Im Allgemeinen folgt die Versandabwicklung über das Menü Bearbeitung / Versand folgendem Ablauf:
Pakete können mit oder ohne Bezug auf einen mention Beleg versandt werden. Hat man einen oder mehrere Beleg(e) (z. B. Rechnung, Nachlieferung oder Rücksendung) ausgewählt, für den die Ware versandt werden soll, ergibt sich daraus automatisch die Versandanschrift und auch die Zahlungsbedingung bzw. die Versandart. Soll ein Paket frei, also ohne direkte Belegzuordnung versandt werden, muss die Lieferadresse festgelegt werden. Für diesen Fall wählt man manuell einen Kunden, Lieferanten oder eine Adresse aus den Stammdaten aus, an den/die das Paket versandt wird. Gegebenenfalls muss ein neuer Stammdatensatz angelegt werden.
Die zu versendende Ware kann auf mehrere Pakete verteilt werden.
Für die zu versendenden Pakete werden die Versandart und ggf. die Serviceart festgelegt. Als Versandart stehen im Allgemeinen zur Verfügung: Frei, Bar oder Euroscheck Nachnahme, V-Scheck Nachnahme (für German Parcel: Frei, V-Scheck Nachnahme, Cash Service).
Erfolgt die Gewichtsbestimmung der Pakete über eine Waage, die an einen seriellen Port des PC angeschlossen ist, wird das Gewicht automatisch an mention übermittelt. Natürlich kann das Gewicht auch manuell über die Tastatur eingegeben werden.
Jedes Paket wird mit einer eindeutigen Nummer versehen. Dabei verlangt jeder Spediteur ein ganz bestimmtes Format dieser Nummer. Teilweise vergeben die Spediteure Etiketten, die diese Nummer schon enthalten, teilweise wird einem Kunden nur ein Nummernbereich zugeordnet, so dass dieser dann selbst Nummern-Etiketten drucken kann.
Sind alle Paketdaten komplett eingegeben worden, kann ein Ausdruck der Etiketten (entsprechend der Voreinstellungen des jeweiligen Spediteurs) erfolgen. Im Allgemeinen werden die Paketdaten dabei auch als Barcode gedruckt, so dass eine maschinelle Lesbarkeit gewährleistet ist.
Hinweis: Auf welchen Druckern die verschiedenen Etiketten gedruckt werden sollen, legen Sie separat für jeden Arbeitsplatz auf der Registerkarte Versand unter Arbeitsplatz / Druckeransteuerung fest.
Einlieferungslisten führen alle Pakete auf, die einem Spediteur zu einem bestimmten Termin übergeben werden. Jede Einlieferungsliste wird mit einer sogenannten Protokollnummer versehen (automatisch von mention), anhand derer man auf diesen Auftrag Bezug nehmen kann. Sie können sich alle Einlieferungslisten für einen Zeitraum übersichtlich geordnet in einem Fenster anzeigen lassen (siehe Versand / Einlieferungsliste ...).
Hinweis: Auf welchem Drucker die Einlieferungslisten gedruckt werden sollen, legen Sie separat für jeden Arbeitsplatz im Feld Versandliste auf der Registerkarte Versand unter Arbeitsplatz / Druckeransteuerung fest.
Die Einlieferungsliste wird dann zusammen mit der Ware an den Spediteur übergeben. Die großen Spediteure bieten die Möglichkeit, den Weg der Pakete zum Kunden per Internet zu verfolgen (Paket-Tracking). mention unterstützt diese Funktion. Voraussetzung ist allerdings, dass Sie über die entsprechenden Systemvoraussetzungen verfügen (Internetzugang).