Einkauf (optional)).
Hinweis: Bei Verwaltung mehrerer Lager im Hauptlager-Mandanten (Bestandsmandant) kann der Zugangslager-Mandant im Verkauf für die vorbestellten Belegpositionen Umlagerungslieferscheine im Hauptlager-Mandanten zur Umbuchung der benötigten Mengen aus Nebenlagern in das Hauptlager (Ziellager) speichern (zu aktivieren in den Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Funktionen 3, mit Angabe von Bestandsführender Mandant und Ziellager im Feld In Umlagerungs.-LS kopieren: Lager). Mit dem Wareneingang in das Ziellager werden die Mengen in den Zugangslager-Mandanten umgebucht und die zugehörigen Positionen aufgelöst.
Für das Zusatzmodul Verkauf-Automatik kann die automatische Umbuchung von Bestand (optional inkl. Reparaturbestand) aus anderen Mandanten/Lagern in ein Lager des aktuellen Mandanten aktiviert werden (Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Automatik 2). Diese Umbuchungen werden bei der Abrechnung zwischen den Mandanten berücksichtigt (siehe Belege für Bestandsumbuchungen).
Belege für Bestandsumbuchungen
Für die im Zugangslager-Mandanten erfolgten Bestandsumbuchungen werden über die Funktion Bearbeitung / Bestandsänderung / Mandanten - Bestandsumbuchungen die entsprechenden Belege erstellt: Wareneingänge im Zugangslager-Mandanten bzw. Rechnungen für den Zugangslager-Mandanten im Hauptlager-Mandanten. Der Hauptlager-Mandant muss im anderen Mandanten als Lieferant angelegt sein, der Zugangslager-Mandant als Kunde im Hauptlager-Mandanten. Im Lieferanten- bzw. Kundenstamm muss auf der Registerkarte Weitere im Feld Mandant die Nummer des zugehörigen Mandanten eingetragen sein. Standardmäßig erfolgt die Umbuchung zum kalkulatorischen Misch-EK des Hauptlager-Mandanten zum Zeitpunkt der Bestandsbuchung, soweit nicht ein Aufschlag bzw. fixer Preis je Artikelkategorie/Artikel, ein allgemeiner prozentualer Aufschlag oder EK-Preis 2 statt EK-Preis oder alternativ der im Hauptlager-Mandanten festgelegte VK-Preis des Zugangslager-Mandant-Kunden verwendet wird (siehe Einkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Funktionen).
Werden im Hauptlager-Mandanten Rücksendungen für Eingangsartikel aus Werkstattaufträgen des Zugangslager-Mandanten erzeugt, werden diese Umbuchungen über Wareneingänge im Hauptlager-Mandanten und Rechnungen im Zugangslager-Mandanten abgerechnet. Dafür muss der Hauptlager-Mandant im anderen Mandanten als Kunde, der Zugangslager-Mandant als Lieferant mit der jeweiligen Mandantennummer angelegt sein.
Artikel aus Umbuchung ausschließen
Einzelne Artikel können für den mandantenübergreifenden Zugriff ausgeschlossen werden. Aktivieren Sie dazu in den Artikelstammdaten die Option ohne Umbuchen (Registerkarte Stammdaten).
Bestandsanzeige für alle Mandanten
Mit aktivierter Option Bestände aller Mandanten anzeigen (Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines) werden auf der Registerkarte Bestände im Artikelstamm auch die Bestände für Läger der anderen Mandanten angezeigt.
Verfügbarkeitsprüfung
Die Verfügbarkeitsprüfung zum Beleg im Verkauf kann mandantenübergreifend erfolgen. Die Option alle Mandanten ist standardmäßig aktiviert.
Belegdruck
Um bei mandantenübergreifender Lagerverwaltung auf den Sammelaufträgen im Zugangslager-Mandanten die Lagerorte aus dem Hauptmandanten zu drucken, aktivieren Sie die Option Lagerorte aus Hauptmandanten drucken in den Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Drucken 2. Im Standardfeld Lagerort, soweit für Sammelaufträge der Druck von Lager und Lagerorten aktiviert ist, wird dann das Lager aus dem Feld Aus Lager zur Position mit dem zugehörigen Lagerort gedruckt.
