Für das Zusatzmodul Verkauf-Automatik (dsvkauto.exe) werden hier folgende Voreinstellungen verwaltet:
EG mit USt-ID ausschließen
Standardmäßig werden Belege für EU-Kunden mit USt-ID von der Automatik ausgeschlossen, um sie manuell zu prüfen und zu bearbeiten (Option aktiv). Zur Einbeziehung der Belege beim Auflösen und Speichern als Sammelauftrag in der Automatik deaktivieren Sie die Option.
Für die Automatik-Funktionen zum Auflösen von Vorbestellungen, dem Druck/Speichern der Sammelaufträge und dem Vorbestellen von Belegen können folgende Belegtypen einbezogen werden: Bestellungen ohne Status, Auftragsbestätigungen, Proforma-Rechnungen. Aktivieren Sie die gewünschten Belegtypen.
Status 'Vorbestellt' auflösen
Aktivieren Sie die Option, um die im Folgenden zu setzenden bzw. auszuwählenden Funktionen zum Auflösen von Vorbestellungen in der Automatik ausführen zu lassen. Für das Auflösen benötigt der Automatik-Benutzer die Berechtigung für das Positionslager (Zuordnung Lager Verkauf).
Ausgewählte Artikel können vom Auflösen in der Automatik ausgeschlossen werden (Option Automatik: nicht auflösen im Artikelstamm, Registerkarte Info 9).
Mit aktivierter Option Auflösen: auf Lager mit Bestand ändern (Registerkarte Funktionen 1 unter Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Verkauf bzw. für ausgewählte Benutzer unter Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer, Registerkarte Verkauf) wird bei fehlendem Bestand/Reserviertem Bestand im zur Position gespeicherten Lager automatisch aus dem Lager mit der größten Bestandsmenge aufgelöst und dieses Lager zur Position gespeichert, soweit der Automatik-Benutzer die Berechtigung für das Bestandslager hat (die im Feld Nur für diese Läger angegebenen Läger bleiben unberücksichtigt). Das Auflösen auf Lager mit Bestand kann in den Verkauf-Voreinstellungen (ebd.) auf einzelne Lager-Gruppen beschränkt werden.
Positionen beim Auflösen automatisch teilen
Mit aktivierter Option werden in der Automatik auch teilauflösbare Artikel berücksichtigt. Mit dem Auflösen einer Teilmenge werden die Positionen im Beleg geteilt.
Belege komplett auflösen
Mit aktivierter Option werden in der Automatik Belege nur aufgelöst, wenn das komplett möglich ist. Ein Auflösen mit Ersetzen durch alternative Artikel oder mit Lagerwechsel (siehe Auflösen: mit alternativen Artikel bzw. Auflösen: auf Lager mit Bestand ändern auf Registerkarte Funktionen 1 in den Verkauf-Voreinstellungen) ist dann nicht möglich.
Gruppen: Lager nur komplett ändern
Falls für das Auflösen das Wechseln des Lagers zur Position auf ein Lager mit Bestand aktiviert ist kann zusätzlich diese Option aktiviert werden, um die Gruppenkomponenten nur komplett auf ein Lager zu ändern.
Belege mit Abholung
Mit aktivierter Option werden Belege mit einer Abholung-Versandart beim Auflösen in der Automatik einbezogen.
Werkstattmontagen auflösen
Mit aktivierter Option werden beim Auflösen in der Automatik Bestellungen, die als Werkstattmontage gespeichert wurden, einbezogen.
Werkstattaufträge auflösen
Mit aktivierter Option werden beim Auflösen in der Automatik Werkstattaufträge einbezogen.
Vorkasse-Belege auflösen
Vorkasse-Belege können in der Automatik wahlweise komplett ausgeschlossen, unter Ausschluss der offenen bzw. alle (bezahlte und offene) aufgelöst werden. Wählen Sie den gewünschten Eintrag: Nein, nicht Offene, Alle. Belege mit einer Vorkasse-Zahlungsbedingung und der Zahlart Sichere gelten auch bei fehlendem Zahlungseingang als nicht offen.
