Das Fenster Übersicht wird über Bearbeiten / Übersicht geöffnet. Hier richten Sie für alle belegbezogenen Infoauswertungen, zu denen E-Mails an Ihre Kunden versandt werden sollen, je ein Schema ein. Nach erfolgreichem Test können Zeitpunkt und Intervall für die Automatik festgelegt werden. Zum automatischen Ausführen muss im Automailer die Funktion Bearbeiten / Automatik aufgerufen und gestartet werden. Das gilt auch für die E-Mails, die über die SMTP-Schnittstelle versandt werden sollen.
Hinweis: Der Versand von XRechnungen erfolgt nicht über den Automailer (verfügbar ab Version V2020.4 mit Übernahme in Tabelle PREDI beim Druck in der Warenwirtschaft bzw. im Modul Sammelabwicklung und Versand über mention TransferInterface, siehe Online-Hilfe mention Warenwirtschaft).
Nummer
Laufende Nummer des Schemas
Benennung
Bezeichnung des Schemas
Auswertung
Zum Schema gespeicherte Infoauswertung. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Infomodul - Auswertungen zur Auswahl der Auswertung. Es stehen nur im Infomodul (dsinfo.exe) erzeugte Auswertungen zur Auswahl. Es können nur Auswertungen verwendet werden, für die Filterabfrage fest definiert ist.
Hinweis: Die Auswertungen müssen Beleg-Nr. und Belegtyp oder Belegbezeichnung zum Belegkopf enthalten (aus dem Ordner Umsatz Kunden bzw. Lfd. Belege Kunden). Es können auch Infoauswertungen mit SQL-Abfragen verwendet werden: der Eintrag im Notizenfeld (Registerkarte Beenden) muss mit Select beginnen; der Befehl muss für VK-Rechnungen die Felder rechkk.bsbelnr und rechkk.bsbeltyp bzw. für VK-Bestellungen die Felder bestkk.bsbelnr und bestkk.bsbeltyp enthalten und für diese beiden Felder dürfen keine eigenen Beschriftungen festgelegt sein.
E-Mails vorbereiten; E-Mails versenden
Mit aktivierter Option E-Mails vorbereiten stehen die weiteren Felder zur Einrichtung des Schemas zur Verfügung. Zum 1. E-Mail-Test bzw. zum Versenden der E-Mails über die Automatik muss zusätzlich die Option E-Mails versenden aktiviert werden.
Doppelprüfung
Mit aktivierter Option wird geprüft, ob für den Beleg bereits in der Belegdruck-Tabelle ein Ausgang per Automailer gespeichert ist. Ein erneutes Erzeugen der Mail wird dann unterbunden.
Betreff
Text, der in die Betreffzeile der E-Mails übernommen wird, soweit nicht die Option Sprache automatisch umstellen aktiviert ist oder die E-Mails über die SMTP-Schnittstelle versandt werden. Sie können hier auch Platzhalter für Felder zum Belegkopf bzw. den Kundenstammdaten verwenden (in {} gesetzt, interne Feldnamen wie im Formulardesigner), wie z.B.
Belegart: {_rp_t001_BelegArt}
Belegnummer: {tmpDruKopf.bsbelnr}
Bezugnahme (1. Zeile), Kunden-Bestell-Nr. und Datum vom: {_rp_textbezug}
Kundennummer: {tmpDruStamm.kdnummer}
Achtung: Bei Verwendung von Platzhaltern muss die Option Mit Beleg (siehe unten) aktiv sein, auch wenn der Beleg selbst nicht mit versandt werden soll.
Text
Wählen Sie den gewünschten Text, der in die E-Mails übernommen werden soll. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle E-Mail-Texte.
Hinweis: Bei Versand über die SMTP-Schnittstelle müssen Betreff und E-Mail-Text im mention TransferInterface angegeben werden mit den dort verfügbaren internen Feldern.
Sprache automatisch umstellen
Zur Verwendung der E-Mail-Texte (siehe Feld Text) in Kundensprache aktivieren Sie die Option. In der Tabelle E-Mail-Texte verwalten Sie dazu je Sprache die Texte mit dem selben Kürzel. Ist diese Option aktiv, wird auch der zugehörige Betreff aus der Tabelle E-Mail-Texte verwendet.
Die Belege selbst werden unabhängig davon in Kundensprache versandt gemäß Ihren in mention zur Sprache hinterlegten Daten (wie Wörterbuch, Formulare, Artikelbezeichnungen).
