Auf dieser Registerkarte wird die erzeugte Auswertung mit einer Bezeichnung, ggf. einem kommentierenden Text versehen sowie einer Kategorie zugeordnet.
Zuordnung zu Kategorie
Jede Auswertung ist einer Kategorie zuzuordnen. Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich das Fenster Kategorie für Auswertung wählen.
Bezeichnung der Auswertung
Unter dem hier angegebenen Namen wird die Auswertung in allen Funktionen angesprochen.
Notizen
Hier kann ein Text angegeben werden, der den Inhalt der Auswertung näher beschreibt oder Hinweise auf nicht konstante Filter gibt. Dieser Text kann über die Schaltfläche Eigenschaften im Auswertungsfenster (siehe Fenster Eigenschaften der Auswertung) eingesehen werden und wird beim Ausführen von Auswertungen angezeigt, für die zunächst eine Filterabfrage erfolgt.
Soll die Auswertung über eine eigene SQL-Abfrage erzeugt werden, muss nach Anwahl der Funktion Auswertung / Neu auf Registerkarte Auswahl die Option SQL - Befehl aktiviert werden. Die Select-Abfrage wird hier im Notizfeld angegeben (siehe SQL-Abfragen).
Ursprüngliche Auswertung bleibt gespeichert
Soll die aktuell bereits geänderte Auswertung unter einer anderen Bezeichnung gespeichert werden, aktivieren Sie die Option und geben im Feld Bezeichnung der Auswertung die Bezeichnung für die neue Auswertung an.
Nur Daten für den aktiven Mand.
Wird mit mehreren Mandanten gearbeitet und die Voreinstellung In Info-Auswertungen nur Daten für den aktiven Mandanten (Registerkarte Funktionen unter Voreinstellungen / Global / Voreinstellungen Allgemeines in mention Warenwirtschaft bzw. Voreinstellungen / Allgemeines, Registerkarte Allgemeines in mention Finance) ist aktiv, kann hier für ausgewählte Auswertungen der automatische Mandantenfilter beim Ausführen in mention Warenwirtschaft oder mention Finance unterdrückt werden. Die Einstellung kann nur von Benutzern mit der Berechtigung für mandantenübergreifenden Zugang zum Infosystem geändert werden. Zur Auswahl stehen: Voreinstellungen (wie oben genannte Einstellung); Nein (mandantenübergreifend).
Historische Daten
Soll die Auswertung mit historischen Daten ausgeführt werden (Datenbank in mention Warenwirtschaft auf Registerkarte Historische Daten unter Voreinstellungen / Global / Voreinstellungen Allgemeines hinterlegt und Option 'Infomodul - ausgewählte Auswertungen' aktiv), aktivieren Sie die Option. Beim Ausführen wird dann statt auf die aktuelle mention-Datenbank auf die dort hinterlegte Datenbank zugegriffen (müssen die gleiche Programmversion/Datenstruktur besitzen, z.B. Kopie der letzten Datenbanksicherung auf separatem Server). Die Kennzeichnung kann auch im Fenster Auswertung wählen erfolgen: bei 'Alphabetischer Reihenfolge' kann der Zugriff auf die historische Datenbank zur gewählten Auswertung über die Schaltfläche Historische Daten aktiviert bzw. deaktiviert werden.
Ergebnis nicht anzeigen
Für Auswertungen, die beim Ausführen im Infosystem und in mention Warenwirtschaft automatisch exportiert werden sollen, können Sie mit aktivierter Option die Anzeige unterdrücken.
Auswertung exportieren (auch ftp:\\)
Für den automatischen Export der Auswertung geben Sie hier die Datei mit Pfadangabe an (z. B. auch in ein FTP-Verzeichnis: Angabe des vollständigen FTP-Links mit Benutzername und Kennwort, Dateiname und Endung). Über die Auswahl-Schaltfläche öffnet sich der Explorer zur Auswahl oder Angabe der Datei (siehe auch Kopie(auch ftp:\\)). Achten Sie darauf, dass alle Benutzer, die diese Auswertung ausführen dürfen, auf das Verzeichnis zugreifen können. Der Export erfolgt nur beim manuellen Ausführen (siehe auch Ausführung im Batch-Modus).
