WinWord (Bearbeitung / Datenexport)

mention ermöglicht die Übergabe adressbezogener Stammdaten an MS Word über eine Word-Dokumentenvorlage mit Formularfeldern. Auf diese Weise können Sie z. B. die Anschrift eines Kunden automatisch in einen Brief an einen Kunden übernehmen. Diese Funktion kann immer dann genutzt werden, wenn in mention Kunden-, Lieferanten-, Mandanten- oder Adress-Stammdaten aktiv sind, also z. B. in den Fenstern Stammdaten Kunden und Stammdaten Lieferanten aber auch in den Fenstern Abwicklung Einkauf/Verkauf und Offene Posten Zahlungseingang buchen.

In den Fenstern Pakete und Pakete suchen können die benötigten Daten für das zuvor markierte Paket in eine Schadenmeldung übernommen werden.

Um diese Funktion zu nutzen, muss zuvor eine Dokumentenvorlage in Word (*.dot oder *.dotx) erstellt werden, die für die zu übernehmenden Datenfelder entsprechende Formularfelder enthält (siehe unten: Einfügen eines Text-Formularfeldes in Word).

Nachdem dann ein Stammdatensatz in einem Fenster geöffnet und ggf. ein Ansprechpartner angewählt worden ist, ist es über die Funktion WinWord im Menü Bearbeitung / Datenexport bzw. die Schaltfläche Schadenmeldung in den Fenstern Pakete und Pakete suchen möglich, anhand dieser Dokumentvorlage ein neues Dokument zu erstellen. Beim Öffnen werden dann die Formularfelder mit den entsprechenden Feldern des Stammdatensatzes gefüllt.

Hinweis: Wird kein anderer Ansprechpartner gewählt, werden die Daten des Hauptansprechpartners übernommen.

Zu verwendende Textmarken

Nummer

Kunden-, Lieferanten-, Interessenten-, Mandanten- oder Adress-Nummer

Titel

Eintrag Titel aus Tabelle Anrede/Titel zum Stammdatensatz

Anrede

Eintrag Anrede aus Tabelle Anrede/Titel zum Stammdatensatz

Telefon1

Feld Telefon 1 zum Ansprechpartner

Telefon2

Feld Telefon 2 zum Ansprechpartner

Fax

Feld Fax zum Ansprechpartner

E-Mail

Feld Email zum Ansprechpartner

Ansprech

Ansprechpartner

Ansprech_Name1

Feld Name 1 zum Ansprechpartner

Ansprech_Name2

Feld Name 2 zum Ansprechpartner

Ansprech_Name3

Feld Name 3 zum Ansprechpartner

Ansprech_Titel

Eintrag Titel aus Tabelle Anrede/Titel zum Ansprechpartner

Ansprech_Anrede

Eintrag Anrede aus Tabelle Anrede/Titel zum Ansprechpartner

Name1

Feld Name 1 zum Stammdatensatz

Name2

Feld Name 2 zum Stammdatensatz

Name3

Feld Name 3 zum Stammdatensatz

Strasse

Feld Strasse zum Stammdatensatz

Ort

Feld Ort zum Stammdatensatz

LandKZ

Feld Länderkennzeichen zum Stammdatensatz

PLZ

Feld PLZ zum Stammdatensatz

Land

Feld Land zum Stammdatensatz

Anschrift1 ... Anschrift 9

Diese Felder dienen der DIN-konformen Gestaltung einer Anschrift. Sie korrespondieren mit den Inhalten der folgenden Felder aus den Stammdaten: Name 1 > Name 2 > Name 3 > Ansprechpartner Titel + Name 1 + Name 2 > Ansprechpartner Name 3 > Strasse > Ort (Länderkennzeichen + PLZ + Ortsname) > Land. Ist zur Anschrift ein (Auslands-)Länderkennzeichen gespeichert, werden das Land (gemäß Tabelle Länderkennzeichen) und der Ortsname in Großbuchstaben gedruckt. Ist eines der Felder nicht belegt, rücken die folgenden auf, d. h. innerhalb der Adresse wird keine Leerzeile zugelassen.

LiefKundenNr

Kunden-Nr. beim Lieferanten

BearbeiterVorname

Vorname des Bearbeiters

BearbeiterName

Bearbeitername

BearbeiterFax

Faxnummer des Bearbeiters

BearbeiterTelefon

Telefonnummer des Bearbeiters

BearbeiterEMail

E-Mail-Adresse des Bearbeiters

bsustid

im Beleg gespeicherte Umsatzsteuer-ID

paketnr

Paketnummer (für Schadenmeldung)

Bitte beachten Sie, dass nicht alle Felder für jeden Stammdatensatz verfügbar sind.

Einfügen eines Text-Formularfeldes in Word

In MS Word ab 2007/2010 steht die Funktion Formularfeld einfügen über Word-Optionen - Anpassen mit der Auswahl 'Befehle nicht in der Multifunktionsleiste' zur Verfügung und kann dort in die Symbolleiste für den Schnellzugriff übernommen werden.

Mit Auswahl dieser Word-Funktion öffnet sich das Fenster Formularfeld, die Option Text ist bereits voreingestellt. Das Eigenschaften-Fenster des einzufügenden Feldes öffnen Sie über die Schaltfläche Optionen. Dort müssen Name und Typ der entsprechenden Variablen angegeben werden. Im Feld Typ ist für alle Felder mit Ausnahme des Feldes Nummer als Typ Normaler Text einzutragen, für das Stammdaten-Feld Nummer ist der Typ Zahl zu wählen. Der Name des zu übernehmenden Stammdaten-Feldes (siehe oben) ist im Feld Textmarke einzutragen.

Abbildung: Das Eigenschaften-Fenster des Formularfeldes in MS Word