Adresse
Über dieses und die nächsten beiden Felder wird festgelegt, welche Empfänger-E-Mail-Adresse verwendet werden soll. Wählen Sie zunächst im ersten Listenfeld Adresse den gewünschten Eintrag aus. Zur Auswahl stehen:
Stammdaten - Hauptansprechp.: es wird die E-Mail-Adresse des im Kunden als Hauptansprechpartner markierten Ansprechpartners (in den Kundenstammdaten unten auf Registerkarte Stammdaten angezeigt) verwendet
Stammdaten - Funktion (siehe Funktion)
Beleg - Ansprechpartner: es wird die E-Mail-Adresse des zum Beleg gespeicherten Ansprechpartners des Kunden verwendet
Beleg - Anschrift - Ansprechpartner: verwendet wird die E-Mail-Adresse des Ansprechpartners, der zur Empfängeranschrift des Beleges gespeichert ist (z.B. zur Rechnung aus der Rechnungsanschrift)
Auswahl (siehe folgendes Feld Adresse)
Druckoptionen - Adresse 1, 2: es werden die E-Mail-Adressen aus dem im Kundenstamm auf Registerkarte Druckoptionen hinterlegten Daten zum Transportweg 1 bzw. 2 verwendet
Stammdaten - Funktion (alle) (siehe Funktion)
Ausschließlich - Funktion (siehe Funktion)
Ausschließlich - Funktion (alle) (siehe Funktion)
Adresse
Wurde der Eintrag 'Auswahl' im vorangestellten Listenfeld Adresse gewählt, ist hier eine Adresse manuell anzugeben, an die alle über das Schema erzeugten E-Mails gesandt werden.
Funktion
Wurde einer der Einträge 'Stammdaten - Funktion', 'Stammdaten - Funktion (alle)', 'Ausschließlich - Funktion' oder 'Ausschließlich - Funktion (alle)' im vorangestellten Listenfeld Adresse gewählt, ist hier die Funktion auszuwählen. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich die Tabelle Funktionen.
Stammdaten - Funktion: die E-Mail-Adresse des ersten ermittelten Ansprechpartners im Kundenstamm mit dieser Funktion wird verwendet; existiert kein Ansprechpartner mit der Funktion, geht die E-Mail an den Hauptansprechpartner
Stammdaten - Funktion (alle): es werden die E-Mail-Adressen aller Ansprechpartner mit dieser Funktion verwendet; existiert kein Ansprechpartner mit der Funktion, geht die E-Mail an den Hauptansprechpartner
Ausschließlich - Funktion: die E-Mail-Adresse des ersten ermittelten Ansprechpartners im Kundenstamm mit dieser Funktion wird verwendet
Ausschließlich - Funktion (alle): es werden die E-Mail-Adressen aller Ansprechpartner mit dieser Funktion verwendet
Datei 1; Datei 2; Datei 3
Zusätzlich zum Beleg können bis zu drei Dateien mit versandt werden (z.B. PDF-Datei mit Ihren AGB, Rücksendeformular), nicht möglich bei Verwendung eines PDF-Mailers. Der Benutzer, der die Automailer-Automatik ausführt, benötigt Zugriff auf die Dateien.
Mit Beleg
Zum Versand der gemäß Infoauswertung ermittelten Belege muss die Option aktiviert werden. Wählen Sie im folgenden Listenfeld die Art. Zur Auswahl stehen: TXT im Nachrichtenfeld, TXT im Anhang (jeweils unter Verwendung des Formulars für E-Mail-Belege), PDF mit PDF-Druckertreiber, PDF mit PDFmail-Treiber (jeweils unter Verwendung des Formulars für PDF-Belege), Konstanten ersetzen.
Verwenden Sie die Auswahl 'Konstanten ersetzen', um ohne Versand der Belege zusätzlich zur Belegnummer weitere Belegdaten über Konstanten im E-Mail-Text übergeben zu können (z.B. Urbeleg-Nr., Name des Bearbeiters, Zusatztext und Versandart aus dem Beleg, Paketnummer, siehe Tabelle E-Mail-Texte).
Ist im Kundenstamm auf Registerkarte Druckoptionen der Haken 'Transferinterface: Seriennummer XLS übergeben' aktiviert, wird beim SMTP-Versand (siehe Über SMTP-Schnittstelle) zu jedem Beleg des Kunden zusätzlich eine XLS-Datei mit den Seriennummern angefügt. Die Datei enthält je Seriennummer folgende Angaben: Belegdatum, Name 2 des Kunden, Belegtyp, Beleg-Nr., Artikel-Bezeichnung, Artikel-Nummer und Seriennummer. Mit der Auswahl 'Konstanten ersetzen' im Listenfeld Mit Beleg wird nur die XLS-Datei versandt. Alternativ kann ohne Belegversand nur die Seriennummern-XLS zu allen in der Infoauswertung ermittelten Verkaufsbelegen erzeugt werden (siehe Option Nur SN-XLS).
Nur Lieferschein
Mit aktivierter Option werden nur Lieferscheine für die mit der Infoauswertung ermittelten Rechnungen versandt (unabhängig davon, ob in der Rechnung der Haken 'Lieferschein' gesetzt ist oder nicht).
Die Lieferscheine werden mit dem Belegtyp 'D' (=delivery note) in der Belegdruck-Tabelle prbeldruck gespeichert. Damit kann auch die 'Doppelprüfung' verwendet werden, so dass Sie mit dem Automailer Lieferscheine auch für bereits gedruckte Rechnungen (gleiche Belegnummer, Belegtyp 'F') einmalig versenden können.