Tipp: Zum Speichern in ein FTP-Verzeichnis kann im Dateinamen mit dem Platzhalter {yyyymmdd} das aktuelle Datum mit übergeben werden (yyyy - Jahr, mm - Monat, dd - Tag).
Kopie(auch ftp:\\)
Um gleichzeitig eine Kopie in einem anderen Verzeichnis zu speichern, geben Sie hier Datei mit Pfad an (siehe Auswertung exportieren (auch ftp:\\)).
Import-Schema aufrufen
Mit Angabe eines im Importmodul erstellten Importschemas kann dieses für die aktuelle Auswertung automatisch aufgerufen werden.
Import aus Export-Datei
Mit aktivierter Option erfolgt der Import der aktuell erzeugten Auswertungsdatei mit dem zugeordneten Importschema. Diese Funktion können Sie zum Beispiel nutzen, um durch den Import Wiedervorlagen an Bearbeiter zu allen Kunden, zu denen erworbene Lizenzen ablaufen, zu speichern oder Artikel ohne Umsatz zu deaktivieren.
Beim Suchen verwenden
Um in mention Warenwirtschaft Stammdaten bzw. Belege in den Suchmasken anstelle über Suchbegriffe über die hier erstellte Auswertung zu suchen, ordnen Sie der Auswertung den entsprechenden Eintrag im Listenfeld zu (KD - Suchen Kunden, LF - Suchen Lieferanten,
PR - Suchen in Preislisten, AR - Suchen Artikel, VK - Suchen Belege Verkauf, EK - Suchen Belege Einkauf; für Zusatzmodul HelpDesk HD - HelpDesk). Zum Belegaufruf aus der Suchmaske müssen die Felder mit dem Belegtyp oder der Beleg-Bezeichnung und der
Beleg-Nummer aus dem Ordner mit den Belegkopf-Daten (z.B. bei Suche nach Verkauf-Bestellungen aus 'Lfd. Vorgänge Kunden') enthalten sein.
Mit aktivierter Option Aufträge sammeln: Aufträge über Auswertung markieren (Warenwirtschaft,
Voreinstellungen Sammelabwicklung, Registerkarte Abwicklung 1) können im Zusatzmodul Sammelabwicklung im Fenster Aufträge sammeln Auswertungen, denen hier 'SA - Sammelabwicklung' zugeordnet ist, zur Markierung
ausgewählter Sammelaufträge aus der Liste aufgerufen werden. Die Auswertungen müssen Belegtyp und -Nummer oder die Beleg-ID aus 'Lfd. Vorgänge Kunden' enthalten.
Die für die Suche markierten und gespeicherten Auswertungen stehen bei aktivierter Option Suche über Infoauswertung nur für zugeordnete Benutzer (mention Warenwirtschaft, Voreinstellungen / Mandanten / Voreinstellungen Allgemeines, Registerkarte Funktionen) nach Neustart in der Warenwirtschaft in der entsprechenden Suchmaske bzw. im Modul Sammelabwicklung nur den hier auf Registerkarte Benutzer zugeordneten Benutzern zur Auswahl, andernfalls allen Benutzern.
Drucken: Formular
Wurde für die Auswertung im Formulardesigner ein eigenes Formular eingerichtet, kann diese über die Auswahl-Schaltfläche zugeordnet werden. Es öffnet sich dann das Fenster Formulare.
Die Schaltfläche Ende schließt die Erstellung einer neuen oder Änderung einer bestehenden Auswertung ab. Es erfolgt die Sicherheitsabfrage: Auswertung speichern? Die Auswertung wird unter der von Ihnen festgelegten Bezeichnung gespeichert. Nach dem Speichern der Abfrage erscheint die Systemmeldung: Auswertung ausführen?, soweit nicht die Anzeige deaktiviert wurde. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja, wenn Sie die Abfrage durchführen wollen. Das Ergebnis der Abfrage wird dann in der von Ihnen definierten Tabellenform am Bildschirm angezeigt (siehe Das Ausführen einer Auswertung).