Lieferanten
Bei mandantenübergreifender Verwendung der Lieferanten-Stammdaten kann mit aktivierter Option Lieferanten: Kunden-Nr. pro Mandant (Einkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Funktionen) die im Lieferantenstamm auf der Registerkarte Weitere angegebene Kunden-Nr. jeweils für den aktuellen Mandanten gespeichert werden (zum Druck von Einkaufsbelegen, Erinnerungen und Mahnungen Belastungsanzeigen, Einlesen von Kontoauszügen und Zahlungsausgängen in mention Warenwirtschaft).
Seriennummernverwaltung (optional)
Für den mandantenübergreifenden Lagerzugriff können im Zugangslager-Mandanten die im Hauptlager-Mandanten erfassten Seriennummern übernommen werden (soweit aktiviert). Im Zugangslager-Mandanten werden dann auch Kunde und Lieferant aus dem Hauptlager-Mandanten zur Seriennummer angezeigt. Der mandantenübergreifende Seriennummernzugriff gilt ebenfalls für die Zusatzmodule Produktion und Sammelabwicklung.
Mit mandantenübergreifender Seriennummernverwaltung können bei der Erfassung von Werkstattaufträgen im Zugangslager-Mandanten Seriennummern im Hauptlager gesucht werden. Der Hauptlager-Mandant kann für Artikel, die zuvor im Zugangslager-Mandanten aus dem Hauptlager-Mandanten verkauft wurden, im Werkstattauftrag anhand der Seriennummer als Lieferant für die Rücksendung vorgeschlagen werden. Seine Lieferantennummer hinterlegen Sie dazu im Feld Standardlieferant (Verkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Werkstatt).
Einkauf (optional)
Mit mandantenübergreifendem Einkauf (soweit aktiviert) kann der Bedarf im Hauptlager-Mandanten über alle Mandanten ermittelt werden, die auf dieses Hauptlager zugreifen: bei der Suche mit ? nach den Bedarfspositionen wird nach Bedarf aus allen diesen Lägern gesucht und zum Artikel der ermittelte Gesamtbedarf in der Bestellung vorgeschlagen. Mit aktivierter Voreinstellung Mandantenübergreifende Bedarfsberechnung (Suchen mit "?") (Einkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Bedarf) werden in der Suchliste nur Summenzeilen angezeigt; Artikel mit Bedarf, der durch andere Läger gedeckt werden kann, bleiben unberücksichtigt.
In der Bedarfsliste im Einkauf wird bei mandantenübergreifendem Einkauf der Bedarf für das Zugangslager des anderen Mandanten gemäß der Lager-Berechtigung des Benutzers berücksichtigt. Aktivieren Sie dafür die Option Bedarf über die dem Benutzer zugeordneten Läger (ebd.) und ordnen den betreffenden Benutzern in den Berechtigungen aller erforderlichen Lager für die Bedarfsermittlung zu (Schaltfläche Zuordnung Lager Bedarf).
In den Lieferantendaten der Artikel können die Lieferanten der anderen Mandanten ausgeblendet werden. Aktivieren Sie dazu die Option Nur eigene Lieferanten anzeigen (Einkauf-Voreinstellungen, Registerkarte Funktionen).
Vorbestellte Positionen aus Kundenbestellungen im Zugangslager-Mandanten können im Hauptlager-Mandanten über die Funktionen Suchen / Vorbestellte Positionen und Lieferant / Kundenbelege bzw. Kundenbelege für den Lieferanten im Menü Einkauf in die Bestellung übernommen werden. In der Einkaufsbestellung im Hauptlager-Mandanten kann für Direktlieferungen ein Kunde aus dem Zugangslager-Mandanten im Feld Lieferanschrift (Registerkarte Detail) zugeordnet werden.
Rücksendepositionen aus Werkstattaufträgen der Zugangslager-Mandanten können im Hauptlager-Mandanten im Einkauf über Suchen / Werkstattaufträge in Rücksendungen gespeichert werden (nur mit aktiviertem mandantenübergreifenden Einkauf). Die im Zugangslager-Mandanten in den Reparaturbestand gebuchten Eingangsartikel werden mit dem Speichern der Rücksendung in den Hauptlager-Mandanten umgebucht (in den Reparaturbestand und von dort in den Rücksendebestand). Bei der Abrechnung zwischen den Mandanten werden diese Positionen im Hauptlager-Mandanten im Wareneingangsbeleg gespeichert, im Zugangslager-Mandanten als Rechnungsposition für den Hauptlager-Mandanten.