Priorität nach Bearbeiter
Soll das Auflösen zuerst für Belege eines (oder mehrerer) Bearbeiter erfolgen, geben Sie hier die Bearbeiternummer aus Tabelle Bearbeiter (mehrere in der gewünschten Reihenfolge, mit Komma getrennt) an. Diese Einstellung hat Vorrang vor der folgenden Auswahl 'automatisches Auflösen nach'.
automatisches Auflösen nach
Erfolgt das Auflösen von Vorbestellungen in der Automatik nicht zuerst für priorisierte Belegbearbeiter (siehe oben Priorität nach Bearbeiter), wird nach Priorität des Beleges aufgelöst (Option Prior. im Beleg auf Registerkarte Detail aktiviert oder nicht, d.h. zuerst werden Positionen mit aktivierter Priorität aufgelöst) und dann entweder nach Belegdatum, Position-Erfassungsdatum oder Position-Liefertermin oder Beleg-Erstelldatum. Wählen Sie den gewünschten Eintrag aus dem Listenfeld.
Belege mit Detail-Termin: vor X Tagen auflösen
Um auch Belege mit einem in der Zukunft liegenden Liefertermin (Feld Termin auf Registerkarte Detail) bereits einzubeziehen, geben Sie hier die gewünschte Anzahl von Tagen an. Belege mit einem überschrittenen Liefertermin werden automatisch berücksichtigt.
Nur für diese Läger
Für die Funktion kann die Lagerauswahl der zu berücksichtigenden Positionen eingegrenzt werden. Geben Sie die gewünschten Läger mit dem Kurznamen an (mehrere mit Komma oder Semikolon getrennt). Die Angabe bezieht sich auf das vor dem Auflösen zur Position gespeicherte Lager. Ist in den Verkauf-Voreinstellungen bzw. beim Automatik-Benutzer (Arbeitsplatz / Standardwerte je Benutzer, Registerkarte Verkauf) das Auflösen aus Lagern mit Bestand aktiviert, wird für den Lagerzugriff zum Auflösen die Berechtigung des Automatik-Benutzers auf 'Zuordnung Lager Verkauf' geprüft.
Für die vier folgenden Voreinstellungen ist die jeweilige Funktion 'in Liste' / 'nicht in Liste' alternativ auswählbar mit Mausklick auf die Beschriftung.
ZB in Liste / ZB nicht in Liste
Soweit für das Auflösen zusätzlich zu den anderen Einstellungen eine Beschränkung oder ein Ausschluss von Zahlungsbedingungen erfolgen soll, tragen Sie hier die Nummern der Zahlungsbedingungen gemäß ausgewählter Funktionen-Beschriftung ein. Mehrere Einträge sind mit Komma zu trennen.
Versandart in Liste / Versandart nicht in Liste
Soweit für das Auflösen zusätzlich zu den anderen Einstellungen eine Beschränkung oder ein Ausschluss von Versandarten erfolgen soll, tragen Sie hier die Nummern der Versandarten gemäß ausgewählter Funktionen-Beschriftung ein. Mehrere Einträge sind mit Komma zu trennen.
Sammelpriorität in Liste / Sammelpriorität nicht in Liste
Soweit für das Auflösen zusätzlich zu den anderen Einstellungen eine Beschränkung oder ein Ausschluss von Sammelprioritäten erfolgen soll, tragen Sie hier die Nummern der Sammelprioritäten gemäß ausgewählter Funktionen-Beschriftung ein. Mehrere Einträge sind mit Komma zu trennen.
Ext.Referenz 2 in Liste / Ext.Referenz 2 nicht in Liste
Soweit für das Auflösen zusätzlich zu den anderen Einstellungen eine Beschränkung oder Ausschluss zur Angabe im Belegfeld 'externe Referenz 2' (Registerkarte Detail) erfolgen sollen, tragen Sie hier die Zeichenfolgen (mehrere mit Komma getrennt ein):
- Zeichenfolge ohne Platzhalter, wenn der Eintrag mit der Zeichenfolge beginnt
- Zeichenfolge mit vorangestelltem Platzhalter *, wenn der Eintrag diese enthält.
Kein Beleghinweis
Mit aktivierter Option werden Belege, zu denen im Feld Hinweis auf Registerkarte Zusatztext Beleg ein Eintrag vorhanden ist, vom Auflösen ausgeschlossen.
Bestände umbuchen von Lager; Zu Lager
Diese Funktion kann genutzt werden, wenn durch die Automatik bei Bestand in anderen Lägern mit dem Auflösen das Lager zur Position nicht geändert werden soll. Hier erfolgt erst die Umbuchung aus dem Lager mit Bestand in den Reservierten Bestand des Positionslager und die Position wird danach aufgelöst. Im ersten Feld ist die Kurzbezeichnung des Ausgangslagers anzugeben (nur ein Lager möglich), im Feld Zu Lager tragen Sie die Kurzbezeichnungen der Läger (mit Komma getrennt) ein, in die in der angegebenen Reihenfolge umgebucht und aufgelöst werden soll. Dieser Vorgang erfolgt in der Automatik vor dem Auflösen der anderen Belege. Die Funktion kann nur genutzt werden, wenn die Option Belege komplett auflösen (siehe oben) und die Verkauf-Voreinstellung Auflösen: auf Lager mit Bestand ändern (Registerkarte Funktionen 1) nicht aktiv sind.
