Das mention Importmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, umfangreiche Daten aus externen Text- (TXT/CSV), DBF-, Excel- (XLS/XLSX/XLSM), XML-Dateien oder Access-Datenbanken (=Quelldateien) zu importieren. Die Importdatei kann auch in einer zip-Datei vorliegen oder aus einem FTP-Verzeichnis bzw. über einen http-Link runtergeladen werden.
Anwendung findet das Importmodul u. a.
bei der Neuinstallation von mention Management Environment zur Übernahme vorhandener Datenbestände (z. B. Kunden-, Lieferanten-, Artikelstammdaten),
zur regelmäßigen Stammdatenpflege (z. B. Änderung von Artikelpreisen),
zum Preislistenimport
von Lieferanten,
zur Übernahme von Adressen,
zur Übernahme oder Aktualisierung von Postleitzahlen und Bankleitzahlen,
zum Import von Paketdaten, die in externen Anwendungen zu mention-Belegen erzeugt wurden,
zur Übernahme von Inventurbeständen
anstelle der manuellen Erfassung.
Vor Ausführung des Imports werden die Felder der Quelldatei Feldern in mention Management Environment zugeordnet (Import-Schema). Der Import kann immer nur aus einer Tabelle erfolgen. Dabei sind die Feldlängen und mögliche Formate bzw. Werte zu beachten. Die Feldbeschreibungen sind der Online-Hilfe von mention Warenwirtschaft bzw. vom Infosystem zu entnehmen.
Hinweis: Beim Import von Daten aus Excel-Dateien sollten in den Quelldateien als Feldformate nur 'Text', 'Zahlen', 'Datum' und logische Werte '0' oder '1' verwendet werden.
mention Import überprüft für jeden Datensatz für ausgewählte Felder die Importmöglichkeit mit den vorliegenden Formaten. Bei den Feldern, die in mention Management Environment als Pflichtfelder festgelegt sind (Nummer, Name 2, Kategorie, Bearbeiternummer) wird vom Programm auch der Wert überprüft. So können nur Datensätze mit Kategorien importiert werden, die in den Voreinstellungen in der jeweiligen Tabelle Kategorien (z. B. Import Kunden: Tabelle Kategorien Kunden) erfasst sind.
Ein Import aus der Quelldatei ist nur für Datensätze mit fehlerfreier Zuordnung möglich. Werden die Daten nicht sofort gespeichert, erhält der Anwender Hinweise auf Fehler bei der Zuordnung (siehe auch Hilfe zu Meldungen). Korrigieren Sie dann entsprechend das Importschema bzw. die Quelldaten. Beim sofortigen Speichern (aktivierte Option im Importschema, bei Preislistenimport immer) werden Fehler im Protokoll zur Ausführung angezeigt.
Der Import erfolgt entweder
im Fenster Import-Übersicht über die Schaltfläche Ausführen (siehe Manuelles Ausführen des Datenimports) oder
über die Automatik (siehe Das Fenster Automatik) oder
im Batchmodus. Die Batchdatei muss den vollständigen Pfad zu dsimport (UNC-Pfade werden nicht unterstützt) sowie, jeweils mit Leerstelle getrennt, die Nummer des Importschemas und die Nummer des Import-Mandanten enthalten
z.B. für das Schema 4 in den Mandanten 10:
dsimport.exe 4 10
Wird keine Mandantennummer angegeben, wird immer in den Mandanten 1 importiert.
oder automatisch für eine zuvor ausgeführte Infoauswertung, der ein Importschema zugeordnet wurde (siehe Infosystem, Registerkarte Beenden).
Hinweis: Ausgewählte Artikel können vom Import ausgeschlossen sein (aktivierte Option kein Import im Artikelstamm, Registerkarte Stammdaten) .
Ist in mention Warenwirtschaft eine automatische Nummerierung eingestellt (z. B. für Kundennummern, siehe mention Warenwirtschaft: Registerkarte Stammdaten unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines), werden beim Import die neuen Stammdaten ebenfalls automatisch nummeriert. Dazu ist dem Feld Nummer kein entsprechendes Feld der Quelldatei zuzuordnen.
Für den Import neuer Artikel, Ersatzteile, Leistungen kann abweichend von der Neuanlage in mention Warenwirtschaft die automatische Nummerierung aktiviert werden (ebd.).
Beim Ersetzen muss in der Importdatei passend zum Import-Typ für die Zuordnung eine eindeutige Nummer enthalten sein (z.B. Stammdatennummer, ggf. in Kombination wie EAN-Code UND Geschäftsbereich für Artikel). Informationen dazu entnehmen Sie dem Thema zum jeweiligen Import-Typ.
Hinweis: Soweit hier nicht vermerkt, finden Sie die möglichen Werte für den Import von Feldern zum Aktivieren oder Deaktivieren von Optionen (z. B. Kunde: nicht aktiv) bzw. von Listenfeldern in der Hilfe zum Infosystem mention Distributed Information Manager über den Ordner 'Liste der Auswertungsvariablen', z.B. unter Stammdaten im Thema Kunden.