Nur SN-XLS
Alternativ kann beim SMTP-Versand nur eine XLS-Datei mit den Seriennummern (siehe Mit Beleg) zu den in der Infoauswertung enthaltenen Belegen versandt werden (unabhängig von der Aktivierung der Option 'Transferinterface: Seriennummer XLS übergeben' im Kundenstamm).
Tage; Uhrzeit; Intervall in Minuten
Für die Automatik markieren Sie hier die Wochentage und geben entweder die Uhrzeit für den ersten Start oder das Intervall in Minuten für ein mehrmaliges Ausführen an den aktivierten Wochentagen an. Für das Intervall wird der Ausführ-Zeitpunkt immer von 00:00 Uhr ausgehend berücksichtigt, soweit keine Uhrzeiten in der Zeile darüber angegeben sind (bei 24 Stunden = 1440 Minuten, mind. 2 Mal ausführen: max. 719 Minuten möglich). Zum Ausführen der Automatik muss der Automailer mit der Funktion Automatik gestartet sein.
Über SMTP-Schnittstelle
Aktivieren Sie die Option, wenn der Mail-Versand über die SMTP-Schnittstelle erfolgen soll (siehe auch Automatik). Zusätzlich muss im mention TransferInterface (Account-Typ MAIL_NOTIFICATION) ein zugehöriges Schema eingerichtet werden, dessen Namen Sie im folgenden Feld eintragen (bis zu 10 Zeichen). In dem dortigen Schema werden die Sender-E-Mail-Adresse, ggf. auch BCC-Adresse, E-Mail-Betreff und -Text festgelegt. Der Versand der Seriennummern-XLS (siehe Mit Beleg und Nur SN-XLS) ist nur mit aktivierter SMTP-Schnittstelle möglich.
RG/GS drucken/E-Mail (Kunden-Druckoptionen werden berücksichtigt)
Die Funktion kann genutzt werden, soweit die Rechnungen und Gutschriften in der Warenwirtschaft, der Verkauf-Automatik und der Sammelabwicklung nur gespeichert werden. Zur Verwendung muss im Schema der Mail-Versand über die SMTP-Schnittstelle aktiviert sein (siehe Über SMTP-Schnittstelle). Die in der Infoauswertung ermittelten Rechnungen und Gutschriften werden gemäß der Einstellungen im Automailer-Schema bzw. TransferInterface-Schema per SMTP versandt. Zusätzlich werden mit dem Ausführen des Schemas im Automailer die Rechnungen und Gutschriften gemäß der Einstellungen im Kundenstamm auf Registerkarte Druckoptionen im Bereich Belege exportieren gespeichert (Transportweg 1 und 2, soweit nicht 'E-Mail...') und gemäß der Einstellungen im Kunden auf Registerkarte Druckoptionen ausgedruckt (standardmäßig Originalrechnung; Kopie, soweit Kopie statt Original aktiviert; kein Druck, soweit nicht drucken aktiviert). Kein Ausdruck erfolgt für @Ausgang-Belege, diese werden gemäß der Einstellungen im Kundenstamm auf Registerkarte Weitere im Bereich @mention gespeichert/versandt. Für den mention-Benutzer, der die Automailer-Automatik startet, muss die entsprechende Druckeransteuerung für Rechnungen und Gutschriften in der Warenwirtschaft eingerichtet sein.
Letzte Ausführung
Datum, Uhrzeit und Benutzername der letzten Ausführung für das Schema
Dauer (Min.)
Dauer in Minuten der letzten Ausführung des Schemas
Auswertung - Zeilen
Anzahl der Zeilen der Auswertung zur letzten Ausführung des Schemas
E-Mails versendet
Anzahl durch den Automailer versendeter E-Mails beim letzten Ausführen des Schemas (keine Angabe bei Versand per SMTP)
Ausw. testen
führt die im Schema zugeordnete Auswertung aus.
1. E-Mail testen
Die Schaltfläche ist nur zu einem bereits gespeicherten Schema aktiv. Für den ersten über die Infoauswertung ermittelten Beleg wird die E-Mail automatisch im Hintergrund versandt. Die Optionen E-Mails vorbereiten und E-Mails versenden müssen aktiv sein.
Tipp: Verwenden Sie für die ersten Tests Ihres Schemas im 1. Listenfeld Adresse 'Auswahl' und tragen im 2. Listenfeld Adresse eine eigene E-Mail-Adresse zum Empfang und zur Prüfung der E-Mails ein.
OK
übernimmt die Änderungen am Schema.
Abbrechen
schließt das Schema ohne Übernahme von Änderungen.
Ändern
Das zuvor markierte Schema kann geändert werden.
Neu
Über diese Schaltfläche kann ein neues Schema für den E-Mail-Versand eingerichtet werden.
Kopieren
übernimmt die Einstellungen des zuvor markierten Schemas in ein neues Schema.
Löschen
löscht das zuvor markierte Schema.
Protokoll
öffnet das Fenster Protokoll. Dort können über die Schaltfläche Detail die beim Ausführen des Schemas protokollierten Daten entnehmen.
Ende
schließt das Fenster
Hilfe
ruft die Online-Hilfe auf.