In den folgenden Feldern legen Sie Dauer und Intervall für das Ausführen der Verkaufsautomatik fest. Das Modul muss zuvor gestartet sein (dsVkAuto.exe, Schaltfläche Start). Die Start- und Endzeiten an den markierten Wochentagen und das Intervall werden auch vom Zusatzmodul für die Paypal-Automatik (siehe Kontoauszüge einlesen - Automatik) verwendet.
Wochentage
Markieren Sie die Tage, an denen die Automatik ausgeführt werden soll.
Startet um; Endet um
Zeitraum für die Automatik, soweit sie für alle markierten Wochentage zur gleichen Zeit gestartet und beendet werden soll. Alternativ dazu können Sie die Zeiträume je Wochentag angeben.
Tragen Sie hier Start- und Endzeiten, soweit für die Wochentage abweichende Zeiträume gelten sollen. Pro Wochentage können bis zu zwei Zeiträume eingetragen werden.
Intervall (Min); Intervall (Mal pro Stunde)
Sie können alternativ festlegen, alle wie viel Minuten oder wie viel Mal pro Stunde die Automatik nach dem Start erneut anlaufen soll. Verwenden Sie Intervall (Mal pro Stunde), beginnt die Automatik nach dem ersten Start jeweils mit der nächsten vollen Stunde (z.B. 3x pro Stunde: 09:00, 09:20, 09:40; 4x pro Stunde: 09:00, 09:15, 09:30; 09:45). Der vorherige Durchlauf muss zu diesem Zeitpunkt beendet sein.
Protokolldatei
In der Automatikmaske werden im Statusfenster die ausgeführten Funktionen angezeigt. Zur Speicherung dieser Daten für Prüfzwecke geben Sie hier den Datenpfad und den Namen der Protokolldatei (*.prt) an.
Belege vorbestellen
Position-Erfassungsdatum älter als X Tage
Positionen in älteren Bestellungen (gemäß oben aktiviertem Belegtyp), die noch nicht als Sammelauftrag gespeichert wurden, können über die Automatik auf vorbestellt gesetzt werden. Legen Sie dafür hier die gewünschte Anzahl Tage fest, die seit der Erfassung der Positionen vergangen ist. Im Verkaufsbeleg wird damit die Option Automatik deaktiviert; Positionen, für die bereits Seriennummern erfasst sind, werden automatisch vom Vorbestellen ausgeschlossen. Darüber hinaus können Sie ausgewählte Belegpositionen ausschließen, in dem diese im Beleg auf der Registerkarte Detail Position als Langfristige Position gekennzeichnet werden.
Nur Vorkasse; nur offene
Mit aktivierter Option erfolgt das Vorbestellen in der Automatik nur für Vorkasse-Belege. Wird zusätzlich der Haken nur offene gesetzt, wird die Funktion nur für offene Vorkassebestellungen ausgeführt.
Vorbestellte Positionen mit Gruppe ersetzen
Mit aktivierter Option werden in der Automatik vorbestellte VK-Positionen durch die Gruppe ersetzt, in deren Stammdaten der Artikel als Zusammenfassung gespeichert ist (Registerkarte Weitere Daten), soweit der Artikelbestand nicht ausreichend ist. Die Automatik-Funktion "Status 'Vorbestellt' auflösen" (Registerkarte Automatik 1) muss aktiv sein, um zunächst die verfügbaren Artikel aufzulösen (diese Funktion wird in der Automatik vor dem Ersetzen ausgeführt).
Neue Belege: Kennzeichen 'Automatik' setzen
Mit aktivierter Funktion wird bei der Erfassung eines neuen Verkaufsbeleges auf der Registerkarte Detail die Option Automatik voreingestellt. Nur so gekennzeichnete Belege werden gemäß der Einstellungen beim automatischen Auflösen von Vorbestellungen und dem Druck bzw. Speichern als Sammelauftrag im Fenster Automatik einbezogen. Ausgewählte Kunden können von der Automatik ausgeschlossen werden (Kundenstamm, Registerkarte Weitere, Option keine Automatik). Für das Speichern als Rechnung kann der Haken im Beleg optional unberücksichtigt bleiben.